UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Neiva, 23 de septiembre de 2018

Elaborado por: Leidy Tatiana Almario Castro,

María Mónica Charry Zapata,
Jennifer Gutiérrez Carvajal,
Jhan Lucas Marulanda Tabares,
Juan Diego Murcia González.

Objetivos: Dar a conocer el proceso de recibo y radicación de documentos en una

unidad de correspondencia.

. Dar a conocer el modo de organización que realizan en la unidad de

correspondencia de Comfamiliar en Neiva y el SENA, luego de la visita guiada.

. Entablar la diferencia entre el proceso de registro y el proceso de radicación en

una unidad de correspondencia.

. Dar a conocer la clase de correspondencia que existen, su uso y finalidad.

VISITA GUIADA A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

COMFAMILIAR NEIVA

El 17 de septiembre de 2018 a las 17:00 horas del día, se realiza visita guiada por
empleados de la unidad de correspondencia de la empresa Comfamiliar ubicada en
la Calle 11 5 63 Neiva.

La unidad de correspondencia de Comfamiliar, cuenta con el horario de atención

al público de 7:00 hasta las 17:00 horas en jornada continua.

La oficina de la unidad de correspondencia no es lo necesariamente adecuada para

dicha función, es un espacio bastante reducido, se evidencia acumulación de
documentos, cajas, y pequeñas estanterías que de una forma se han colocado para
minimizar el desorden.
Informe: Unidad de correspondencia 2

Carece de iluminación natural, de distribución, de ventilación, no permite el

acceso de todos los empleados de manera adecuada; es decir, que el espacio donde
realizan sus funciones no está debidamente estructurado como debería ser, no
hacen uso de protección en cuanto a las condiciones de salud en el puesto de
trabajo, no conocen las especificaciones del sistema operativo del computador
asignado, entre otras irregularidades.

En ella, se encuentra laborando 4 personas quienes son las encargadas de recibir

lo que llegue con destino a la empresa, de revisarla y continuar con el trámite que
se deba desarrollar; a una de esas personas se le conoce como el patinador interno,
quien es el encargado de entregar la una vez es clasificada por áreas o
dependencias, para ello, hacen uso de bolsas plastificadas de colores y con el
nombre de cada dependencia para facilitar el modo de entrega y evitar pérdidas de
documentos en el trayecto.

PROCESO DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

1. Se debe primero que todo, verificar que los documentos sean realmente
para la empresa, que se encuentre con los datos correctos de la empresa, en
caso de que sea enviado por error o no corresponda a la empresa, el
documento de inmediato deberá ser devuelto.
2. Destapar paquetes, verificar contenido para determinar para que área va el
documento y comprobar que lo que se especifique el documento que
contenga sea lo que este realmente.

Hacen uso del aplicativo denominado gestión documental para radicar toda la
correspondencia que entra a la UC, luego se coloca en sobres seguros para el
mensajero interno o patinador quien se encargara de repartirlo a las distintas
dependencias.

Los documentos de los entes de control al momento de radicarlos son subidos de

inmediato por ser documentos de mayor importancia y delicadeza.

Para llevar el control de la correspondencia interna y externa por medio del

aplicativo, el software maneja planillas de la correspondencia recibida y enviada
para tener constancia de ello. El manejo de archivo se maneja por orden
consecutivo.

Los empleados de la unidad de correspondencia de comfamiliar manifestaron que

no tienen conocimiento de la guía técnica Colombia GTC-185, no saben que
contiene, cuál es su finalidad, y a su vez, no conocen los parámetros de
Informe: Unidad de correspondencia 3

Conservación que se deben tener en cuenta para la perduración de la información

del documento en soporte papel.

Contiene, cuál es su finalidad, y a su vez, no conocen los parámetros de

conservación que se deben tener en cuenta para la perduración de la información
del documento en soporte papel.

Al momento en que la persona se acerca a la unidad de correspondencia de

Comfamiliar, se procede a verificar que el documento si valla dirigido a la
empresa, que los datos del destino sean correctos, posterior a ello se procede a
colocar sello de recibido, la fecha en la que se recibe, la hora y la firma de quien
recibe.

El proceso de registro del documento al sistema es inmediato, se ingresan los

datos en el software de Gestión Documental para posteriormente, asignar el
número de radicación generado por el software y en la copia que se le entrega de
recibido a la persona o compañía que envía el documento se le escribe con
lapicero de mina negra el número de radicación asignado para esa comunicación.

