Anexo 3 - Matriz de Control Integral Control Contable y Financiero

Área

CONTABILIDAD y CARTERA

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD
FINANCIERA
 CONTABILIDAD
(IMPUESTOS O
TRIBUTARIO)

ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA/LEGAL
Control Integral Control Contable y Financiero

Control

Realizar una conciliación de los ingresos contabilizados y

percibidos en caja y bancos para identificar los rubros que
esten pendientes por contabillizar o que en su defecto han
sido devueltos por el banco; que permita ejecutar la debida
diligencia correspondiente.

Establecer o mejorar los controles internos para asegurar

que se cumplan todas las obligaciones fiscales en el futuro.
Esto puede incluir la creación de listas de verificación o la
utilización de software de contabilidad que alerte sobre la
necesidad de retenciones.

Implementa un proceso claro y eficiente para recibir,

revisar y registrar todas las facturas de proveedores. Esto
puede incluir la designación de una persona o
departamento responsable de recibir las facturas, verificar
su autenticidad y registrarlas en el sistema contable de
manera oportuna.
 establecer un calendario de obligaciones fiscales,
configurar recordatorios automáticos, revisar
periódicamente los documentos fiscales, monitorear
cambios normativos, proporcionar capacitación al personal
y supervisar los procesos internos. Estas medidas ayudarán
a garantizar el cumplimiento oportuno y preciso de las
obligaciones fiscales y evitarán posibles problemas legales
y financieros

Una medida clave sería establecer un calendario de

vencimientos que incluya fechas importantes como la
renovación de la matrícula mercantil. Este calendario
debería ser compartido con el departamento administrativo
o legal y el área contable de la empresa.

establecer un calendario de vencimientos con alertas

automáticas, asignar claramente la responsabilidad a un
miembro del equipo, implementar un proceso de
seguimiento y realizar revisiones periódicas del proceso.
Esto asegura que la empresa esté al tanto de los plazos de
renovación y pueda cumplir con los requisitos legales sin
interrupciones en sus operaciones de distribución.
 MATRIZ DE CONTRO INTEGRA

Compañía_Distr
Fecha_20
Expr

Situación

Devolución del cheque No.435 del Banco BBF por valor de $25.000.000.oo, el cual
había sido recibido del cliente Dora Rojas, en diciembre de 2022, hecho que no está
registrado contablemente, y no se ha realizado la gestión de cobro.

No se practicó la retención en la fuente en el pago de servicios de transporte realizado

por el señor Carlos Matos en noviembre de 2022, por valor de $590.000.

Transferencia realizada el 01 de diciembre de 2022, al proveedor Juan Torres por valor de

$3.800.000, para el pago de la Fra. No.234, la cual no está contabilizada.
 No se presentó la declaración de Retención en la Fuente del mes de diciembre del año
2022.

No se realizó la renovación de la matricula mercantil en la Cámara de Comercio, plazo que

venció el 31 de marzo de 2023.

La empresa Distribuidora Colombina LTDA no renovó su registro de distribuidor ante la

autoridad regulatoria competente
NTRO INTEGRAL CONTROL CONTABLE Y FINANCIERO

ompañía_Distribuidora Colombina LTDA

Fecha_20 DE ABRIL DEL 2024
Expresado en_COP

Riesgo

Causa
Falta de control y segumiento a las transacciones recibidas y
enviadas a consignación al banco proveniente de clientes o
terceros que tengan obligaciones pendientes a favor de la
compañía.

Es posible que la persona responsable de realizar los pagos

no estuviera completamente informada sobre las normativas
fiscales que exigen la retención en la fuente para este tipo
de servicios.

Puede surgir debido a la falta de un sistema adecuado de

gestión de documentos, lo que podría llevar a la pérdida de
facturas oa la falta de acceso a la información cuando sea
necesario
omisión en la presentación de la declaración de Retención en
la Fuente pueden incluir falta de seguimiento de los plazos
fiscales, errores humanos en la contabilización de
transacciones, falta de conocimiento sobre las obligaciones
tributarias, deficiencias en los sistemas de recordatorio y
alerta, y cambios inesperados en el personal responsable de
la tarea.

