INFORME DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE LAS

COMUNICACIONES

PRESENTADO POR:

DEISY NATALIA JIMENEZ CARDENAS

PRESENTADO A:

CLAUIDIA MURCIA SEDEÑO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CONTROL EN LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE

CORRESPONDENCIA FICHA (2789815)

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 TABLA DE CONTENIDO

INDUCCION……………………………………………………………………………………1

1.ESTUDIO DEL CASO………………………………………………………………………2

2. DESARROLLO DE CONTENIDO………………………………………………….........3

3.REFERENCIAS BIBIOGRAFICAS………………………………………………………4

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 INTRODUCCION

La adecuada administración del recurso informativo se convierte en una herramienta

que facilitara los procesos dentro de la gestión, debido a que se recurre

constantemente a las comunicaciones producidas o recibidas, con el objeto de

responder tramites y solicitudes de orden legal, fiscal, administrativo y en respuesta a

requerimientos de los ciudadanos, dando cuenta a los plazos limites que tienen los

funcionarios para adelantar los tramites que se derivan de estos comunicados.

Con este informe buscamos detallar el caso de María como funcionaria y lograr

entender cuales son sus funciones dentro de la organización, cumpliendo con los

servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, siguiente el

desarrollo de la normativa vigente del caso descrito a continuación.

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 CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

1. ESTUDIO DEL CASO

“COMPETENTES EN LA CORRESPONDENCIA”

La entidad estatal JLM está evaluando los conocimientos, habilidades y destrezas que

tienen los funcionarios de la Unidad de correspondencia, con el fin de prestar un

servicio de calidad y mejorar la imagen corporativa de la entidad; para ello, quiere

contar con personal cualificado en las tareas de recepción, distribución y envío de

comunicaciones oficiales, y decide evaluarlos en los procesos que realizan, con el fin

de establecer hallazgos o alertas que generen riesgos en el patrimonio documental. El

talento humano a cargo de la evaluación en la unidad de correspondencia observa lo

siguiente:

María, una de las funcionarias del área de correspondencia, atiende de manera

presencial a un mensajero de la entidad financiera BOOM que desea radicar una

documentación. María inicia el proceso de recepción con la verificación de la

documentación, para revisar competencias, fechas y demás datos. Luego, procede a

radicar el documento y registrarlo en la planilla en físico que lleva como control de las

comunicaciones que entran a la entidad. Todas las comunicaciones que provienen de

la entidad financiera BOOM son tramitadas por la Unidad administrativa de cartera, por

lo que María no duda en distribuir la comunicación allegada, mediante el sistema de

gestión documental, a la unidad de cartera para el trámite. En horas de la tarde, el

encargado de Talento Humano le entrega a María una comunicación para que se

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radique y le indica que al documento le hace falta un anexo, es decir, el medio

magnético que complementa la información física, por tanto, una vez lo radique, debe

ser devuelto al área de Talento Humano para el complemento de la información y

posterior envío. María acata la orden dada por el área de Talento Humano, radicando el

documento, pero se olvida de que al documento le hace falta el anexo y termina

dándole salida al documento y haciendo entrega a la mensajería postal para su envió.

2. DESARROLLO DEL CONTENIDO

Toda organización debe llevar estricto control de las comunicaciones enviadas y

recibidas con el fin de evitar la pérdida de información, es por ello que debe contar con

un personal idónea y capacitado en el área de correspondencia y brindar todas las

herramientas necesarias para brindar dicha labor, como toda empresa requiere la

misma importancia, para el logro de sus objetivos institucionales.

Por lo anterior se estudiará la casa donde se presentaron algunas anomalías por parte

de la funcionaria María encargada de la gestión de las comunicaciones tanto recibida

como enviada, así mismo de darán a conocer los puntos que dejo de realizar María al

momento de recibir el comunicado para que lleve una buena administración y control

de las comunicaciones.

Anomalías presentadas en la Gestión de las comunicaciones, procesos sin realizar y

adecuado control de las comunicaciones.

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Con base expuesto al caso por la entidad JLM, podemos evidenciar las siguientes

anomalías en la gestión de las comunicaciones, tanto recibidas como enviadas,

presentados por María, funcionaria encargada de la correspondencia.

En las organizaciones el flujo de la información en las unidades de correspondencia es

demasiado, por lo que requiere de personal idóneo, capacitado para llevar a cabo dicho

proceso con el fin de evitar la pérdida de la misma.

Por tanto, en la recepción de correspondencia, es necesario utilizar ciertas

herramientas como sellos radiadores, fecheros y demás, si se habla de documentos en

físicos como en nuestro caso de estudio, María, inicia su proceso de recepción de

documentos en la entidad financiera BOOM, de manera adecuada, verificando la

información, revisando fechas e identificando que dependencia va dirigida el

documento, pero al momento de realizar el proceso de radicación, el registro en la

plantilla de control de correspondencia recibida, está acorde, pero OMITE, abrir el

sobre de la documentación, colocar el sello de recibido y radicado, al igual que la fecha,

así mismo el sello numerador, lo que ocasiono el no control de la información llegado el

caso que en tiempo futuro se requiera. Por otro parte también se le olvido el registro de

la guía o copia de la documentación recibido, en el cual se debe consignar el nombre,

numero de identificación, fecha u hora de recibido de la persona o entidad que envía el

documento con el fin de ser necesario en algún momento, para mejores resultados es

recomendable digitalizar la información recibida.

En cuanto a la distribución de la documentación, aunque en el caso no clarifica si hay

algún mensajero interno que se encargue de distribuir la correspondencia que llega

interna, María inicialmente estaría realizando bien el proceso de llevar las áreas

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distinguidas según el sistema de gestión documental, pero si llegado el caso que, si

exista un mensajero interno, encargado en la distribución de la correspondencia, esa

función no le correspondiera a ella, ya que el proceso que ella realiza inicialmente lo

debería realizar cundo entrega correspondencia interna y externa en dependencias

tales como: verificar la información, registrar en el formato o plantilla de

correspondencia recibida externa en dependencias, firmas de horas de entrega y

recibido, como constancia de la misma, constando de quien debe dar el tramite al

documento recibido en relación al documento entregado por talento humano para su

respectiva radicación y posteriormente su envió, María comete un grave error, debido a

que toda la documentación antes de ser radicada debe estar completa, en este caso, le

falta anexarle el medio magnético el cual ella omite y envía con el mensajero postal,

este ocasiona que la información no llegue completamente al destinatario, y por tanto

sea necesaria su devolución y en su debido caso a la no conformidad de la información

recibida. Por otra parte, el área de talento humano, a pesar de haberle informado con

anterioridad a María lo que le faltaba para enviar el documento, también recae sobre

ellos parte de responsabilidad ya que deben tener claro que cuando se procede a

realizar un envió o radicación de un documento es de vital importancia que todo esté

completo, con el fin de evitar complicaciones a la empresa, el área y el personal

encargado de la correspondencia.

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CONCLUSION

Controlar y gestionar la documentación recibida y enviada es un proceso de gestión

documental que requiere el compromiso y la responsabilidad de todas las áreas de una

organización, con el propósito de facilitar la consulta y acceso a la información de

manera oportuna y eficaz.

3. REFERENCIAS BIBIOGRAFICAS

Referencias
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/

https://docs.google.com/viewerng/viewer?url=https://archivos.territorio.la/archivos/clases/Guianapren
dizajen1ncontrolnconnforonnoncaslificable___42649c9ed00e5f7___.pdf

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Finanzas/13
410024/Contenido/OVA/CF1/index.html#/