MODELIZACIÓN DE

PROCESOS

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN

EDUCACIÓN
 Clasificación de procesos
Procesos que se deben tomar en cuenta para el diseño
de Mapeo de un proceso.

 Procesos estratégicos: es la base de la documentación

existente para que los procesos clave sean validos y
funcionales.
 Proceso clave: aquellos de los que la organización tiene
gran dependencia, debido a uno o varios de los siguientes
puntos:

 Procesos de apoyo: son los que ayudan a que el procesos

clave se desarrolle.
 El mapa de procesos

 El mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos que

integran la organización y las relaciones existentes entre ellos, y
aporta una perspectiva de la misma a alto nivel y de cómo se llevan a
cabo las tareas esenciales que aportan valor a los clientes.

 A través de este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o

pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin
embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del
trabajo.

 El objetivo principal que se busca conseguir con su realización es que

la empresa disponga de una base de referencia donde estén definidas
las distintas actividades que se están realizando.
 El mapa de procesos
 Para el desarrollo del mapa de procesos se adopta un enfoque
generalista frente a un enfoque específico, centrado
principalmente en las actividades que generen valor y con el que se
busca llegar a un compromiso entre dos posibles extremos: exceso
de información con poco valor y un exceso de detalle que dificulta
la interpretación.

Los mapas de procesos son útiles para:

 Conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente.

 Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o
aumentar la calidad.
 Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo
proyectos de mejoramiento del proceso.
 Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos
críticos.
 Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de
resultados.
 El mapa de procesos
Cuando utilizar los mapas de procesos

 Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan

con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún
servicio o resultado.

 Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el

resultado del trabajo.

 Cuando existe una necesidad continua de adiestrar personal para

llevar a cabo el trabajo,

 Cuando es necesario establecer indicadores para medir la

efectividad o eficiencia del trabajo,
 El mapa de procesos
COMO PREPARAR UN MAPA DE PROCESOS

 Un proceso es la transformación que resulta de combinar una o más

tareas, bienes o servicios, para producir un bien o servicio de mayo
valor (resultado).

 Se observan uno o más procesos que contribuyen de forma

significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un
servicio o un producto.

 Existen varios métodos para representar un proceso. La selección

de uno sobre otro dependerá del propósito para el cual se
prepara. Dos alternativas son: el flujograma y el mapa de procesos
cruzados.

 Cuando el resultado (producto o servicio) requiere de la

participación activa de varias unidades de trabajo, resulta útil
comenzar el análisis con el mapa de procesos cruzados.
 Descripción y documentación de un
proceso
Misión del proceso.
 Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas
entre sí que, partiendo de uno o más inputs los transforma, generando un
output.

Documentación de proceso.
 Es un método estructurado que utiliza un preciso manual para comprender
el contexto y los detalles de los procesos claves. Siempre que un proceso
vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como
punto de partida.

Los pasos que deben llevarse a cabo para la realización de la documentación

de procesos y la creación de un manual son:

 1º paso la selección del proceso a documentar.

 2º la recolección de la información relacionada con el proceso.
 3º análisis de la información.
 Descripción y documentación de un
proceso
Controles
Todo aquello que regula el proceso:
Pasos/pautas
Reglas/normas
Entradas Salidas
Materiales, Producto o
equipos, servicio que s
información, Proceso creado por el
personas proceso, que es
Recursos entregado al
económicos, etc cliente.

Herramientas, funciones y
habilidades
Medios o recursos para llevar
a cabo el proceso y funciones
, habilidades o capacidades
requeridas para desempeñar
eficazmente el proceso.
 Análisis de los procesos

Fases del análisis.

 1. Identificar las necesidades del cliente.

 2. Realizar un estudio de viabilidad económico, técnico y

legal.
 3. Conocidas las necesidades del cliente y la viabilidad del
proyecto, si se decide seguir adelante con él se han de
asignar las funciones a desempeñar por el personal que
interviene en el desarrollo y se debe realizar una
especificación de requisitos que sirva para el posterior
desarrollo del sistema.
 Análisis de los procesos
Posibles problemas y deficiencias en la interpretación.