Falta de seguimiento de plazos legales, errores

administrativos, falta de comunicación interna, cambios en
el personal, o desconocimiento de los procedimientos.

falta de seguimiento de los plazos legales, errores

administrativos, falta de comunicación interna sobre la
responsabilidad de la renovación, cambios en el personal
responsable sin una adecuada transferencia de
responsabilidades, o simplemente falta de conocimiento
sobre los procedimientos y la importancia de la renovación
iesgo

Efecto
Descuadre de los saldos en el banco y poco
fiabilidad en los rubros expresados en el
balance de situación financiera de la
compañía.

sanciones y multas por no cumplir con las

obligaciones de retención en la fuente
establecidas por la ley. Estas multas pueden
ser sustanciales y afectar negativamente la
situación financiera de la empresa.

presenta varios riesgos para la empresa, que

van desde la pérdida de fondos hasta posibles
consecuencias legales y daños a la reputación
 pueden ser financieros, como multas y
recargos por mora, impacto en la reputación
de la empresa debido a la falta de
cumplimiento, pérdida de confianza de
clientes y proveedores, posibles
investigaciones o auditorías por parte de las
autoridades fiscales, y problemas internos de
gestión financiera y contable debido a la falta
de información precisa y actualizada. Además,
puede haber consecuencias legales si la
omisión se considera un incumplimiento grave
de las obligaciones fiscales.

Multas y sanciones financieras, suspensión o

cancelación del registro mercantil, pérdida de
oportunidades comerciales, problemas legales
y administrativos, y daño a la reputación de la
empresa.

La empresa podría enfrentar multas y

sanciones financieras, suspensión de
actividades de distribución, pérdida de
contratos con proveedores y clientes,
problemas legales y de reputación, entre
otros. Además, podría haber interrupciones en
las operaciones de distribución, lo que
afectaría negativamente la capacidad de la
empresa para satisfacer la demanda del
mercado y generar ingresos.
 Recomendaciones

Implementar un esquema de conciliación y

revisión de los movimientos y transacciones
que percibe la compañía en sus bancos y cajas;
que de garantia de la realidad de su estado de
cuenta bancario al cierre del periodo.

Considerar la contratación de asesores fiscales

externos para revisar periódicamente los
procesos de la empresa y proporcionar
formación actualizada sobre cambios en las
leyes fiscales, y implementar listas de
verificación para el proceso de pago que
incluyan pasos específicos para la verificación
de la retención en la fuente.

Es importante que la empresa tome medidas

para abordar esta situación de manera rápida y
efectiva, incluida la investigación de la falta de
contabilización de la factura y la
implementación de controles y procedimientos
para prevenir futuros incidentes similares.
 Establecer un calendario fiscal, configurar
recordatorios automáticos, revisar documentos
fiscales, mantenerse al tanto de cambios
normativos, capacitar al personal y supervisar
procedimientos.

Establecer un calendario de vencimientos

legales con recordatorios automáticos, asignar
claramente la responsabilidad de la renovación,
realizar revisiones periódicas del cumplimiento
legal y capacitar al personal.

establecer un proceso de gestión de

vencimientos con alertas automáticas, asignar
claramente la responsabilidad a un miembro
del equipo, proporcionar capacitación al
personal sobre los procedimientos y la
importancia de la renovación, realizar
revisiones periódicas del proceso y mantener
una comunicación interna efectiva. Estas
medidas asegurarán el cumplimiento continuo
de los requisitos legales y evitarán
interrupciones en las operaciones de
distribución.
 Compromisos

investigar y corregir los errores contables,

fortalecer los controles internos, cooperar con
las autoridades si es necesario y comunicarse
de manera transparente con todas las partes
interesadas. Estas acciones son
fundamentales para mitigar los riesgos y
mantener la integridad financiera y la
reputación de la empresa.
 Investigar la causa de la omisión, regularizar
la situación, implementar controles
preventivos, cooperar con autoridades,
comunicarse transparentemente y capacitar al
personal.

nvestigar la causa de la omisión en la

renovación, realizar la renovación de manera
inmediata, implementar controles para
asegurar la renovación oportuna en el futuro,
aceptar responsabilidad por cualquier
incumplimiento y mantener una comunicación
transparente con autoridades y partes
interesadas

investigar las causas, renovar de inmediato,

implementar controles efectivos para el
futuro, asumir responsabilidad por
incumplimientos y mantener comunicación
transparente con autoridades y partes
interesadas.