ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PRODUCTIVIDAD Y

MEJORAMIENTO CONTINUO

ESTANDARIZACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS

PRIMERA PARTE

Rafael Humberto Lombana Sosa

Magister MBA

2019
 OTRAS DEFINICIONES DE PROCESO
• Conjunto de actividades que interactúan y transforman elementos
de entrada en resultados.

• Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene

valor intrínseco para su usuario.

• Sucesión de acciones realizadas con Orden y organizadas, que se

dirigen a una finalidad, en un tiempo razonable.

• Son las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación

artificial que van haca adelante en el tiempo.
ELEMENTOS DE UN PROCESO
MODELO PEPSC PARA DEFINIR UN PROCESO
 CARACTERISTICAS DE UN PROCESO
• Flujo: Presenta los métodos para transformar las entradas en salidas
• Eficacia: Alcanzar los objetivos y metas determinados
• Eficiencia: Utilizar adecuadamente los recursos para generar una salida del proceso
• Efectividad: Lograr los objetivos planteados utilizando los recursos adecuados y así
poder superar las expectativas del cliente
• Tiempo de Ciclo: Lapso necesario para transformar loas entradas en salidas
• Costo: Es el valor de los recursos en que se incurrió para la ejecución del proceso
CON LAS CARACTERISTICAS DEL PROCESO
• Se identifican las áreas problema y se mejora el proceso
• Se simplifican las operaciones de los procesos disminuyendo el tiempo de respuesta
• Entrega información para la toma de decisiones
• Se fijan objetivos para mejorar y evaluar los resultados
 NIVELES DE PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES
Alta Dirección: Elaboración, comunicación, implantación, seguimiento y revisión de la estrategia
Dirección Intermedia: Ejecución de los procesos en cascada; realización de producto o servicio
Mando Intermedio: Contacto con los clientes; corte, soldadura, mantenimiento, facturación, etc.
Personal de Base: Operarios, personal administrativo de base

APLICANDO ESTOS NIVELES EN UN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Tarea: Comprobación de facturas con pedidos
Actividad: Registro de facturas (Previsión de pagos)
Proceso Nivel Intermedio: Pagos a proveedores, Gestión de Tesorería
Proceso Nivel Dirección: Gestión Económica y Financiera
 DEFINICÓN DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionados que
transforman entradas en salidas.

Procedimiento: Forma especifica de llevar a cabo una actividad o proceso.

El proceso explica¿Qué?
¿Cuándo?
¿Por qué?
Los procedimientos describen¿Quién?
¿Dónde?
¿Cómo?
DIFERENCIAS ENTRE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
 HERRAMIENTAS PARA LA NORMALIZACIÒN DE PROCESOS
A. Hoja de proceso (Ejemplos. Página 36 de la lectura)
*Encabezamiento: Título del proceso; su código; Objeto y Alcance.
*Diagrama de flujo del proceso: Límites del proceso; secuencia de actividades; entradas y salidas laterales;
conexiones con otros procesos.
*Breve descripción de las actividades operativas y de control
*Ejecutor de cada actividad.
B. Diagrama de bloques
Visión clara, sencilla y rápida de un proceso complejo (Ej. Página 28 de la lectura)
C. Diagrama de flujo Funcional
Muestra la contribución de los departamentos o unidades organizativas, adecuada para procesos largos. (Ej.
Páginas 38 y 39 de la lectura)
D. Matrices
Adecuada para procesos secuenciales muy largos, interdepartamentales. (Ej. Página 41 de la lectura)
E. Mapa de comunicaciones
Describe sencillamente entradas y salidas (Ej. Página 42 de la lectura)
 ETAPAS DE LA GESTIÒN POR PROCESOS
1. Identificación de Procesos
Utilizar tormenta de ideas en equipo para identificar todos los procesos de la organización.
2. Inventario de procesos
Listar procesos y subprocesos (Catalogo de procesos)
EJ. Proceso: Logístico; Subprocesos: Almacenamiento, compras, distribución, etc.
3. Tipos de Procesos (Página 43 de las lecturas)
a. Procesos Operativos: Son los relacionados con la realización del producto o servicio e inciden
en la satisfacción del cliente.
b. Procesos de Apoyo: Dan soporte a los operativos, como gestión del R.H., aprovisionamiento,
proveedores.
c. Procesos de Gestión: Actividades de evaluación, control, seguimiento y medición aseguran el
funcionamiento controlado del resto de procesos.
d. Procesos estratégicos o de dirección: Son los llevados a cabo por la alta dirección;
formulación, comunicación, seguimiento y evaluación de la estrategia.
4. Mapa de los procesos
Es una herramienta que muestra las interacciones a nivel macro: Ej. Los procesos
operativos interactúan con los de apoyo compartiendo necesidades y recursos; y con los
de gestión comparendo datos e información.
Muestra los puntos de contacto con el cliente para ver en cada uno de ellos la contribución
de los procesos de la empresa.
(Páginas 47 a 52 de las lecturas)
5. Selección de procesos
No todos lo procesos identificados pueden ser estudiados al mismo tiempo por lo cual se
hace necesario priorizar en los más críticos para mejorarlos. Tener en cuenta:
a. Influencia en la satisfacción del cliente (Proceso de posventa)
b. Aseguran la calidad del producto o servicio prestado (Proceso de gestión calidad)
c. Influencia en la misión y estrategia de la empresa (Planeación)
d. Riesgos económicos y de insatisfacción (Finanzas o investigación de mercados)
 ORGANIZACIÒN POR PROCESOS
La gestión por procesos implica ¿Cómo se hace mejor lo que se esta haciendo? (Enfoque
funcional) y el ¿por qué? y ¿para quién se hace? En la empresa es un conjunto de procesos.
Diferencias entre Organización por Procesos y Organización funcional
GESTIÓN POR FUNCIONES GESTIÓN POR PROCESOS
Departamentos especializados Procesos de valor añadido
Jefes funcionales Responsables de los procesos
Jerarquía, control Cliente, autonomía, autocontrol
Burocracia, formalismo Flexibilidad, cambio, innovación
Toma de decisiones centralizada Es parte del trabajo de todos
Información, vía jerárquica Información compartida

