ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Unidad-3-Fases del Análisis del Sistema de

Información_1
Yudy Celmira Castro Benavides
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
 Caso de estudio
Empresa de mensajería y de logística AXM

Enunciado del problema: Inconvenientes con la implantación del nuevo sistema de

información en la Empresa de mensajería y logística AXM

El caso de estudio planteado, refleja una aproximación a la realidad.

El documento expresa un levantamiento de requisitos de información, donde se conoce el

contexto en los procesos de entrega y recepción de mensajería y paquetería en la
empresa de mensajería y logística AXM, por parte de los actores intervinientes en los
procesos descritos (entrega y recepción) de acuerdo con la operación del sistema de
información.

Empresa de mensajería y paquetería AXM

La fuente de la siguiente información, se basa en la entrevista realizada al funcionario Jefe

Zonal del eje cafetero.
“La empresa cuenta con la
mayor cobertura a nivel nacional,
y en la actualidad tiene presencia
en 1103 municipios. En el
portafolio de servicio, se
presentan diferentes tipos de
servicio, mensajería, carga, todo
lo que es el despacho, entrega
de paquetería adicional,
tenemos el servicio de
notificaciones judiciales, un servicio de pago en casa que es ya más definido para empresas
pequeñas, ofreciendo el mejor precio del mercado”.

Tanto empresas públicas como privadas, siempre están en pro de encontrar las posibles
soluciones tecnológicas que contribuyan a tener control de su información, la Empresa de
Mensajería y paquetería AXM no es ajena a esta búsqueda, por lo tanto, implementó un
sistema de Gestión de correspondencia-POS.

El sistema opera de la siguiente manera:

Proceso de recepción de paquetes y/o correspondencia:

Se utiliza el Sistema de información POS, en este proceso están involucrados el usuario y

el asesor (recepcionista).

El asesor:

1. Solicita al usuario informar la dirección de destino, luego

procede a pesar el paquete o la correspondencia. Si el paquete tiene
medidas (alto, ancho y largo) mayores a 40 cm se registra la medida
exacta, y el sistema por defecto elige el peso.
2. Selecciona el tipo de entrega, si es una entrega en dirección
o es reclamo en oficina.
3. Verifica el contenido del paquete si son electrodomésticos (solo se verifica el estado
físico mas no de funcionalidad).
4. Elige el tipo de servicio que se va a utilizar si son notificaciones, si es mensajería, si
es carga o pago en casa.
5. Se informa la tarifa al usuario. Si él está de acuerdo, se continua con el proceso y
se le solicita los datos del remitente.
a. El asesor (recepcionista) es el encargado de alimentar el Sistema de
Información POS, con la información suministrada por el usuario, en el
momento de la recepción tanto de correspondencia como de paquetes. Los
datos de acceso que diariamente se registran por usuario son: Datos de
remitente: Nombres y Apellidos, Tipo de Documento, Número de
 Documento, Foto (remitente), Teléfono fijo, dirección, correo electrónico,
Número de celular, estado civil, tipo de sangre, carne de vacunación por
covid, estudios realizados, genero, tipo de discapacidad, peso, estatura;
Datos destinatario: Nombres y Apellidos, Teléfono, dirección; tipo de
paquete o correspondencia, Peso (del paquete), valor envío y el número
de guía (consecutivo interno automático).
b. Si el usuario (remitente o destinatario) se encuentra previamente registrado
en el sistema, los campos requeridos aparecen automáticamente con la
posibilidad de modificarlos en el caso de ser diferentes. Los datos requeridos
son los descritos anteriormente, en el literal 5.a.

Si el usuario no está de acuerdo con la tarifa, se aborta la solicitud de envío y el sistema de

información no almacena ninguna información.

6. Si el paquete o correspondencia es para reclamar en oficina, se selecciona la oficina

disponible en la localidad.
7. Luego de registrar los datos de recepción, el sistema de información habilita una
nueva ventana, donde el asesor verifica que todos los datos del usuario sean
correctos. El asesor indica el costo de la transacción al usuario y se confirma la
aprobación con la firma digital del usuario.
8. Finalmente, el sistema genera la guía, que es entregada al usuario como evidencia
de la recepción, conteniendo los siguientes datos: Datos de remitente: Nombres y
Apellidos, Tipo de Documento, Número de Documento, Teléfono, dirección; Datos
destinatario: Nombres y Apellidos, Teléfono, dirección; tipo de paquete o
correspondencia, valor envío y el número de guía (consecutivo interno
automático), hora y fecha (dada por el sistema automáticamente).

El usuario:
9.Entrega el paquete o correspondencia al asesor (recepcionista)
10. Suministra los datos requeridos por el asesor (recepcionista)
descritos en el numeral 5.a.
11. Aprueba o rechaza el costo del envío, sugerido por el asesor.
 12. Si aprueba el costo, confirma al asesor que la información es correcta, firma
digitalmente aprobando la transacción realiza el respectivo pago, en el caso que sea
contra pago o al cobro por entrega, el valor de la guía se cobra al momento de la
entrega (al destinatario).
13. Por último, recibe la guía por parte del asesor con la información descrita en el
numeral 8.

Proceso de entrega de paquetes y/o correspondencia

La empresa:
14. Lo primero que se debe tener en cuenta es que antes de abrir
las puertas al público, a los asesores (recepcionistas) se les ha
asignado casillero o estiba con los paquetes o correspondencia a
ser entregados en la sede.

