EVIDENCIA: LISTA DE CHEQUEO (PLANILLA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A

COMUNICACIONES OFICIALES). AA3-EV01.

APRENDIZ
YEISON TREJOS RAMIREZ

INSTRUCTOR VIRTUAL
LORENSO PEÑA RAMOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE
CORRESPONDENCIA
2024
 OBJETIVO

Esta guía es una herramienta organizacional que permite mejorar las prácticas en la gestión
documental, a través de la estandarización de los documentos del Sistema de Gestión
Integral de la Policía Nacional.

NORMATIVIDAD
➢ Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

➢ Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización
y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones”.

➢ Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones”.

➢ Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “por la cual se crea el Sistema de Gestión de la
Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras del
servicios”.

➢ Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se reglamenta la Ley 872 de
2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública”.

➢ Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el Modelo Estándar
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005”.

➢ Resolución No. 02764 del 26 de junio de 2008, “por medio de la cual se adopta el
Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación”.
➢ Resolución No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, “por el cual se establece el Manual
de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional”.

ALCANCE

El Procedimiento inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales externas que

ingresan a la entidad a través de la oficina de Radicación con destino a las diferentes
dependencias de la Policía Nacional y finaliza con el reparto de los documentos a los
funcionarios de la dependencia tanto física como electrónicamente. Este procedimiento no
hace referencia a la recepción de la cuenta, este tema se trata en un procedimiento del
Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.

JERARQUÍA DOCUMENTAL
Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el
Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional.

Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirámide son de mayor

importancia por su impacto en la Institución. Así mismo, estos prevalecen sobre los tipos
documentales de menor nivel. Los documentos que se encuentran en la base de la pirámide
impactan de manera específica en las actividades. (Ver figura 1).
 METODOLOGÍA GENERAL
Para la elaboración de las directivas, circulares, instructivos, órdenes de servicios,
memorias locales y topográficas, estudios de planeación, conceptos de planeación,
comunicación oficial y memorandos se deben observar las siguientes normas:

Fecha: se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de elaboración,

día en número, mes en minúscula y año en número sin separarlo con punto.
Bogotá, D. C., 16 de marzo de 2009

Márgenes: el texto se debe escribir con los siguientes márgenes:

Superior: 3 cm
Izquierdo: 3 cm
Inferior: 3 cm
Derecho: 2 cm

Despedida breve seguida de coma (,):

Atentamente,
Cordialmente,

Remitente: el grado se escribe en mayúscula inicial y el nombre completo en mayúscula

sostenida y negrilla. El cargo se registra en la línea siguiente, con mayúscula inicial.

Cuando quien firma el documento lo hace en calidad de encargado por acto administrativo,
a continuación de la línea del cargo debe colocarse una (E), que indica encargado.
Con el objeto de seguir la historia, aplicación o la localización, todo documento debe
contener en la parte inferior de la hoja después de la firma y posfirma, en letra Arial número
5 y mayúscula los siguientes aspectos:

Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre.

Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre.
Fecha de elaboración: dd-mm-aaaa.
Archivo: ubicación magnética del documento.

Todo documento debe contener en la parte inferior de la hoja después de la firma y

posfirma, el correo electrónico, la dirección y el número telefónico de la unidad que elabora
el documento.

En la parte inferior izquierda se debe colocar el código del documento, en la parte inferior
central de la hoja se ubica el número de la página del documento. Ejemplo: “1 de 3”.

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la Codificación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión Integral
de la Policía Nacional se deben realizar los siguientes pasos:

• Identificar el proceso y escribir el código de acuerdo con la columna de codificación del

proceso, ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificación al proceso y el tipo de
Documento.

• Idear el tipo de documento y escribir el código de acuerdo con la columna de

codificación del tipo de documento, ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificación al
proceso y el tipo de Documento.

• Indicar el número consecutivo (cuatro dígitos) de acuerdo con la cantidad de

documentos generados por el Sistema de Gestión Integral y relacionado con el proceso
y el tipo documental, es generado automáticamente por la Suite Visión Empresarial.
La codificación de los documentos del Sistema de Gestión Integral estará a cargo del
Administrador Funcional de la Suite Visión Empresarial.

Nota: Para los demás documentos que se produzcan, se sigue la codificación y parámetros
establecidos en la Tabla de Retención Documental vigente para la Policía Nacional.

