Facultad de Estudios Superiores

Zaragoza CII

Administración de Proyectos

“ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN”

Equipo 2-7

Arteaga Vazquez Nancy Josefina

Baltazar Robles Miguel Angel

 Administración:

La administración es el proceso de diseñar y

mantener un entorno en el que trabajando en
grupos, los individuos cumplan eficientemente los
objetivos específicos.

Excepción:

• Cosa que se aparta de la regla o condición

general de las demás de su especie.

• Exclusión de lo que se sale de lo común o

normal
 Objetivos

1. Alcanzar eficaz y eficiente objetivos

– Eficacia Cuando la empresa alcanza sus metas

– Eficiencia Cuando logra objetivos con el mínimo
de sus recursos

2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más

amplia del medio en que se desarrolla 

3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus

servicios
 ¿Qué es la Administración?

La administración es el proceso que consiste en el

desarrollo de actividades de PLANEACION,
ORGANIZACIÓN, INTEGRACION, DIRECCIÓN,
CONTROL efectuados para lograr los objetivos de una
organización.
 Funciones
PLANEACION: ¿Qué se va a hacer?
Objetivos, políticas, diagnóstico, programas presupuestos.

ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo?

Unidades de mando y procedimientos.

INTEGRACIÓN: ¿Quién y con que se va a hacer ?

Personal: selección contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras,
producción, etc.

DIRECCIÓN: ¿Cómo se debe de hacer ?

Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisión, delegación instrucciones y
comunicación.

CONTROL: ¿Cómo se hizo ?

Evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas
y retroalimentación.
 Importancia de Administrar

PRODUCTIVIDAD
UNIVERSALIDAD
Y EFICIENCIA

SIMPLIFICACION BIEN COMUN

 • Para el adecuado funcionamiento de
Universalidad cualquier organismo social

• Simplifica el trabajo al establecer

Simplificación principios, métodos y procedimientos,
de trabajo para lograr mayor rapidez y efectividad

Productividad • Relación directa con la aplicación de

y eficiencia una buena administración

• Bienestar de la comunidad
• Lineamientos de optimización
Bien Común • Aprovechamiento de recursos
• Mejora relaciones humanas y
genera empleos
 ¿Qué es la Administración por
Excepción?
La administración por excepción es un concepto que le
permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el
monitoreo de información y de recursos es permanente,
trabajar de una manera mas eficiente.

La idea propone que el supervisor se

concentre en lo que este mal o que tiene
tendencia a ello y no en revisar la totalidad
constantemente.
 Principio de Excepción

INFORME DE
GERENTE INFORMACIÓN
AVANCE
EXCESIVA
OPERACIONAL

EVALÚA LA
PRIORIZA
PREDICE CON INFORMACIÓN Y
HECHOS FUERA
PATRONES Y TOMA LAS
DEL ESTANDAR
CRITERIOS ACCIONES
CORRECTIVAS

VERIFICACIÓN DE LAS EXCEPCIONES O

DECIDE Y ACTÚA DESVÍOS DE LOS ESTÁNDARES
NORMALES
 Importancia de Administrar por
Excepción
 Política de gestión
Investigar situaciones de resultados reales que
difieran significativamente de resultados previos.

 La administración
Debe enfocarse en la
conformación de la
empresa en el futuro con
un rumbo estratégico

 Se presta atención sólo a las

desviaciones de material que
requieren investigación
 Dirección por Excepción

Sistema de
identificación de
las excepciones y
en la
comunicación

Dirección Dirección
por por
Excepción Excepción
pasiva activa
 Excepción pasiva
Si se encuentran desviaciones, el
administrador interviene y toma
las medidas correctivas
correspondientes y no mantiene
comunicación con el personal

Excepción activa
El administrador esta siempre
atento a cada actividad para
evitar desviaciones
manteniendo comunicación con
el personal
Identificación de desviaciones en los
estandares
Es dedicar recursos de la organización para la detección
de transacciones que se encuentren fuera de los
parámetros.

Son aquellas que puedan producir insatisfacción del

cliente.

Debe existir un flujo de información entre las diferentes

áreas.

Los parámetros permisibles no deben ser revisado solo

en caso de no estar seguros de que la medición este bien
establecida.
 Eliminación del desperdicio y mejora
en productividad

¿Cómo lograr un adecuado control

del negocio que se introduzcan en
eficiencia y en efectividad?

