ESTUDIO DE CASO COMPETENTES EN LA CORRESPONDENCIA

INFORME DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES. AA2EV01.

APRENDIZ:
YEISON TREJOS RAMIREZ

INSTRUCTOR:
LORENZO PEÑA RAMOS
TUTOR VIRTUAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA.
ESPINAL TOLIMA
2024
 TABLA DE CONTENIDO

INFORME DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES

INTRODUCCION

1- Caso de estudio (Competentes en la correspondencia) …………………….…………

1

2- Desarrollo de contenido
……………………………………………………………………...3

3- Referencias Bibliográficas……………………………………….…………………………..6

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA
 INTRODUCCION

La adecuada administración de los recursos informativos es una herramienta que permite

que los procesos de recepción de correspondencia, facilité que las comunicaciones
recibidas y/o producidas, ya sean por medio físico o digital, ayuda a que los tramites y
solicitudes realizado por la empresa pública o privadas o a título personal permita que la
oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos, se establezcan dentro de los
plazos establecidos por la ley.

Con este informe del caso de la empresa JML se busca verificar si la funcionaria maría,
realizo dentro de sus funciones diarias en el área de recepción de correspondencia,
realizo la radicación y distribución de las comunicaciones, enmarcado dentro de la
normativa vigente del caso mencionado.
 1. CASO DE ESTUDIO.

“COMPETENTES EN LA CORRESPONDENCIA”

La entidad estatal JLM está evaluando los conocimientos, habilidades y destrezas que
tienen los funcionarios de la Unidad de correspondencia, con el fin de prestar un servicio
de calidad y mejorar la imagen corporativa de la entidad; para ello, quiere contar con
personal cualificado en las tareas de recepción, distribución y envío de comunicaciones
oficiales, y decide evaluarlos en los procesos que realizan, con el fin de establecer
hallazgos o alertas que generen riesgos en el patrimonio documental. El talento humano a
cargo de la evaluación en la unidad de correspondencia observa lo siguiente:

María, una de las funcionarias del área de correspondencia, atiende de manera presencial
a un mensajero de la entidad financiera BOOM que desea radicar una documentación.
María inicia el proceso de recepción con la verificación de la documentación, para revisar
competencias, fechas y demás datos. Luego, procede a radicar el documento y registrarlo
en la planilla en físico que lleva como control de las comunicaciones que entran a la
entidad. Todas las comunicaciones que provienen de la entidad financiera BOOM son
tramitadas por la Unidad administrativa de cartera, por lo que María no duda en distribuir
la comunicación allegada, mediante el sistema de gestión documental, a la unidad de
cartera para el trámite.

En horas de la tarde, el encargado de Talento Humano le entrega a María una

comunicación para que se radique y le indica que al documento le hace falta un anexo, es
decir, el medio magnético que complementa la información física, por tanto, una vez lo
radique, debe ser devuelto al área de Talento Humano para el complemento de la
información y posterior envío. María acata la orden dada por el área de Talento Humano,
radicando el documento, pero se olvida de que al documento le hace falta el anexo y
termina dándole salida al documento y haciendo entrega a la mensajería postal para su
envió.
 2. DESARROLLO DE CONTENIDO

Toda organización debe llevar estricto control de las comunicaciones enviadas y recibidas
con el fin de evitar la pérdida de información, es por ello que debe contar con personal
idóneo y capacitado en el área de correspondencia y brindar todas las herramientas
necesarias para realizar dicha labor, puesto que ésta, al igual que otras áreas de la
empresa, requiere de la misma importancia, para el logro de los objetivos institucionales.
Por lo anterior, se estudiará un caso, en donde se describirá las anomalías que presentó
María, funcionaria encargada en la gestión de las comunicaciones, tanto recibida como
enviada; asimismo, se puntualizará los procesos que dejó de realizar la funcionaria para la
adecuada administración y control de las comunicaciones, identificando las actividades
para la seguridad en la gestión de la información.

Estas son las anomalías presentadas en la Gestión de las Comunicaciones, procesos sin
realizar y adecuado control de las comunicaciones:

 Con base en el caso expuesto por la entidad estatal JLM, podemos evidenciar las
siguientes anomalías en la gestión de las comunicaciones, tanto recibida como
enviada, presentadas por María, funcionaria encargada de la correspondencia.

