Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Evidencia numero 3
“informe administración documental”
Presentado por:
María Kamila Montezuma Yañez
Introducción
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la
importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones
oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido
de los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea
tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un
aumento significativo de costos para las empresas y además una
buena administración documental genera una buena toma de
decisiones.
Objetivos
Recepción
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
· Revisar que este firmado, verificar anexos.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla
Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas,
al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
· Fecha
· Nombre del Remitente
· Dirección, teléfono y correo electrónico
· Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
· Asunto
Número de folios y anexos.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución
o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos
se Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de
recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado
según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica
el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de
costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma
de pago , Observación, Centro de costo y departamento que
envió. Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
3. Memorandos
5. Correo electrónico
este blog lo hago por que veo que en la web hay muchos pero hay que
hacer muchas cosas para verlos espero sea de su agrado.
Web grafía:
· Manual de procesos de gestión documental.
· https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti
%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-921a0cf2c0a9?
version=1.2
· https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/5
1130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf
· https://es.slideshare.net/Juanluissemilla/gestion-documental-ii
· https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0
· http://normasgtc185.blogspot.com/
· https://es.slideshare.net/natalymoreno08/acuerdo-060-01-admon-
comunicaciones-oficiales