La principal causa de deficiencia en la interpretación de los diagramas de

flujo se debe a que estos pueden no reflejar la realidad, debido a:

 Se debe representar el proceso ideal tal y como debería ser

realizado, y no lo habitual de aquellos que lo ejecutan.

 Alguno de los participantes no aportan información sobre partes del

mismo.

 Se consideran irrelevantes pequeños bucles existentes.

 Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera

parte del proceso.

 Se utilizan diagramas de flujo desfasados que no han sido revisados

después de producirse cambios en el proceso.
 Rediseño de los procesos
El rediseño y la mejora de procesos busca satisfacer mejor los requisitos
de los clientes. Los tres elementos principales de un sistema bien
diseñado son:

 Eficacia o efectividad.
 Eficiencia.
 Flexibilidad.

Asimismo, los tres tipos de rediseño de procesos que se pueden acometer

son:
 Mejora de costes.

 Mayor competitividad.

 Innovación radical.

Por tanto, el rediseño se trata de replantear desde una base cero cómo
se hacen las cosas.
 Esquema mapa de proceso

Proceso de actualización de planes de

estudio o creación de nuevas mallas
curriculares.
Satisfacción del
Diseño de planes
Cliente (estudiante) Formación Control escolar de estudios
Titulación

Entradas
Salidas
funciones
 PROCESO

Para recordar:
Proceso: viene del latín PROCESSUS, que significa avance y
progreso.
Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo
interrelacionadas, que se caracterizan por requerir ciertos
insumos (productos o servicios de otros proveedores) y
tareas particulares que implican valor añadido, con miras a
obtener ciertos resultados.
ESQUEMA
Procedimiento
Eficacia: Capacidad
Especificación de la para alcanzar
forma en que se
resultados deseados
realiza alguna
actividad

Entradas PROCESO
Salidas
Proveedores Conjunto de actividades CLIENTES
Insumos
interrelacionadas o que Productos
Equipos
Métodos interactúan Servicios
Infraestructura Información
Personal, etc.
Requisitos
Requisitos
Actividades de seguimiento y
medición Eficiencia: Resultados
alcanzados vs. recursos
empleados
Los procesos forman parte de un conjunto de
elementos que interactúan para lograr un propósito
común, a esto se le conoce como SISTEMA.
SISTEMA
OBJETIVOS

Organización Procedimientos

SISTEMA

Procesos Recursos

RESULTADOS
 Identificación
Secuencia e interacción
Criterio y métodos
(a, b, c)

PLANEAR

AJUSTAR HACER

Implementación Implementación
de la mejora de lo planeado
(f) (d)

VERIFICAR

Medición y análisis
(e)
 Análisis y mapeo de procesos

Mapeo de procesos: actividad que se realiza para crear una

representación gráfica (o mapa) de un proceso de trabajo,
mostrando sus entradas, salidas y la secuencia de actividades.
 Análisis y mapeo de procesos

Permite:

Describir en forma clara y sencilla el funcionamiento de un

proceso, para facilitar su comprensión.

Identificar las áreas de oportunidad de mejora de los mismos

(métodos alternos para la ejecución de actividades,
optimización de tiempos, eliminación de etapas que no
aportan valor, aumento de la productividad etc.).

Facilitar el entrenamiento a nuevos empleados.

 Análisis y mapeo de procesos
Permite:

 Definir las funciones y responsabilidades.

 Facilitar la identificación de los puntos de medición para

evaluar el desempeño de los procesos.

 Proporcionar información para la documentación de los

procesos.

 Aumentar el nivel de satisfacción de los clientes.

 Análisis y mapeo de procesos

Pasos para el mapeo de procesos:

 Identificación y clasificación de procesos.

 Mapeo de procesos por niveles.

 Diagramación de los procesos individuales.

 Identificación y clasificación

Características de los procesos:

 Se pueden definir: tienen un principio y un fin;

transforman entradas en salidas aportando valor y generan
productos o servicios; se pueden representar en diagramas;
tienen un dueño.

 Se pueden repetir: secuencias de actividades que son

repetidas de manera sistemática.

 Se pueden predecir: se pueden controlar, estabilizar y

alcanzar resultados consistentes.