TABLA 1. CRITERIOS DE CODIFICACIÓN AL PROCESO Y TIPO DOCUMENTAL

CODIGO PROCESO
1AJ ACTUACIÓN JURÍDICA
1AR ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
1CI CONTROL INTERNO
1CP COMUNICACIÓN PÚBLICA
1CS CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
1DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1DH DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO
1DS DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
1DT DIRECCIONAMIENTO TECNOLÓGICO
1GD GESTIÓN DOCUMENTAL
1IC INVESTIGACIÓN CRIMINAL
1IN INTELIGENCIA
1IP INTEGRIDAD POLICIAL
1LA LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
1MC MEJORA CONTINUA
1PR PREVENCIÓN
1RI RELACIONES INTERNACIONALES
2AI ADMINISTRAR INFORMACIÓN CRIMINAL
2AO APOYO Y SOPORTE OPERACIONAL A LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
2AR ADMINISTRACIÓN DE LA RED DE SERVICIOS
2AS ASISTENCIA SOCIAL
2AT APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
2CA CAPACITACIÓN
2CD CONTROL DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES
2DC DESARROLLAR INVESTIGACIÓN CRIMINALÍSTICA
2DD DISUASIÓN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES
2DH DESARROLLO HUMANO
2DI DESARROLLAR INVESTIGACIÓN CRIMINOLÓGICA
2EC EDUCACIÓN CIUDADANA EN CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
2ED EDUCACIÓN
2EI ERRADICACIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS
2FA FORMACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTRENAMIENTO
2IC INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA
2IE INVESTIGAR EXTORSIÓN
2IJ REALIZAR INVESTIGACIÓN JUDICIAL
2IN ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
2IS INVESTIGAR SECUESTRO
2IT INTERDICCIÓN
2ML CALIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD MÉDICO - LABORAL
2MO MOVILIDAD
2NA NÓMINA DE ACTIVOS
2PA PREVENCIÓN DE LA ACCIDENTALIDAD
2PD PREVENCIÓN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES
2PI PROYECCIÓN E IMPLEMENTACIÓN
2PP PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL
2RD RECREACIÓN, DEPORTE Y CULTURA
2SA SOPORTE AÉREO POLICIAL
2SE PREVENCIÓN DEL SECUESTRO Y LA EXTORSIÓN
SELECCIONAR E INCORPORAR OFICIALES, PATRULLEROS, AUXILIARES DE POLICÍA,
2SP
ESPECIALIDADES DEL SERVICIO POLICIAL Y NO UNIFORMADOS
2SS PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
2SV SEGURIDAD VIAL
2TI ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
2VI VIVIENDA FISCAL

CODIGO TIPO DOCUMENTAL

RS Resolución
RG Reglamento
MA Manual
DI Directiva
MP Mapa de Procesos
CP Caracterización Proceso
MR Mapa de Riesgos
PR Procedimiento
GU Guía
IN Instructivo
MT Memoria local y Topográfica
CO Conceptos
PA Plan
FR Formato
OS Orden de Servicio
DE Documento Externo
CI Circular
EP Estudio de Planeación
OF Comunicación Oficial
PO Polígama
ME Memorando
AC Acta
 RESPONSABILIDAD EN LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboración, revisión,

aprobación y difusión de los tipos documentales del Sistema de Gestión Integral.

TABLA 2. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

DOCUMENTO ELABORACION REVISION APROBACION DIFUSION

Direcciones y oficinas
Resolución SEGEN DIPON SEGEN
asesoras
Direcciones y oficinas Direcciones y
Reglamento OFPLA DIPON
asesoras oficinas asesoras
Direcciones y oficinas Direcciones y
Manual OFPLA DIPON
asesoras oficinas asesoras
Direcciones y oficinas
Directiva OFPLA DIPON/SUDIR OFPLA
asesoras
Direcciones y oficinas
Circular OFPLA DIPON OFPLA
asesoras
DIPON, SUDIR, DIPON, SUDIR,
Direcciones, Direcciones,
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas
oficinas oficinas
Instructivo asesoras y unidades asesoras y unidades
asesoras y asesoras y
desconcentradas. desconcentradas.
unidades unidades
desconcentradas. desconcentradas
Direcciones y oficinas
Mapa de procesos OFPLA DIPON OFPLA
asesoras
Caracterización de Direcciones y oficinas Direcciones y
OFPLA DIPON
procesos asesoras oficinas asesoras
Direcciones y oficinas Direcciones y
Procedimiento OFPLA DIPON
asesoras oficinas asesoras
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
Guía
y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
Polígrama
y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
Orden de servicios
y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
Comandantes de Comandantes de
Comandantes de Comandantes de Región, Policía Región, Policía
Región, Policía Región, Policía Metropolitana, Metropolitana,
Metropolitana, Metropolitana, Departamentos Departamentos
Memoria local y
Departamentos Departamentos de Policía, de Policía,
topográfica
de Policía, Distritos, de Policía, Distritos, Distritos, Distritos,
Estaciones, Estaciones, Estaciones, Estaciones,
Subestaciones, CAI Subestaciones, CAI Subestaciones, Subestaciones,
CAI CAI
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
Estudios de asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
planeación y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
Para conceptos
Direcciones, oficinas
jurídicos SEGEN.
asesoras
Concepto SEGEN, OFPLA SEGEN, OFPLA Para conceptos de
y unidades
planeación no
desconcentradas
aplica
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
Comunicación oficial
asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
 y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
Memorando
y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
Direcciones,
Direcciones, oficinas
oficinas asesoras
asesoras
Formato OFPLA OFPLA y
y unidades
unidades
desconcentradas.
desconcentradas
Direcciones, oficinas Direcciones, oficinas Direcciones, Direcciones,
asesoras asesoras oficinas asesoras oficinas asesoras
Acta
y unidades y unidades y unidades y unidades
desconcentradas desconcentradas desconcentradas desconcentradas
 LISTA DE CHEQUEO
(PLANILLA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A COMUNICACIONES OFICIALES)
EJEMPLO
Página 1 de 4
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0007
Fecha: 25/08/2017
HOJA DE CONTROL
Versión: 2 POLICIA NACIONAL

NOMBRE: IJ. YEISON TREJOS RAMIREZ C.C.: 1 12.197.671

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)

Orden de Trabajo No. 201800065: Solicitud de análisis, noticia criminal, reporte del
SIGIC cargue orden de trabajo, informe ejecutivo, acta de inspección técnica a
31/10/2017 01 AL 06
cadáver, copia de cedula de ciudadanía de la hoy occisa, solicitud de análisis
dirigida al INML
Orden de Trabajo No. 201701760: Solicitud de análisis, copia de reseña
decadactilar, informe sobre consulta web, reporte del SIGIC cargue orden de
02/11/2017 07 al 12
trabajo, Informe Investigador de Laboratorio, reporte descargue orden de trabajo,
verificación de identidad EDUER ALEXANDER SUAREZ DUQUE

Fecha Elaboración: _________________________

____________________________________________
FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ANTERIOR

Para el correcto diligenciamiento del presente formato “Hoja de Control” se tendrán en

cuenta las siguientes instrucciones:

1. Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados:

Página, código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato y logo símbolo
de la Institución.

