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1.1 Definición de Proyecto.

Un proyecto es una asociación de esfuerzos, limitado en el tiempo con un objetivo de definido que
requiere del acuerdo de un conjunto de especialidades y recursos. También puede definirse como
una organización temporal con el fin de lograr un propósito específico. Cuando los objetivos de un
proyecto son alcanzados se entiende que el proyecto está completo.

La gran variedad de elementos que interviene en un proyecto, hacen que esté sea único. Pese a
ello, posible aplicar técnicas y métodos comunes para asistir su gestión.

 Características:

Según la definición de proyecto, es posible representarlo en el eje del tiempo con la duración
requerida para lograr el objetivo establecido, comenzando en un instante hasta finalizar en el
momento T, donde el período representa la duración esperada del proyecto.

Al definir un proyecto es necesario tener claridad sobre los puntos que se definen a continuación:

 Cliente: Persona a quien va dirigido el resultado del proyecto, generalmente ellos


presentan un problema que requiere solución.
 Usuarios: Persona que utilizará el sistema o parte de él.
 Inicio: Momento en que es expresada la necesidad específica en el cliente.
 Término: Momento en que es cumple el resultado definido tanto en costo, oportunidad,
calidad o desempeño técnico.
 Costo: Recurso o insumo entrante al proyecto, expresado generalmente en dinero.
 Tiempo: Recurso que origina una secuencia y luego un programa, es transformable en
costo. Se incorpora al proyecto en dos dimensiones: La duración del esfuerzo y el
momento en que éste se realiza.
 Desempeño Técnico: Característica de los resultados expresados a través de un prototipo,
gráfico, índices y funcionamiento fiable en términos de los objetivos intermedios y del
objetivo final.
 Jefe del Proyectos: Persona responsable del proyectos. Encargado de la dirección del
proyectos, su planificación y el control de todos los costos, recursos, programas y de la
satisfacción del cliente.

1.2 Significado e importancia de la Administración de proyectos.

“Administración de Proyectos” se define como un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas,


y supervisadas que, con recursos finitos tiene como objetivo crear un producto o servicio único.
Consiste en gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo dado y los límites de fondo.
La planificación y la comunicación son vitales para una administración de proyectos satisfactoria.
Evitan que ocurran problemas o reducen al mínimo su impacto sobre el logro del objetivo de un
proyecto cuando éstas se presentan.

El beneficia fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es


tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es el cliente de un proyecto propio como la
remodelación de su sótano, o una empresa (contratista) a quien un cliente paga para realizar un
proyecto. Terminan todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto
proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista, significa que puede llevarlo a
negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios recomendados por
clientes que han quedado satisfechos.
1.3 Fases de la administración de proyectos.

A continuación se describen las fases para la administración de proyectos.

Fase 1: Inicio.

 Definición del proyecto.


 Metas y objetivos a alcanzar.
 Decide cuales son las principales tareas.
 Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.

Fase 2: Planeación.

 Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido.


 Exactamente cuántas tareas deben realizarse.
 Quien hará cada tarea.
 El costo estimado cada tarea.
 La secuencia de las tareas (presupuesto).

Fase 3: Ejecución.

 Es la puesta en marcha del proyecto.


 Registra en avance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados
origínenme.
 Revisa los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades.

Fase 4: Control.

 Verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido.


 Monitorización las actividades.
 Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo
planificado.
 Indica las acciones correctoras necesaria.

Fase 5: Conclusión o Cierre.


 Reconocimiento de logros y resultados.
 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.
 Aprendizaje de la experiencia del proyecto.
 Revisión del proceso y resultados.
 Redacción del informe final.

1.4 Planificación de los parámetros de los proyectos.

El objetivo de la planificación de proyecto es obtener una distribución de las actividades en el


tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los
condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel
máximo de ocupación de dichos de recursos, etcétera.

Por tanto la planificación de proyecto es una programación de actividades y una gestión de


recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por
nuestro cliente.

La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto.
Por lo general durante la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el tiempo ni el gasto que
se requieren para hacer una planeación detallada:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el
cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.
2. Dividir el alcance del proyecto en “piezas” importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los
proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un
conjunto, una forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura
de división del trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que
realiza o produce el equipo durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de división
del trabajo identifica la organización o la persona individual responsable de cada paquete
de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de
trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este
diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para
alcanzar el objetivo del proyecto.
5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es necesario
determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para
terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.
6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades
de recursos que se requieren para cada actividad.
7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede
lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos
disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos
estimados de las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que se pueda
establecer un plan de línea base (un programa para lograr el alcance del proyecto a
tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y
cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a
desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto.

Alcance del proyecto:


Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un
proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su
probabilidad de esto se reduce considerablemente.

Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se llevan a
cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos del equipo
para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal
para las actividades del proyecto, determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes
funcionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo.

Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada uno de


los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada
miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control administrativo del gerente de
departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:

 Gerente de proyectos
 Ingeniero de proyectos
 Gerente de construcción del proyecto
 Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
 Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
 Supervisor de costo y programas del proyecto
 Administrador del proyecto
 Gerente de aprovisionamiento del proyecto
 Asistente del controlador del proyecto

Las responsabilidades principales de los miembros del equipo se definen en los siguientes
párrafos:

Gerente De Proyectos.
El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose en
contrato, las necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y los
compromisos específicos de la corporación. Su meta principal es mantener el proyecto dentro
del presupuesto, dentro de lo programado y concluirlo de acuerdo a los estándares de calidad
aceptables por el cliente y la compañía.

