GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMATICOS – MSc.

FERNEY CUASPUD
SUAREZSEMESTRE IX – INGENIERIA INFORMÁTICA

1. Iniciación

Primero, debes identificar una necesidad del negocio, un problema o una oportunidad y luego proponer
libremente ideas sobre las maneras en las que tu equipo puede cubrir esta necesidad, solucionar este
problema o aprovechar esta oportunidad. En este paso, defines un objetivo para tu proyecto, determinas si
el proyecto es factible e identificas los principales entregables del proyecto.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de iniciación

La fase de iniciación del proyecto pueden incluir los siguientes pasos:

 Emprender un estudio de factibilidad: Identificar el problema principal que tu proyecto solucionará y si

tu proyecto proporcionará una solución a ese problema.
 Identificar el alcance: Definir todo lo que abarca el proyecto.
 Identificar los entregables: Definir el producto o el servicio que se proporcionará.
 Identificar las partes interesadas del proyecto: Determinar a quién afecta el proyecto y cuáles podrían
ser sus necesidades.
 Desarrollar un caso de negocio: Usar los criterios anteriores para comparar los posibles costos y
beneficios del proyecto y determinar si llevarlo adelante.
 Desarrollar una declaración de trabajo: Documentar los objetivos, el alcance y los entregables que has
identificado anteriormente en un acuerdo de trabajo entre el titular del proyecto y los que trabajarán en
el proyecto.

2. Planificación

Una vez aprobado el proyecto según tu caso de negocio, declaración de trabajo o documento de iniciación
del proyecto, ya puedes avanzar a la fase de planificación.

En esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, desglosas el proyecto general en tareas más
pequeñas, creas tu equipo y preparas un cronograma para completar las tareas. Define objetivos más
pequeños dentro del proyecto general, y cerciórate de que se puedan lograr en el plazo establecido. Los
objetivos más acotados tienen una mayor probabilidad de éxito.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de planificación

La fase de planificación del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

 Crear un plan para el proyecto: Identifica el cronograma del proyecto, incluidas las etapas, las
tareas que deben hacerse y las posibles limitaciones.
 Crear diagramas de flujo de trabajo: Visualiza los procesos mediante el uso de carriles para
asegurarte de que los miembros de tu equipo comprendan claramente su rol en el proyecto.
 Calcular el presupuesto y crear un plan financiero: Usar las estimaciones de costo para determinar
cuánto se gastará en el proyecto y obtener el mayor retorno de la inversión.
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 Reunir los recursos: Armar el equipo funcional con las carteras de talentos internos y externos y,
al mismo tiempo, asegurarse de que todos tengan las herramientas necesarias (software,
hardware, etc.) para completar sus tareas.
 Anticipar los riesgos y los posibles obstáculos que impidan garantizar la calidad: Identifica los
problemas que puedan causar que el proyecto se estanque y, al mismo tiempo, planifica para
mitigar los riesgos, mantener la calidad del proyecto y cumplir el cronograma.
 Organizar una reunión de lanzamiento del proyecto: Reúne al equipo y presenta el proyecto para
que puedan ponerse a trabajar rápidamente.

Para empezar, mapea todo los pasos del proceso y las responsabilidades en esta plantilla de diagrama de
flujo de trabajo.

3. Ejecución

Ya tienes la aprobación del negocio, desarrollaste un plan y creaste tu equipo. Es momento de empezar
a trabajar. La fase de ejecución convierte tu plan en acción. En esta fase del ciclo de vida de gestión del
proyecto, la tarea del gerente del proyecto es mantener el trabajo bajo control, organizar a los integrantes
del equipo, manejar los cronogramas y cerciorarse de que el trabajo se haga según el plan original.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de ejecución

La fase de ejecución del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

 Crear tareas y organizar los flujos de trabajo: Asigna los aspectos granulares de los proyectos a
los integrantes del equipo correspondientes sin sobrecargarlos.
 Informar a los integrantes del equipo respecto de las tareas: Explica las tareas a los integrantes
del equipo, ofrece la orientación necesaria sobre cómo deben completarse y, si hace falta,
organiza una capacitación relacionada con los procesos.
 Comunicarse con los miembros del equipo, los clientes y la gerencia superior: Ofrece
actualizaciones a las partes interesadas del proyecto en todos los niveles.
 Controlar la calidad de trabajo: Asegúrate de que los integrantes del equipo cumplan sus objetivos
de tiempo y calidad de las tareas.
 Gestionar el presupuesto: Supervisa los gastos y mantén el proyecto bajo control en términos de
activos y recursos.
 Si implementaste un proceso adecuadamente documentado, ejecutar el proyecto será mucho más
sencillo.

Según la metodología de gestión de proyectos que sigas, hay muchas herramientas gráficas que puedes
aplicar para ver los entregables que se han completado y asegurarte de que tu proyecto permanezca bajo
control. (Diagrama de Gantt)

4. Cierre

Una vez que tu equipo ha terminado el trabajo de un proyecto, ingresas en la fase de cierre. En esta fase,
proporcionas los entregables finales, liberas los recursos del proyecto y determinas el éxito del proyecto.
Haber completado las tareas principales de un proyecto no significa que el trabajo del gerente del
proyecto haya terminado. Aún quedan actividades importantes por hacer, como por ejemplo, evaluar qué
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funcionó y qué no funcionó en el proyecto.

Pasos de la gestión de proyectos en la fase de cierre

La fase de cierre del proyecto puede incluir los siguientes pasos:

 Analizar el desempeño del proyecto: Determinar si se cumplieron las metas del proyecto (tareas
completadas según el presupuesto y el plazo acordado) y si se resolvió el proceso inicial con una
lista de control preparada para tal fin.
 Analizar el desempeño del equipo: Evaluar cómo se desempeñaron los integrantes del equipo,
por ejemplo, si cumplieron sus objetivos respetando la puntualidad y la calidad del trabajo.
 Documentar el cierre del proyecto: Cerciorarse de que todos los aspectos del proyecto se hayan
completado sin cabos sueltos y que se hayan proporcionado informes a los principales
interesados.
 Efectuar revisiones posteriores a la implementación: Realizar un análisis final del proyecto y
tener en cuenta los aprendizajes para proyectos similares en el futuro.
 Computar el presupuesto utilizado y no utilizado: Asignar los recursos restantes para proyectos
futuros.

Si continúas trabajando en el proyecto, incluso después de que haya terminado, podrás asimilar todo lo
aprendido y aplicarlo en tu próximo proyecto.