1) Monto de efectivo muy elevado: Se sugiere que la empresa tome medidas concretas

para reducir el monto de efectivo en su cuenta "caja" a un nivel más discreto, evitando
que supere los 130 millones. Un exceso de efectivo podría resultar en un escrutinio por
parte de la Administración Tributaria y, en caso de una verificación, llevar a la
imposición de impuestos por la presunción de distribución de dividendos, según lo
establecido en la Ley N° 6.380/2019, Artículo 40. Asimismo, es importante considerar
que la falta de claridad en el manejo del efectivo podría dar lugar a una presunción de
distribución de utilidades. Para abordar esta situación, se podría considerar la apertura
de una caja de seguridad en una entidad bancaria para resguardar parte de ese monto en
efectivo, garantizando su seguridad y alineándose con las regulaciones fiscales vigentes.

2) Conciliaciones Bancarias: Es fundamental que la empresa realice las conciliaciones

bancarias de manera efectiva y oportuna. Las conciliaciones son un proceso clave para
verificar y cuadrar los registros financieros de la empresa con los informes bancarios.
Para asegurar un proceso transparente y bien documentado, se sugiere que las
conciliaciones se realicen en un plazo no mayor de tres días hábiles después del cierre
del mes. Esto ayudará a verificar los cobros y pagos pendientes, así como a identificar
cualquier rechazo o cobro no comunicado por el banco. Es crucial que estas
conciliaciones incluyan detalles de las partidas conciliatorias y su seguimiento. Además,
es esencial que se documente quién realizó la conciliación, quién la controló y quién la
aprobó, junto con la fecha correspondiente. Estos procedimientos garantizarán un
adecuado control interno y ayudarán a resolver cualquier diferencia de manera efectiva.

3) Conciliaciones de IVA: Es necesario que las conciliaciones relacionadas con el

Impuesto al Valor Agregado (IVA) se realicen de acuerdo con las regulaciones fiscales.
Esto implica que se deben contar con copias del formulario 120 y de libros impresos
con firmas y fechas que acrediten cuándo se realizaron las impresiones. Además, se
debe identificar claramente al responsable de estos documentos. Cumplir con estas
prácticas asegurará que la empresa cumpla con las regulaciones fiscales y mantenga un
control adecuado sobre los registros de IVA.

4) Fecha tope de recepción de Facturas: Es una práctica común en las empresas

establecer una fecha límite para la recepción de facturas por parte de los proveedores.
Esto es importante para evitar atrasos en la presentación de declaraciones juradas de
IVA y para asegurar que los gastos se registren de manera oportuna en los libros
contables. Se sugiere que la empresa implemente esta práctica y que comunique de
manera anticipada a sus proveedores la fecha tope para la recepción de facturas. Esto
ayudará a optimizar el proceso contable y a mantener una posición patrimonial precisa.

5) Fecha de pago a proveedores: Se recomienda que la empresa implemente un día

específico de la semana o quincenal para realizar los pagos a proveedores. Para asegurar
un proceso eficiente y transparente, se debe presentar un listado de los proveedores
adeudados a la Gerencia para su aprobación. La aprobación debe incluir la firma y fecha
correspondiente. Una vez aprobados, se procederá a la liberación de fondos para realizar
los pagos correspondientes. Esta práctica ayudará a optimizar la gestión de recursos y
garantizará un proceso controlado de pagos a proveedores.

6) Fondo Fijo: Es esencial que la empresa establezca un manual de procedimientos

detallado para el uso del Fondo Fijo. Este manual debe incluir información sobre qué
gastos se pueden pagar con el Fondo Fijo, el importe máximo a ser abonado, los
periodos de reposición y los procedimientos a seguir en caso de diferencias. Además, es
importante documentar y obtener la aprobación de la Gerencia para estos
procedimientos. La empresa debe mantener registros de la composición del dinero en
custodia, lo que garantizará un control adecuado y cumplimiento de las regulaciones.

7) Nota de Crédito Emitidas: Es esencial que la empresa cuente con la autorización de

un nivel administrativo para emitir notas de crédito. Esto asegurará que las notas de
crédito se emitan de manera adecuada y controlada, siguiendo los procedimientos
establecidos por la empresa.

8) Gastos No Deducibles: Es importante que la empresa registre los gastos de acuerdo a

su naturaleza contable, en lugar de basarse únicamente en su deducibilidad fiscal. Esto
permitirá a la Gerencia interpretar los gastos de manera más precisa y evitar
discrepancias entre los registros fiscales y contables.

