UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EL ÁREA DE CORRESPONDENCIA DENTRO DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

El Área de Correspondencia dentro de la estructura orgánico-funcional está definida como: la unidad

administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. La Unidad de Correspondencia cumplirá con el
desarrollo de las fases de producción y recepción, trámite, distribución y consulta del programa de gestión
documental.

El Área de Correspondencia deberá contar con el personal debidamente capacitado, lo mismo que con los
medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de
las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios y
garanticen el cumplimiento de los objetivos de las entidades. La labor del Área de Correspondencia deberá
reflejar su misión, sin llegar a confundirse con las labores propias del Archivo Central, aunque las actividades
se desarrollen dentro de la misma dependencia. La misión  del Área de Correspondencia se fundamenta en
atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los
usuarios.

ENTRE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE CORRESPONDENCIA TENEMOS LAS SIGUIENTES:

- adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales,
- recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con
oportunidad y en orden consecutivo;
- guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de
su competencia;
 - proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que
permitan modernizar y agilizar los procesos del Área de Correspondencia;
- prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo
requieran;
- radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad e imparcialidad.

SERVICIOS DEL AREA DE CORRESPONDENCIA

El Área de Correspondencia presta los siguientes servicios:

ATENCIÓN AL USUARIO: 

-Estás áreas son el primer lugar adonde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el
propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre
los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención
de un requerimiento y el tiempo y el lugar donde se puede dar respuesta a la solicitud presentada.
-Atención de consultas  sobre el estado del trámite solicitado.
-Servicio alerta: es uno de los más importantes y consiste en el recordatorio de comunicaciones
recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de
turno.
-Préstamo de documentos: se refiere a la disposición y consulta para el usuario de la serie
documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar control es para registrar los
préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respectiva serie.

EQUIPOS Y MOBILIARIO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Las unidades de correspondencia determinarán los implementos necesarios para la realización de
las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y las clases de documentos
que se manejan en la entidad.

EQUIPOS: de acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y
financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores,
aplicativos  y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las
comunicaciones. De igual forma para facilitar el trámite y distribución, podrán contar con equipos
de fax, correo electrónicos, digitalización, reprografía, entre otros.

SELLOS: con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las Unidades de

Correspondencia deberán contar con sellos, como Recibido, devuelto, urgente y los demás que
requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

CARPETAS: para darle un tratamiento adecuado a los documentos y faciliten la clasificación de los

mismos, con una carpeta que permita transportar desde la Unidad de Correspondencia a la
respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

CASILLEROS: en virtud que las Unidades de Correspondencia centralizan la recepción y envió de las
comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan
el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación.

CRITERIOS PARA EL REGISTRO Y LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

 
El Área de Correspondencia deberá adoptar sistemas de organización y control que permitan la
adecuada administración de las comunicaciones oficiales; elaborará las planillas, formatos y
controles que permitan certificar la recepción y envío de los documentos por parte de
los funcionarios competentes.

REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:

Es el procedimiento por medio del cual se ingresan en los sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
- nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,
- nombre o código de la dependencia competente,
- numero de radicación,
- nombre del funcionario responsable del trámite y
- anexos.

RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:

Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca
la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
 
Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se deben seguir los siguientes
criterios:
1. El Área de Correspondencia deberá recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la
entidad, y verificar su competencia; en caso de que no sean para la entidad, deberán ser devueltas
al respectivo destinatario.
2. Las comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección antes de
legalizar su recibimiento con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o
personal, o si amerita su registro y radicación; igualmente, se tendrá especial cuidado de confrontar
si la información que se recibe está completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de
conservación.
3. Las comunicaciones de carácter privado, o también llamadas correspondencia, no deberán
abrirse y estarán plenamente identificadas con mensajes como confidencial, estrictamente personal
y otras similares. El Instituto establecerá los mecanismos de recibo, entrega y control de la
correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y, luego de ser seleccionadas, se
registrarán y radicarán.
4. Las publicaciones, libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter informativo como
plegables y publicidad no deberán radicarse.
5. El registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente,
estableciendo horarios de reparto y distribución. Sin embargo, se debe atender el carácter de
prioridad y urgencia que tenga la comunicación; en tal caso, deberá entregarse de inmediato.
Posterior al registro y radicación, se realizará el reparto y distribución de las comunicaciones para
lo cual se diseñarán controles que identifiquen claramente la comunicación: número de radicación,
nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se remite el
documento y espacio para la firma del funcionario que recibe.
6. Para el envío de comunicaciones oficiales, además de registrarlas y radicarlas, se deberán tener
en cuenta los procedimientos establecidos por el instituto para la producción documental y la
imagen corporativa; además, las formas de distribución como correo tradicional, mensajería, fax y
correo electrónico, entre otros.

HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

El Área de Correspondencia informará el horario de atención al público que será flexible, en
jornada continua; los horarios de servicio se pondrán en un lugar visible y de fácil y rápido acceso.

PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIONES RECIBIDAS

 Recibir la carta (recepción)

 Identificar si es un sobre sospechoso.
 Verificar los datos, si son de la empresa.
 Abrir el sobre.
 Verificar datos, contenido, anexos.
 Radicar el documento. (Se debe colocar el sello en la parte superior del documento)
 Registrar en la planilla.
 Distribuirla

PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIONES ENVIADAS

 Mensajero interno recoge las maletas y/o el funcionario hace entrega de las
comunicaciones en la unidad de correspondencia.

RECEPCIÓN.
 Revisar el documento: ortografía, anexos, copias, redacción.
 Asignar número consecutivo, original y dos copias.
 Colocar fecha, original y dos copias.
 Opcional: colocar datos del punto cuatro y cinco en el sobre.
 Registrar en la planilla de comunicaciones enviadas.
 Deshojar la carta.
  Original: Sobre
 Copia:    Casillero para oficina
 Copia:     Para la carpeta de comunicaciones enviadas
 Embalaje. (Empacar la carta en un sobre)

 DISTRIBUCIÓN.
 Mensaje interno
 Empresa de correos

PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

 En tiempos en que se diversifican las modalidades de terrorismo, es necesario conocer que las
unidades de correspondencia son uno de los medios elegidos por individuos que quieren causar
daño a distancia a otras personas, Por tanto, es importante que los funcionarios que laboran en
estas áreas, conozcan recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo
e Identifique sobres o paquetes sospechosos.

Estos son:
*sobres y paquetes cuyo peso es excesivo.
*sobres o paquetes sin remitente.
*paquetes sucios, manchados o con olores extraños.
*exceso de avisos o de sellos postales.
*palabras restrictivas.
*paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

En caso de encontrarse estos u otros indicios que adviertan las posibilidades de que existan
artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como por
ejemplo: no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad
competente.

SEGURIDAD EN LA MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA

La necesidad de enviar y recibir documentos impresos y artículos, nos obliga

a utilizar los métodos tradicionales de envío mediante el servicio postal o
bien, a través de las empresas especializadas en mensajería y paquetería, sin
embargo, y ante las amenazas, estamos asimismo obligados a aprender a
enviar y recibir este tipo de mensajería de manera segura.

Básicamente existen 3 tipos de riesgos al hacer uso de mensajería:

 Robo, pérdida o uso indebido de mensajería. Por lo cual, podemos ser

víctimas de robo, sustracción o divulgación de documentos con
información sensitiva, tarjetas de crédito, robo de mercancía o bien, el
uso indebido por parte de personas malintencionadas para solicitar o
enviar información o cosas de manera ilegítima.
  Recepción de paquetes bomba, amenazas o intentos de estafa.
Direccionados o no a alguna persona en específico con el fin de causar
daños o muertes, así como de amenazas de bombas, secuestros,
intentos de extorsión o bien, la recepción de atractivas ofertas
fraudulentas para inversiones, obtención de créditos para compra de
vehículos o inmuebles así como de verificación de datos oficiales
personales.
 Recepción de paquetes con contenidos que presenten amenazas de
tipo químico, biológico o radiológico. Orientadas a generar serios
daños o incluso la muerte mediante la descarga, diseminación o el
impacto de sustancias químicas potencialmente venenosas (gas
mostaza, agentes nerviosos, gas sarín), diseñadas para esparcir
organismos biológicos nocivos para la salud (ántrax, ricina, viruela,
toxina botulínica) o bien sustancias generadoras de radiación.

MEDIDAS DE PREVENCIÓN

ENVÍO: Si se requiere utilizar el servicio postal oficial, lo recomendable es

acudir o enviar a una persona de confianza a una oficina autorizada para
entregar la mensajería e idealmente solicitar el envío de manera certificada,
a fin de garantizar la entrega en tiempo y forma. Al acudir a una oficina de
correos a diferencia de un buzón de envíos postales, además de minimizar el
riesgo de que el buzón sea robado o no sea recolectado de manera eficiente,
se evita cometer el error de adherir estampillas postales insuficientes al ser
supervisado y certificado por un oficial del servicio postal.

