PROCEDIMIENTO Código GG-PRO-04

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PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIAS INTERNAS DE
MEDIO AMBIENTE

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:

LUCY RODRIGUEZ LUCY RODRIGUEZ

MARCO LLAZA RODRIGUEZ BAEZ BAEZ
GERENTE COMERCIAL GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL

FEBRERO 2021
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1.- OBJETIVO

Establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los

requisitos para planificar y realizar las auditorías internas del Sistema Gestión bajo
el estándar de la ISO 14001 de medio ambiente

2.- ALCANCE

A los procesos del Sistema Gestión.

3.- REFERENCIAS

a. Norma ISO 14001 Auditoría interna.

4.- DEFINICIONES

a. Clasificación de Hallazgos:

(1) No Conformidad Mayor

Ausencia o incumplimiento, de una cláusula de la norma o de un

requisito establecido de alto impacto para la gestión de control y
seguridad; afectando directamente al Sistema I de Gestión de medio
ambiente y al bien o servicio que se brinda. Este tipo de incumplimiento
debe ser solucionado en el más breve tiempo.

(2) No Conformidad Menor

Incumplimiento de un requisito, que afecta indirectamente la gestión de

control y seguridad, que podría provocar alguna falla, pero de bajo
impacto para lograr ejecución de los procesos. Este tipo de
incumplimiento debe ser solucionado en un tiempo razonable.

(3) Observación
Situaciones de mala práctica, pero que realmente no están sometidas a
ningún requerimiento en el Sistema de Gestión de medio ambiente, o
bien, a situaciones sin evidencia objetiva de fallo, pero que implican un
alto riesgo de fallo futuro.
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(4) Oportunidad de mejora

Son comentarios u opiniones del equipo Auditor que ayudarían a
mejorar el Sistema Gestión de medio ambiente; se recomienda que
sean evaluados en la organización para validar su aplicación.

b. Acción Correctiva
Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o de
cualquier otra situación indeseable existente para evitar su repetición.

c. Acción Preventiva
Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o de
cualquier otra situación indeseable potencial con el fin de evitar que se produzca. Puede
haber más de una causa para una no conformidad potencial. La acción preventiva se toma
para evitar que algo suceda.

d. Abreviaturas

Representante de
Gerente General GG RED Responsable del SSOMA
la Dirección
Sistema
Equipo Auditor EA Auditor Líder AUL Personal PER

No aplica N.A.

5.- RESPONSABLES

a. El RED debe asegurarse del cumplimiento del presenteprocedimiento.

b. El SSOMA debe programar apoyar en todo lo concerniente alproceso de

auditorías internas del Sistema de Gestión DE MEDIO AMBIENTE.

c. El Gerente General debe aprobar los programas y planes de auditorías del

Sistema de Gestión DE MEDIO AMBIENTE

d. El Equipo Auditor debe cumplir con las actividades establecidas en el

presente procedimiento.

e. Los responsables de proceso deben participar y brindar las facilidades para

el desarrollo de las auditorías internas del Sistema de Gestión DE MEDIO
AMBIENTE

f. Todo personal auditado debe participar abiertamente de la ejecución de la

auditoría.
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6.- DESCRIPCIÓN

Nº Resp Descripción Formulario

01 SSO Elaborar el Programa de Auditorías Programa Anual
MA - Elaborar el Programa Anual de Auditorias, teniendo en cuenta de Auditorias
RED lo detallado en el Anexo A
- Las auditorías internas se realizan a intervalos planificados
(porlo menos una al año).
- El proyecto de Programa Anual de Auditoría será presentado al
GG para aprobación antes del primer viernes del mes de
diciembre de cada año.
02 GG ¿Aprueba el Programa de Auditorías? Correo
- Sí, va a la actividad 03. electrónico
- No, regresa a la actividad 01.
- Esta actividad debe realizarse antes del tercer viernes del mes
de diciembre de cada año.
03 RED Difundir el Programa de Auditorías Programa Anual
Comunica a los responsables de procesos el Programa Anual de de Auditorías
Auditorias.
04 RED Seleccionar el equipo auditor) Lista de
Seleccionar al EA, para ello debe tener en cuenta: Auditores
- La Lista de Auditores Internos, debiendo verificar la calificación Internos
del auditor detallados en el Anexo B del presente
procedimiento,
- El AL será seleccionado del equipo propuesto.