9) Importaciones: La empresa debe asegurarse de cumplir con la reglamentación

vigente, que establece que el IVA Crédito estará integrado por el impuesto pagado en el
mes al importar bienes. Es importante verificar que los comprobantes de pago de
importación y los depósitos en el sistema Sofía se correspondan con el mes correcto.
Esto evitará posibles problemas relacionados con el crédito fiscal.

10) Uso de recibos comunes: Se sugiere que la empresa utilice autofacturas

acompañadas de la fotocopia de la cédula del prestador del servicio y la declaración
jurada de no ser contribuyente obtenida de la página web de la SET para personas que
no prestan el servicio de forma recurrente. Esto permitirá deducir el IVA en la
liquidación anual del Impuesto a la Renta Empresarial y reducirá los costos fiscales.

11) Exhibición de Copias de Documentos: La empresa está obligada a exhibir copias de

la Cédula Tributaria, la Constancia de RUC actualizado y la Patente Municipal al día en
sus establecimientos comerciales. La falta de exhibición de estos documentos podría
resultar en sanciones por parte de la SET. Se recomienda que la empresa cumpla con
esta obligación y asegure que las copias estén en un lugar visible y actualizadas.

12) Exhibición de Datos Laborales: Según las exigencias del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, la empresa debe mostrar en sus establecimientos comerciales el
horario de entrada y salida, incluyendo el horario de descanso, y el monto del salario
mínimo vigente. Esto es importante para

cumplir con las regulaciones laborales y garantizar la transparencia en las relaciones

laborales.

13) Legajo Laboral: Es esencial que la empresa mantenga un legajo laboral completo
para su personal, que incluya contratos, copias de cédulas de identidad y fichas con
datos personales e histórico laboral. Esto es importante para cumplir con las
regulaciones laborales y garantizar un registro adecuado de la información del personal.

14) Activos Fijos: La empresa debe actualizar su Cuadro de Activos Fijos para incluir
los equipos informáticos utilizados por el personal. Esto asegurará una representación
precisa de los activos de la empresa, lo que es esencial para la contabilidad y la gestión
financiera.
15) Razón Social de la Sociedad: Para evitar confusiones y problemas legales, la
empresa debe asegurarse de que los proveedores utilicen la denominación correcta en
sus transacciones. Si la Razón Social de la Sociedad es "GARDA INTERNATIONAL
BUSINESS S.A.," es importante comunicar esta denominación completa a los
proveedores para evitar confusiones con otros contribuyentes que puedan tener
denominaciones similares.

16) Órdenes de Pago: Se recomienda que la empresa implemente formularios de

Órdenes de Pago con requisitos específicos. Estos formularios deben incluir el
membrete de la Sociedad, numeración correlativa irrepetible, beneficiario del pago,
concepto del pago, monto del pago en números y letras, espacio para la identificación y
firma de la persona que solicita el pago, espacio para la identificación y firma de la
persona que autoriza el pago (lo ideal es que sea aprobada por dos personas distintas),
espacio para la identificación y firma de la persona que retira el cheque, y un correcto
archivo de las Órdenes de Pago de forma cronológica. Además, estas Órdenes de Pago
deben ir acompañadas de documentación de respaldo, como la factura que origina el
pago y la copia del cheque emitido. La persona autorizada a cobrar debe entregar un
recibo por el importe de la Orden de Pago y firmar la Orden de Pago y la copia del
cheque emitido.

17) Compras de Proveedores: Se sugiere que la empresa establezca un proceso formal

de presupuesto y autorización administrativa para las compras de bienes y servicios.
Esto garantiza un mayor control y transparencia en las transacciones. Debe
documentarse la aprobación de las compras y adjuntar hojas de presupuestos y
autorizaciones correspondientes.

18) Gastos Menores: Es importante que la empresa registre los gastos menores de
manera detallada. Debe indicarse si se trata de atención a clientes, reuniones de
negocios y quién realizó el gasto y quién lo autorizó. Esto es esencial para un adecuado
control y seguimiento de los gastos menores.

19) Facturas a Crédito sin Vencimiento: Para evitar problemas de gestión y seguimiento,
es fundamental que las facturas a crédito incluyan una fecha de vencimiento clara. Esto
ayudará a la empresa a administrar eficazmente sus cuentas por cobrar y garantizar un
flujo de efectivo adecuado.