En el caso información sensitiva o artículos de valor, las opciones de envío a

través de empresas especializadas, constituyen una opción que aunque más
costosa, es más rápida y eficaz, que permite además de asegurar el envío
contra robo o pérdida, el rastrearlo para confirmar su entrega a través de su
sitio en internet. En cualquier caso indique, en el sobre o caja, los datos
precisos y completos del remitente y destinatario; si éste último se encuentra
dentro de una organización, indique claramente el departamento y oficina o
piso en el que se deba entregar el envío.

No indique el contenido específico del envío (escrituras, facturas, cheques,

tarjetas de crédito), menciónelo si acaso genéricamente (documentos).
Verifique telefónicamente la recepción correcta de su envío llamando al
destinatario.

RECEPCIÓN: Resulta fundamental el contar con un lugar específico y seguro

para la recepción de mensajería. En el caso de casas-habitación, lo idóneo es
instalar buzones de correo perfectamente asignados e identificados y que
cuenten con el nivel de seguridad necesaria a través de cajas metálicas,
aseguradas con cerraduras de seguridad o candados, adosados a las rejas o
puertas, o bien, colocados en lugares visibles y bien iluminados.

Es recomendable indicar mediante un anuncio o letrero de advertencia, el

hecho que "El robo o sustracción de mensajería, constituye un delito
federal", el cual puede constituir un disuasivo para alguna persona
malintencionada. Evite la acumulación de mensajería en su buzón y acuda
periódicamente, de día e idealmente acompañado a retirar su
correspondencia. Resguarde adecuadamente información sensitiva, tal como
estados de cuenta bancarios, recibos de luz, teléfono o pago de predial y
lleve un registro puntual de los mismos, a fin de detectar ante un faltante, la
sustracción de mensajería.

Considere la cancelación de recepción en domicilio de estados de cuenta

bancarios y solicite el envío a su correo electrónico mediante las nuevas
opciones "paperless" que ofrecen hoy en día las organizaciones financieras.

Manténgase alerta ante la recepción de correspondencia que le invite a

participar en inversiones o adquisiciones de bienes y servicios, en la cual
aparezcan impresos sus datos en formatos de crédito "pre-aprobados" y que
requieran únicamente el llenado de información complementaria de tipo
personal oficial, como su registro federal de contribuyentes o cédula, así
como de tarjetas de crédito, ya que usted puede ser víctima de robo de
identidad o bien víctima de fraudes.

MANEJO DE MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA EN ORGANIZACIONES

La mejor forma de minimizar riesgos en términos de robo, pérdida y

recepción de sobres o paquetes indeseados o peligrosos, reduciendo costos,
la posibilidad de sufrir eventuales daños e incrementando la eficiencia y
eficacia en el manejo y entrega de correspondencia, se logra centralizando
dichas actividades en un área separada del resto de la organización,
debidamente protegida, equipada y con personal entrenado para recibir,
analizar, evaluar, resguardar, canalizar y entregar todo tipo de mensajería y
paquetería.

Es preciso seleccionar, capacitar y adiestrar adecuadamente al personal de

dicha central de mensajería, respecto de los indicadores que les permitan
reconocer e identificar paquetes sospechosos, estableciendo protocolos y
planes de seguridad precisos para su manejo, alerta al personal, reporte a las
autoridades y respuesta en caso de incidentes de tipo químico, biológico,
radiológico por detonación de artefactos, bombas o explosivos.

Asimismo se debe difundir a todo el personal de la organización, las medidas

y políticas de seguridad establecidas para el envío y recepción de mensajería
a fin de reducir riesgos y elevar el nivel de confianza en relación a los
paquetes que ingresen a otras áreas de la organización.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Es necesario considerar la naturaleza de la organización, las circunstancias

que pueda estar enfrentando en un momento determinado
(reestructuración, crisis, venta o cierre) y el rol y comportamiento de su
personal en la sociedad, a fin de analizar su nivel de riesgo, ya que debido al
desempeño en su ámbito social, político o económico, algún empleado o la
organización misma, pueda ser identificado como un blanco potencial para
recibir amenazas o atentados, a través de mensajería o paquetería.