2. NOMBRE: En este campo se escribe el grado, nombres y apellidos de la persona

encargada de la elaboración y descripción del formato Hoja de Control del expediente
o carpeta que ha sido organizado.
 Para el caso de las historias laborales, se escribirá el grado, nombres y apellidos del
funcionario a quien pertenece la información que reposa dentro del expediente.

3. C.C: Se debe indicar el número del documento de identificación del funcionario que
elaboró y realizó la descripción del formato de hoja de control del expediente o carpeta
que ha sido organizado. Para el caso de las historias laborales, se debe indicar el
número del documento de identificación del funcionario a quien pertenece la información
que reposa dentro del expediente.

4. FECHA: Hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) del tipo documental que reposa en el
expediente o carpeta de acuerdo al orden cronológico.

5. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple o folio originado en la actividad

administrativa, con registros que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle una serie o subserie documental para organizarla en la unidad de
conservación, manteniendo la secuencia original que dieron los trámites durante la
producción, circulación, tratamiento y procesamiento de la información. En este campo
deberá relacionarse el nombre de la unidad documental, el número consecutivo y una
breve descripción del asunto que contiene el documento.

6. FOLIO (S): Número que se le asigna a los documentos que previamente han sido
ordenados y clasificados en la unidad de conservación (carpeta) de acuerdo al principio
de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio
o apertura al expediente, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. Así
mismo, el último número corresponde al documento que cierra el expediente.

7. FECHA ELABORACIÓN: Hace referencia a la fecha (dd/mm/aa) en que el funcionario

responsable o el productor documental de la información, realiza el diligenciamiento
total del formato de hoja de control que pertenece al expediente o carpeta.

8. FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE: Hace referencia a la escritura gráfica o grafo

manuscrito que representa los nombres y apellidos del productor documental o
responsable de la descripción del formato de hoja de control.
9. El formato anterior solo podrá ser impreso en hoja tamaño carta como se encuentra
estandarizado en la herramienta SuiteVisión Empresarial, usando las dos caras de la
hoja, conservando la respectiva paginación.

1GD-FR-0005 PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES

 Pagina 1 de 1
PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES
CODIGO: 1GD-FR-0005
FECHA: 15-01-2013
PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
VERSIÓN: 1 POLICIA NACIONAL

RECIBIDO
CONSECUTIVO NUMERO DE OFICIO ASUNTO DESCRIPCION DEL DOCUMENTO UNIDAD DE ORIGEN UNIDAD DE DESTINO NOMBRE QUIEN RECIBE FIRMA
FECHA HORA

1GD-PR-0001 CONTROL DE REGISTROS

TOTAL
 GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-PR-0001
Fecha: 21-11-2015
CONTROL DE REGISTROS
Versión: 4
OBJETIVO: Establecer las tareas que regulen la gestión documental desde su producción hasta la disposición final, para asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de la información registrada en los documentos de la institución.

ALCANCE: Inicia con la producción y finaliza con la disposición final de los documentos, evidenciando la gestión administrativa en todas las unidades policiales.

DOCUMENTO
DOCUMENTO ENTRADA TAREA DOCUMENTO SALIDA DESCRIPCIÓN CARGO DEL RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL FUNDAMENTO LEGAL
ASOCIADO

Resolución No. 05460 de Constitución Política de Colombia de 1991.

2014 "Por la cual se adopta Art. 15, 23, 25 y 74.
DOCUMENTOS Revisar en las Tablas de Retención Documental (TRD) de la
ALLEGADOS Y 1. IDENTIFICAR SERIE Y el Manual Único de Gestión Ley No. 594 de 2000.
SUBSERIE DE LAS dependencia, a fin de identificar la serie o subserie que le corresponde Productor Documental
PRODUCIDOS TABLAS RETENCIÓN Documental para la Policía Decreto No. 4110 de 2004.
DOCUMENTAL al documento producido.
nacional. Resolución No. 8614 de 2012.
Acuerdo No. 07 de 1994.
Que: Aplicar sistema integrado de Acuerdo No. 016 de 2005 Acuerdo No. 060 del 2001.
conservación. "Por el cual se adoptan las Acuerdo No. 038 de 2002.
Quién: Jefe de Dependencia o Tablas de Retención Acuerdo No. 042 de 2002.
DOCUMENTOS Ejecutar las actividades descritas en el Manual Único de Gestión Área. Documental para la Policía Acuerdo No. 004 de 2013.
2. REALIZAR
ALLEGADOS Y CONSERVACIÓN Documental en el capitulo XI Conservación preventiva y uso de Productor Documental. Cuando: Conforme al cronograma Nacional".
PREVENTIVA Mini/manual No. 4 Tablas de Retención y
PRODUCIDOS
termohigrometros correspondiente a conservación preventiva. de limpieza. Transferencias Documentales del Archivo
Evidencia: 1GD-FR-0012 General de la Nación.
seguimiento a los programas de
conservación preventiva para los
Se insertan los documentos en las carpetas respetando el orden
original en que fueron recibidos y producidos para el trámite; sin
sobrepasar de 250 folios por carpeta. Una vez clasificados, depurados
3. ORGANIZACIÓN y ordenados los documentos, se realiza la foliación teniendo en cuenta
DOCUMENTOS
ALLEGADOS Y
DOCUMENTAL los parámetros establecidos; esta actividad se realizará a los Productor Documental.
PRODUCIDOS documentos de la vigencia anterior y en los casos que se efectué el
cierre del expediente durante la vigencia. sin exceptuar los documentos
que por ley se requieran como (Actas, resoluciones, contratos y
procesos judiciales) o para las actividades de entrega de cargo y

