El camino hacia la Certificacin

La certificacin, segn las especificaciones de una norma es el resultado de una evaluacin exitosa realizada por una tercera parte independiente. Ya sea que se trate de la certificacin de un sistema de gestin, un producto o un servicio, es la prueba para los clientes, de que se satisfacen los requisitos de ciertas normas nacionales o internacionales. El proceso de certificacin difiere levemente segn se trate de la certificacin de sistemas de gestin, de productos, o de servicios. Para sealarle el camino a la certificacin, tomaremos como ejemplo la certificacin de un sistema de gestin. La preparacin para la certificacin Despus de decidir cul sistema de gestin desea implementar, hay que dar ciertos pasos iniciales. La experiencia ha demostrado que algunos consejos simples, a menudo aparentemente triviales, resultan muy valiosos para las empresas que desean obtener la certificacin. Desde el comienzo, recuerde lo siguiente:

Asegrese de que comienza el proceso con la actitud correcta. Asegrese de tener una comprensin total del concepto que se establece en la norma, y utilice la norma como una plantilla gua para definir su sistema de gestin. Sepa qu significar para su empresa la aplicacin de la norma y cules son sus implicancias. Utilice la norma como herramienta para la mejora. Asegrese de comprender los riesgos y procesos que afectan la capacidad de su empresa para llevar a cabo su estrategia comercial. Seleccione su socio (organismo de certificacin) con todo cuidado.

Pasos a seguir A continuacin encontrar 10 pasos generales que lo llevarn por el camino de la certificacin: 1. Compre la norma Compre la norma y lala para familiarizarse con los requisitos. Despus decida si tiene sentido buscar la certificacin de su organizacin bajo esta norma. Para compra de normas vea: http://www3.inn.cl/ventas/portada/index.php 2. Revise la bibliografa Existe gran cantidad de informacin publicada que lo ayudar a entender e implementar una norma. Si bien este paso no es perentorio, si es deseable en el proceso de certificacin. 3. Forme un equipo y defina su estrategia La adopcin de un sistema de gestin debe ser una decisin estratgica de toda la organizacin. Adems de un equipo dedicado a desarrollar e implementar su sistema de gestin, es esencial que la direccin de la empresa est involucrada en el proceso de creacin. Ellos deciden la estrategia comercial que debe estar apoyada por un sistema de

gestin eficiente. Adems, usted necesita un equipo dedicado a desarrollar e implementar su sistema de gestin. Si el tamao de su organizacin no amerita la creacin de estos equipos, podra obviar este paso, pero debe tenerlo presente como algo deseable dentro de su proceso de certificacin.
4.

Determine las necesidades de capacitacin Los miembros del equipo responsable de implementar y mantener el(los) sistema(s) de gestin deben conocer todos los detalles de la(s) norma(s) aplicable(s). Existe una amplia gama de cursos, talleres y seminarios destinados a satisfacer esas necesidades. (Vea:
http://www3.inn.cl/capacitacion/portada/index.php )

5. Revise las opciones de consultores Los consultores independientes podrn asesorarlo sobre un plan de estrategia de implementacin que sea posible, realista y econmico. (Vea: Registro de Consultores y Organismos de Certificacin en www.inn.cl) 6. Elabore un manual de sistemas de gestin Su manual de sistemas de gestin debe describir las polticas y las operaciones de su empresa. A travs del manual, usted ofrecer una descripcin exacta de la organizacin y la mejor prctica adoptada para satisfacer las expectativas de sus clientes en forma consecuente. 7. Elabore procedimientos Los procedimientos describen los procesos de su organizacin y la mejor prctica para lograr el xito en esos procesos. Esos procedimientos deben responder las siguientes preguntas sobre cada uno de los procesos: - por qu - quin - cundo - dnde - qu - cmo 8. Implemente su sistema de gestin La comunicacin y la capacitacin son dos factores clave para una implementacin exitosa. Durante la fase de implementacin, su organizacin estar trabajando segn los procedimientos desarrollados para documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestin. 9. Considere la posibilidad de una pre-auditora Usted puede optar por tener una evaluacin preliminar de la implementacin de su sistema de gestin por parte de un organismo de certificacin. El propsito de ello es detectar reas de no conformidad y permitirle corregir esas reas antes de comenzar el proceso de certificacin. Si le dicen que un rea presenta una no conformidad, significa que cierta parte de sus sistemas de gestin no cumple los requisitos de la norma. 10. Seleccione el organismo de certificacin Su relacin de negocios con el organismo de certificacin se mantendr por muchos aos, ya que usted debe mantener la certificacin. La mejora continua es la clave para tener un sistema de gestin eficiente. El organismo de certificacin lo ayudar a obtener el mximo