La evaluación de riesgos debe contemplar además, las áreas de recepción y

envío de mensajería, el personal a su cargo, los procedimientos involucrados
en el manejo de sobres y paquetes así como un catálogo de clientes y
proveedores a fin de llevar un control adecuado. Asimismo se deben conocer
los trabajos y tareas adscritos a las diferentes áreas y su personal, para
identificarlas y jerarquizarlas con mayor o menor riesgo de recibir mensajería
potencialmente dañina o amenazante.
Evite en lo posible que los empleados envíen o reciban mensajería de índole
personal en la organización. Audite periódicamente el área de mensajería,
para detectar abusos que se dan al utilizar las cuentas o recursos de la
organización para envíos personales o incluso detección de robos al enviar
artículos a través de paquetes. Exija a los empleados, dar aviso al área de
mensajería de paquetes o cajas que esperen recibir a fin de estar prevenidos.

IDENTIFICACIÓN DE PAQUETES SOSPECHOSOS

Algunos de los principales indicadores que deben ser tomados en

consideración para identificar y señalar un sobre o paquete como sospechoso
o potencialmente peligroso son los siguientes:

 Información incorrecta y leyendas especiales. No cuenta con datos de

remitente y/o destinatario claramente indicados, incompletos,
erráticos o con faltas de ortografía. Posee indicaciones o leyendas
restrictivas tales como "Personal", "Entrega Urgente" o "No pasar por
Rayos X, videocasete incluido".
 Empaquetado, sellado y estampillado. Muestra un empaque rígido o
abultado con formas no definidas. Se encuentra sellado con cinta
adhesiva en las orillas o cinta en exceso en su envoltura general.
Presenta estampillas en exceso o muestra timbres o sellos postales de
envío desde otros países.
 Manchas y olores. Muestra manchas de aceite, decoloración,
cristalización o polvos extraños en el sobre o empaque. Desprende
algún tipo de olor extraño.
 Presencia de cables. Presenta alambres o cables que sobresalen del
empaquetado.

En caso de recibir un paquete sospechoso

 No lo manipule. Si lo tocó, lávese las manos con agua y jabón.

 Aíslelo de inmediato en un área de seguridad.
 No lo abra, huela o pruebe.
  Active su plan de emergencia y notifique a los supervisores de la
organización.
 Reporte el hecho a las autoridades competentes.
 En caso de amenaza de bomba
 Evacúe el lugar inmediatamente.
LAS ÁREAS DE CORRESPONDENCIA Y CONSERVACION DOCUMENTAL

 Deben velar también por la adecuada conservación y el control en la producción

documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los
requisitos exigidos en los manuales de procedimientos en cuanto a clase de papel,
formato y firmas responsables de igual forma, los programas de gestión documental deben
incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su
producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando
el deterioro físico.
 También se deben adoptar normas para favorecer la permanencia y durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes
digitales.
 Se recomienda utilizar papel con gramaje entre 75 y 90 g/m2 y libre de ácido, las tintas de
impresión deben poseer estabilidad química y ser insolubles al contacto con la humedad.
 Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las
instrucciones de los fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en
formatos compatibles con equipos y programas, cuidando la posibilidad de recuperación,
copiado y reproducción, libre de virus informáticos.
 La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups,
serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen
los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

LA CORRESPONDENCIA

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el
alma del comercio y de la industria.

A. Clasificación de la correspondencia

La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen
según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y
tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:

1. Por su Destino:

 Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio,

TV, carteles, pancartas).

 Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y oficial.

2. Por su Contenido:
 De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos
de negocios, periódicos, etc.

 De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras,
valijas, etc.

3. Por su Tramitación:

 Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.

 Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y
cablegramas.

4. Por su puntuación:

 Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

 Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.

 Mixta o corriente: combina los dos estilos.

5. Por su extensión:

 Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

 Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

 Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un
pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

6. Por su forma:

 Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación.

Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas,
cablegramas, avisos, etc.

B. División de la correspondencia

La correspondencia se divide en 4 clases:

1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros,

etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada,

cualquier asunto particular entra en ella.

3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos

organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

 Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorandum y
tarjetas postales.

 Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas,
Radiogramas y telefonemas.

C. TIPOS DE CORRESPONDENCIA

1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA

Es la que se cursa entre la Sede y otras entidades o particulares. Además entre funcionarios de la
misma, siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad, o con sus empleados cuando
se refiera a relaciones laborales.

Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la misma, (facultades,
centros, institutos, etc.) situados en otras ciudades o a sus empleados en lo relativo a su vínculo
laboral, se consideran correspondencia externa.

Según su origen y destino la correspondencia externa se divide en:

1.1.1 Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del servicio de
mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax y correo electrónico.