 Se pueden mejorar: evaluación y mejora continua

 Modelo de Procesos
ISO 9001:2008
Mejora continua del sistema de
gestión de la calidad

Responsabilidad
de la dirección Clientes
Clientes
(y otras
(y otras
partes
partes Gestión de Medición, análisis interesadas)
interesadas) los recursos y mejora

Entradas Salidas Satisfacción

Requisitos Realización
del producto Producto

Actividades que aportan valor

Flujo de información
 Identificación y clasificación

También pueden dividirse en:

Macro proceso: se refiere a un proceso global, de gran alcance,
que generalmente cruza los límites de las áreas funcionales.
Micro proceso: es un proceso más detallado, que generalmente es
un sub-proceso de un macro proceso.
 Diagrama de relaciones

Proveedores La Organización Resultados Clientes

Insumos
Procesos de la Gerencia
1
A
Procesos Proceso de
administrativos
Ventas
2
B Proceso de
operación
3
Procesos de
C Procesos importaciones/
de calidad exportaciones
4
Procesos de Sistemas

Nivel 1: Identificación de los procesos de la organización a nivel

general
 Diagrama de relaciones
Revisión Gerencial Mejora continua Sistema de
Comunicación
Interna

Compras Capacit. y Promoción y Comunicació

desarrollo ventas n con cliente
Cobranza Reclut. y
contratación Descargas Cargas
Servicios Especiales
Auditorías Control de
internas Doctos.
Importación
Acciones Exportación
Corr./prev.

Desarrollo de Software Inst. y Mantenimiento Software

Nivel 1: Identificación de los procesos de la organización a nivel

general
 Proceso de Capacitación

Planeación
del Promoción Gestión de Preparación
programa y difusión recursos de cursos
de cursos

Ejecución del Gestión de

Evaluación programa de Inscripciones
cursos

Nivel 2: Descripción de un proceso específico

 Mapeo por niveles

Diagrama interdisciplinario: Describe la forma en que los procesos

productivos principales de una organización atraviesan los límites de
varias funciones (Visión más detallada).

Cliente
Ventas
Ingeniería
Manufactura
Distribución
 Mapeo por niveles
Pasos para definir un proceso:
 Identificar a los clientes y sus requerimientos.
 Determinar las salidas del proceso: productos, especificaciones.
 Identificar entradas: insumos, requisitos, proveedores.
 Actividades (límites del proceso: inicio, fin)
 Relaciones entre procesos (sistema)
 Mecanismos de control
 Indicadores de desempeño
 Documentos relacionados
 Otros recursos
 Entradas Proceso Salidas

Insumos
Maquinaria Chalecos
Personal Producción Placas
Instructivos balísticas
Especificaciones Mantenimiento
del cliente, etc. de chalecos
 Mapeo por niveles

INICI
O

Diagrama de Flujo: Representación ACTIVIDADES

O ETAPAS

gráfica de todos los pasos de un proceso DECISIÓN NO

?
y su secuencia. Es una herramienta útil SÍ
ACTIVIDADES
A
para examinar cómo se relacionan unos
O ETAPAS

NO
con otros los pasos de un proceso. B DECISIÓN
?
SÍ
ACTIVIDADES
A
O ETAPAS

FIN
 Preparación de cursos

Revisión y Preparación de
Selección e Aprobación
adecuación de materiales y
invitación a de material
material equipo para
instructores didáctico
didáctico participantes e
instructores

Confirmar Verificar
participantes e instalaciones
instructores
 Documentación del SGC
3.Estructura: generalmente es jerárquica. Los niveles típicos son:

Nivel 1: Describen el SGC

Manual de
¿Qué?
la calidad

Nivel 2: Describen la
operación Procedimientos del ¿Quién, qué,
sistema de gestión de cuándo?
la calidad

Nivel 3: Describen
las actividades
específicas Instrucciones de trabajo y otros ¿Cómo?
documentos para el sistema de gestión de
la calidad
Diseño del Definición Implantación Medición del
sistema/ de del Sistema/ desempeño
proceso indicadores proceso

Acciones Ciclo de
correctivas y adecuación
preventivas y control

Mejora e Oportunidades Análisis del

Innovación desempeño
Ciclo de Mejora Continua

Comparación con las

Mejores Prácticas

Planear Hacer Estudiar Actuar