FORMATOS HOJA DE CONTROL, En la descripción documental de las unidades de conservación se Que: Realizar descripción
1GD-FR-0007 ROTULO deberá diligenciar la "Hoja de Control", registrando cada documento de documental.
1GD-FR-0008 IDENTIFICACIÓN
CARPETA O LIBRO, tal forma que se facilite la búsqueda de la información consignada en el Quién: Jefe de Dependencia o
1GD-FR-0009 4. DESCRIPCIÓN ROTULO
1GD-FR-0010 DOCUMENTAL IDENTIFICACIÓN CAJA, expediente o carpeta. De igual manera se completará la información Productor Documental o Secretario. Área.
FORMATO UNICO DE
INVENTARIO faltante en los campos del "Rotulo de identificación de la carpeta", Cuando: Una vez organizada la
DOCUMENTAL
evidenciando el orden secuencial del trámite; acto seguido se elabora el información
"Rotulo Identificación Caja". Evidencia: Inventario documental.

SI
5. ¿TIENE
VALOR
PRIMARIO? Productor Documental o Secretario.

NO

6. REALIZAR
PROCEDIMIENTO Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimiento
DISPOSICIÓN Jefe de Grupo o Dependencia
FINAL documentado

7. EJECUTAR
PROCEDIMIENTO DE
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Jefe Grupo de Gestión Documental y
Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimiento Jefe de Dependencia
documentado
A

8. EJECUTAR Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimiento Jefe Grupo de Gestión Documental o
PROCEDIMIENTO
DE ARCHIVO documentado. Responsable de archivo
CENTRAL O
INTERMEDIO

NO
9. ¿TIENE
VALOR Jefe Grupo de Gestión Documental o
SECUNDARIO? Responsable de archivo

SI

10. EJECUTAR
PROCEDIMIENTO DE Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimiento Jefe Grupo de Gestión Documental o
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES documentado Responsable de archivo

11. EJECUTAR
PROCEDIMIENTO Ejecutar la totalidad de las actividades descritas en el procedimiento Responsable Depósitos Documentales
ARCHIVO HISTÓRICO documentado

. O LIBRO, 1GD-FR-0009 ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA, 1GD-FR-0010 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ANEXOS: 1GD-FR-0007 HOJA DE CONTROL, 1GD-FR-0008 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA

GLOSARIO: Este procedimiento adopta la terminología establecida en el capitulo 3 de la NTCGP 1000:2004 en materia de control de registros.
PRODUCTOR DOCUMENTAL: Hace referencia a todo servidor público que en ejercicio de sus funciones produce información documentada, registros de los cuales deben responder por su organización, conservación, uso y manejo.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Apa08. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCÓN Teniente Coronel SANDRA BIBIANA GARRO RAMÍREZ Coronel CIRO CARVAJAL CARVAJAL
Responsable Análisis Estadístico Jefe Área Archivo General Secretario General

