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INTRODUCCION
OBJETIVOS
Recepción
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
· Revisar que este firmado, verificar anexos.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla
Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas,
al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
· Fecha
· Nombre del Remitente
· Dirección, teléfono y correo electrónico
· Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
· Asunto
Número de folios y anexos.
5. Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los
diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo
electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos
datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos,
se registra y radica en la planilla de control de comunicaciones
internas en el documento señalando datos como él (nombre y código
de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los
hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da
constancia de recibido.