valor del proceso de certificacin, mediante la evaluacin de fortalezas y oportunidades de mejora. Para la gerencia superior, esto significa mayor conocimiento de la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos estratgicos. En estos tiempos en que las empresas estn bajo la lupa, es tambin esencial elegir un organismo de certificacin con una reputacin impecable. Una vez que haya implementado su sistema de gestin, estar listo para comenzar el proceso de certificacin con un organismo de certificacin acreditado.

Certificacin con Organismos Acreditados

El tener un sistema de gestin certificado puede ser un viaje hacia la mejora de su empresa. Adems cada vez con mayor frecuencia, la certificacin forma parte de los requisitos para obtener contratos. Pero, qu es la certificacin, la acreditacin y cmo funciona el proceso de certificacin? Qu es la acreditacin? La acreditacin verifica la competencia del organismo de certificacin. Una autoridad acreditadora evala si el organismo de certificacin cumple los criterios de acreditacin. Ello tiene el propsito de verificar que el organismo de certificacin cumple todos los requisitos actuales. Es la forma que tienen las autoridades para auditar a los auditores (organismos de certificacin). Qu es la certificacin por una tercera parte independiente? La certificacin de los sistemas de gestin se utiliza para demostrar cumplimiento de acuerdo con una norma. Los organismos de certificacin (terceras partes independientes) prestan servicios de auditora a las empresas que desean obtener certificacin en virtud de normas especficas. Usted brinda informacin al organismo de certificacin sobre cules son los procesos operativos ms vitales para el xito de su empresa. Ellos evalan su desempeo en estas reas de inters y ayudan a identificar dnde concentrar las iniciativas de mejora, a la vez que verifican el cumplimiento de las normas elegidas. El resultado es la certificacin, si es que el sistema de gestin cumple con las normas. Pero adems, se genera una evaluacin de su rendimiento en las reas de inters. Cmo hacer para estar certificado? Un sistema de gestin exitoso es aqul que recibe mejoras en forma continua. Tanto el sistema de gestin como la certificacin deben ser mantenidos. Si no se mantiene, el sistema de gestin se torna obsoleto. Por lo tanto, la certificacin consta de dos etapas: la certificacin inicial y, de ah en ms, el mantenimiento de la certificacin.

Certificacin inicial 1. Reunin Informativa Para adaptar la auditora, el organismo de certificacin necesita saber lo que es importante para su organizacin. Deben tener un claro entendimiento de su estrategia comercial y las condiciones que afectan la capacidad de alcanzar dicha estrategia. Posteriormente, se identifican entre 3 y 5 reas en las cuales se centrar la auditora. Las reas de inters deben estar vinculadas al sistema de gestin y reflejar los riesgos o las oportunidades de mayor importancia para usted. El consenso acerca de las reas de inters es un esfuerzo colaborativo, y los auditores pueden ayudar a sugerir reas de inters si fuera necesario. La gerencia superior debe participar en esta etapa. 2. Revisin de la documentacin El auditor lder evala el manual del sistema de gestin de su organizacin. El informe de la revisin de la documentacin resume los hallazgos de este proceso. El informe indica si su organizacin est lista para proceder con la auditora de certificacin. El anlisis de la documentacin puede efectuarse antes o durante la visita inicial. 3. Visita Inicial Antes de la auditora de certificacin real, se realiza una visita preliminar a su empresa. La visita inicial puede combinarse con el anlisis de la documentacin. La visita inicial tiene dos objetivos:
o

Verificar su estado de preparacin para la auditora de certificacin, es decir, revisar el manual, verificar los procedimientos, recorrer las instalaciones, y verificar brevemente la implementacin de su sistema de gestin. Repasar la informacin sobre el rea de inters y establecer entre 3 y 5 reas de inters sobre las cuales se centrar la auditora.