Ingeniero de proyectos.
El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el proyecto. Este
trabajo incluye la preparación de los documentos con respecto a los objetivos técnicos
describe el proyecto, el desarrollo del plan de ingeniería y el presupuesto, y el desarrollo del
diseño del proyecto. Asegurar la calidad del diseño, proporcionar apoyo técnico a otros
departamentos y al cliente.

Gerente de construcción del proyecto.


El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de la
compañía en el lugar de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de obra de
contratación directa, administración de los contratos de construcción, ingeniería de campo,
aprovisionamiento de campo, seguridad en el trabajo, control de calidad de la construcción,
contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y custodia temporal del equipo y materiales de la
planta separadamente.

Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto.


Asiste al gerente de construcción evaluando los costos y programas de la obra. Coordina las
actividades del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina matriz de ingeniería
de diseño, de aprovisionamiento, de costos y programas, y de construcción.

Ingeniero de puesta en marcha del proyecto.


Es el responsable de la planeación de los servicios de pruebas pre-operacionales del
proyecto.

Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto.


Es responsable de la implantación del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y
de supervisar y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento, la
construcción, los materiales y de los grupos de fabricación en el proyecto.

Supervisor de los costos y la programación en el proyecto.


Es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y programas del proyecto y de
pronosticar y supervisar los costos de la obra y de la evolución. Debe implantar un programa
de calidad en los materiales y dirigir la preparación de estudios económicos.

Administrador del proyecto.


Es responsable de proporcionar apoyo con personal y controlar todos los servicios
administrativos/de oficina que requieren los miembros del equipo asignado al proyecto. Al
igual que se produzcan los manuales de procedimientos del proyecto y otros internos.

Gerente de aprovisionamiento del proyecto.


Es responsable de todas las funciones de aprovisionamiento requeridas por el proyecto,
incluyendo el aprovisionamiento de campo y de la oficina matriz.

Asistente del controlador del proyecto.


Es responsable de todos los asuntos financieros y contables del proyecto, tales como la
contabilidad general, la nómina, las cuentas por pagar, las facturas, las cuentas de
empleados, el registro del tiempo, las cuentas por cobrar y los registros de obligaciones y de
costos.

Especificaciones de proyectos:
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto
definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras que las
especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales, materiales y la ejecución
necesaria. Uno de los problemas encontrados es que las especificaciones están mal
organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es muy difícil encontrar lo deseado si no se
organizan bien. Además, algunas mezclan diferente tipo de información en un mismo párrafo
lo que contribuye a aumentar la confusión.

1.5 Actividades del proyecto.

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un durante y un
después.

1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.

Es conveniente concretar la idea en un guión en donde se resuma el proyecto y que detalle:

a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y publicidad. Debe de


ser un nombre atractivo, claro y conciso.

b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.

c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.

d) Los objetivos tanto generales como específicos.

e) El tiempo.- Duración de todo el proyecto.

f) Las líneas generales de actuación.

g) Lugar o lugares donde se desarrollará.

h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.

i) Los destinatarios de la actividad.

j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los ingresos


previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como materiales
de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante nuestra idea. A la vista de
ellos se decide si es posible.

3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada en la cual


se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente tener presente los
siguientes aspectos:

a) Programación de actividades.

b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus destinatarios.

c) Recursos materiales para su realización.

d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.


e) Presupuesto

Durante

Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también en tres


etapas:

1. Pre-actividad. Se trata de la “puesta a punto”, de concretar todos los trámites necesarios,


preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las personas que intervengan,
etc. Tener todo preparado para el gran momento.

2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.

3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad, servirá para


cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.

Después

Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se evalúa la


actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el proyecto y se
elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta que punto se han logrado los
objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para conseguirlo, y el estudio de
la organización y los procedimientos seguidos.

b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el


procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico como de
organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos; evaluación tanto de
lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una valoración final de la actividad.
Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier de prensa, modelos de documentos, fichas,
evaluaciones.

1.6 Matriz de asignación de responsabilidades control mediante grafica de


GANTT.

Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades, las actividades que


comprendían un plan o proyecto fueron representadas por diagramas de barras o gráficas de
Gantt, que muestran la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado
período. Se usan para una diversidad de propósitos dentro de las organizaciones.

Para su elaboración deben seguirse los siguientes pasos:


-Se elabora una lista de las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se
relacionan y ordenan de acuerdo con su ejecución.

-Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en años, meses,
semanas, días, horas, etc, según sean las necesidades.

-Se estima la duración de cada actividad.


-Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal, cuya longitud
obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala horizontal.

-El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha determinada.

La gráfica de Gantt muestra una magnitud de tiempo y una de trabajo que debe ejecutarse en
ese tiempo. Las líneas trazadas horizontalmente a través de ese espacio muestran la relación
entre el volumen realmente ejecutado de trabajo en ese tiempo y el volumen programado.

Estas gráficas permiten un control muy eficiente en aspectos tales como producción de una
fábrica o taller.

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