DURACION ESTIMADA DE LA IMPLANTACION

El tiempo necesario depende de:

El compromiso de la Dirección
La complejidad de los Procesos,
Variedad de productos y/o Servicios
El número de procesos que desarrollamos,
El número de Personas a Capacitar y entrenar

TIEMPOS ESTIMADOS

Gran Empresa: 18 a 24 Meses

Mediana Empresa: 12 a 18 Meses
Pequeña Empresa: 12 Meses

PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

1. Evaluar la necesidad y metas de la organización con relación a la implementación de un

SGC.
En esta etapa, la organización debe identificar las metas que quiere alcanzar a través de la
implementación del SGC, tales como la satisfacción de sus clientes, una mayor participación en el
mercado, mejorar la comunicación y moral de la organización, una mayor eficiencia y rentabilidad,
etc. Otro objetivo de implementar un SGC, puede ser la demostración de conformidad por medio de
una certificación por tercera parte, que la puede solicitar un cliente, o que le exigen para poder
registrarse como proveedor de una gran compañía.

2. Información sobre la familia ISO 9000

El personal encargado para iniciar el desarrollo de un SGC, basado en la norma ISO 9001,
necesita entender los requisitos de la ISO 9001:2015, complementada con la ISO 9000:2015 y la
ISO 9004:2008) - ISO 9000:2008: Sistemas de Gestión de la calidad- Fundamentos y Vocabulario
- ISO 9001:2015: Esta norma específica los requisitos del SGC, con el cual una organización busca
evaluar y demostrar su capacidad para suministrar productos que cumplan con los requisitos de los
clientes.
- ISO 9004:2008: Esta norma proporciona orientación para la mejora continua y se puede usar para
mejorar el desempeño de una organización

3. Nombrar un consultor (si es necesario)

Cuando la organización no cuenta con la competencia adecuada para desarrollar el SGC, esta
puede contratar a un consultor. Es importante al momento de la contratación definir el alcance de
su labor. También es posible contratar un consultor solamente para la formación del personal
idóneo, capacitándolo para que realice la formación de todo el personal y el desarrollo del sistema.
4. Sensibilización

Es necesario que el responsable del SGC, despierte la conciencia acerca de los requisitos del SGC
entre todo el personal que realiza actividades que afecten la calidad. Para ello se requiere planificar
y brindar la formación específica sobre el desarrollo del Manual de Calidad (No se solicita en esta
norma) la forma de planear un SGC, identificar e implementar procesos de mejora y auditar la
conformidad del SGC.

5. Análisis (Auto diagnóstico)

La organización debe evaluar las diferencias existentes entre su sistema de gestión de la calidad y
los requisitos exigidos por la Norma ISO 9001, planifique la forma para eliminar dichas diferencias

6. Procesos de realización del Producto

Para determinar cómo los requisitos se aplican o no al SGC de su compañía, se debe examinar el
numeral 8 (Operación) de la Norma ISO 9001:2015

Este numeral incluye los siguientes procesos:

- Planificación y control operacional

- Requisitos para los productos y servicios
- Diseño y desarrollo de los productos y servicios
- Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
- Producción y provisión del servicio
- Liberación de los productos y servicios.
- Control de las salidas No Conformes

Es necesario que la organización determine cual de los puntos anteriores no le aplica, por ejemplo,
para muchas empresas no aplica el diseño y desarrollo de los productos y servicios, por lo cual
puede excluir este requisito explicando en el manual de calidad sus razones.

7. Suministrar el personal

La empresa debe decidir sobre las personas que estarán involucradas en el desarrollo y
documentación de su SGC, nombrando a un representante de la Dirección, quien será el
encargado de supervisar la implementación del SGC. Es útil dependiendo del tamaño de la
organización, crear un comité de Calidad, conformado con personal de todas las áreas críticas

8. Elaboración del Cronograma

Se debe preparar un plan para implementar los requisitos exigidos por la Norma, eliminando de
esta manera las diferencias que se encuentran con el SGC de la organización (como lo determina
el 5 paso). Este plan incluye las actividades por realizar, los recursos que se requieren, las
responsabilidades y un tiempo de finalización estimado para cada actividad. El tiempo total
requerido para cada fase: Planificación, Documentación, Implementación y evaluación, depende
del tamaño de la organización y de las brechas que existen en su SGC.
9. Redacción del Manual de Calidad (Opcional).

El manual de calidad debe incluir:

- La forma como se aplica el SGC a sus productos, procesos, instalaciones y departamentos de
la organización.
- Los requisitos del numeral 8 de la norma que aplican a la empresa, con su respectiva justificación.
- Referenciar o incluir los procedimientos documentados para el Sistema
- Redacción de la Política de Calidad y los Objetivos de calidad de la organización (Opcional).

10. Realización de Auditorías Internas

Durante la fase de implementación, la cual corresponde aproximadamente a 3 o 6 meses después

de redactada la documentación, los auditores entrenados deben llevar a cabo 1 o 2 auditorías que
cubran todas las actividades del SGC, emprendiendo la dirección las correspondientes acciones
correctivas sobre los hallazgos de la auditoria.

