Proceso Administrativo

CONTROL
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Las empresas operan en medios cambiantes
expuestas a sucesos externos e internos:

Acontecimientos Económicos

Cambios Tecnológicos

Competencia Interna y Extranjera

Como consecuencia; los planes,
procesos, programas, estructuras e
incluso, el comportamiento de los
miembros del equipo de trabajo
varían.

Esto obliga a las empresas a establecer controles

para conocer el grado de variabilidad entre lo que
se planeó y lo que se está logrando o se logró.
 Esta información permite a las organizaciones analizar los
comportamientos y tomar las medidas correctivas correspondientes
de tal forma que sus planes se alcancen de la mejor manera posible.

Un problema es definido:

Como una desviación a la normalidad o a la norma.

 Contra - Rol : Comparación con la lista
o plan original

“El establecimiento de sistemas que permiten medir

resultados actuales y pasados en relación con los
esperados, con el fin de saber si se han obtenido los
que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes”

Reyes Ponce
PROPÓSITO DEL CONTROL
El propósito del control es mantener a la empresa en el
equilibrio deseado, tanto de ingresos, egresos, de
utilidades, de producción, de calidad de sus productos,
etc.

Todo sistema requiere de

equilibrio para que pueda
funcionar, éste se conoce como
“homeóstasis”, es decir,
mantener el equilibrio dentro de
la variabilidad aceptada.
 PREMISAS DEL CONTROL
“ Solo lo que se mide se puede mejorar”

1.- Un control debe ser

consistente usando la misma
unidad de medida.

2.- Un buen control deja registro histórico impreso para

análisis a largo plazo.

3.- Un buen control sintetiza la

información relevante.
 4.- El control debe ser económico.

5.- El control debe señalar tendencias y frecuencias:

hacia donde se dirige la falla, así como la periodicidad
de la desviación.

6.- El control efectivo prevé medidas correctivas ante las

desviaciones.
 7.- El control efectivo es estratégico, no
sólo operativo. Indica el
comportamiento global a largo plazo;
además, ubica el control en los puntos
críticos de la operación.

8.- El control efectivo sigue el principio de excepción. Esto

significa que el directivo solo actúa cuando se presenta la
desviación a un nivel más allá de las acciones de
contingencias previstas, dejando a los operativos tomar y
aplicar las medidas de autocorrección.
9.- Un control efectivo distingue entre
síntomas y causas. Esto quiere decir
que el interpretador de la información
distingue lo que genera el problema de
lo que se manifiesta.

10.- Un control es oportuno y jerárquico.

A medida que los puestos a controlar se alejan de la operación, se
vuelven más subjetivas las apreciaciones; complejas e
importantes, paradójicamente.

12.- Entre más lejana se encuentre la

unidad a controlar, se requieren
indicadores más objetivos y claros.

13.- Los problemas de hoy derivan

de las
“soluciones de ayer”.
 TIPOS DE CONTROL EN LOS NIVELES DE LA EMPRESA

Nivel de la Tipo de Tipos de control por niveles:

empresa control
1. Desempeño global de la empresa
2. Informes contables
Institucional Estratégico 3. Control de ganancias y pérdidas
4. Control mediante el análisis del
retorno sobre la inversión.
1. Control presupuestal
Intermedio Táctico 2. Presupuesto programa
3. Contabilidad de costos
1. Producción en línea de montaje
Operacional Operacional 2. Cuadros de productividad
3. Automatización
4. Control de calidad
 Clarificación
del propósito
del control

Evaluación Parámetros,
de Estándares e
Efectividad Indicadores

Proceso
De
Control
Sistemas de
Medidas
Medición e
Correctivas
Información

Medición
del
Desempeño
 Un buen control consiste en
conocer el propósito del
mismo y para qué se
establecerá.

Muchas empresas crean controles, simplemente,

por obtener información que nunca utilizan o
pueden interpretar.
 Existe la tendencia a relacionar el
control con el poder.

Ciertos mandos medios desean

incrementar su poder sobre
algunas unidades mediante la
solicitud de información
continua.

