Gestión documental

aprendiz:

Gabriela Martínez León

Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativas

Servicio nacional de aprendizaje Sena

Técnico asistencia administrativa

Instructor(a):

Luz Dary Landazábal Castellanos

04 de mayo 2023
 3.1 vivencia personal

El día que fui a la registraduría a sacar la cédula por primera vez, llegué

temprano y presente al funcionario mi acta de nacimiento debido a que se me había

extraviado la tarjeta de identidad, di mis datos personales y mi huella, luego de eso me

senté frente a la cámara para que me tomaran la foto, posterior a esto firme en una

Tablet, di mi correo electrónico y de inmediato me enviaron la contraseña electrónica

temporal. El registrador dijo que en un plazo de cuatro meses podía reclamar mi

documento; al pasar el tiempo me comunique con el registrador para consultar sobre el

trámite de la cédula, le envié mi nombre y mi número de identidad, el me informo que la

cédula ya se encontraba en la a registraduría de Arauquita, al día siguiente fui para

reclamarla di mi nombre, puse mi dedo índice en el hullero digital y me entregaron la

cédula.

Reflexión: la atención del registrador me pareció muy buena, fue muy

profesional y amable, el proceso fue rápido y no se me presento ningún problema para

tramitar el documento.
 3.3 Sopa de letras acuerdo 060

 Flujo grama
 Cuadro sinóptico código contencioso administrativo

 Proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento

 1. Recepción: verificación y control que se hace en la Institución para realizar la

admisión de los documentos que son entregados en la Unidad de Correspondencia, ya sean

internos o externos.

2. Clasificación: La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma

jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros

factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura

orgánica y asuntos.

3. Apertura: abrir el documento.

4. Revisión: consiste en observar y analizar con atención un determinado

documento, con el fin de verificar que éste sea válido y/o funcional para comprobar lo que se

pretende.

5. Radicación: Es el proceso por el cual se asigna un identificador (Número de

Radicado) a un documento y se le asocia cierta información que se considere relevante a la

hora de ingresar, salir o moverse entre departamentos en la organización, tal como la fecha y

hora de recepción.

6. Registro: sirve como evidencia de una actividad o transacción realizada por la

organización y que requiere retención durante un período de tiempo.

7. Distribución: garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

 Procedimiento para el despacho de comunicaciones oficiales de forma

interna y externa.
 1. Elaboración.

2. Firma.

3. Traslado.

4. Verificación.

5. Numeración y Fechado.

6. Registro.

7. Separación.

8. Envío.

 Pasos a seguir para que la comunicación de una empresa llegue a su

destino

1. Establece los canales de comunicación oficiales. Una de las afectaciones

principales en la comunicación es el “radio-pasillo”, las suposiciones sobre el rumbo de la

compañía, generan distracciones, afectan la productividad y generan estrés entre los

empleados.

2. Juntas de trabajo efectivas. Establecer una metodología junto con un

cronograma sobre las reuniones de resultados y sesiones de trabajo, en donde los

participantes, que generalmente son de mandos medios hacia arriba establezcan en un

ambiente formal y propositivo el rumbo y las decisiones correctas para el personal y la

empresa.

3. Calendario de eventos y festividades. Los pequeños detalles realizan grandes

cambios, estos van desde una pequeña celebración el día del cumpleaños de nuestro

colaborador, hasta un evento pensado en la integración de todos nuestros colaboradores, estar

pendiente de lo que los empleados necesitan es una excelente forma de acercamiento, la

empresa cuenta con un sin número de opciones de bajo costo las cuales podrá implementar y
aumentar el compromiso de los empleados, incluso reducir la rotación, como organizar

actividades extralaborales como equipos de futbol, delegaciones deportivas, paseos grupales

etc.

4. Transmitir la Misión, Visión y Valores. “Los valores se practican”, esta frase la

hemos escuchado muchas veces y es una gran verdad, las misión, visión y valores de la

empresa no son tan solo cuadros que están pegados en la pared de las recepciones, son

acciones, hechos y vivencias que surgen junto con la empresa, los valores son los mejores

vehículos para saber cómo debe ser nuestro actuar con los empleados y viceversa.

5. Trabajo en equipo. La mayoría de los problemas en las organizaciones son a

raíz de la fluidez que tiene la entrega de información puntual para realizar el trabajo diario,

muchos empleados entran en conflictos que posteriormente se vuelven personales, debido a la

falta de información, reportes o entregables de parte de otros compañeros, por lo que el

responsable de comunicación interna debe fortalecer las métricas y responsabilidades de cada

puesto con el objetivo de generar procesos con entregable y fecha del mismo.

 Recursos tecnológicos

El AGN, cuenta con recursos tecnológicos que apoyan los procesos de la

Entidad, tales como: Sede electrónica, canal que facilita el acceso, registro y búsqueda

solicitudes ciudadanas.

1. HARWARE Y SOFTWARTE: programas existentes que permiten a los

archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos archivísticos, aplicados a los

documentos y en la prestación del servicio.

 2. La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión documental es la

digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital,

para que se pueda manipular desde un ordenador.

3. La Microfilmación: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste

en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película, es una

tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos

debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información.

4. El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar

información de manera rápida y eficaz.

5. Las Redes: En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario

indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten archiveros

comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

6. La Intranet.

7. Internet.

 Consulta

1. El fax: es una función de comunicación que utiliza una línea telefónica

para enviar originales escaneados (papel) o recibir datos enviados desde máquinas

remotas.
 2. El correo electrónico es un sistema que permite que distintos usuarios

intercambien mensajes a través de un servicio de red. Se pueden enviar y recibir

correos electrónicos en los que se pueden incluir todo tipo de informaciones personales

o profesionales.

3. Reloj radicador: este medio es utilizado en la unidad de correspondencia

para recepción de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de estas, ya

que el funcionamiento de este depende de su programación.

4. El servicio de atención al ciudadano: es el punto principal de interacción

virtual entre la comunidad y el Ministerio de Educación Nacional, el cual le permite a los

ciudadanos radicar y consultar sus requerimientos en línea asociados con el sector y los

servicios que presta la entidad.

5. servicios postales 472.