Conceptos de la Administración de Proyectos

Subtemas
1Definición de proyecto.
2Significado e importancia de la Administración de Proyectos
3Fases de la administración de proyectos
4Planificación de los parámetros de un proyecto. (Alcance, estructura, especificaciones
y estimaciones de tiempos, costos y recursos).
5Actividades del proyecto.
6Matriz de asignación de responsabilidades control mediante gráfica de Gantt.

1. Definición de proyecto.

Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de un conjunto de

tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de los recursos. Tienen un objetivo bien
definido, planteado en términos del alcance, programa y costo. Los proyectos "nacen" cuando
el cliente identifica una necesidad, siendo éste las personas o la organización dispuestas a
proporcionar fondos para satisfacer la necesidad.

Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organización. Estos pueden
involucrar a una sola persona o a muchas miles. Y pueden requerir menos de 100 horas para
completarse o más de 10, 000,000. Los proyectos pueden involucrar a una sola unidad de una
organización o cruzar muchas fronteras organizacionales como en consorcios o sociedades de
hecho. Los proyectos son muchas veces componentes críticos de la estrategia de negocios de
la organización que los desarrolla.

Ejemplos de proyectos pueden incluir:

 Desarrollar un nuevo producto o servicio.

 Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización.
 Desarrollar un nuevo vehículo de transporte.
 Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información.
 Construir o desarrollar una construcción.
 Administrar una campaña electoral.
 Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio.
2. Significado e importancia de la Administración
de Proyectos

"Administración de Proyectos" se define como un conjunto de actividades planificadas,

ejecutadas, y supervisadas que, con recursos finitos tiene como objetivo crear un producto o
servicio único. Consiste en gestionar la producción de un proyecto dentro del tiempo dado y
los límites de fondos. La planificación y la comunicación son vitales para una administración
de proyectos satisfactoria. Evitan que ocurran problemas o reducen al mínimo su impacto
sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando éstos se presentan.

El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es

tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es el cliente de un proyecto propio como la
remodelación de su sótano, o una empresa (contratista) a quien un cliente paga para realizar
un proyecto. Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del
presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista, significa que
puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios
recomendados por clientes que han quedado satisfechos.

3. Fases de la administración de proyectos

A continuación se describen las fases para la administración de proyectos.

Fase 1: Inicio
 Definición del proyecto.
 Metas y objetivos a alcanzar.
 Decide cuáles son las principales tareas.
 Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.
Fase 2: Planeación
 Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido.
 Exactamente cuántas tareas deben realizarse.
 Quien hará cada tarea.
 El costo estimado de cada tarea.
 La secuencia de las tareas (presupuesto).
Fase 3: Ejecución
 Es la puesta en marcha del proyecto
 Registra el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados
originalmente.
 Revisa los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades.
Fase 4: Control
 Verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido.
 Monitorea las actividades.
 Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo
planificado.
 Indica las acciones correctoras necesarias.
Fase 5: Conclusión o Cierre
 Reconocimiento de logros y resultados.
 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.
 Aprendizaje de la experiencia del proyecto.
 Revisión del proceso y resultados.
 Redacción del informe final.

4. Planificación de los parámetros de un proyecto.

(Alcance, estructura, especificaciones y
estimaciones de tiempos, costos y recursos).

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el

tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los
condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles,
nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de

recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por
nuestro cliente.

La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el

presupuesto. Por lo general durante la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el
tiempo ni el gasto que se requieren para hacer una planeación detallada:
 1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por
el cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.

2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo.

Aunque los proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se
contemplan como un conjunto, una forma de dominar la empresa más monumental es
dividirla. La estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de
trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el proyecto. Con frecuencia
la estructura de división del trabajo identifica la organización o la persona individual
responsable de cada paquete de trabajo.

3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete
de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este
diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para
alcanzar el objetivo del proyecto.

5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es

necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno
de ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado.

Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y
cantidades de recursos que se requieren para cada actividad.

7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede

lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos
disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los
tiempos estimados de las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que se
pueda establecer un plan de línea base (un programa para lograr el alcance del
proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará
y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a
desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto.

Alcance del proyecto:

Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un
proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su
probabilidad de esto se reduce considerablemente.

Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se llevan a
cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos del equipo
para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal
para las actividades del proyecto, determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes
funcionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo.

Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada uno de

los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada
miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control administrativo del gerente de
departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:
  Gerente de proyectos
 Ingeniero de proyectos
 Gerente de construcción del proyecto
 Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
 Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
 Supervisor de costo y programas del proyecto
 Administrador del proyecto
 Gerente de aprovisionamiento del proyecto
 Asistente del controlador del proyecto
Las responsabilidades principales de los miembros del equipo se definen en los siguientes
párrafos:

Gerente De Proyectos.
El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose en
contrato, las necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y los
compromisos específicos de la corporación. Su meta principal es mantener el proyecto dentro
del presupuesto, dentro de lo programado y concluirlo de acuerdo a los estándares de calidad
aceptables por el cliente y la compañía.

Ingeniero de proyectos.
El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el proyecto. Este
trabajo incluye la preparación de los documentos con respecto a los objetivos técnicos
describe el proyecto, el desarrollo del plan de ingeniería y el presupuesto, y el desarrollo del
diseño del proyecto. Asegurar la calidad del diseño, proporcionar apoyo técnico a otros
departamentos y al cliente.