La correspondencia externa recibida es oficial ò particular:

Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad, independiente del medio
utilizado, (courrier, mensajería, fax, correo electrónico). Puede tener carácter confidencial y en éste
caso se someterá a trámite especial.

Particular: Es al que llega a la institución a título personal, trata de asuntos personales no

relacionados con las actividades de la institución y no cita el cargo del funcionario. No generan
trámite para las instituciones. Puede reconocerse porque se identifica visiblemente como
"personal" o "confidencial".

La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria, cooperativas, sindicatos,

asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de otras entidades autónomas que allí funcionen,
se tratará como correspondencia particular.

1.1.2 Correspondencia externa despachada: Es la que se produce en la Sede de manera oficial,

dirigida a otras entidades, particulares, a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades, a
sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación laboral o a las dependencias
autónomas que funcionen dentro de la misma institución.

Tomando en cuenta la forma de envío, la correspondencia externa despachada será: "de entrega
ordinaria" o "de entrega especial".

La primera corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario, aéreo o nacional. La segunda
identificará la correspondencia enviada por correo recomendado o entregado personalmente a los
destinatarios, previa radicación.

1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA

Es la que se produce entre los funcionarios localizados en la Sede, como constancias, certificados,
comunicados, memorandos, circulares, oficios y actas que se cursan entre las oficinas. Son de
carácter oficial.

PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA

En tiempos en que se diversifican las modalidades de terrorismo, es necesario conocer

que la unidades de correspondencia son uno de los medios elegidos por individuos que

quieren causar daño a distancia a otras personas. Por tanto, es importante que los

funcionarios que laboran en estas áreas, conozcan algunas recomendaciones para

prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la integridad personal.

IDENTIFIQUE SOBRES O PAQUETES SOSPECHOSOS

Estos son:

Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo

Sobres o paquetes sin remitente

Paquetes sucios, manchados o con olores extraños MANUAL DEL

CORRESPONDENCIA

CODIGO EM18

VERSION 01

APROBACION 18/11/2010

PÁGINA 8 DE 8

ESTADO: NO CONTROLADO

Manual de correspondencia para uso de la Alcaldia Municipal de Castilla la Nueva

Exceso de avisos o de sellos postales

Palabras restrictivas

Paquetes amarrados con cables o presencia de cables

En caso de encontrarse éstos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que

existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones

necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su

procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de

seguridad competentes.

EQUIPO Y MOBILIARIO

Las unidades de correspondencia determina EQUIPO Y MOBILIARIO

Las unidades de correspondencia determinarán los implementos necesarios para la

realización de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la

clase de documentos que se manejan en la entidad.

Equipos: De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos

técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos

como computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro,

radicación y distribución, podrán contar con equipos de fax, correo electrónico,

digitalización, reprografía, entre otros.

Sellos: Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, las unidades

de correspondencia deberán contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y los

demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones.

Carpetas: Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la

clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar

mínimo con una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a

la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.

Casilleros: En virtud que las unidades de correspondencia centralizan la recepción y

envío de la comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones

proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su

rápida ubicación.
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n esta fase de la operativa se procede a la recepción, descarga y separación de la correspondencia que se recibe en las unidades de distribución ordinaria que

procede de:

1) Los diferentes puntos admisión, en el caso de la correspondencia que nace en la propia localidad.

2) La correspondencia procedente de las oficinas postales y salas de clasificación.

3) La correspondencia procedente de las diferentes conducciones y rutas.

En el caso de los puntos 1 y 2, la recepción de la correspondencia puede producirse mediante bandejas, carros o recipientes similares (dependiendo de las

pecualiaridades de cada centro de trabajo u oficina).

Cuando la correspondencia llega procedente de conducciones o rutas, hay que proceder a su descarga colectiva. Para ello, los contenedores son separados por

unidades de destino (ya sea Unidades De Distribución, Entrega En Oficina, Rurales...).

Es fundamental separar los productos de modo que se garantice la regularidad en la entrega de los mismos.

Cada contenedor lleva una etiqueta con un color específico. Así, mediante esta etiqueta se distinguen los distintos productos. Esto además facilita las labores

siguientes de apertura. Así también se pueden establecer fácilmente las prioridades de reparto según los plazos de distribución de la correspondencia.

La correspondencia de tipo certificado y asegurado llega a la unidad de distribución ordinaria relacionada por hojas de despacho. Estas hojas de despacho se crean

en el centro de tratamiento. A partir del momento de recibir esta correspondencia, las unidades de distribución se hacen responsables de la misma.