CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1. Planteamiento del Problema

(macro)
Al hablar de empresas u organizaciones se tiene que abordar la contabilidad,

ya que sin estos sistemas contables u operaciones seria confuso, tedioso y

extenso el manejo contable. Actualmente las empresas adoptan numerosas

estrategias para lograr una buena organización que facilite y mejore su labor

permitiendo así obtener mejores y mayores resultados. La mayoría de las

organizaciones empresariales públicas y privadas a nivel mundial adquieren

sus bienes y servicios, para luego ser vendidos y transformados, donde por lo

general optan pagar en un plazo determinado. Las organizaciones

empresariales en el mundo no llevan una correcta administración o un control

adecuado en las cuentas por pagar, y en consecuencia se generan los pagos

indebidos o intereses generados por cuentas atrasadas en perjuicio de la

empresa.

Debido a los acontecimientos ocurridos en la globalización y los cambios

tecnológicos, los controles han tenido que modificarse a nivel empresarial de

una sociedad industrial a una sociedad tecnológica, es por ello que también

los

sistemas de control interno han sido desarrollados informáticamente,

integrados en el esquema de la organización empresarial pública y privada

con principios, normas internas y leyes del estado vigentes.

La contabilidad es el pilar de las decisiones de las compañías en Venezuela

actualmente la mayoría de las empresas de servicio o manufactureras operan

con cuentas por pagar, ya que en muchos casos no cuentan con la liquidez

necesaria para realizar alguna compra ni ofrecer algún servicio y resulta más

engorrosos si se cancelan con efectivo a pagarlo en cuotas accesibles, o a

mediano, corto o largo plazo, ya muchas veces se pagan solas con el mismo

producto a invertir, la mayoría son empresas grandes que conlleva a grandes

inversiones o pequeñas que quieren ampliar o destacar su negocio y por lo

tanto optan por los créditos o préstamos. En tal sentido, Gutiérrez (2004, p.

63) plantea que:

“Las cuentas por pagar representan facturas que una empresa posee

pendientes de pago a un proveedor, resultantes de operaciones a crédito con

vencimiento no mayor de un año. Se clasifican como real pasivo, a corto

plazo con saldo acreedor y perteneciente al balance general”.

El autor antes nombrado, hace referencia que las cuentas por pagar son

deudas que la empresa tiene con terceros debido a prestamos realizados u

obligaciones pendientes, se aclara y precisa que tienen un plazo especifico y

que éstas no pueden sobrepasar el mismo, estas deudas para la empresa se

contabilizan o son manejadas mediante facturas para la empresa.

Del mismo modo, en el estado Zulia las empresas al querer satisfacer las

necesidades del mercado se ven obligados a pedir créditos para la

adquisición de productos y así brindar un servicio, pudiendo satisfacer la

demanda del consumidor optando por un nivel competitivo dentro de la región

debido a la adquisición de nuevos proyectos y mejores equipos que logren

posicionar a la empresa dentro del mercado.

(meso)
En Colombia, Las grandes empresas dedicadas a los distintos tipos de

actividades ya sea comercial o industrial entre otros, afrontan problemas en

las mejoras de recuperación de sus activos para así poder solventar sus

deudas a corto y largo plazo, Los pasivos se contextualizan como los

generados por los ingresos que se han producido a lo largo de su periodo

financiero, deudas los cuales generan rentabilidad en sus nuevas inversiones

en el enriquecimiento del patrimonio bruto del ente financiero, con los cuales

afrontan gastos en sus procesos e implementación de nuevos productos

terminados y facilidad en sus procesos. Al mismo tiempo esto genera

pérdidas por falta de liquidez, por eso es fundamental para garantizar la

confiabilidad y el crecimiento de las empresas tener un sistema de control

interno eficiente, donde se garantice la confiabilidad de la información para la

toma decisiones, además el diseño y establecimiento de lineamientos,

mecanismo y

procedimientos que a nivel organizacional regulen y garanticen una

evaluación

constante de sus procesos y operaciones con el fin de verificar el adecuado

desempeño y apego a las políticas y normatividades.

Actualmente en el área de cuentas por pagar, la mayoría de las empresas no

cuentan con un proceso bien definido, es por esto que las actividades son

realizadas a criterio del personal, esto conlleva a la existencia de errores, que

a menudo no se les da seguimiento oportuno y muchas veces no se

solucionan
porque no hay un compromiso por parte del personal dificultando el debido

desarrollo de muchos procesos que son fundamentales en la contabilidad de

las organizaciones.