El alcance y el programa de auditora se acordarn a partir de estos datos 4. Auditoras de certificacin La auditora de certificacin consiste en entrevistas informales, exmenes, y observaciones del sistema en operacin. Durante este proceso, se evala el grado de cumplimiento de su sistema de gestin con los requerimientos de la norma elegida y el rendimiento en las reas de inters identificadas. Cuando hay cumplimiento, se entrega el certificado. Los hallazgos relacionados con las reas de inters sern presentados al final de la auditora en una reunin de cierre, y sern incluidos en el informe de auditora. En la

reunin de cierre, usted tambin podr suministrar informacin respecto de las reas de inters, es decir, si es que en auditoras futuras debern incluirse nuevas reas de inters.

Mantencin de la certificacin En esta etapa usted ha completado la certificacin inicial y puede avanzar hacia la mantencin de su certificacin. 1. Auditora peridica Cada certificado entregado tiene un perodo de vida de tres aos. Se organiza un calendario de auditorias peridicas por este perodo. Estas auditorias confirman que su compaa sigue cumpliendo con los requerimientos especficos de la norma a la vez que vuelve a evaluar el rendimiento en las reas de inters. Se requiere al menos de una auditora peridica al ao. 2. Auditora de recertificacin Pasados los tres aos, se le renovar la certificacin mediante una auditora de recertificacin. Ventajas de la obtencin de la certificacin La certificacin de un sistema de Gestin de la Calidad comporta a todas las empresas u organizaciones:

Mejora del prestigio y de la imagen. Incremento de la competitividad y penetracin en los mercados. Aumento de la confianza de los trabajadores, proveedores y en general de la Sociedad. Es un apoyo para asegurar un buen nivel de satisfaccin de los clientes. La certificacin, asegura que los bienes o servicios cumplen requisitos obligatorios relacionados con la salud, la seguridad, el medio ambiente etc. Para los grandes compradores, como el estado por ejemplo, es una herramienta importante en la evaluacin de proveedores, en procesos contractuales y para verificar que el bien adjudicado en un proceso contractual, sea entregado cumpliendo con los requisitos establecidos en los trminos de las licitaciones. La certificacin le permite demostrar el cumplimiento de los requisitos tcnicos establecidos en los acuerdos contractuales o que forman parte de las obligaciones legales Cada vez son ms las empresas que exigen la certificacin como factor fundamental en sus relaciones de negocios. Tambin puede ser una excelente herramienta para evaluar de forma independiente: La mejora del desempeo de los trabajadores. La productividad. La calidad de los productos o servicios que se realizan y su plazo de entrega. Si el nivel de recursos destinados a las tareas es suficiente. La eficacia de los procesos y productos que se realizan.

El seguimiento de los beneficios econmicos que puedan derivarse de la aplicacin de un Sistema de Gestin de la Calidad.

Hasta aqu hemos visto los pasos necesarios para certificar un Sistema de Gestin de la Calidad. Cuando lo que se quiere certificar es la calidad de un producto, es decir, certificar que un producto cumple con determinadas normas, el procedimiento difiere levemente del anterior, en el sentido que no basta con las auditoras, si no que el producto debe ser testeado en laboratorios acreditados que puedan realizar las pruebas que establece la norma segn la cual se busca certificarlo. Los siguientes dos esquemas muestran el proceso para certificar un producto y para la posterior mantencin de la certificacin.