UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERU

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS PLAN DE TESIS

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE FLUJO DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR LA ATENCIN DE DOCUMENTOS EN LA DRTCJUNIN

Presentado por: Julissa Carolina Serrano Huanhuayo

Para la obtencin del Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas

ASESOR:

HUANCAYO, SEPTIEMBRE DE 2011

PLAN DE TESIS

1) Tema : El tema de esta investigacin es el flujo de un Documento que ingresa a la Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones de la Regin Junn, y su control respectivo para determinar el rea en donde el documento se queda la mayor parte del tiempo.

2) Ttulo del Proyecto

DISEO DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE FLUJO DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR LA ATENCIN DE DOCUMENTOS EN LA DRTC-JUNIN

3) Planteamiento del Problema La Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones Junn, es una entidad estatal en la cual la atencin de documentos que presentan los usuarios es una de una de sus principales funciones, ya que stas si no son atendidas a tiempo caen en silencio administrativo, siendo esto una situacin muy crtica ya que la entidad tiene que responder a un proceso legal.

LA OFICINA DE TRMITE DOCUMENTARIO DE LA DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

La Oficina de Trmite Documentario tiene como principal objetivo lograr atender los requerimientos de los usuarios superando sus expectativas en tiempo, costo y calidad de la informacin y trmites que solicita, con un trato amable y cordial. La Oficina de Trmite Documentario se encuentra conformada por la Jefatura, Mesa de Partes, el Archivo Central (rea de Actas y Certificados). La misin de la Oficina de tramite documentario se basa en demostrar un autentico compromiso con la calidad del servicio a los usuarios mediante una atencin rpida de sus requerimientos, si embargo su misin no se cumple ya que la atencin de dichos documentos generalmente caen en silencion Administrativo.

EL FLUJO DE DOCUMENTOS DE LA DRTC En la DRTC-JUNIN, el registro de documentos se realiza de la siguiente manera. 1. Recepcion de Documentos. 2. Sellado de recepcin en cargo de documento. 3. Entrega de cargo a usuario Aqu hacemos un alto para mencionar el cuarto paso la cual se realiza a las 12 p.m. teniendo ya una buena cantidad de documentos, stos son registrados, asingnadoles a cada documento un nmero de expediente, la cual servir para hacer su seguimiento respectivo. Aqu se presenta un inconveniente para el usuario respecto al seguiemiento de sus documentos, ya que tramite documentario no les asigna un numero de expediente en el cargo que presentan. Los documentos una vez ingresados y registrados por trmite documentario son derivados a cada oficina respectiva. Atencion de documentos

Los documentos en la DRTC- JUNIN, son registrados en cuadernos, siendo stos sensibles a ser corregidos en fecha, asunto, etc; cada area maneja un cuaderno en el cual los documentos son ingresados, siguiendo un formato nico, se considera el nmero de registro correlativo, el asunto, de quien (Nombre de Usuario) proviene el documento, a que area ser destinado para su atencin respectiva. Cada area sigue un formato de registro distinto, haciendo el seguimiento de un expediente muy tedioso. Algunas oficinas registran el reingreso del documento con un nuevo nmero de registro y otras oficinas los registran al lado del registro anterior. Es necesario mencionar que un documento en la mayora de veces pasa por varias oficinas para se atendido.

Si bien es cierto un documento pasa a una oficina para Visacin pero ste se queda por varios das, sin ser atendido y en consecuencia resta los das para que el documento sea liberado y entregado a tiempo al usuario, tambin existen

casos en los cuales los documentos son extraviados desconocindose la oficina en donde se deriv por ltima vez, como mencionbamos anteriormente, los registros en cuadernos son sensibles a ser manipulados, ya que no existe ninguna directiva de trabajo, en la cual se mencione que los registros sern impecables, sin borrones, sin mancha, etc.

PROBLEMTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA DRTC-JUNIN RESPECTO AL REGISTRO Y ATENCION DE LOS DOCUMENTOS.

En este punto enfocaremos el problema desde el punto de vista de los empledos ya que los mencionados son una pieza clave para aminorar el problema. Los documentos son registrados por personas que desconocen sobre software, su utilidad y la gran ayuda que brinda manejar uno de ellos, a continuacin se vera el nivel educativo de los empleados de la DRTC-JUNIN.

NIVEL EDUCATIVO DE LOS EMPLEADOS DE LA DRTC-JUNIN Grafico N 01

26% 43%

SECUNDARIA COMPLETA SUPERIOR INCOMPLETO ESTUDIANTE

9% 6% 4% 12%

EGRESADO BACHILLER TITULADO

Elaboracion Propia

En la DRTC-JUNIN, el 43% de los empleados solo llegaron a terminar la secundaria y no siguieron estudios superiores, el 12% de los empleados sigui alguna carrera tcnica sin embargo no llegaron a concluirlos, algunos trabajadores afirman que fue a causa del terrorismo que aquejaba a nuestro pas, ya que no podan asistir a clases con normalidad, el 4% aun son estudiantes y siguen alguna carrera de administracin publica, el 6 % son egresados de institutos, universidades, la gran mayora termino hace 2 aos atrs, el 9% es bachiller, con carreras de ingeniera, administrativas, etc. Y el 26% de toda la poblacin de la DRTC, son titulados en carreras de derecho, ingeniera y economa. Es necesario tambin mencionar las edades que oscilan el personal de la DRTCJUNIN.

EDAD DE LOS EMPLEADOS DE LA DRTC-JUNIN Grafico N 02

27% 44% 20-40 40-55 55-70 29%

Como se puede observar, el 44% de los empleados oscilan entre los 55 y 70 aos de edad, el 29% oscila entre los 40 y 55 aos de edad y solo el 27 % oscila entre los 20 y 40 aos de edad, tal es asi que la poblacin de la DRTC- JUNIN, del 44% que representan las edades mas altas el 99% ingresaron con 20 a 25 aos de edad, lo que quiere decir que tienen bastante experiencia en el registro y manejo de los documentos, sin embargo los documentos siguen extravindose y siguen cayendo en silencio administrativo.

SILENCIO ADMINISTRATIVO EN LA DRTC-JUNIN Actualmente en la DRTC-JUNIN, ingresan 1600 documentos mensualmente, de los cuales segn las estadsticas el 5% de los documentos caen en silencio administrativo, siendo un total de 80 documentos que son propensos a no ser atendidos a tiempo.

1) Formulacin del Problema Cul Diseo de Sistema es el apropiado para mejorar el control de flujo de los documentos? 2) Objetivos de la Investigacin Objetivo General Disear un sistema que controle el flujo de documentos que ingresan a la Direccin Regional de Transportes

6)

Justificacin del Proyecto

a) Justificacin Terica El Lenguaje de modelamiento unificado, es la herramienta idnea para este proyecto ya que logra definir a los actores y sus casos de uso del sistema, de una manera precisa de modo que refleja los requerimientos de la organizacin y por ende del Sistema.

b) Justificacin Metodolgica Se utiliza la metodologa RUP y el UML ya que se definir las actividades de todo el proceso de trmite documentario y de esa forma consolidar un mejor diseo para controlar el flujo de documentos de la DRTC-JUNIN.

c) Justificacin Prctica

El presente proyecto nace de la necesidad de buscar un diseo exacto y preciso que se ajuste a los requerimientos y necesidades de controlar el flujo de los documentos que ingresan a la DRTC-JUNIN. Mas an cuando la eficiencia para atender los documentos no solo se basa en dar respuesta al usuario, si no en el tiempo en el que se le da respuesta, y frente a ello la DRTC-JUNIN pasa por un serio problema ya que existen documentos los cuales no fueron atendidos en el tiempo adecuado ya desaparecieron de las oficinas sin saber hasta el momento a donde fueron a parar.