 En las organizaciones el flujo de la información en las unidades de correspondencia es

demasiado, por lo que requiere de personal idóneo, capacitado para llevar a cabo
dicho proceso con el fin de evitar la pérdida de la misma.

 En la recepción de correspondencia, es necesario utilizar ciertas herramientas como

sellos radicadores, fecheros y demás, si se habla de documentos en físico que en
nuestro caso de estudio, María, inicia su proceso de recepción de documentos de la
entidad financiera BOOM, de manera adecuada, verificando la información, revisando
fechas e identificando a que dependencia va dirigida el documento, pero al realizar el
proceso de radicación, el registro en la planilla de control de correspondencia recibida,
está acorde, pero OMITE, abrir el sobre de la documentación, colocar el sello de
 recibido y radicado, al igual que el de la fecha, así mismo el sello numerador, lo que
ocasiona el no control de la información llegado el caso que en tiempo futuro se
requiera.

 Por otra parte, también se olvidó el registro de la guía o copia del documento recibido,
en el cual se debe consignar el nombre, número de identificación, fecha y hora de
recibo de la persona o entidad que envía el documento con el fin de ser necesario en
algún momento, para mejores resultados es recomendable digitalizar la información
recibida.

 En cuanto a la distribución de la documentación, aunque en el caso no clarifica si hay

algún mensajero interno que se encargue de distribuir la correspondencia que llega e
interna, María inicialmente estaría realizando bien el proceso de llevar a las áreas
destinadas según el sistema de gestión documental, pero si llegado el caso que si
exista un mensajero interno, encargado de la distribución de la correspondencia, esa
función no le competiría a ella, ya que al igual que el proceso que ella realiza
inicialmente lo debería realizar cuando entrega correspondencia externa e interna en
dependencias tales como: verificar la información, registrarla en el formato o planilla
de correspondencia recibida externa en dependencias, firmas de hora de entrega y
recibido, como constancia de la misma, constatando que quien debe dar trámite al
documento lo ha recibido.

 En relación al documento entregado por Talento Humano para su respectiva

radicación y posteriormente su envío, María comete un grave error, debido a que toda
documentación antes de ser radica debe estar completa, en este caso, le faltaba
anexarle el medio magnético el cual ella omite y envía con el mensajero postal, este
acto ocasiona que la información no llegue completa al destinatario, y por tanto sea
necesario su devolución y en su debido caso a la no conformidad de la información
recibida.

 El área de Talento Humano, a pesar de haberle informado con anterioridad a María lo

que le faltaba para enviar el documento, también recae sobre ellos parte de
responsabilidad ya que deben tener claro que cuando se procede a realizar un envío o
 radicación de algún documento es de vital importancia que todo este completo, con el
fin de evitar complicaciones a la empresa, al área y al personal encargado de la
correspondencia.

CONCLUSIONES

En conclusión, gestionar y controlar la documentación, recibida y enviada es un proceso

de gestión documental que requiere el compromiso y la responsabilidad de todas las
áreas de una organización, con el propósito de facilitar la consulta y el acceso a la
información de manera oportuna y eficaz.

La gestión documental nos permite almacenar, ordenar, rescatar y eliminar documentos

con el objetivo de conservar el valor creado por una organización, y por eso es
imprescindible.

Si estás en un sector donde los documentos que generas tienen mucho valor, como en
servicios profesionales o el sector legal en concreto, verás que deberías tener un sistema
de gestión documental implementado.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Acuerdo 060 de 2001 “Administración de documentación”

 Ley 527 de 1999 “Ley general de archivo”
 ISO 9000 “Gestión de Calidad”
 ISO 27000 “Gestión de información”
 ISO 303001 “Para el diseño, implementación, mantenimiento y optimización del
sistema de gestión de archivos”

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICASA ELECTRONICAS

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/
Finanzas/13410024/Contenido/OVA/CF1/index.html#/

https://www.ucundinamarca.edu.co/documents/controlinterno/MECI/control-gestion/
informacion/sist-informacion/ADOP02_V4.pdf