Asimismo, por la naturaleza y objeto social del negocio, la comunicación

entre

empleados y el jefe inmediato debe ser en base a las políticas y lineamientos,

para que mediante estos se puedan tomar medidas de mejora en el

desempeño del personal.

(micro)

Llevando lo anterior al contexto objeto de estudio la empresa Sykes Colombia

S.A.S de la ciudad de Barranquilla tiene falencias en las cuentas por pagar a

proveedores, esto se debe a que las facturas antes de ser procesadas en

contabilidad (causación y pago) deben cumplir un proceso previo el cual

consiste en anexarle 3 documentos que son un requerimiento una orden de

compra y un recibo conforme del producto o servicio adquirido y estos

documentos deben ser revisados y firmados por los jefes de cada

departamento es decir el requerimiento por el jefe del área que solicita la

compra, la orden de compra por el jefe del área de compras y el recibo

conforme por la persona quien solicita la compra en el área respectiva,

durante este proceso de firmas y gestión de documentos surgen

inconvenientes entre los más comunes son la no oportuna firma del recibo

conforme ya sea porque la persona de logística olvido entregarlo al área

respectiva o porque la persona encargada de diligenciarlo está ausente en su

puesto de trabajo y cuando el área de logística llega a solicitar la firma no hay

quien lo haga, otra de los problemas se presenta con las personas que
recepcionan las facturas en muchas ocasiones las facturas son recibidas

físicamente y el documento se pierde o lo “traspapelan” y cuando el

proveedor cobra es que se dan cuenta que la factura llego y no fue entregada

al departamento de contabilidad, también ocurre con las facturas electrónicas

se reciben al correo asignado para recepcionarlas pero en repetidas

ocasiones la persona encargada de manejarlo no lo revisa por ende no le da

tramite a la factura y cuando ya se da cuenta (casi siempre es el mes

siguiente) pasa la factura a contabilidad solicitando le sea recibida con fecha

del mes anterior porque el proveedor se niega a realizar el cambio de fecha

en la factura sin tener en cuenta las políticas internas y la normatividad legal.

Esto nos permite afirmar que en la empresa no se está cumpliendo a

cabalidad las políticas de control interno y que el departamento de

contabilidad está siendo afectado por el desorden y el mal manejo de los

tiempos de las otras áreas perjudicando así de forma externa la relación

comercial de la compañía con sus proveedores e internamente altera los

presupuestos establecidos semanal y mensualmente para el pago de las

obligaciones.

Tomando en cuenta lo planteado hasta el momento se hace necesario

señalar que de no buscar solución a la problemática planteada podría

generar a la empresa rompimiento de relaciones comerciales con los

proveedores, sobre costo de los productos o servicios comprados ya que se

deben pagar unos intereses moratorios por el incumplimiento de la fecha de

pago e impacto en el resultado de la empresa durante el cierre de un periodo

determinado. Dado lo anterior comentado se debe organizar el área que

presenta el mayor problema que es compras mediante segregación y revisión

de funciones, además de analizar el perfil profesional que debe tener cada

uno de los cargos involucrados en el proceso y evaluar si el personal que

actualmente realiza esas funciones es el idóneo y calificado para llevarlo a

cabo.

1.1. Formulación del problema

¿Qué debe hacer la empresa Sykes Colombia S.A.S. para organizar el

proceso de recepción y tramite de las facturas proveedores y hacer cumplir

sus políticas de control interno?

¿Cuáles son las causas que le están generando a la empresa Sykes

Colombia S.A.S. el incumplimiento en el pago de sus obligaciones con los

proveedores?

2. Objetivo de la investigación

En esta parte mostramos de una forma clara lo que queremos lograr

con esta investigación. Analizando de una forma minuciosa y

especifica cada parte del proceso de facturación proveedores y revisar

las políticas de control interno.

2.1. Objetivo General

Identificar cuáles son las causas que le están generando a la

empresa Sykes Colombia S.A.S. el incumplimiento en el pago de

sus obligaciones con los proveedores

2.2. Objetivos Específicos

- Reconocer donde inicia la falla que está generando los retrasos

en el proceso de facturación proveedores

- Analizar la metodología utilizada por el personal de las diferentes

áreas de la empresa para

- Determinar los puntos débiles de las estructuras contables, y de

control interno que inciden en los resultados financieros de la

empresa

Justificación Del Problema

La presente investigación tiene como propósito analizar el volumen

de crédito otorgado por los proveedores y su incidencia en los

resultados financieros de la empresa, debido a la importancia que

tiene para toda organización, la correcta gestión de pagos y control

de endeudamiento, con la finalidad de manejar adecuadamente la

cartera por pagar, asegurar que las transacciones efectuadas con

los proveedores sean gestionadas y pagadas en el tiempo

preventivo óptimo necesario, efectuando el respectivo

aprovisionamiento de pasivos corrientes a corto plazo, para evitar

gastos financieros excesivos, provocados por sobre giros

bancarios, resultado de una ineficiente gestión y control de deudas;

lo que a su vez, permitirá manejar adecuadamente los fondos de

maniobra y capital operativo, generando un impacto positivo en los

resultados económicos y financieros de la organización.

