Administración de Proyectos

Tema 1
Conceptos de la Administración de Proyectos

Objetivo:
“Identificar los elementos que integran un proyecto en el ámbito profesional. Identificar y
relacionar correctamente las fases de la administración de proyectos. Planear y organizar
las actividades de un proyecto para el diseño de la matriz de responsabilidades; división
del trabajo, tiempo y recursos. Conocer y diseñar gráficas de Gantt para programar las
actividades de un proyecto”
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Sub- temas
1.1. Definición de proyecto.
1.2. Significado e importancia de la Administración de Proyectos.
1.3. Fases de la administración de proyectos.
1.4. Planificación de los parámetros de un proyecto (alcance, estructura, especificaciones y
estimaciones de tiempos, costos y recursos).
1.5. Actividades del proyecto
1.6. Matriz de asignación de responsabilidades control mediante gráfica de Gantt.
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1.1 Definición de proyecto

Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organización. Estos pueden
involucrar a una sola persona o a equipo de personas. Y pueden requerir menos de 100
horas para completarse o más de 10,000,000. Los proyectos pueden involucrar a una sola
unidad de una organización o cruzar mucha fronteras organizacionales como en consorcios
o sociedades de hecho. Ejemplos de proyectos pueden incluir:

• Desarrollar un nuevo producto o servicio.

• Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización.
• Desarrollar un nuevo vehículo de transporte.
• Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información.
• Construir o desarrollar una construcción.
• Administrar una campaña electoral
• Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio proyecto.
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Definición de proyecto:

• Se refiere a un esquema, programa o plan que se hace antes de dar forma definitiva a
algo o alguna cosa. Un proyecto es una intervención deliberada y planificada por parte
de una persona o ente que desea generar cambios favorables en una situación
determinada.

• Es el conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que

se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer
necesidades o resolver problemas.

• Actividad humana orientada a mantener en operación una planta en forma correcta,

económica, segura y con buena calidad; a través de las técnicas y los medios tanto
materiales como humanos para la realización de dicha actividad.
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1.2 Significado e importancia de la Administración de Proyectos

"Administración de Proyectos"
Se define como un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas, y supervisadas que,
con recursos finitos tiene como objetivo crear un producto o servicio único. Consiste en
gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo dado y los límites de fondos.

La planificación y la comunicación son vitales para una administración de proyectos

satisfactoria. Evitan que ocurran problemas o reducen al mínimo su impacto sobre el logro
del objetivo de un proyecto cuando éstos se presentan.
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El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de administración de

proyectos es tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es el cliente de un proyecto
propio como la remodelación de su sótano, o una empresa (contratista) a quien un cliente
paga para realizar un proyecto.

Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto
proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista, significa que puede
llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios
recomendados por clientes que han quedado satisfechos.
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1.3 Fases de la administración de proyectos

A continuación se describen las fases para la administración de proyectos:

Fase 1: Inicio
• Definición del proyecto.
• Metas y objetivos a alcanzar.
• Decide cuáles son las principales tareas.
• Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.

Fase 2: Planeación
• Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido.
• Exactamente cuántas tareas deben realizarse.
• Quien hará cada tarea.
• El costo estimado de cada tarea.
• La secuencia de las tareas (presupuesto).
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Fase 3: Ejecución
• Es la puesta en marcha del proyecto
• Registra el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados
originalmente.
• Revisa los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades.

Fase 4: Control
• Verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido.
• Monitorea las actividades.
• Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo
planificado.
• Indica las acciones correctoras necesarias.
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Fase 5: Conclusión o Cierre

• Reconocimiento de logros y resultados.
• Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.
• Aprendizaje de la experiencia del proyecto.
• Revisión del proceso y resultados.
• Redacción del informe final.
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1.4 Planificación de los parámetros de un proyecto (alcance,

estructura, especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y
recurso)

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades

en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto
cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar,
recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión

de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos
por nuestro cliente.
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1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por
el cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.

2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo.

Aunque los proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se
contemplan como un conjunto, una forma de dominar la empresa más monumental es
dividirla. La estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de
trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el proyecto. Con frecuencia
la estructura de división del trabajo identifica la organización o la persona individual
responsable de cada paquete de trabajo.

3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de
trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
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4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este
diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para
alcanzar el objetivo del proyecto.

5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es

necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de
ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.

6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y
cantidades de recursos que se requieren para cada actividad.
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7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede

lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos
disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos
estimados de las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que se pueda
establecer un plan de línea base (un programa para lograr el alcance del proyecto a
tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se

necesitará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El
dedicar tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de
cualquier proyecto.
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Alcance del proyecto:

Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un
proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que
su probabilidad de esto se reduce considerablemente.

Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se
llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos
del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como
el punto focal para las actividades del proyecto, determina el "cuando" y el "que" del
trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el "cómo" se
hará el trabajo.
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Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada

uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto.
Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control administrativo del
gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:

• Gerente de proyectos
• Ingeniero de proyectos
• Gerente de construcción del proyecto
• Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
• Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
• Supervisor de costo y programas del proyecto
• Administrador del proyecto
• Gerente de aprovisionamiento del proyecto
• Asistente del controlador del proyecto
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1.5 Actividades del proyecto

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un
durante y un después.

Antes
Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en tres
pasos:
1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.
Es conveniente concretar la idea en un guión en donde se resuma el proyecto y detalle:

a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y Publicidad. Debe

de ser un nombre atractivo, claro y conciso.
b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.
c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.
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d) Los objetivos tanto generales como específicos.

e) El tiempo. Duración de todo el proyecto.
f) Las líneas generales de actuación.
g) Lugar o lugares donde se desarrollará.
h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.
i) Los destinatarios de la actividad.
j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los ingresos
previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como
materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante nuestra idea.
A la vista de ellos se decide si es posible.

3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada en la

cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente tener presente
los siguientes aspectos:
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a) Programación de actividades.
b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus destinatarios.
c) Recursos materiales para su realización.
d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.
e) Presupuesto

Durante
Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también en tres
etapas:
1. Pre-actividad. Se trata de la "puesta a punto", de concretar todos los trámites
necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las
personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.

2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.

3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad, servirá

para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.
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Después
Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se evalúa la
actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el proyecto y se
elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han logrado
los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para conseguirlo, y el
estudio de la organización y los procedimientos seguidos.

b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el

procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico como
de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos; evaluación
tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una valoración final de
la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier de prensa, modelos de
documentos, fichas, evaluaciones etc.
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1.6 Matriz de asignación de responsabilidades control mediante

gráfica de Gantt
La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus siglas en inglés) se utiliza
generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo).
De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté
asignado a un individuo o a un equipo.

En la Matriz de Asignación de Responsabilidades destaca los siguientes puntos:

Responsable: Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo más

habitual es que exista sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser
subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI. Es quien debe
ejecutar las tareas.
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Aprobador: Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento,
se vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe
asegurar que se ejecutan las tareas.

Consultado: Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el
trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).

Informado: Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A
diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es
necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de
encargado y el de responsable.