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26-4-2019 Identificación de

procesos
Investigación

Adriana Milena Trejos Mejía


Análisis y desarrollo de sistemas de información
IDENTIFICACAION DE PROCESOS
Conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico.
La identificación de procesos consiste en "hacer trozos" las actividades de la
organización repartiéndola en grupos homogéneos, en las que las actividades de cada
grupo tengan relaciones causales. Para ello se recomienda identificar los
productos/servicios de la organización/área, los procesos serán los conjuntos de
actividades mediante los cuales se realizan los productos/servicios.

TIPOS DE PROCESOS

Procesos estratégicos

Son los que tienen como propósito definir estrategias para cumplir con los objetivos
de la empresa, de acuerdo con su misión, visión y valores; es decir, con su identidad
organizacional. Involucran a los directivos de las empresas y gerentes de cada área.

Procesos de soporte

Son los procesos de apoyo que ayudan a cumplir con los objetivos de la organización,
como sistemas de información y control de calidad. Son elementos clave para la
ejecución del resto de los procesos, sobre todo los operativos.

Procesos operativos

Son los destinados a generar los productos o servicios que ofrece la empresa. Se
encargan de la producción, el desarrollo del producto, entre otras cosas. De sus
resultados depende en parte la satisfacción del cliente en cuanto al consumo de la
marca y de la percepción que tengan los accionistas acerca de la organización.
CARACTERISTICAS
- Un proceso debe ser medible
- Un proceso debe tener un resultado específico
- Un proceso debe entregar resultados a quien lo ejecuta
- Un proceso debe tener alguien o algo que lo ejecute
Podemos hablar de proceso si se cumplen las siguientes características:
• Se pueden describir entradas y salidas.
El proceso afecta a varios límites organizativos funcionales.
• Es capaz de cruzar vertical y horizontalmente la organización.
Se trata de una de las características principales del proceso.
• Se habla de metas y fines en lugar de acciones y medios, es decir, el proceso
responde al “¿qué?”, no al “¿cómo?”.
• El proceso debe ser fácilmente comprensible por cualquier persona de la
organización.
• El nombre que se asigne al proceso debe ser representativo de los conceptos y
actividades incluidos en el mismo.
Dos características esenciales de todo proceso son:
Variabilidad del proceso
Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de
actividades realizadas que, a su vez, generan variabilidad en los resultados del
mismo expresados a través de mediciones concretas.
Repetitividad del proceso
Como elemento clave para su mejora. Los procesos se crean para producir un
resultado y repetir ese resultado.
Esta característica de repetitividad permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo:
• Cuantas más repeticiones más experiencia.
• Merece la pena invertir tiempo en mejorar el proceso, ya que los resultados se
van a multiplicar por el número de veces que se repite el proceso.

ANALISIS

El análisis de procesos es el acto de llevar a cabo una revisión exhaustiva y llegar a


una comprensión completa de un proceso de negocio (o parte de éste) con el objetivo
de mantener o lograr la excelencia del proceso o lograr mejoras incrementales o
transformacionales en un proceso empresarial.

El análisis de procesos implica mirar todos los componentes de un proceso – entradas,


salidas, mecanismos y controles – inspeccionar cada componente individualmente y
cómo interactúan para producir resultados.
A menudo, estos componentes pueden clasificarse en las personas, los procesos, las
aplicaciones, los datos y la tecnología necesarios para soportar una meta u objetivo
empresarial.

Los análisis cubren y descubren calidad, tiempo y costos en todos los puntos de un
proceso de negocios, desde el inicio hasta la finalización.