Esta orientada en una

estrategia de administración
por excepción en el uso de
herramientas tecnológicas que
permita llevar a cabo la
implementación de concepto
de administración en tiempo
real.
 ¿CÓMO LO LLEVAMOS A CABO?
Minimiza el riesgo y no genera
desperdicio

1.Tener un modelo de procesos con

sus respectivos indicadores

2.Realizar identificación (transacción)

3.Informar del problema

4.Corregir

5.Realizar diferentes revisiones para evitar

que se vuelva a repetir
Administración por Excepción y RTE
La combinación de “Real Time Enterprise” y
administración por excepción  es para encontrar datos que
están incorrectos en ese mismo instante en que el archivo
se esté generando para poder reportarlo al jefe y que este
este enterado de ese error y así tener la velocidad de
respuesta y así ser más eficientes en el proceso.
¿La desviación es o no excepcional?
FIJACION DEL
ESTANDAR

MEDICION DEL
DESEMPEÑO

¿HAY ALGUNA
NO DESVIACION? SI

¿ ES LA
NO DESVIACION SI
EXCEPCIONAL ?

ANALIZAR Y
EVALUAR LA
DESVIACION

EMPRENDER
MEDIDAS
CORRECTIVAS
 Ejemplo

Suponga que es un supervisor de ventas y que su meta de ventas

departamentales es de 800 unidades por semana ( o 3200
unidades por mes ). Entonces, cada uno de sus ocho
representantes de ventas tiene una meta de 100 unidades por
semana (o 400 unidades por mes). Al final de la primera semana,
sus resultados son como se describe a continuación:
Vendedor Meta semanal Unidades vendidas
A 100 105
B 100 95
C 100 90
D 100 102
E 100 102
F 100 88
G 100 98
H 100 115
Total= 800 795
¿Qué medida correctiva emprendería?

 El vendedor C tuvo un desempeño 10% inferior al estándar y al

vendedor F 12% menos.
 ¿No deberían hacer algo su supervisor con estos dos
empleados?
 Un supervisor tomar nota de estas anomalías
 Sin embargo, ha transcurrido la primera semana (Es probable sea
absolutamente normal encontrar tales variaciones en ese tiempo)
 La información mas pertinente es la comparación del
desempeño con la cuota mensual de 3200 unidades.
 Como faltan todavía tres semanas ,el supervisor que se altere
a la primera semana mostrara una reacción desmesurada.
Naturalmente debe mantener vigilados los datos de venta
durante las semanas siguientes para ver si los vendedores C y
F mejoran su desempeño.
 En esta situación la premisa de la administración por excepción
es que los vendedores B, C ,F y G se den cuanta que están por
debajo del estándar y se esfuercen por mejorar.
Suponga que al terminar la segunda semana los
resultados de las ventas son los siguientes:

Vendedor Meta semanal Semana 1 Semana 1

A 100 105 107
B 100 95 101
C 100 90 97
D 100 102 101
E 100 102 101
F 100 88 84
G 100 98 99
H 100 115 126
Total= 800 795 816
 ¿Qué haría usted ahora?
Las ventas han mejorado y, con la excepción del vendedor F, todos están
en buena forma. Como supervisor, se justificaría que indicara el control
sobre el vendedor F, puesto que tiene prendidos los focos rojos. Seria
conveniente analizar los resultados de este vendedor, identificar las
acciones que producen resultados inferiores al estándar y trazar un plan
para emprender una medida correctiva.
Note que el vendedor H impone marcas, con un promedio de mas del
20 por cientos por arriba del estándar durante las dos primeras semanas.
Este desempeño también representa una desviación excepcional con
respecto al estándar. ¿Qué es lo hay detrás de estos resultados?, ¿usa el
vendedor H técnicas que también les servirán a los otros?, ¿es el
territorio de esta persona tan rico que sea relativamente sencillo lograr el
estándar?, ¿debería usted modificar el estándar del vendedor H?

LA ADMINISTRACION POR EXCEPCION SE PUEDE APLICAR

TANTO A LAS DESVIACIONES FAVORABLES COMO A
LAS DESFAVORABLES
 Ventajas básicas

1.El gerente no
desperdicia tiempo
vigilando actividades
que se están
realizando de manera
normal

2.Puesto que se toman 3.La atención se

menos decisiones, concentrara en las
cada una puede oportunidades, además
recibir una atención de las cosas que no
mas minuciosa están funcionando bien
 Restricciones
1. No siempre es fácil cuantificar
ciertos tipos de desempeño en los
negocios para establecer
estándares
2. Es indispensable contar con un
sistema de información que vigile
con exactitud el desempeño
3. Deben estudiarse continuamente
los estándares para mantenerlos en
el nivel correcto
4. El gerente no debe volverse pasivo
y simplemente esperar que se
rebasen los limites del desempeño;
debe actuar para resolver los
problemas antes de que las
situaciones se le vayan de las
manos
 Conclusión
ADMINISTRACION POR EXCEPCION:
Principio que establece que los ejecutivos de una empresa
deben dedicar una atención pormenorizada a los aspectos
excepcionales (poco usuales) que aparecen en las
actividades periódicas (diaria, semanal, mensual,…),
delegando inteligentemente actividades al personal a su
mando, dejando así el tiempo necesario para los aspectos
de planeación. Es decir, deben concentrarse en los
problemas o trabajos que merezcan atención y pasar por
alto lo que se supone se desenvuelve bien, no olvidando la
función de planeación.