05 SSO Elaborar el Plan de Auditoría Plan de Auditoría

MA - Coordinar con el personal involucrado la fecha y hora de la Interna
AUL Auditoría Interna con el fin de asegurar su disponibilidad y la
documentación necesaria para el desarrollo de la misma.
- Elaborar el Plan de Auditoría Interna por lo menos una semana
antes de la fecha programada, en coordinación con el AUL,
debiendo determinar:
 Objetivo y alcance.
 Equipo Auditor (auditor líder y auditores, teniendo en
consideración que no auditen su propio trabajo).
 Criterio: norma a utilizar y/o base documental que se audita
en cada proceso.
 Fechas y horarios de auditoría.
 Responsables de procesos (auditados).
- De presentarse algún inconveniente con el plan propuesto,
realizar las modificaciones necesarias.
06 GG ¿Aprueba el Plan de Auditoría Interna? Plan de Auditoría
- Sí: va a la actividad 07. Interna
- No: va a la actividad 05.
07 RED Difundir el Plan de Auditoría Interna Plan de Auditoría
- Comunicar a los responsables de procesos el Plan de Auditoría Interna
Interna.
08 EA Preparar auditoría
- Revisar los documentos de los procesos a auditar, teniendo en Análisis de
consideración los resultados de auditorías previas y cláusulas Trabajo Seguro
de la norma por auditar.
- De no existir, realizar un análisis del riesgo de las actividades
que tendrán lugar para la auditoría en mención.
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Nº Resp Descripción Formulario

09 EA Realizar reunión de apertura Lista de
- El EA liderado por el AUL, realiza la Reunión de Apertura con Asistencia
el personal involucrado de acuerdo al Plan de Auditoria Interna.
- El AUL confirma con los responsables de procesos el Plan de
Auditoría Interna y de ser necesario se realiza las
modificaciones requeridas.
10 EA Ejecutar Auditoría N.A.
El equipo Auditor auditar los procesos y/o áreas designadas y
proceder a recoger evidencias objetivas, observación de
actividades y revisión de Formularios, con la finalidad de verificar
la implementación y efectividad del SIG (Ver Anexo B), para ello:
- Auditan teniendo en consideración las cláusulas de las normas
ISO 14001 documentos del SIG, normativa y otros requisitos.
- De presentarse algún hallazgo, informa al auditado sobre el
hallazgo encontrado y el(los) caso(s) detectado(s). y debe
verificarse toda evidencia presentada.
Presentar las evidencias requeridas para dar fe del cumplimiento
PER con lo estipulado en el Sistema de Gestión. En caso se
encuentre un hallazgo en la auditoría, debe de asegurarse que lo
entiende para tomar las acciones de mejora del caso.

11 EA Evaluar hallazgos N.A.

En reunión de coordinación, evalúan los hallazgos,
- Identifican las no conformidades, observaciones y
oportunidades de mejora, considerando que deben ser
objetivas, precisas, capaces de ser verificadas y que aporten
valor.
- Clasificar los hallazgos siguiendo lo establecido en el párrafo
(4)(c).

12 EA Reunión de Cierre N.A.

- Realiza reunión de cierre con el personal involucrado,
resumiendo el proceso realizado, comunicando las acciones de
mejora encontradas.
13 EA Presentar Informe de Auditoría Informe de
- Elaborar el Informe de Auditoría Interna Auditoría Interna
- Presentar al RED el informe.
14 RED Revisar Informe de Auditoría N.A.
Revisar el informe de auditoría y comunica a todo los
involucrados para tomar las acciones de mejora necesarias para
el levantamiento de los hallazgos encontrados en auditoría.

15 RED Evaluar desempeño de Auditores Evaluación del

- Después de cada auditoría, se debe evaluar a los auditores Auditor
teniendo en consideración los criterios establecidos en el
Formulario Evaluación del Auditor, con excepción de los
monitoreos que se pudiesen realizar.
- En el caso que el RED o SSOMA se desempeñe como auditor
interno, será evaluado por un integrante del EA con mayor
experiencia en auditorías o por el Gerente General.
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7.- CONTROL DE VERSIONES

Ver Est. Fecha Parte Afectada

8.-ANEXOS
Incluir (I), Suprimir (S)
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8.- ANEXOS

a. Anexo A: Criterios para programar auditorías a un proceso.

b. Anexo B: Calificación de Auditores Internos.
c. Anexo C: Metodología para ejecución de auditoría
d. Anexo D: Directrices para clasificación de no conformidades
e. Anexo E: Informe de Auditoria
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ANEXO "A"
CRITERIOS PARA PROGRAMAR AUDITORÍA A UN PROCESO

1.- VALORACION

Valoración Alto Medio Bajo

Criterio 3 2 1
entre 10 y 20 menos de 10
más de 20
Puestos de Trabajo puestos de puestos de
puestos de trabajo
trabajo. trabajo.
No Conformidades más de 20 no entre 10 y 20 no 10 no
Periodo Anterior conformidades conformidades conformidades 1

Número de personas más de 500 entre 50 y 500 Menos de 50

2.- FORMULA DE VALORACION

INDICADOR = PT + NC + PER + R-SST + IA + R-BASC

3.- FRECUENCIA DE AUDITORIAS EN UN AÑO

a. Resultado entre 12 y 15 ( 3 auditorías internas)

b. Resultado entre 8 y 12 ( 2 auditorías internas)
c. Resultado entre 5 y 8 ( 1 auditoría interna)
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ANEXO "B"

CALIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS

1.- REQUISITOS DE AUDITORES

a. Auditor Interno

(1) Dependiendo que normas que se vaya auditar, haber aprobado los
siguientes cursos:

(a) Auditor Interno Integrado o en forma separada, y/o

(2) Tener conocimiento sobre:

(a) El giro del negocio de la organización.

(b) El SIG de la organización.

b. Auditor Líder Interno

(1) Los requisitos establecidos para ser auditor interno.

(2) Haber participado y/o entrenado en una (01) auditoría interna.

2.- FORMULARIO DE AUDITORES

Para registrar a un auditor en la Lista de Auditores Internos, éste debe cumplir con
los requisitos de calificación, para lo cual debe presentar su Hoja de Vida
documentando el cumplimiento de los requisitos.
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ANEXO "C"
METODOLOGÍA PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS

(Desde la recopilación de información hasta las conclusiones de auditoría

Norma ISO 19011)

Fuentes de Información

Recopilación mediante un muestreo apropiado y

verificación

Evidencia de Auditoria

Evaluación frente a los criterios de Auditoría

Hallazgo de Auditoría

Revisión

Conclusiones de Auditoría
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ANEXO "D"
DIRECTRICES PARA CLASIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES

1.- No Conformidad Mayor

Una No Conformidad Mayor se puede originar por los siguientes casos:

a. Cuando se evidencia que una cláusula de las normas que involucra el

Sistema de Gestión no se está ejecutando. Ejemplo: No contar con acciones
preventivas.

b. Cuando se evidencia que una cláusula de las normas que involucra el

Sistema de Gestión que no está declarada en el Sistema de Gestión, se
está ejecutando en los procesos de esta. Ejemplo: Excluir la cláusula de
Diseño y Desarrollo y en verdad si se está realizando.

c. No se cuenta con los procedimientos y Formularios requeridos por las

normas que involucra el Sistema de Gestión

d. Cuando una No Conformidad Menor que se repite en muchas áreas y

procesos de la compañía. Ejemplo: No se utilizan los Formularios
autorizados, vigentes y aprobados en los procesos de Ventas, Compras y el
Sistema de Gestión Integrado.

e. Cuando no hay evidencias de haberse efectuado las acciones correctivas o

preventivas de las No Conformidades Mayores y Menores detectadas en
Auditorías Internas y/o Auditorías Externas anteriores.

2.- No Conformidad Menor

Una No Conformidad Menor se puede originarse por los siguientes casos:

a. Cuando las acciones correctivas que no se han completado para solucionar

las No Conformidades detectadas en las Auditorías Internas y/o Externas
anteriores.

b. Cuando se evidenciarse que se está utilizando un plano con correcciones

enforma manuscrita y que no se controlan los cambios efectuados.

c. Comprobar que se está utilizando un instrumento de medición con la

calibración vencida.

d. Evidenciarse que no se cuenta con todos los documentos requeridos para

unproyecto, contrato u orden de trabajo.
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Anexo E: INFORME DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION DE

MEDIO AMBIENTE
Fecha

Auditoría N° Fecha (s)

ISO ISO OHSAS
Norma BASC ……….
9001 14001 18001
Auditor Líder

Equipo Auditor

Objetivo -

Alcance

Exclusiones -

1.- PLAN DE AUDITORIA

Fecha Hora Auditor Proceso Responsable

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2.- DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Nro Norma Cláusula Clasificac. Proceso Descripción

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3.- ENTREVISTADOS

Proceso Cargo Nombre y Apellidos

4.- ESTADISTICA DE LOS HALLAZGOS

NC NC
Código Proceso OBS OM
Mayor Menor

Total 12

5.- FORTALEZAS

6.- CONCLUSIONES

7.- RECOMENDACIONES

_______________
(Auditor Líder)