Jerarquía para coordinar Coordina el equipo de proceso

Continuación Diferencias…
GESTIÓN POR FUNCIONES
Mando por control /supervisión
Cumplimiento desempeño
Eficiencia, productividad
Cómo hacer mejor las tareas
Mejoras de alcance limitado
Puestos de trabajo por funciones
Los empleados son el problema
Comprender mi trabajo
Cambiar a la persona
Controlar a las personas
Corregir errores
Hacer mi trabajo
GESTIÓN POR PROCESOS
Mando por excepción. Apoyo
Compromiso con resultados
Eficacia, competitividad
Qué tareas hay que hacer y para qué
Alcance amplio, internacional
Puestos de trabajo multifuncionales
El proceso es el problema
Saber el lugar de mi trabajo en el proceso
Cambiar el proceso
Desarrollo de las personas
Reducir la variación
Ayudar a que hagan las cosas
 ESTUDIO DE LOS METODOS DE TRABAJO
Es la investigación sistemática de las operaciones que componen un proceso , además de
su tipología, materiales y herramientas utilizadas.
Procedimiento para el estudio de métodos (Pág. 59 Lecturas complementarias)
El procedimiento para desarrollar un centro de trabajo, fabricar un producto o prestar un
servicio presenta las siguientes fases:
1. Formulación del problema Descripción breve de las características del
problema. Tener en cuenta los siguientes criterios para la formulación del mismo:
Ganancia; inversión inicial; tiempo requerido; Costo de la operación y M.O. requerido;
Herramientas necesarias; energía y mantenimiento requerido.
2. Análisis del problema Determinación detallada de las características del
problema con investigación y análisis de los hechos.
Lista detallada de las características y restricciones con preguntas ¿por qué?, ¿quien?,
¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué?, respondiéndolas con la observación, entrevista
y videos.
3. Búsqueda de alternativas Buscar variedad de procedimientos de trabajo,
distribuciones de trabajo, tipos de equipos, basándose en sus fuentes, libros, manuales,
experiencias y casos similares.
4. Evaluación de alternativas Evaluar cualitativamente y/o cuantitativamente las
alternativas teniendo en cuenta: Efectividad de cada una de las alternativas, comparación
de alternativas.
5. Administración de la solución Descripción de las especificaciones y
características de funcionamiento de la solución escogida; incluye: inversión, puestos de
trabajo, procesos, materiales y equipos, comunicación al personal.
6. Estrategia de aplicación Diseñar método de aplicación, buscando generar la
menor resistencia entre el personal, menores costos de aplicación, mejor imagen empresa.
7. Seguimiento Monitorear la aplicación de la solución seleccionada, que se ajuste a
lo previsto, planeado y esperado.
 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS MEDIANTE LA
TEORÍA DE LA MEDICIÓN DEL DESPILFARRO

Lo que pretende esta teoría es medir la improductividad. El diagnostico de los proceso productivos
debe incluir no solo los tiempos de ejecución y los estándares establecidos, sino que también las
causas o incidencias que entregan como resultado la improductividad y deben ser cuantificables
mediante indicadores. (Lecturas complementarias en Power Point)

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO (Página 75 lecturas complementarias)

1. Dibujar esquemáticamente el lugar de trabajo y hacer relación de los detalles de las operaciones
como se vienen realizando actualmente.
2. Relacionar con detalle las partes y métodos que componen el método en conjunto.
3. Registrar todos los materiales para verificar su utilidad eficiente.
4. Describir los inventarios, la manipulación de materiales y distribución en planta.
5. Revisar los tiempos de ejecución de trabajos y compromiso de las entregas.
 SELECCIONAR LA ACTIVIDAD A ANALIZAR
Depende de los beneficios a obtener y se tendrán en cuanta:

*Consideraciones económicas *De orden técnico

*De mayor rentabilidad *De orden tecnológico
*De mejorar el mercado *De aceptación del cliente
*Consideraciones sociales *Aspectos ecológicos y legales