FECHA: 07 SEPTIEMBRE 2015 FECHA: 05 OCTUBRE 2015 FECHA: 07 OCTUBRE 2015

 LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL DE
PROCEDIMIENTOS Y GUÍAS POLICIA NACIONAL
LISTA DE CHEQUEO VISITAS DE ACOMPAÑAMIENTO VIGENCIA 2022
ARCHIVOS DE GESTIÓN:
CRITERIO LEGAL, NORMATIVO O
INTERNO
1GD-GU-0002 Guía para la Gestión de
Documentos Electrónicos y Uso de la
Firma Digital, numeral 2.1
1GD-GU-0002 Guía para la Gestión de
Documentos Electrónicos y Uso de la
Firma Digital, numeral 10
1GD-GU-0003 Guía Producción
Comunicaciones Oficiales, numeral 2
1GD-GU-0003 Guía Producción
Comunicaciones Oficiales, numeral 2
1GD-GU-0003 Guía Producción de
Comunicaciones Oficiales, numeral 16
1GD-GU-0003 Guía Producción de
Comunicaciones Oficiales, numeral 22
1GD-GU-0003 Guía Producción de
Comunicaciones Oficiales, numeral 27
1GD-GU-0003 Guía Producción
Comunicaciones Oficiales, numeral 28
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 3
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 4
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 4
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 4
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 4
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 10
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 11
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 12
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 13
1GD-GU-0004 Guía Organización de
Archivos, numeral 13
1GD-GU-0004 Guía de Organización de
Archivos, numeral 14
EJEMPLO
GESTIÓN DOCUMENTAL
CUMPLE O NO CUMPLE
ASPECTO A VERIFICAR SOPORTE
DOCUMENTAL
No impresión de documentos electrónicos.
Registrar los comentarios correspondientes en los
documentos electrónicos que permita su debida
gestión, antes de que se cumpla el plazo
establecido para brindar respuesta.
de Imprimir documentos a doble cara, cuando la
información sobrepase más de una página.
de No utilización de las pulpas recicladas o papeles
reciclados, para la producción de documentos.
Escribir el número de radicado en los documentos
físicos, identificando correctamente las siglas de la
dependencia de acuerdo a la estructura orgánica
de la unidad.
Plasmar la firma o rúbrica del funcionario remitente
en los documentos físicos producidos.
Utilizar el "Recuadro de radicado y recibido" solo
para los documentos físicos con "Destinatario"
interno de Policía Nacional.
de Registrar la Clasificación de la Información en la
parte inferior de los documentos físicos.
de Organizar los documentos de acuerdo al principio
de procedencia y orden original
de La información denominada como de “Documentos
de Apoyo” debe estar identificada.
de
Organizar la documentación por vigencias.
Contar con las Tablas de Retención Documental
de
actualizadas, para organizar la documentación que
corresponda.
Codificar los documentos de conformidad con los
de
códigos de las series y subseries autorizadas en las
TRD.
Realizar la foliación con lápiz de mina negra, en la
de
esquina superior derecha de la cara recta del folio
y en sentido del texto del documento.
Presentar el formato de la Hoja de control,
de
debidamente diligenciado y firmado para la fecha
en que se organizó la documentación.
de Diligenciar y ubicar correctamente los rótulos de
identificación de caja y carpeta.
Ubicar el rótulo de identificación de caja en las
de
unidades de conservación para su apertura de
(IZQ-DER).
Diligenciar correctamente el FUID con las
observaciones respectivas, cuando aplique.
Organizar dentro de las cajas, las carpetas según
el orden establecido en las TRD.

