Evidencia: Socialización de la solución del caso.

AA4-EV01

Buenas Tardes

Mi nombre es Bertha Rosa Pertuz Orozco

Hago parte del curso CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE

CORRESPONDENCIA FICHA 2753836.

Vamos hablar acerca del caso de María que es el punto de referencia para el
video que se está haciendo en el día de hoy primero que todo es que hubieron unos
hallazgos los cuales enumerare:

1. Que María lleva el oficio al destinatario eso es un error para eso es un error
para eso debe haber una persona dentro de la entidad que es un mensajero que se
va encargar de la distribución de la correspondencia.

2. La persona encargada de recibir la correspondencia debió verificar si toda la

información estaba completa lo que podemos ver es que María recibe de la oficina
de Talento Humano el documento a sabiendas que le hace falta un anexo decide
radicarlo y darle salida, una de las actividades que creo que pueden mitigar este
tipo de errores presentado es una capacitación que sea periódica a l personal
dentro de cualquiera de las oficinas.

3. Tener en cuenta la importancia de cada uno de los pasos que se deben dar
para la radicación de los documentos, el acuerdo 060 del 2000 a recepción,
clasificación unos de los puntos más importantes para traerlo a corazón la
distribución y el debido tramite que tienen que llevar cada uno de las actividades
que yo veo que deben de mitigar este problema es que se debe una auditoria para
saber que anomalías cuenta la empresa y cuáles son las medidas que se deben
tomar para mitigar yo creo que esto a su vez va a crear mejoras continuas y en el
manejo de gestión documental y administrativas va a crear buenas prácticas y los
aspectos que son claves para fortalecimiento de la gestión documental para
cualquier organización,

Las recomendaciones que daría para el caso de María es:

• Primero que aplique cada uno de los procesos que manda la norma sin
omitir ningún paso si o si se tienen que cumplir con el acuerdo 060 del 2000 si no
lo que ella debió a ver hecho fue manifestarle a talento humano que no podía
recibir el documento o no podía radicar el documento porque no estaba completo
 • Actualizar el inventario documental creo que es un seguimiento que debe
hacerse diario y constante controlando el flujo documental que entra a la ventanilla
única de documentos

• Capacitarse y hacerse una autoevaluación para saberse que esta bueno y que
está mal en que está fallando y cuáles son los aspectos que se pueden fortalecer.

MUCHAS GRACIAS