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ENTORNO LABORAL
Evidencia numero 3
“informe administración documental”
Presentado por:
Jhon Harold Arias
Objetivos
Recepción
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
· Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
· Revisar que este firmado, verificar anexos.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla
Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas,
al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
· Fecha
· Nombre del Remitente
· Dirección, teléfono y correo electrónico
· Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
· Asunto
Número de folios y anexos.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución
o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos
se Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de
recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado
según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica
el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de
costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma
de pago , Observación, Centro de costo y departamento que
envió. Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
3. Memorandos
5. Correo electrónico