1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 14
1GD-GU-0004 Guía Organización
Archivos, numeral 17
1GD-GU-0006 Guía Sistema Integrado de
Conservación, numeral 3.1.2.1
1GD-GU-0006 Guía Sistema Integrado de
Conservación, numeral 3.1.2.1
1GD-GU-0006 Guía Sistema Integrado de
Conservación, numeral 3.1.2.1
1GD-GU-0007 Guía Disposición Final de
Documentos, numeral 4
1GD-GU-0010 Guía de Transferencias
Documentales, numeral 4
1GD-FR-0016 Planilla de numeración de
tipos documentales
ARCHIVO CENTRAL:
CRITERIO LEGAL, NORMATIVO
O INTERNO
1GD-GU-0002 Guía para la
Gestión de Documentos
Electrónicos y Uso de la Firma
Digital, numeral 2.1, 10
1GD-GU-0002 Guía para la
Gestión de Documentos
Electrónicos y Uso de la Firma
Digital, numeral 9
1GD-GU-0002 Guía para la
Gestión de Documentos
Electrónicos y Uso de la Firma
Digital
1GD-GU-0004 Guía Organización
de Archivos, numeral 4
1GD-GU-0004 Guía Organización
de Archivos, numeral 4
1GD-GU-0004 Guía de
Organización de Archivos, numeral
14
1GD-GU-0004 Guía Organización
de Archivos, numeral 12
1GD-GU-0004 Guía Organización
de Archivos, numeral 13
1GD-GU-0004 Guía Organización
de Archivos, numeral 14
1GD-GU-0004 Guía Organización
de Archivos, numeral 13
1GD-GU-0005 Guía Organización
de Fondos Acumulados, numeral 2
1GD-GU-0005 Guía Organización
de Fondos Acumulados, numeral 2
1GD-GU-0005 Guía Organización
de Fondos Acumulados, numeral 4
1GD-GU-0005 Guía Organización
de Fondos Acumulados, numeral 5
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Integrado de Conservación,
numeral 2
Ubicar correctamente las unidades de
de
conservación "Cajas" en la estantería, iniciando de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Verificar que los libros utilizados cuenten con
de
anotación de cierre y apertura debidamente
firmada.
Contar con la "Estantería" adecuada para la
organización de las unidades de conservación
(cajas y carpetas).
Identificar la estantería del archivo de gestión
(Estante, Entrepaño, Bandeja… etc.).
Almacenar exclusivamente en las estanterías de
archivo, unidades de conservación.
Presentar ante el Comité de Gestión Documental,
solicitud de eliminación de documentos.
Transferir al Archivo Central, toda la información
que ya cumplió con su tiempo de retención de
acuerdo a las TRD de la dependencia.
Se diligencia la planilla para la numeración
consecutiva de los tipos documentales (Actas, etc.)
CUMPLE O NO CUMPLE
ASPECTO A VERIFICAR SOPORTE
DOCUMENTAL
Los usuarios en GEPOL de los directores de escuela
deben estar activos en la herramienta y asignados a la
ventanilla general de la unidad.
Realización de las transferencias documentales de la
información producida de manera electrónica.
Verificar el diligenciamiento del formato de
confidencialidad, por parte de los funcionarios a los que se
les asigne por primera vez el usuario GEPOL.
Contar con las Tablas de Retención Documental, para
organizar la documentación de la vigencia que
corresponda.
Organizar la documentación por vigencias y de acuerdo a
la estructura de la unidad.
Organizar dentro de las cajas, las carpetas según el orden
establecido en las TRD.
Diligenciar y ubicar correctamente los rótulos de
identificación de caja y carpeta.
Ubicar el rótulo de identificación de caja en las unidades de
conservación para su apertura de (IZQ-DER).
Ubicar correctamente las unidades de conservación
"Cajas" en la estantería, iniciando de izquierda a derecha y
de arriba hacia abajo.
Diligenciar correctamente el FUID general de la unidad,
con las observaciones respectivas, cuando aplique.
Organizar los fondos documentales por dependencias de
acuerdo al orden jerárquico establecido en la resolución de
estructura orgánica de la unidad para cada vigencia.
Diligenciar la matriz de identificación y clasificación de los
fondos acumulados.
Organizar los fondos acumulados en las unidades de
conservación por temas o asuntos.
Elaborar el Formato Único de Inventario Documental de los
fondos acumulados.
Presentar anualmente ante la Secretaría General, el
Diagnóstico Integral de Archivos de la unidad.
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Elaboración del cronograma anual de capacitación y
Integrado de Conservación,
Sensibilización
numeral 3.1.1
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Elaborar el informe de inspección a las instalaciones de
Integrado de Conservación,
archivo.
numeral 3.1.2.1
1GD-GU-0006 Guía Sistema Presentar en el Plan de necesidades el mantenimiento de
Integrado de Conservación, los sistemas de almacenamiento y/o adecuación de
numeral 3.1.2.1 Instalaciones Físicas.
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Identificar la estantería del archivo central (Estante,
Integrado de Conservación,
Entrepaño, Bandeja… etc.).
numeral 3.1.2.1
1GD-GU-0006 Guía Sistema Presentar de manera semestral, el certificado de las
Integrado de Conservación, fumigaciones realizadas (desinfección, desinsectación y
numeral 3.1.2.1 desratización).
1GD-GU-0006 Guía Sistema Presentar en el Plan de necesidades la adquisición de los
Integrado de Conservación, elementos de protección personal para el personal
numeral 3.1.3 GUGED.
1GD-GU-0006 Guía Sistema Elaborar un cronograma de limpieza mensual para los
Integrado de Conservación, documentos, depósitos y demás zonas establecidas para
numeral 3.1.1 el Archivo Central.
Realizar diariamente el control de la temperatura y
1GD-GU-0006 Guía Sistema
humedad relativa en el depósito documental, dejando el
Integrado de Conservación,
registro en el formato establecido, presentando un informe
numeral 3.1.4
mensual sobre el análisis de la fluctuación tabulada.
Efectuar el mantenimiento y calibración de los equipos de
1GD-GU-0006 Guía Sistema
medición de temperatura, humedad relativa, luz (sistema
Integrado de Conservación,
de aires acondicionados, termohigrómetros, luxómetros,
numeral 3.1.4
etc.)
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Incluir en el plan de necesidades las unidades de
Integrado de Conservación,
conservación (cajas, carpetas).
numeral 3.1.5
1GD-GU-0006 Guía Sistema Cambiar las unidades de conservaciones que se
Integrado de Conservación, encuentren deterioradas, presentando un informe anual de
numeral 3.1.5 las actividades realizadas
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Elaborar y/o actualizar el plan de emergencias, evacuación
Integrado de Conservación,
y atención de desastres para los archivos.
numeral 3.1.6
1GD-GU-0006 Guía Sistema
Socializar de manera semestral, el plan de emergencias,
Integrado de Conservación,
evacuación y atención de desastres para los archivos.
numeral 3.1.6
1GD-GU-0006 Guía Sistema Efectuar la revisión, prueba, recarga y mantenimiento de
Integrado de Conservación, todos los sistemas de detección y control de incendios
numeral 3.1.6 (sistemas automatizados, extintores, etc.)
1GD-GU-0006 Guía Sistema Realizar procedimientos de respaldo, back up, migración
Integrado de Conservación, etc., de la información digital o electrónica contenida en los
numeral 3.2 sistemas de información institucional.
Presentar proyectos de eliminación de documentos, ante el
1GD-GU-0007 Guía Disposición
Comité de Gestión Documental y ante el Comité de Archivo
Final de Documentos, numeral 4
de la Policía Nacional.
1GD-GU-0008 Guía Elaboración de
Tablas de Retención Documental y Contar con los Cuadros de Clasificación Documental
Tablas de Valoración Documental, actualizados.
numeral 2.1
1GD-GU-0008 Guía Elaboración de
Tablas de Retención Documental y Socializar del Instructivo de aplicación de TRD en la
Tablas de Valoración Documental, unidad.
numeral 2.1
1GD-GU-0008 Guía Elaboración de
Entregar de Tablas de Retención Documental actualizadas
Tablas de Retención Documental y
a las dependencias de la unidad, con el fin de iniciar su
Tablas de Valoración Documental,
aplicación.
numeral 2.1
1GD-GU-0008 Guía Elaboración de Presentar ante la Secretaría General, el informe de
Tablas de Retención Documental y autoevaluación y seguimiento de la aplicación de las TRD
Tablas de Valoración Documental, en la unidad, evidenciando aspectos de mejora, si los
numeral 2.1 hubiese.
Publicar las Tablas de Retención Documental y los
1GD-GU-0008 Guía Elaboración de
Cuadros de Clasificación Documental, en la intranet de la
Tablas de Retención Documental y
unidad.
 Tablas de Valoración Documental,
numeral 2.1
1GD-GU-0010 Guía de Realizar el cronograma de transferencias documentales de
Transferencias Documentales, acuerdo al orden jerárquico de la estructura orgánica de la
numeral 4.1 unidad.
1GD-GU-0010 Guía de Realizar la orden de servicios mediante la cual se presenta
Transferencias Documentales, el cronograma de transferencias documentales de la
numeral 4.1 unidad.
1GD-GU-0010 Guía de
Conservar todos los soportes objeto de la transferencia
Transferencias Documentales,
documental (Comunicación oficial, FUID, Acta de Entrega.
numeral 4.1
1GD-PR-0011 Guía Préstamo, Facilitar la consulta y/o préstamo de documentos de
consulta y acceso de información, acuerdo a su nivel de clasificación, diligenciando el formato
numeral 1.1 establecido para esta actividad
1GD-PR-0011 Guía Préstamo,
Solicitud de autorización al productor documental para la
consulta y acceso de información,
consulta y/o préstamo de documentos.
numeral 1.1
1GD-PR-0011 Guía Préstamo,
consulta y acceso de información, Existe un espacio que funcione como “Sala de consulta”.
numeral 1.1
1GD-PR-0011 Guía Gestión de
Las ventanillas de correspondencia y radicación publicarán
información a través de la ventanilla
el horario de atención al público en un lugar visible y de
única de correspondencia y
fácil acceso para los ciudadanos
radicación, numeral 2
1GD-PR-0011 Guía Gestión de
Las ventanillas de correspondencia y radicación publicarán
información a través de la ventanilla
el horario de atención al público en un lugar visible y de
única de correspondencia y
fácil acceso para los ciudadanos
radicación, numeral 4.2.1
1GD-PR-0011 Guía Gestión de
Utilizar las planillas de control de comunicaciones oficiales
información a través de la ventanilla
establecidas, para el envío y recibo de la documentación
única de correspondencia y
física.
radicación, numeral 4.2.3
Resolución 01000 del 31/03/2021,
Mantener actualizado los responsables de las ventanillas
Implementación sistema Gestor de
de la unidad en el Gestor de Documentos Policiales.
Documentos Policiales GEPOL
Resolución 01000 del 31/03/2021, Solicitar ante la Secretaría General, el traslado de
Implementación sistema Gestor de documentos del personal retirado o trasladado de la
Documentos Policiales GEPOL unidad.
Resolución 05454 del 29 de
noviembre de 2019 “Por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Conformar el Comité de Gestión Documental de la unidad
Documental para la Policía
Nacional"
Resolución 05454 del 29 de
noviembre de 2019 “Por la cual se
Realizar los cuatro (04) Comités de Gestión Documental
actualiza el Programa de Gestión
para cada vigencia respectiva.
Documental para la Policía
Nacional"
Resolución 05454 del 29 de
noviembre de 2019 “Por la cual se
Presentar para aprobación del comité de gestión
actualiza el Programa de Gestión
documental, el cronograma de transferencias.
Documental para la Policía
Nacional"