Gerente de construcción del proyecto.

El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de la
compañía en el lugar de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de obra de
contratación directa, administración de los contratos de construcción, ingeniería de campo,
aprovisionamiento de campo, seguridad en el trabajo, control de calidad de la construcción,
contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y custodia temporal del equipo y materiales de la
planta separadamente.

Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto.

Asiste al gerente de construcción evaluando los costos y programas de la obra. Coordina las
actividades del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina matriz de ingeniería
de diseño, de aprovisionamiento, de costos y programas, y de construcción.

Ingeniero de puesta en marcha del proyecto.

Es el responsable de la planeación de los servicios de pruebas pre-operacionales del
proyecto.

Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto.

Es responsable de la implantación del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y
de supervisar y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento, la
construcción, los materiales y de los grupos de fabricación en el proyecto.

Supervisor de los costos y la programación en el proyecto.

Es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y programas del proyecto y de
pronosticar y supervisar los costos de la obra y de la evolución. Debe implantar un programa
de calidad en los materiales y dirigir la preparación de estudios económicos.
Administrador del proyecto.
Es responsable de proporcionar apoyo con personal y controlar todos los servicios
administrativos/de oficina que requieren los miembros del equipo asignado al proyecto. Al
igual que se produzcan los manuales de procedimientos del proyecto y otros internos.

Gerente de aprovisionamiento del proyecto.

Es responsable de todas las funciones de aprovisionamiento requeridas por el proyecto,
incluyendo el aprovisionamiento de campo y de la oficina matriz.

Asistente del controlador del proyecto.

Es responsable de todos los asuntos financieros y contables del proyecto, tales como la
contabilidad general, la nómina, las cuentas por pagar, las facturas, las cuentas de
empleados, el registro del tiempo, las cuentas por cobrar y los registros de obligaciones y de
costos.

Especificaciones de proyectos:
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto
definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras que las
especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales, materiales y la ejecución
necesaria. Uno de los problemas encontrados es que las especificaciones están mal
organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es muy difícil encontrar lo deseado si no se
organizan bien. Además, algunas mezclan diferente tipo de información en un mismo párrafo
lo que contribuye a aumentar la confusión.

5. Actividades del proyecto.

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un durante y
un después.

Antes
Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en tres pasos:

1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.

Es conveniente concretar la idea en un guión en donde se resuma el proyecto y detalle:

a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y Publicidad.

Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.
b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.
c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.
d) Los objetivos tanto generales como específicos.
e) El tiempo. Duración de todo el proyecto.
f) Las líneas generales de actuación.
g) Lugar o lugares donde se desarrollará.
h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.
i) Los destinatarios de la actividad.
j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los
ingresos previstos.
2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como materiales
de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante nuestra idea. A la vista de
ellos se decide si es posible.
3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada en la cual
se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente tener presente los
siguientes aspectos:
a) Programación de actividades.
b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus destinatarios.
c) Recursos materiales para su realización.
d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.
e) Presupuesto
Durante
Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también en tres
etapas:

1. Pre-actividad. Se trata de la "puesta a punto", de concretar todos los trámites necesarios,

preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las personas que intervengan,
etc. Tener todo preparado para el gran momento.
2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.
3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad, servirá para
cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.
Después
Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se evalúa la
actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el proyecto y se
elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han logrado los
objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para conseguirlo, y el estudio de
la organización y los procedimientos seguidos.
b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el
procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico como de
organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos; evaluación tanto de
lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una valoración final de la actividad.
Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier de prensa, modelos de documentos, fichas,
evaluaciones etc.
Las Relaciones de Precedencia
Para que en un proyecto cada tarea comience o termine en el momento adecuado, se han de
vincular las tareas en función de sus dependencias de comienzo y de fin. Suponga que a
usted, se la asigna un proyecto que consiste en alquilar una galería de arte, para realizar allí
una exposición sobre pinturas y obras de arte moderno realizado por nuevos exponentes que
llegan al medio, a usted se le asigna como gerente del evento. La realización de varias tareas,
entre otras la de conseguir la sala para la exposición, adecuarla, contratar la seguridad, la
logística, y realizar la difusión en los medios de comunicación y coordinar completamente la
ejecución de la exposición.

Sistemas secuenciales
Un sistema secuencial está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su
propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de
modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.
Hoy en día los procesos de control son síntomas del proceso industrial que estamos viviendo.
Estos sistemas se usan típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla una
determinado sistema ( ya sea eléctrico, mecánico, etc. ) con una posibilidad nula o casi nula
de error, y un grado de eficiencia mucho más grande que el de un trabajador.

6. Matriz de asignación de responsabilidades

control mediante gráfica de Gantt.

La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por sus siglas en inglés) se utiliza

generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo).

De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté
asignado a un individuo o a un equipo.

En la Matriz de Asignación de Responsabilidades destaca los siguientes puntos:

Responsable:Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo más habitual
es que exista sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un
nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI. Es quien debe ejecutar las tareas.
Aprobador: Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se
vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que
se ejecutan las tareas.
Consultado:Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el
trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional).
Informado:Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A
diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es
necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de
encargado y el de responsable.