11. Solicitud de la Certificación

Después de realizar satisfactoriamente las auditorías internas implementando las acciones

correctivas y de esta manera revisando la eficiencia del sistema de Calidad, y si la empresa desea
obtener la certificación por tercera parte, se debe solicitar una certificación a un organismo de
certificación acreditado, en nuestro país el más reconocido es ICONTEC.

12. Realización de evaluaciones periódicas

Una vez ha sido certificada, la organización deberá realizar periódicamente auditorías internas para
revisar la eficacia del SGC buscando su mejoramiento continuamente., evaluando si el propósito y
metas para los cuales se desarrolló el SGC se estad cumpliendo, incluida su mejora continua

PROCESO DE CERTIFICACION

1. Selección del Organismo Certificador

Los aspectos por considerar al seleccionar el organismo de certificación incluyen:

- Naturaleza de la acreditación del organismo de certificación en el Exterior (para empresas que
exportan)
- Imagen del organismo de certificación.
- Cotizaciones de las tarifas de certificación y auditorias

2. Preparación para la evaluación

El primer paso es que el auditor del organismo de certificación se reúna con la alta dirección de la
organización con el fin de darle toda la información sobre los procesos de la organización que
afectan la calidad. Posterior a esto se inicia el proceso de auditoría, mediante la revisión del
Manual de Calidad de la organización, para asegurar que el manual cubre los requisitos de la
norma
(Auditoria de revisión de documentos).
El auditor informa a la organización cualquier No Conformidad encontrada en la documentación,
para iniciar las acciones necesarias y presentar nuevamente al auditor los documentos. El auditor
además examina cuando un requisito es excluido del Manual de Calidad, como puede ser cuando
se excluye un proceso de la realización del producto, para ello debe estar sustentado esto en el
Manual de Calidad, y ser aceptadas por el Auditor.

3. Auditoria de campo

Después de finalizar satisfactoriamente la auditoria Documental, se inicia el segundo proceso de la

auditoria en las Instalaciones de la empresa, en la fecha en que se indique (esta no es de
sorpresa). La Auditoria se inicia con una Reunión de apertura, en la cual el auditor explica a la
dirección el proceso de auditoría que se realizará, y cuándo y cómo los hallazgos se transmitirán a
la organización.

El auditor o auditores, recogen la evidencia de conformidad o No Conformidad, mediante la

observación y análisis de cada actividad, el examen de procedimientos, registros, analizando las
condicione de manejo de la empresa, realizando entrevistas con los directores y con el personal
involucrado de forma aleatoria. La información que se recolecta es verificada por los auditores
mediante la recolección de la misma información por otras fuentes, tales como observaciones
físicas o mediciones realizadas al producto y la relación de sus registros. El auditor visita y verifica
la conformidad con el Sistema de Gestión de la Calidad en todos los departamentos y funciones
dentro del alcance estipulado por la organización para su SGC.

4. No conformidades

La evidencia recogida por los auditores es comparada con los criterios de la auditoria (Política y
Objetivos de calidad, manuales, procedimientos, instrucciones, contratos, reglamentaciones,
registros, etc.), y los hallazgos de las auditorias, incluidas las no Conformidades, si se presentaron.
Estas No Conformidades se reportan a la Alta dirección en una reunión denominada Reunión de
cierre. Las No Conformidades se clasifican en Menores o Mayores:

No Conformidad Mayor:

- La compañía no implemento alguna parte del SGC

- Algún departamento de la empresa no ha implementado el SGC
- Se encontraron varias No Conformidades menores en los mismos requisitos del SGC
Cuando se encuentra una No Conformidad Mayor, la recomendación por parte del auditor es
posponer la certificación hasta que se verifique la acción correctiva sobre dicha No Conformidad,
mediante una auditoria de seguimiento.

No Conformidad Menor:

Esta significa un incidente de incumplimiento con un proceso definición o un requisito del SGC.

Observación:
Indica que, si la situación encontrada durante la Auditoria no se trata adecuadamente, puede
conducir a una No Conformidad en el futuro.

5. Entrega de Certificado NCM 1 mes mínimo, 3 meses máximo

Con base en las recomendaciones del auditor y después de la revisión independiente de estas
recomendaciones por el organismo certificador. Se expide el certificado, este se expide para el
alcance específico del negocio y para los productos o servicios para los cuales la organización ha
implementado el SGC.
6. Auditoria Complementaria y Entrega de Certificado

El certificado de Calidad se otorga inicialmente por un periodo de 3 años. Durante este tiempo el
organismo certificador realizará auditorias de seguimiento (1 o 2 veces al año), en fechas
acordadas. Previamente el organismo certificador informa el plan de auditorías de tres años,
indicando el alcance de cada auditoria de seguimiento. Después de los tres años se lleva a cabo
una auditoria de re- certificación usando los pasos 2 y 5 de esta guía.

Durante el periodo de certificación, el organismo certificador puede examinar los registros relativos
a las quejas de calidad hechas por los clientes, ya sea directamente a la organización o al
organismo certificador, para evaluar si la empresa está tomando las medidas apropiadas para
eliminar la causa de dichas quejas.

Obtener el Certificado No es el Objetivo Es la consecuencia de implementar un SGC

con la Técnica del trabajo en equipo y con La filosofía del mejoramiento continuo.