Esto da como resultado una de las

peores enfermedades
de una organización
“Controlítis”
Los controles son vitales pero se deben
seleccionar y elaborar muy bien,
siempre con objetivos claros.

El control excesivo no genera valor agregado

al producto
pero sí lo incrementa el costo.
El control debe de apegarse al principio de excepción:

Sólo deben observarse las desviación a la norma, y dar

por correcto lo que no está señalado o manifestado.

Es más fácil y barata la

recolección
de información por excepción.
 PARÁMETROS
⚫Son unidades que sirven para medir el comportamiento de un
proceso y su resultado: producto y/o servicio.
Se obtienen de los sistemas de medición universal: metro, Kg., pesos,
dólares, etc.

ESTÁNDARES
⚫Son la norma de comportamiento deseada en los resultados de la
operación de un proceso y de las características cuantitativas que
debe tener un producto o servicio.
Se representa mediante el nivel cuantitativo del parámetro.

INDICADORES
⚫Son las manifestaciones de la alteración a la normalidad o precisiones
cuantitativas de ésta.
Un sistema muy fácil para encontrar parámetros es utilizar
los planes, normas, programas, presupuestos, etc.; todos
éstos tienen unidades de medida. Otro es las fórmulas de
productividad, es decir, la relación que existe entre lo que se
consume y lo que se produce.
 Temperatura

Máxima
VARIABILIDAD PROGRAMADA

Mínim
a

Tiempo
Los controles no funcionan por sí mismos, requieren de un sistema de
información y mecanismos de medición.

La información tiene que obtenerse durante la ejecución y las operaciones

de la empresa.

Esta información se logra gracias a registros ubicados estratégicamente en

los procesos productivos, administrativos y de comercialización.
Gracias al código de barras y a las computadoras que tienen lectores
ópticas, muchas operaciones realizan una operación y registran un
movimiento al mismo tiempo.

Los sistemas de información también ayudan a medir el desempeño,

gracias al sistema de macros de las computadoras, el cual permite
programar fórmulas de coeficientes de eficiencia, productividad, eficacia y
de impacto.
⦿ Método para establecer metas y medidas de
productividad con base en las mejores prácticas
de la industria.

⦿ Existen 3 tipos de benchmarking. El

benchmarking estratégico, operativo y el
benchmarking administrativo.
⦿ Monitoreo – Información continua de los resultados de
los procesos a través de monitores de computadoras
gigantes.
⦿ Coeficientes indicadores – Razones matemáticas de la relación
entre dos medidas.

⦿ Score Cards – Instrumentos de medición de las principales variables

de los cuatro puntos críticos de una organización. Robert Kaplan y
David Norton señalan que son cuatro factores críticos a controlar,
este método permite dirigir estrategias de desarrollo organizacional
en forma integral.
 Perspectiv
a
financiera Productividad Crecimiento
Resultados

Merca

Canales de distribución Alianzas estratégicas Expansión geográfica Promoción

do

Perspectiv
a del
cliente
Calidad del Tiempos de Cumpli- Relacio-
Precio Servicio Marca
producto entrega miento nes

Perspectiv
a interna
Administración de
Excelencia operacional Innovación Responsabilidad social
Impulsores

clientes

Perspectiva de
aprendizaje y
desarrollo Competencias estratégicas Tecnologías estratégicas Clima para la acción
HERRAMIENTAS DE ANALISIS DE NEGOCIO

• ANÁLISIS FODA
• FUERZAS COMPETITIVAS DE PORTER
• MATRIZ GE DE MCKINSEY
• DIAGRAMA DE ISHIKAWA
• MODELO DE LAS 4P Y 4C DE KOTLER
• PRECIO, PRODUCTO, PLAZA, PROMOCCION CLIENTE, COSTO, CONVENIENCIA, COMUNICACION

• MODELO DE LAS 7S DE MCKINSEY

• STYLE, STAFF, SYSTEMS, STRATEGY, STRUCTURE, SKILLS, SHARED VALUES

• PLAN DE NEGOCIOS
• OCEANOS AZULES
• MATRIZ DE IMPACTO ESTRATÉGICO
• BENCHMARKING
• FOCUS GROUPS
• ENTREVISTAS INDIVIDUALES
• ETCÉTERA, ETCÉTERA, ETCÉTERA
Características:

⦿ Analizar e interpretar los datos que arroja el sistema de

información.

