EL CONTROL

El control se define como cualquier proceso que dirige las actividades de los
individuos hacia el cumplimiento de las metas de la organización. Se trata de
cómo los administradores efectivos se aseguran de que las actividades se
desarrollen conforme a lo planeado. Los administradores efectivos se aseguran de
que las actividades se desarrollen conforme a lo planeado, pues los problemas de
control causan daños irreparables en la organización.
La principal función del control de la administración es garantizar la creatividad,
mejorar la calidad y reducir el costo, así como idear formas para controlar las
actividades en sus organizaciones.

Síntomas de una empresa fuera de control:

Dirección muy poco estricta: los altos directivos no enfatizan ni valoran

la necesidad de control,
o ponen un mal ejemplo.
Ausencia de políticas: las expectativas de la firma no están establecidas
por escrito.
Falta de estándares previamente acordados: los miembros de la
organización no tienen claras
las necesidades que deben lograrse.
Administración tipo “despidos”: los empleados sienten que su carrera
estaría en riesgo si
reportan malas noticias.
Falta de revisiones periódicas: los administradores no evalúan el
desempeño de manera regular
y oportuna.
Malos sistemas de información: los datos clave no se evalúan ni se
informan de manera
oportuna y mediante accesos fáciles.
Falta de ética cultural: los miembros de la organización no han
asimilado un compromiso para la
integridad.
Existen tres grandes tipos de control:

Sistema de control Características y requerimientos

Control burocrático Utiliza reglas formales, estándares, jerarquía y
una autoridad legítima.
Funciona mejor cuando las tareas son seguras y los trabajadores son
independientes.
Control de mercado Utiliza precios, competencia, centros de
utilidades e intercambio
de relaciones. Funciona mejor cuando se puede identificar una
producción tangible el mercado puede establecerse entre las partes.
Control de clan
Comprende la cultura, los valores compartidos, las creencias, las
expectativas y la confianza. Funciona mejor cuando no hay “una
mejor manera” de hacer un trabajo y cuando aplica elempowerment
para que los empleados tomen decisiones

Un sistema de control burocrático tiene cuatro grandes etapas:

1. Establecer estándares de desempeño; la cantidad, la calidad, el tiempo
utilizado, costo.

2. Medir el desempeño; conteo de unidades producidas, días de ausencia,

documentos archivados, muestras distribuidas.

3. Comparar el desempeño contra los estándares y determinar las

desviaciones, Se admiten pequeñas desviaciones siempre y cuando no
afecten el desempeño estándar, aquí entra el principio de excepción; el
control aumenta cuando la atención se centra en las excepciones, un
ejemplo seria que de cada mil piezas 5 no cumplen con la norma, esas son
las excepciones, y solo esas excepciones necesitan corregirse.

4. Tomar medidas para corregir problemas. En caso de variaciones

significativas deben tomarse medidas inmediatas y vigorosas. Y se4
pueden aplicar dos tipos básicos de controles; especialista: los operadores
de máquinas deben informar cualquier error a los ingenieros especialistas, y
operador: los operadores cualificados deben rectificar sus propios
 problemas a medida que van presentándose. Cual quiera que sea el
método, la selección de la acción correctiva depende de la naturaleza del
problema

ENFOQUES DEL CONTROL BUROCRÁTICO:

ANTICIPADO, Control preliminar; consiste en evitar problemas antes de4

que surjan

CONCURRENTE, Control concurrente; este tiene lugar mientras los planes

se ejecutan y es el núcleo de cualquier sistema de control.

RETROALIMENTACION, Control de retroalimentación: implica una

recopilación y un análisis de los datos del desempeño y los resultados

CONTROLES EN LOS DEFECTOS

Sistema sigma six; diseñada para reducir los defectos en todos los procesos de
la organización, se basa en el análisis estadístico de los procesos de negocios que
contribuye a la satisfacción del cliente y se centra solo en eliminar los defectos del
proceso.
Auditorias administrativas; internas o externas
Controles presupuestales; investigan lo que se está haciendo, y comparan los
resultados con los datos presupuéstales correspondientes para verificar los logros
o remediar las diferencias. Existen varios tipos de presupuestos:
 DE VENTAS; pronósticos de ventas por mes
 DE PRODUCCIÓN; tipos y capacidades de las maquinas, cantidades
económicas que se van a reproducir y disponibilidad de los materiales.
 DE COSTO; áreas de la organización que incurren en e gastos pero no
tienen ingresos.
 DE EFECTIVO; muestra los recibos y gastos que se anticipan, la cantidad
de trabajo disponible, hasta qué grado puede requerirse el financiamiento
externo y los periodos y cantidades de efectivo disponible.
 DE CAPITAL MAESTRO; reúne y coordina todas las actividades de otros
presupuestos y puede considerarse el “presupuesto de presupuestos”
  TIPOS DE PRESUPUESTOS; presupuesto de ventas, (pronósticos de
ventas por mes, área de ventas y producto).

Diseño de sistemas de control efectivos

Los sistemas de control efectivos maximizan los beneficios potenciales y
minimizan los comportamientos disfuncionales. A fin de lograr esto, la
administración requiere diseñar sistemas de control para:
1. El establecimiento de estándares válidos de desempeño.
2. El suministro de información adecuada a los empleados.
3. La garantía de aceptación de los empleados.
4. El mantenimiento de la comunicación abierta.
5. La utilización de enfoques múltiples.
En general, un administrador que diseña un sistema de control debe
evaluar el sistema de información con las siguientes preguntas:
o
¿Brinda a la gente datos relevantes para las decisiones que deben
tomarse?
o ¿Brinda la cantidad correcta de información a quienes toman las decisiones
dentro de la
organización?
o ¿Brinda suficiente información a cada parte de la organización acerca de
cómo están funcionando otras partes vinculadas de la misma?
Garantía de aceptación de los empleados
Los empleados tienen menos probabilidades de resistirse a un sistema de control
y presentar comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema. El sistema de
control debería poner el énfasis en el comportamiento positivo y no concentrarse
en controlar sólo el negativo.

BATEMAN SNELL, ADMINISTRACION, LIDERAZGO Y COLABORACION EN UN

MUNDO COMPETITIVO, EDITORIAL MACGRAW HILL