METODOLOGIAS

El análisis de procesos de negocio es un método estructurado de análisis que intenta


dar respuesta a las siguientes preguntas:
Pregunta Se aborda en esta fase del BPA

¿Qué queremos lograr? Definición del Proyecto y del alcance


¿En dónde estamos? Descripción/Análisis "Tal como está"
¿Qué queremos lograr? Diseño/Validación "Como se desea que esté"
¿Cómo llegamos ahí? Oportunidades de mejora y de implementación de
proceso "Como se desea que esté"

Defina el Alcance del Trabajo

El primer paso de cualquier proyecto de facilitación del comercio es definir el alcance del
trabajo. En la facilitación del comercio internacional participan procesos comerciales,
logísticos, reglamentarios y de pagos. Las partes que participan en estos procesos son los
Clientes, Proveedores, Autoridades e Intermediarios (como los Proveedores de Servicios de
Transporte y las Instituciones Financieras que les dan servicio).
Proceso "Tal Como Está"

En el Análisis de Proceso de Negocios la descripción de los procesos Tal como Está


(As es) constituye la primera fase después de haber identificado el alcance del trabajo.
Las medidas para racionalizar, armonizar, simplificar y automatizar los procedimientos
y los documentos de comercio dentro de una región o un país solo pueden identificarse
y llevarse a cabo una vez que se cuenta con una imagen clara de los procesos y
procedimientos actuales.
Los procesos de comercio se pueden definir en términos de los participantes que están
involucrados en el intercambio de la información, la información que se requiere para
que el proceso se lleve a cabo, los resultados que se generan de la ejecución del
proceso, y las normas que los rigen.
El resultado principal de esta primera parte del ejercicio de un BPA para la facilitación
del comercio incluye los siguientes componentes:

 Diagramas del proceso


 Descripciones del proceso
 Gráfica de plazos del procedimiento
 Formularios y documentos de Leyes, normas y reglamentos relacionados al comercio
Los procesos se pueden ilustrar usando los diagramas de Caso de Uso y se pueden
describir como una o más descripciones de Caso de Uso. En los diagramas de
Actividad se pueden presentar diagramas más detallados que muestren las
actividades de los diferentes socios y los flujos de información entre ellos..

Proceso "Como Se Desea Que Esté"

Cuando se diseñan e implementan en esta fase los procesos mejorados, es


necesario identificar las oportunidades de mejora de las fases previas. El Análisis de
Procesos de Negocio que se llevó a cabo en las etapas previas habrá identificado
diversas maneras de hacer más efectivo y eficaz el proceso general. Algunas implican
cambios de políticas, pero la mayoría se refiere a procedimientos para racionalizar,
para eliminar la duplicación en la recopilación de la información y reemplazar los
sistemas basados en papel por procedimientos de comercio electrónico. El modelado
de Procesos de Negocio puede usarse para diseñar un sistema mejorado y respaldar
su implementación. Este ejercicio de modelado requiere herramientas para garantizar
que los resultados describan la solución que se contempla de una manera consistente
y estandarizada.
Identifique Oportunidades de Mejora

En esta fase, el análisis de procesos de negocio consiste en el análisis de los procesos


"Tal como está" y la identificación de temas problemáticos y mejoras potenciales.
Factores como la necesidad de adaptarse a cambios reglamentarios, asuntos de
seguridad comercial, y el esfuerzo para garantizar que la información llegue antes de
que arribe la mercancía a fin de reducir los retrasos, pueden impulsar los cambios
necesarios.
El proceso de análisis incluye la identificación de un subconjunto de actividades que
causan demoras prolongadas, procedimientos duplicados, requisitos documentales
redundantes, etc. Se pueden lograr mejoras con el uso de documentos
estandarizados, de recomendaciones y con la adopción de una estrategia de
Ventanilla Única que proporcione datos de entrada comunes entre los sistemas que
anteriormente funcionaban de manera independiente. Las medidas de desempeño
como el tiempo promedio para ejecutar un proceso se pueden comparar con los
objetivos o con las normas internacionales para identificar las áreas de mejora.
 Medidas de desempeño: Con base en procesos “Tal como está”, determine el tiempo
promedio que toma completar los procesos, el tiempo promedio de envíos, tiempos
necesarios para la liberación, etc. Compare contra las metas establecidas por la
administración o contra los puntos de referencia internacional.
 Identifique cuellos de botella: Los diagramas de actividad pueden ayudar a
identificar cuellos de botella. ¿Pueden estos eliminarse con recursos adicionales, o
reorganizando los procesos, o ejecutando los procesos en paralelo en vez de hacerlo
de manera secuencial?
 Mejores prácticas: ¿Usan los procesos actuales los mejores estándares y las mejores
prácticas internacionales? ¿Se utilizan los documentos estándares de la ONU, los
mensajes estándares del EDIFACT/ONU o los esquemas XML?
 Disminuya lo requisitos de datos: Identifique la mínima información que se requiere
para permitir que cada proceso se lleve a cabo. ¿Se puede reducir la cantidad de datos
que se solicita actualmente?
 Armonice los datos: ¿Se pueden armonizar los datos requeridos por los distintos
procesos/entidades a fin de simplificar los requisitos de quienes presentan los datos
(comerciantes, proveedores de transporte, agentes aduanales, etc.)?
 Ventanilla Única: ¿Pueden usar diferentes entidades una misma entrada?
 Entrada electrónica: Considere pasar de las entradas en papel a las entradas en
computadora para reducir errores y retrasos.