⦿ Verificar que se realicen los procesos contables,

administrativos, comerciales, productivos, etc. conforme
a lo planeado.

⦿ Detectar posibles alteraciones y que se cumplan políticas

y normas.

⦿ Evaluar la efectividad de la operación de la empresa y

generar recomendaciones, después de haber hecho
diagnósticos.
Tienen por objeto señalar que hacer cuando se presenta una falla.

Ventajas: a)Resolver problemas con anticipación.

b)Administración más científica y sistemática.

Desventajas: Que el personal, supervisores y gerentes se

apeguen solo al manual y no saber que hacer
ante fallas no programadas.
Los controles deben ser objeto de evaluación continua. Un control mal
diseñado podría ser fuente de problemas. Es necesario que el diseñador de un
proceso administrativo y de los controles continuamente se formulen las
siguientes preguntas:

a)¿Cuál es la razón de ser de esta información?

a)¿En qué enriquece la toma de decisiones a la buena

administración?

c)¿Cuál es el costo – beneficio del mismo?

 TIPOS DE CONTROL
Según la oportunidad de realización: Los administradores pueden
implementar controles en diferentes momentos, es decir, antes de comenzar
una actividad, mientras ésta se encuentra en marcha o después que la misma
ha terminado.

Preventivo: Se constituye como el tipo más deseable de control e intenta

prevenir los problemas previstos. Se le llama control preventivo o anterior a
la acción porque se realiza antes de la actividad en cuestión. Esta orientado
al futuro. En síntesis, el control preventivo consiste en emprender la acción
administrativa antes que se presente el problema.

Un ejemplo:

Programa de mantenimiento preventivo de flota de camiones: Atahualpa”

lleva adelante un programa de mantenimiento de los camiones que se
utilizan para el reparto todos los días sábados de 7 a 9 hs. revisando aceite,
freno, sistema eléctrico y normas de seguridad.
 Concurrente: Se realiza al mismo tiempo que una actividad se está
desarrollando. Cuando el control se aplica durante la realización del trabajo, la
gerencia puede corregir los problemas en forma oportuna, antes de que se
vuelvan altamente costosos. La forma más utilitaria de control concurrente es
la supervisión directa. Por ejemplo, cuando un superior supervisa directamente
las actividades de un subordinado, puede vigilar simultáneamente las acciones
del empleado y corregir los problemas a medida que estos surjan. En la
actualidad, muchos programas de calidad, se basan en controles concurrentes
para informar a los trabajadores si su producción y sus niveles de rendimiento
son de calidad suficiente para garantizar el cumplimiento de los estándares de
calidad.

Correctivo: Este tipo de control se basa en la retroalimentación. Dicho control

se realiza después de que la actividad ha llegado a su término. La principal
desventaja de este tipo de control es que cuando se recibe la información, el
daño ya está hecho. Los informes financieros son un claro ejemplo de este tipo
de control. Tal es el caso de los informes sobre ventas, los cuales muestran que
los ingresos por ventas han disminuido o aumentado, esto es que el hecho del
aumento o la disminución ya se ha dado.
 ¿Qué se controla?
Tres son los elementos que deben someterse a control:

1) Los Bienes, propiedad de la Organización, son los recursos materiales e

inmateriales de propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la
integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el máximo
rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.

2) Las personas integrantes de la Organización, ligadas a la misma por diversos

nexos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos
adecuadamente cubiertos para que las actividades se desenvuelvan fluidamente
y se pueda obtener de los recursos humanos un rendimiento acorde a su
capacidad y remuneración.

3) Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organización

para el logro de sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la
consecución de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las
primeras cuidando la existencia misma de la Organización o estableciendo las
condiciones básicas para que aquellas puedan desarrollarse.
a) Sistemas de información

a) Gráficas y diagramas

a) Estudio de métodos

a) Métodos cuantitativos

a) Control interno y programas