7) a)

Referencia terica Antecedentes de la Investigacin Los Gobiernos regionales tienen una amplia responsabilidad con el pueblo, el atender sus peticiones que presentan a travs de un papel es una de sus funciones, el dar respuesta a cada uno de sus inquietudes

b)

Marco Terico:

Sistema informtico Un sistema informtico es la sntesis de hardware y software. Un sistema informtico tpico emplea un ordenador que usa dispositivos programables (lenguajes de programacin) para almacenar, recuperar y procesar datos. Muchos sistemas informticos pueden interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema mayor. Segn Monzon (1994) Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto, significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto.

El objetivo de los sistemas es asegurar que infamacin exacta y confiable este disponible cuando se la necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales. En primer termino, recibe datos de fuentes internas o externas de la organizacin como elementos de entrada. Despus, acta sobre los datos para producir informacin. O sea, es un sistema generador de informacin. Los procedimientos determinan como se elabora dicha informacin. Finalmente, el sistema produce la informacin para el el administrador y la persona que tomara decisiones. Los sistemas de informacin no necesitan estar basados en las computadoras, pero con frecuencia lo estn, como en el ejemplo del sistema de reservaciones para viajes en avin. El factor determinante en si, es un sistema que puede ser mejorado incluyendo en l la capacidad del procesamiento por computadoras. El uso de los sistemas de informacin es necesario e importante en la Direccion Regional de Transportes y Comunicaciones-Junin por las siguientes razones:
d) Marco Conceptual

Documento: papel que presenta el usuario, representa al usuario Expediente: nombre que recibe el documento al ingresar a la drtc-junin. Numero de expediente: es el nmero que se le asigna al expediente para ser identificado dentro de la institucion, Registro: se define como registro al hecho de almacenar la informacion del documento en los libros o cuadernos. Nmero de registro: es el nmero que se le asigna al expediente al ingresar en una determinada area. Fujo de documento: Es el hecho de pasar un documento de un area a otro. Se presenta continacion. Silencio Administrativo: Estado la que llega un documento si no es atendido en el tiempo que establece la ley.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO PROCEDIMIENTO : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION MERCANCIAS

OFICINISTA
Recepcin y registro de documentos recepcionados de las diferentes oficinas de la Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones

ASESOR LEGAL EXTERNO

Encargado de realizar las tareas asignadas por el Director y atencin de algunos documentos de carcter confidencial encargados por el director (e) de Asesora Legal. Visacin de los Proyectos de Resoluciones Directorales Regionales.

DIRECTOR (e) DE ASESORA LEGAL

Analiza los documentos y segn el contenido de lo solicitado lo deriva a los abogados para su atencin.

ABOGADO
Encargado de Proyectar las Resolucin del Transporte Terrestre de Pasajeros en mbito Regional

OPERADOR PAD
Encargado de Proyectar las Resolucin del Transporte de Mercancas en modalidad Privado y General

FLUJO DE FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION DE MERCANCIAS

DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION MERCANCIAS

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

OPERADOR PAD

ASESOR LEGAL EXTERNO

EQUIPO DE TRABAJO DE TRANS. TERRESTRE

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Secretara Recepcin de Informe tcnico del rea de Circ. T.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable

Visa el proyecto de resolucin

Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Equipo de Trabajo Transporte Terrestre para elaboracin de tarjeta de Habilitac. Vehicular.

Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION TRANSPORTE PASAJEROS

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

EQUIPO DE TRABAJO DE TRANS. TERRESTRE

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin de Informe tcnico de Circ. T. Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Equipo de Trabajo Transporte Terrestre para elaboracin de tarjeta de Habilitac. Vehicular.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION SANCION LICENCIAS DE CONDUCIR

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO LICENCIAS DE CONDUCIR

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin de Informe tcnico de Circ. T. Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo Lic. Cond. Direccin de Circ. Terrestre para emitir la Sancin correspondiente.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO
ETC)

: DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION MATERIA DE PERSONAL (LIC. ENFERMEDAD, SEPELIO Y LUTO,

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE
ADMINISTRACION

EQUIPO TRABAJO DE PERSONAL

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin de Informe, reportes, memos de Oficina de Personal, administra cin.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Personal para el archivo en su legajo correspondiente.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE CONTRATOS DE PERSONAL

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE
ADMINISTRACION

EQUIPO TRABAJO DE PERSONAL

EQUIPO TRABAJO DE
ABASTECIMIENTOS

OFICINA DE PLANIFICACION

Recepcin reportes, memos de Abastecimie ntos Administraci n, Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable

Visa el proy. de Contrato. Descarga en el libro de actas para ser remitido

Recepcin y elaboracin del proyecto de Contratos de personal. V.B.

V.B.

V.B.

V.B.

V.B.

Firma los Proy. de Contrato, numeracin para luego ser entregado al interesado.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION SANCION AREA DE FISCALIZACION

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO
FISCALIZACION

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin Inf. tcnico de Circ. T. Fiscalizacin Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Fiscalizacin, Direccin de Circ. Terrestre para emitir la Sancin correspondiente.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION RECURSO DE RECONSIDERACION

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO
FISCALIZACION

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin Recurso d/ Reconsideraci n de Circ. T. Dir. Regional

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable

Pide antece dentes

Atencin al Provedo, remisin de antecedentes a Asesora.

Provedo a Fiscalizacin

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal.

Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Fiscalizacin, Direccin de Circ. Terrestre para emitir la Sancin correspondiente.

Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B. V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE PERMISO EVENTUAL EXCURSIONES

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO DE TRANSPORTE TERRESTRE

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN

Recepcin de Informe Tcnico de la Direccin de Circulacin Terrestre, registro en el libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable. Recepcin y elaboracin del Proyecto de Resolucin.
Visa el Proyecto de Resolucin.

Descarga en el Libro de actas para ser remitido a Circulacin Terrestre para su visto.

V.B.

V.B.

V.B.

Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Transporte Terrestre de la Direccin de Circ. Terrestre para ser entregado al usuario.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE OFICIO PROC. PUBLICA MTC-LIMA REMISION DE NOTIFICACIONES Y CARGOS DE
ESCRITOS

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN

- Recepcin de Oficios del Proc. Publico MTC-Lima, escritos para presentar al Poder Judicial. - Recepciona notificaciones del Poder Judicial.

Estudia, analiza juntamente con los abogados de la oficina para luego ser presentado. Recepcin y pronta entrega del escrito por mesa de partes de la Corte Superior de Justicia de Junn.

Revisa el documento antes de ser entregado.

- Fotocopia los cargos y notificaciones. - proyecta Oficio al procurador Publico, para ser elevados a Lima, adjunto copias.

Recibe el cargo de los escritos presentados y entrega a secretara.

Firma los Proy. de Oficio para luego ser entregado a Mesa de Partes, enviado a la ciudad de Lima. Remite una copia del oficio a la Dir. Asesora Legal.

8)

Hiptesis: El diseo de sistema ayuda a reducir los silencios administrativos

significativamente. 9) Metodologa de investigacin 9.1) Tipo de Investigacin Aplicado 9.2) Nivel de la Investigacin Descriptivo, explicativo 9.3) Mtodo Observacin, deductivo y Modelamiento. 9.5) Poblacin La Direccion Regional de Transportes y Comunicaciones. 9.6) Muestra La muestra para el Diseo del Sistema es al 100%. 9.7) Tcnicas de investigacin Encuestas, toma de datos correspondientes a las variables en el sistema, Modelamiento de sistemas, Diseo de Sistema con el uso de un software.

10) 11) 12) 13)

Estructura tentativa de la tesis Referencia Bibliogrfica Presupuesto y Fuentes de Financiamiento Cronograma de Actividades