El asesor:

15. Ingresa al sistema de información POS con su credencial de

acceso.
16. Cuando llegan los usuarios, lo primero que se solicita es el
número de guía. Con este número de guía se verifica la existencia del
paquete o correspondencia en el sistema, y que se encuentre
asignado a la sede y al usuario destinatario.
17. Con esta información, el asesor (recepcionista) se desplaza a la bodega de la
recepción busca en la asignación en el casillero, toma el paquete y se desplaza
nuevamente a recepción.
18. Se verifica si la guía está contra pago, si es así se realiza el cobro respectivo.
19. Por último, se reimprime la guía para ser firmada por el destinatario
20. Finalmente, la guía firmada se escanea, y se carga en el sistema de información
POS quedando como soporte de entrega.
El usuario:
21. Al llegar a la sede de entrega presenta la guía al asesor.
22. Si el paquete o correspondencia es contra pago, realiza el
pago respectivo.
23. Recibe el paquete o correspondencia por parte del asesor
24. Firma la guía de entrega y la devuelve al asesor.

Nota: Para la entrega de paquetes o mensajería se debe presentar por parte del usuario
cédula física o documento de identidad físico.

Con la implantación del Sistema de información POS, se pretende brindar mayor seguridad
y confiabilidad en la información, de igual manera, se espera que el tiempo de atención en
la recepción de paquetes y/o mensajería sea más efectivo.

Actividad Unidad 3

La actividad de la unidad 3, se compone de la primera fase del estudio preliminar.

Partiendo del análisis realizado en el estudio de caso “Empresa de mensajería y logística

AXM”, se continúa con el desarrollo de esta actividad, de la siguiente forma:

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

En varias reuniones al interior de la empresa, el director general,

director de zona, y supervisor de personal operativo, han
identificado varias inconsistencias e inconvenientes en los
reportes de gestión y servicio, que preocupan y ponen en riesgo
la seguridad de la información y buen funcionamiento de la
Entidad.

Las situaciones son las siguientes:

 1. De acuerdo con la encuesta realizada por el departamento de servicio al cliente, la
mayoría de las quejas presentadas hacen referencia a la demora en la atención por
parte de los recepcionistas a los usuarios.
2. Los informes presentados por el supervisor operativo, concluyen la recurrencia de
direcciones de entrega incorrectas y los paquetes son enviados a otro destino,
causando reprocesos en el área logística.
3. El Director General, llama la atención por la disminución de la recepción de paquetes
y/o mensajería debido a la implantación del nuevo sistema de información.
4. El director de zona, en los informes mensuales, evidencia que registran paquetes
por entregar en el sistema, sin embargo, en soporte físico ya han sido entregados.

Primer Punto - Fase del Estudio Preliminar

 Entregables
Fase de Estudio Preliminar.
Definición del alcance del SI e
identificación del problema.
(Business Content Planner)
✓ Planeación del Contexto del Negocio.
▪ Identificación y priorización de los
problemas y oportunidades.
Baseline
✓ Planeación del Contexto del Negocio.
▪ Negociación del Alcance de la
Línea Base
✓ Planeación del Contexto del Negocio.
▪ Evaluar y priorizar los proyectos de
la línea base
✓ Planeación del Contexto del Negocio.
▪ Desarrollar el cronograma y
presupuesto para la línea base
Entregables: Alcance y visión.
Declaración del Problema
Declaración preliminar del Problema
Documento que resume los problemas,
las oportunidades y las directrices
Tabla No. 1. Ejemplos de declaración de
problemas (unidad 3-4 Fases del Análisis
de sistemas de información)
Negociación del Alcance de la Línea
Base
Documento que define el alcance del
proyecto destacando la línea base del
mismo, el alcance puede ser definido
fácilmente dentro del contexto de los
bloques del sistema de información
(Bloque de información, Bloque de
Procesos, Bloque de Comunicación).
(unidad 3-4 Fases del Análisis de
sistemas de información)
Documento que evidencia la toma de
decisiones realizada
(unidad 3-4 Fases del Análisis de
sistemas de información)
Plan maestro preliminar que incluya el
cronograma y la asignación de recursos
para todo el proyecto. Este plan será
actualizado al final de cada fase del
proyecto. Algunas veces se denomina el
plan de la línea base.
Plan detallado y el cronograma completo de
la siguiente fase del proyecto (la fase del
análisis del problema)
 ✓ Planeación del Contexto del Negocio.
▪ Comunicar el Plan del Proyecto.
La comunicación del Plan del Proyecto
se puede realizar en diferentes formatos,
como videos, diapositivas, o folletos que
serán presentados en el lanzamiento del
proyecto.

Nota:

Esta actividad es grupal, mínimo 3 estudiantes.

Deben entregar un único documento que contenga la primera fase, la fase
preliminar

Del 04 al 21 de abril de 2024 hasta las 11:59pm

REFERENCIAS

La información sobre el caso de estudio fue tomada de:

https://quindionoticias.com/locales/gobernacion-del-quindio-ya-cuenta-con-sistema-de-
acceso-biometrico/
http://quindio.gov.co/
https://www.rcnradio.com/colombia/eje-cafetero/ingreso-la-gobernacion-del-quindio-ahora-
lector-digital-huellas
https://www.elquindiano.com/noticia/2658/nuevo-sistema-de-ingreso-para-la-gobernacion-
del-quindio

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