FORTALEZAS

RECOMENDACIONES

OPORTUNIDADES DE MEJORA

✓
ANEXO A LA ORDEN DE SERVICIOS Nro. 006 DEL 23/02/2024, VERIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS
DOCUMENTALES CORRESPONDIENTES AL 50% DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LA VIGENCIA 2008 DE LAS
UNIDADES POLICIALES, EN CUMPLIMIENTO AL INDICADOR DE GESTIÓN “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL”.

LISTA DE CHEQUEO PARA APLICACIÓN DE LOS COORDINADORES DE ACTUACIÓN JURÍDICA Y GESTIÓN

DOCUMENTAL, ASESORES JURÍDICOS DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA, UNIDADES DE DEFENSA JUDICIAL Y
ANALISTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DEL
ÁREA DE ARCHIVO GENERAL.

UNIDAD: FECHA:
Nro. ACTIVIDADES SI NO OBSERVACIONES

¿La unidad cuenta con acervos documentales de la

1
vigencia 2008?

En caso de que la pregunta anterior sea positiva, se Cajas: _______________________

2 deberá indicar la cantidad de unidades de conservación
cajas y carpetas y/o libros. Carpetas y/o libros: ________________

¿La unidad cuenta con las Tablas de Retención

3 Documental aplicables para la organización de la
información producida en la vigencia 2008?

¿La totalidad de la información producida por la unidad de

4 la vigencia 2008 se encuentra en custodia del archivo
central o intermedio?

Dependencias con información: ______

5 Cantidad de dependencias con y sin información.
Dependencias sin información: _______

¿La información producida por las dependencias en la

vigencia 2008, concuerda con la matriz de identificación de
6
dependencias de acuerdo a la resolución de estructura
orgánica de la unidad?

¿El acervo documental se encuentra ubicado en la

7 estantería y mobiliario adecuado para la conservación
documental?

¿La estantería se encuentra identificada y concuerda con

8 la ubicación topográfica descrita en el Formato Único de
Inventario Documental?

¿Las unidades de conservación (cajas) están ubicadas de

izquierda a derecha en el primer entrepaño o bandeja y en
el segundo se comienza de derecha a izquierda
9 sucesivamente por cada entrepaño o bandeja, siguiendo
el orden jerárquico establecido en la resolución de
estructura orgánica de cada época o vigencia y respetando
la secuencia lógica en que aparecen las dependencias?

¿El acervo documental de la vigencia 2008 se encuentra

10 en unidades de conservación (cajas) X100, X200 o X300)
en buen estado?

¿La(s) caja(s) de archivo se encuentran con rótulo

11 identificación caja, debidamente diligenciado conforme a
lo descrito en el anexo 2?