REGISTRO DE DATOS

En esta parte se recoge toda la información encontrada en las observaciones

y entrevistas realizadas con el personal operativo y directivo. Algunas
herramientas son:
DIAGRAMA DE OPERACIÓN DE PROCESO (ENSAMBLE)
Se muestra la secuencia cronológica de las operaciones, las inspecciones y los márgenes de
tiempo y materiales utilizados en el proceso, desde la M.P. hasta el empaque o P.T.
(Página 93 y 107 de las lecturas)

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO O CURSOGRAMA ANALITICO

Además de mostrar las operaciones e inspeccione este diagrama deja ver los traslados, las
demoras, los almacenamientos, con los que avanza un producto en el recorrido de la panta.
Presenta tres bases de estudio: El Operario, el material y el equipo o maquinaria.
(Página 98 y 108 de las lecturas)

DIAGRAMA DE RECORRIDO
Representación de la distribución actual de las áreas a considerar en la planta, marcándose las
líneas de flujo que indican el movimiento de material, equipo o trabajadores de una actividad a
otra. (Página 92 y 114 de las lecturas)
DIAGRAMA BIMANUAL
Se registran las actividades de las manos y su relación. Aquí se analizan operaciones repetitivas, registrando
un solo ciclo completo de trabajo con más detalles. (Página 96 y 111 de las lecturas)

DIAGRAMA HOMBRE – MÁQUINA

Relación en tiempo del ciclo de trabajo del operario y de su máquina. (Página 95 y 116 de las lecturas)

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MULTIPLES O PROCEO DE CUADRILLA

Se registran las actividades de varios objetos de estudio (Operarios, máquinas o equipos) según una escala
de tiempo común para mostrar las relaciones entre ellos. (Página 118 de las lecturas)

DIAGRAMA DE MULTIACTIVIDAD Y SUS COSTOS

En el formato se analizan varios diagramas como el de Operación; Hombre-Maquina; Mano derecha-mano
izquierda; Cuadrilla y Multimaquina. Además determina los costos de operación. (Página 121 de las lecturas)
 TECNICAS DE ANÁLISIS CON DETALLE (Pág. 122 de las lecturas)

1. Técnica del Interrogatorio: Efectúa examen crítico y sistemático de las actividades del proceso
con preguntas preliminares y de fondo
2. Listas de comprobación: o de verificación en donde se analiza los factores que afectan las
actividades de la situación actual (Página 125 de las lecturas)

3. Benchmarking: Proceso de mejora continua para medir sus productos, procesos, servicios,
comparándolos con los competidores (Pág. 130 de las lecturas)

4. Análisis de la operación: Se realiza mediante el estudio de 9 enfoques

(Página 133 de las lecturas)

*Propósito de la operación *Diseño de partes *Tolerancias y especificaciones

*Material *Secuencia y procesos de manufactura
*Preparación y herramental
*Manejo de materiales * Distribución en planta
*Diseño del trabajo.
 SISTEMAS PRODUCTIVOS Y SUS CARACTERÍSTICAS
ENFOQUE EN EL PROCESO ENFOQUE REPETITIVO ENFOQUE EN EL PERSONALIZACION
(BAJO VOLUMEN, ALTA (MODULAR) PRODUCTO (ALTO MASIVA (ALTO VOLUMEN,
VARIEDAD) VOLUMEN, POCA ALTA VARIEDAD)
VARIEDAD)
1. Fabricación de productos en 1. Grandes corridas de productos 1. Fabricación de gran cantidad 1. Fabricación de productos en
pequeña cantidad y gran variedad estandarizados con opciones de productos con poca variedad gran cantidad y mucha variedad

2. Muchas instrucciones de 2. Con operaciones repetidas 2. Hay pocas órdenes e 2. Se requieren muchas
trabajo por cuanto cada tarea Se reduce capacitación y cambios instrucciones de trabajo, hay instrucciones de trabajo por
cambia. en las instrucciones. tareas estandarizadas. pedidos personalizados.

3. El producto en proceso es alto 3. Se emplean técnicas de 3. El Inventario de Producto en 3. El inventario de producto en

comparado con la producción inventario Justo a Tiempo proceso es bajo con relación a proceso disminuye con JIT.
la producción

4. Las unidades se mueven 4. El movimiento se mide en hora y 4. El movimiento de unidades 4. Los bienes se mueven con
despacio en la planta días. en la instalación es rápida rapidez por las instalaciones

5. Los bienes terminados suelen 5. Los bienes terminados se 5. Los bienes terminados suelen 5. Los bienes terminados suelen
hacerse por pedido y no se producen según los pronósticos producirse de acuerdo con el hacerse sobre pedido
almacenan frecuentes pronóstico y se almacenan

6. Los costos fijos tienden a ser 6. Los costos fijos dependen de la 6. Los costos fijos tienden a ser 6. Los costos fijos tienden a ser
bajos y los costos variables altos. flexibilidad de las instalaciones. altos y los costos variables altos, pero los costos variables
bajos. deben ser bajos.