El sello utilizado para el recibido de las comunicaciones, no cuenta con los

parámetros establecidos por el archivo general de la nación que permitan la
conservación y perduración de la información contenida en ellos. Lo más
recomendable es no utilizar sellos, ni fechadores, que no sean de tinta indeleble,
es mejor aunque tome un par de segundos escribir los datos de recibido con
lapicero aunque este a su vez debe de tener las mismas condiciones asignadas por
el AGN.

SOFTWARE GESTIÓN DOCUMENTAL 1

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VISITA GUIADA A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DEL SENA

El 19 de septiembre de 2018, se hace visita guiada a la unidad de correspondencia

del SENA sede comercio en la ciudad de Neiva ubicada sobre la carrera 5.

Cuenta con horario de atención al público de 7:30 a 12:00 y de 14:00 hasta las
18:00 horas de lunes a viernes.

La unidad de correspondencia del SENA cuenta con los parámetros mínimos

establecidos en cuanto a iluminación y distribución del espacio, lo que permite la
eficiencia y la organización de la unidad.

La unidad de correspondencia, se rige bajo los parámetros de la guía técnica

colombiana vigente GTC-185 en cuanto a la elaboración de documentos, hacen
usos de formatos propios de la entidad para ciertas comunicaciones.

Por cuestiones de tiempo y de disposición por parte del jefe de la unidad no se

pudo recolectar toda la información posible acerca de la unidad.

CLASES DE CORRESPONDENCIA

La correspondencia son: de carácter interno o externo; es decir, hace uso de estas

características para determinar el proceder del documento. Para el caso de la
correspondencia interna, cuenta con una entidad productora quien determina como
se crean, para que se crean, la fecha de elaboración y de que se trata o que
contiene el documento.

La correspondencia externa que llega a una unidad de correspondencia, determina

la clase del documento sea textual o gráfica, entre otros. Visualmente se puede
comprobar si el documento es original o es copia, dejar constancia de que lo dicho
en el documento que se anexa a es correcto.

Las comunicaciones oficiales existentes son: cartas, memorandos, circulares,

actas, informes, hojas de vida corporativas y actos administrativos.

Para implementar una unidad de correspondencia, es necesario determinar que la

finalidad de la unidad es centralizar la información, es mantener un orden en la
organización de la información, intervenir en el control de la información durante
su trámite y posterior consulta de ella.
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REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES,

DIFERENCIAS.

El registro de las comunicaciones oficiales en el procedimiento por medio del

cual, las entidades integran en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando los
datos como el nombre del remitente o del destinatario, nombre de la dependencia
o el código si maneja, el nombre del funcionario responsable del trámite y el
tiempo de respuesta.

El proceso de radicación de las comunicaciones oficiales es por medio del cual,

las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
establecidos por la ley.

Las normas y las guías técnicas establecidas y vigentes, nos ayudan a facilitar el
proceso de elaboración, de recepción, distribución y conservación de los
documentos.

La normatividad nos permite determinar las funciones a cumplir, lo que estamos

habilitados a hacer y lo que no se puede hacer, lo que está prohibido, las
consecuencias que trae el no cumplir o distorsionar los procesos, ya que lo que se
trata es priorizar el principio de transparencia de la información.

La guía técnica conocida como la GTC-185, nos presenta la forma estética más
recomendable para los documentos que se laboren en cada entidad, empresa,
institución o persona natural, aunque solo sea una guía, esto quiere decir, que las
empresas o las entidades pueden decidir si las ajustan o no a las necesidades.

CONCLUSIONES

. La unidad de correspondencia para una empresa es de gran vitalidad ya que en

ella se centraliza toda la información posible producida, enviada y recibida por la
empresa.

. El proceso de registro en el sistema y posterior radicación se desarrolla en

tiempo inmediato, para entregar a la persona que entrega el documento el recibido
junto con el número de radicación asignado para el trámite.
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. La visita a las unidades de correspondencia resulto muy beneficioso para poder

visualizar el proceso que se lleva a cabo en cada una de ellas. Saber la
metodología o procedimiento a seguir.

. Aunque falto más profundidad en la información ofrecida por los encargados de

la unidad de correspondencia.

RECOMENDACIONES

. Concientizar a los empleados de la unidad de correspondencia la existencia de

normas y guías técnicas que nos instruyen de elaborar documentos con una
estética más significativa.

. Profundizar los vacíos que se hayan manifestado en cuanto a la información

recolectada, optar por hacer uso de la norma y las guías técnicas.

LEIDY TATIANA ALMARIO, HILDA ROCIO ASTUDILLO

MARÍA MÓNICA CHARRY, Instructora
Aprendices

JENNIFER GUTIÉRREZ,
JHAN LUCAS MARULANDA,
Aprendices

JUAN DIEGO MURCIA.

Aprendiz