¿El acervo documental de la vigencia 2008 se encuentra

12 en unidades de conservación (carpetas) yute, propalcote
de dos tapas o cuatro aletas?
 ¿La(s) carpeta(s) o expediente(s) se encuentran con rótulo
13 de identificación carpeta y/o libro, debidamente
diligenciado conforme a lo descrito en el anexo 2?

¿El acervo documental de la vigencia 2008 se encuentra

14 foliada con máximo 200 folios para carpeta cuatro aletas y
250 folios para carpeta yute o propalcote de dos tapas?

¿El primer documento al abrir la carpeta es la hoja de

control elaborada en la fecha de cierre del expediente o en
15 el formato estandarizado en la SVE con versión 2? Ítem no
obligatorio de acuerdo con la fecha de implementación del
formato.

¿La(s) carpeta(s) o expediente(s) cuenta(n) con hoja de

control debidamente descrita y firmada? ¿Concuerda la
16 información con la documentación que se encuentra al
interior de la misma? Ítem no obligatorio de acuerdo con la
fecha de implementación del formato.

¿Las carpetas están ubicadas físicamente dentro de las

cajas, siguiendo el orden de los códigos de serie y
subserie establecidos en las TRD, ubicándose de
17
izquierda a derecha con el lomo soportado en la base de
unidad de conservación caja y son concordantes con el
número de orden descrito en el FUID?

¿La información organizada cumple con el principio

archivístico de procedencia y están organizados
cronológicamente (el documento más antiguo primero y el
18
más reciente al final, los tipos documentales se ordenan
de manera que puede evidenciarse el desarrollo de los
trámites)?

¿Existe el Formato Único de Inventario Documental

19
independiente de la vigencia 2008?

¿El Formato Único de Inventario Documental corresponde

20 con la información que se encuentra en custodia de la
vigencia 2008?

¿El Formato Único de Inventario Documental se encuentra

21 debidamente diligenciado y firmado, y cumple con los
parámetros del anexo 2?

¿Existen soportes de transferencia primaria de la

22 información que se encuentra en custodia del archivo
central o intermedio de la vigencia 2008?

¿Existe soporte (comunicación oficial firmada por el

comandante de unidad) donde se indique y justifique la Nro. radicado comunicación oficial:
23 inexistencia de información de algunas dependencias que
funcionaban en la vigencia 2008, según su estructura ________________________________
orgánica?

¿Se enviaron los inventarios documentales de la vigencia

24
2008 al correo electrónico segen.gacod@policia.gov.co?
 Nro. radicado comunicación oficial
emitiendo la orden de ejecución de las
¿La unidad realizó el despliegue de las actividades
actividades del indicador a las unidades
requeridas para la clasificación y descripción de la
desconcentradas:
información correspondiente a la vigencia 2008, mediante
25 ________________________________
orden firmada por el jefe nacional, director, jefe oficina
Nro. radicado comunicación oficial de la
asesora, comandante de unidad, para los archivos
certificación de las unidades
intermedios de las unidades desconcentras a su cargo?
desconcentradas:
________________________________

Jefe de Gestión Documental o Responsable de la visita

Responsable de Archivo

Nombre: _______________________ Nombre: _______________________

Grado: _______________________ Grado: _______________________

Firma: _______________________ Firma: _______________________

REVISÓ

Mayor TATIANA MARCELA LÓPEZ BELTRÁN

Jefe grupo soporte y apoyo administrativo
 GLOSARIO

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado. Para el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del
término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de
“comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 060 del 2001, expedido por el Archivo
General de la Nación.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones que llegan a la institución, citando

o no el cargo del funcionario, no generan trámites para las instituciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

INFORMACIÓN: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o

precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

INFORMACIÓN PÚBLICA: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga,

adquiera o controle en calidad de tal.

INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA: Se refiere a la información que al ser divulgada

puede causar daño a ciertos derechos de personas naturales o jurídicas, relacionados
especialmente con la privacidad de estos, tal y como lo establece el artículo 18 de la Ley
1712 de 2014.
INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA: La información reservada se refiere a casos en
los que la entrega de la información al público puede causar daños a bienes o a intereses
públicos, como lo establece el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

PESAJE: Determina los costes de carga de las mercancías que salen o las que se
recepcionan.

PRODUCTOR DOCUMENTAL: Hace referencia a todo servidor público que en ejercicio de

sus funciones produce información documentada, registros de los cuales deben responder
por su organización, conservación, uso y manejo.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

RESTRINGIDO: Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan

información de las instituciones militares, de la Policía Nacional o de los organismos y
dependencias de inteligencia y contrainteligencia, sobre posibles amenazas, riesgos,
oportunidades o capacidades, que puedan afectar en las citadas instituciones y organismos,
su seguridad, operaciones, medios, métodos, procedimientos, integrantes y fuentes.

ROTULACIÓN: Denominación y marcación de los sobres o documentos con los datos del
destinatario para realizar él envió, indicando datos tales como: número de oficio, dirección,
nombre del destinatario, oficina remitente y anexos (sí los hay), asimismo y de conformidad
con los niveles de clasificación de la información indicar (ultrasecreto, secreto, confidencial,
restringido, información pública clasificada, información pública reservada).

SECRETO: Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información

sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar al
interior del país los intereses del Estado.
ULTRASECRETO: Documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan
información sobre posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan
afectar al exterior del país los intereses del Estado o las relaciones internacionales.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.