ELABORACION DE MAPAS DE PROCESOS


Los mapas de procesos son representaciones gráficas, ordenadas y secuenciales de
todos los procesos y actividades
El mapa de procesos impulsa a poseer una visión más allá de los limites funcionales,
mostrando las relaciones de las actividades con los clientes externos, proveedores y
grupos de interés
Cómo hacer un mapa de procesos paso a paso:
1. Identificar a los actores que van a intervenir en él. Se entiende por actores
a todas aquellas personas, empresas o instituciones que formen parte de la
empresa de uno u otro modo.
2. Plasmar la línea operativa. El segundo paso es establecer la línea que se
sigue en el proceso /procesos a analizar. Para ello es necesario responder a
qué se dedica la empresa. La respuesta es lo que se conoce como procesos
clave y es lo que plasmaremos en este segundo punto.
3. Identificar los procesos de apoyo. Seguro que el proceso principal requiere
de procesos extra que le ayuden a desarrollarse por completo. Estos procesos
de ayuda son los que hay que enumerar en este punto.
4. Establecer los procesos estratégicos. Se conocen como procesos
estratégicos a todos aquellos que hacen referencia a la dirección de la
empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad…
5. Ahora es el momento de plasmar todos estos procesos en el mapa y
establecer relaciones entre ellos de manera que, con un simple vistazo
quede claro cuál es la función de cada proceso y cuál es su importancia para el
desarrollo de la actividad.

IDENTIFICACION DE PROCESOS CRITICOS

Todo proceso que puede exponer a la empresa a un efecto perjudicial, es de riesgo y,


por lo tanto, es crítico.

Alto riesgo: si estos procesos no ocurren de la forma adecuada, existen grandes


riesgos para la empresa, de varios tipos: financieros, ambientales, jurídicos, operativos
y otros. Sin neumáticos, el riesgo de no completar el viaje es muy grande.

Vitales para el funcionamiento de la empresa: sin ellos la empresa, sencillamente no


puede funcionar. Un proceso de alto riesgo no necesariamente paraliza a la empresa (el
coche puede seguir andando de forma precaria), ya un proceso vital, hace que la
empresa no entregue ningún valor al final de la cadena de procesos (sin gasolina, a
causa del tanque perforado, el coche no va a andar nunca).

Procesos que están en contacto directo con los clientes: en el ejemplo del coche,
este tipo de proceso crítico podría ser representado por las pésimas condiciones que
todos los coches presentaban. Vale notar que el negocio sólo fue realizado porque se
trataba de una emergencia, de lo contrario, no se habría alquilado el coche.
ENFOQUES DE MEJORAMIENTO
El propósito del enfoque basado en procesos es mejorar la eficacia y eficiencia de la
Organización para lograr los objetivos definidos en el Plan Estratégico que debería tener
la empresa.

Un enfoque basado en procesos es una excelente vía para organizar y gestionar la


forma en que las actividades de trabajo crean valor para el cliente y otras partes
interesadas.