Por consiguiente, es importante llevar a cabo la presente

investigación, para conocer los aspectos relevantes que envuelven

la concesión y pagos de créditos a proveedores, a fin de alcanzar

un mayor aprovechamiento de los recursos financieros, a través de

la implementación de procedimientos eficientes de registro, control

y seguimiento de pagos, para lograr tomas decisiones confiables.

Adicionalmente las mejoras determinadas de esta investigación,

servirán como guía a la empresa para la elaboración de un manual

de procedimientos que se convertirá en la norma de aplicación

interna, que por la empresa deberá velar por su constante difusión

y actualización permanente, así como también fortalecer al control

interno una vez conocidos los riesgos y los errores encontrados

como resultado de esta investigación

Justificación Teórica

El presente proyecto de investigación se justifica plenamente en

que existe la necesidad de que sean corregidos los procesos que

se están realizando debido a que se han presentado una serie de

inconvenientes en el manejo de los pagos relacionados con los

proveedores, ocasionando por ejemplo problemas con respecto a

la programación de los fondos disponibles para los flujos de

efectivo, presentándose ocasionalmente atrasos, recargos o

intereses que generan a su vez procesos operativos adicionales.

Por medio de este trabajo de investigación será posible estructurar

un modelo sistemático que al ser aplicado permita la corrección y

prevención de posibles errores en el manejo de este rubro,

tomando en cuenta que debido a la importancia del mismo podrá

servir de guía o matriz en la resolución de inconvenientes que se

presenten en organizaciones de cualquier magnitud. Asi ya una vez

contando con los lineamientos establecidos según los elementos

del COSO, se establezcan procesos que permitan un óptimo

seguimiento de la aplicación del control interno en cuanto a los

pagos a proveedores con el fin de 6 mitigar el grado de riesgo

posible y brindar seguridad razonable y confiable acerca de las

transacciones realizadas a lo largo de este proceso.

Justificación Práctica

Considerando que la empresa interactúa con terceros a lo largo de

sus operaciones diarias, siendo el caso específico el de los

proveedores de bienes y servicios, en el que según el análisis del

problema se quiere corregir y evitar futuros inconvenientes que

afecten las relaciones y estrategias comerciales con sus diferentes

proveedores y así poder garantizar satisfacción en las

transacciones que se presenten entre ambas partes.

Justificación Metodológica

Tipo de investigación aplicado en el presente trabajo es de carácter

descriptiva, ya que en esta se ha buscado recolectar la información

analizarla y posterior a esto establecer las posibles causas del

fenómeno en estudio, mediante la aplicación de los elementos del

COSO fue posible proporcionar una estructura que corrija todas las

falencias evaluadas.

Relevancia social

este trabajo de investigación va ser de utilidad para las empresas

de esta índole, también para el resto de empresas, especialmente

las denominadas micro, pequeñas y medianas empresas que por lo

general no disponen de la asesoría y consultoría especializada, la

finalidad de esta investigación es aportar políticas de control

interno, como el principio ambiente de control en donde asevera

que la administración debe ejercer supervisión y monitoreo de las

18 actividades de cada área, a su vez dar evidencia de que no se

necesita mucha inversión económica para su implementación en

las empresas. La gestión de la empresa moderna, atendiendo a la

necesidad de los servicios que presta, al desarrollo operativo, a las

variantes de los ciclos económicos, al crecimiento de las

necesidades humanas y a muchas otras causas y factores

determinantes, exige la mejor y mayor planificación futura, una

gestión eficiente y un control eficaz que permita a los directivos

tener a su disposición todos los instrumentos de información

posible, para seguir con sus operaciones, adoptando las medidas

contundentes, a fin de frenar cualquier alteración en los procesos

cotidianos de la actividad que realiza; por lo que se justifica un

control eficaz mediante el trabajo competitivo de parte de los

directivos. Es por ello que el presente trabajo de investigación tiene

como finalidad profundizar nuestros conocimientos en auditoria

interna, para nuestro crecimiento académico, dentro de nuestra

profesión contable.