Tema 6.

- Control
6.1 Concepto e importancia del control.

El control de la gestión empresarial pone su foco en la recopilación de información

que ayude a optimizar la toma de decisiones en la dirección de la empresa.

A través del control de gestión, podemos elaborar una planificación u organigrama

de acuerdo con los objetivos, establecer unos límites en los costes, coordinar las
tareas que debe llevar a cabo la empresa y tener unos mecanismos para el
análisis y control de las variables que influyen en la situación general de la
compañía,

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye las actividades

que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Puede ser considerado como uno de los más
importantes para una óptima labor gerencial.

En general los altos mandos de una empresa tienen la obligación de controlar y

realizar evaluaciones de los resultados, tomando las medidas necesarias para
minimizar pérdidas y las ineficiencias.

El control administrativo tiene como propósito alcanzar una meta ya sea con
planes estratégicos bien establecido o procesos que llevan una organización para
lograr los objetivos.

6.2 Principios del control.

Los principios de control son el conjunto de reglas que se deben aplicar en el

Proceso de Control Administrativo para que este proceso cumpla su función de
manera adecuada.
Existen diferentes opiniones acerca de los principios del control, los más
utilizados; De acuerdo con Lourdes Münch, los principios del control son los
siguientes.

Equilibrio: El ejercicio de la autoridad debe ser proporcional al grado de control

aplicado. Es decir, al delegar la autoridad, debemos contar con las herramientas
necesarias para verificar su buen funcionamiento.

De los objetivos: Los objetivos son el eje de toda organización, sin ellos el control
no existiría. No hay forma de controlar algo que no se ha determinado mediante el
establecimiento de objetivos: el control está en función de éstos.

De la oportunidad: El control debe aplicarse antes que ocurran errores, con la

finalidad de aplicar medidas correctivas oportunamente.

De las desviaciones: Todas las variaciones que se presenten deben ser

analizadas y estudiadas, de tal modo que se encuentre la situación que las originó,
para evitar más errores en el futuro.

Costeabilidad: Para lograr una reducción de costo dentro del control es necesario
identificar actividades y procedimientos específicos; es decir, aquellas actividades
que realmente contribuyan al logro de objetivos.

De excepción: Este principio nos indica que el control debe ser aplicado
preferentemente sobre las funciones y actividades representativas o estratégicas
que colaboren al alcance de los objetivos, con el propósito de reducir tiempos y
costos.

De la función controlada: La persona que ejerce el control de una actividad no

debe ser juez y parte; es decir, no debe tener relación directa ni estar involucrada
con las tareas que revisa.

6.3 Proceso de control.

Este proceso es importante dentro de una empresa, porque libera tiempo y

recursos que pueden destinarse a otras tareas. Una empresa bien coordinada,
con objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más
eficiente. debemos comenzar trazando un plan y evolucionar a partir del mismo:

FASE UNO: DETERMINACIÓN Y PLANIFICACIÓN

La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a
corto, medio y largo plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que
aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así
como determinar las herramientas.

FASE DOS: ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS

Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que
una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico,
debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución.
También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les
asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros recursos
necesitaremos, como programas informáticos, o de detección de riesgos.
Conviene tener una visión global y real del estado financiero de la empresa,
analizando ingresos, gastos y costes.

FASE TRES: IMPLEMENTACIÓN

Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a
destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora
de implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del
proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma
eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias: inteligencia
emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc.

FASE CUATRO: MEDICIÓN Y CONTROL

Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que
hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos
habíamos marcado al inicio, así como con las variables de control que
marcamos durante las primeras fases del proceso de control de gestión. A partir
de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas.

FASE CINCO: CORRECCIONES Y AJUSTES

Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los
objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras.
También conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra
visión de futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las
desviaciones son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero
con las fases del proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan
estratégico.

6.4 Técnicas de control.

Las técnicas de control administrativo son metodologías que recopilan y utilizan

información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos organizativos,
como los humanos, físicos, financieros y también la organización en su conjunto, a
la luz de las estrategias organizativas perseguidas.
Las técnicas de control brindan el tipo y la cantidad de información necesaria para
medir y supervisar el desempeño. La información de varios controles debe
adaptarse a un nivel de administración, departamento, unidad u operación
específicos.

Para garantizar una información completa y coherente, las empresas suelen

utilizar reportes estandarizados, como los informes financieros, de estado y de
proyectos. Sin embargo, cada área dentro de una organización utiliza sus propias
técnicas de control específicas.

6.4.1 Generales y específicas.

Como se ha mencionado existen diferentes técnicas de control, y hay demasiadas

para aplicar a cualquier empresa, pero estas se dividen en generales y específicas
Las generales son aquellas que durante el proceso de su utilización se busca
llegar a objetivos o metas generales, mientras que por el contrario las especificas
tal y como su nombre lo dice, se concentra en un solo objetivo dentro de un área
específica. Lo siguiente son diferentes técnicas de control tanto generales como
específicas:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Administración por objetivos
 Computarizados
 Mecanizados
 Gráficas y diagramas
 Proceso, procedimientos, Gantt.
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos.
 Métodos cuantitativos
 Redes
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticos