✓ Planeación del Contexto del Negocio.

▪ Evaluar y priorizar los proyectos de

la línea base
Documento que evidencia la toma de decisiones realizada (unidad 3-4 Fases
del Análisis de sistemas de información)

Documento de Toma de Decisiones: Evaluación y Priorización de Proyectos

en la Empresa de Mensajería y Logística AXM
Fecha: 14/04/2024
Contexto: La Empresa de Mensajería y Logística AXM ha implementado un nuevo
Sistema de Gestión de Correspondencia-POS con el objetivo de mejorar la
eficiencia y seguridad en la recepción y entrega de paquetes y mensajería. Sin
embargo, se han identificado una serie de problemas que afectan la operatividad y
la satisfacción del cliente.
Problemas Identificados:
1. Demora en la atención a los usuarios por parte de los recepcionistas.
2. Direcciones de entrega incorrectas y envío de paquetes a destinos
equivocados.
3. Disminución en la recepción de paquetes y mensajería debido a la
implantación del nuevo sistema.
4. Registro de paquetes por entregar en el sistema que ya han sido
entregados físicamente.
Acciones Propuestas:
1. Implementar un plan de capacitación para los recepcionistas con el objetivo
de mejorar la atención al cliente y reducir los tiempos de espera.
2. Revisar y actualizar los procedimientos de registro de direcciones de
entrega para minimizar errores y evitar envíos incorrectos.
3. Realizar una campaña de comunicación interna y externa para informar a
los usuarios sobre los beneficios del nuevo sistema y fomentar su uso.
4. Establecer un proceso de reconciliación entre los registros del sistema y los
soportes físicos para evitar discrepancias en la información.
Priorización de Acciones:
1. Capacitación de recepcionistas: Alta prioridad debido a su impacto directo
en la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
 2. Revisión de procedimientos de registro: Alta prioridad para prevenir errores
en la entrega de paquetes.
3. Campaña de comunicación: Prioridad media para promover el uso del
nuevo sistema y mejorar la percepción del cliente.
4. Proceso de reconciliación de registros: Prioridad media para garantizar la
integridad de la información.
Responsables:
 Departamento de Recursos Humanos: Capacitación de recepcionistas.
 Departamento de Logística: Revisión de procedimientos de registro y
proceso de reconciliación de registros.
 Departamento de Marketing: Campaña de comunicación.
Planes de Acción:
1. Capacitación de Recepcionistas:
 Programar sesiones de entrenamiento para el personal de recepción.
 Diseñar material didáctico y guías de referencia.
 Evaluar el desempeño del personal después de la capacitación.
2. Revisión de Procedimientos de Registro:
 Formar un equipo de trabajo para revisar y actualizar los
procedimientos.
 Implementar cambios en el sistema y proporcionar formación sobre
los nuevos procedimientos.
3. Campaña de Comunicación:
 Elaborar materiales de comunicación para empleados y clientes.
 Utilizar canales internos y externos para difundir mensajes sobre el
nuevo sistema y sus beneficios.
4. Proceso de Reconciliación de Registros:
 Establecer un protocolo para comparar los registros del sistema con
los soportes físicos.
 Designar responsables para llevar a cabo esta tarea de forma
regular.
Seguimiento y Evaluación: Establecer indicadores de desempeño para cada
acción propuesta y realizar seguimientos periódicos para evaluar su efectividad.
Realizar ajustes según sea necesario para garantizar el éxito de las iniciativas.
Conclusiones: La implementación de estas acciones tiene como objetivo abordar
los problemas identificados y mejorar la eficiencia y calidad del servicio en la
Empresa de Mensajería y Logística AXM. La colaboración entre diferentes
departamentos y la supervisión constante serán clave para lograr resultados
positivos.
Firma:
Ana Elizabeth Chavarriaga Pulgarin

Analista del sistema

✓ Planeación del Contexto del Negocio. ▪ Desarrollar el cronograma y

presupuesto para la línea base
Plan maestro preliminar que incluya el cronograma y la asignación de recursos
para todo el proyecto. Este plan será actualizado al final de cada fase del
proyecto. Algunas veces se denomina el plan de la línea base. Plan detallado y el
cronograma completo de la siguiente fase del proyecto (la fase del análisis del
problema)

Planeación del Contexto del Negocio:

1. Análisis de Requerimientos y Alcance:
 Objetivo: Mejorar la eficiencia y calidad del servicio de entrega de
paquetes y mensajería mediante la implementación de un nuevo
sistema de gestión de correspondencia-POS.
 Entregables: Sistema de gestión de correspondencia-POS
completamente operativo en todas las sucursales.
 Restricciones: Presupuesto limitado, plazo de entrega de 6 meses.
2. Identificación de Recursos:
 Personal: Equipo de desarrollo de software, personal de recepción y
entrega, equipo de soporte técnico.
  Tecnología: Licencias de software, hardware para el nuevo sistema.
 Equipos: Equipos de oficina, equipos de manejo de paquetes.
3. Definición de Actividades:
 Fase de Planificación del Proyecto.
 Fase de Análisis de Requerimientos.
 Fase de Desarrollo del Sistema.
 Fase de Pruebas y Validación.
 Fase de Implementación y Capacitación.
 Fase de Seguimiento y Soporte.
4. Estimación de Tiempos y Costos:
 Duración total del proyecto: 6 meses.
 Costo total del proyecto: $200,000.

Desarrollar el Cronograma y Presupuesto para la Línea Base:

1. Creación del Cronograma:

Fase Duración Fecha de Inicio Fecha de Fin

Planificación del Proyecto 1 mes 01/05/2024 31/05/2024

Análisis de Requerimientos 1 mes 01/06/2024 30/06/2024

Desarrollo del Sistema 2 meses 01/07/2024 31/08/2024

Pruebas y Validación 1 mes 01/09/2024 30/09/2024

Implementación y Capacitación 1 mes 01/10/2024 31/10/2024

Seguimiento y Soporte 1 mes 01/11/2024 30/11/2024

2. Desarrollo del Presupuesto:

Concepto Costo

Desarrollo del sistema de gestión $80,000

Capacitación del personal $20,000

Pruebas y Validación $15,000

Implementación y Capacitación $50,000

Seguimiento y Soporte $20,000

Contingencia $15,000

Total $200,000

Implementación y Seguimiento:
 Ejecución del Proyecto: Se seguirá el cronograma y presupuesto durante
todas las fases del proyecto.
 Seguimiento y Control: Se comparará el progreso real con el plan
establecido en cada fase, y se tomarán medidas correctivas si es necesario.

Firma:
Ana Elizabeth Chavarriaga
Gerente del proyecto