TEMA 2: LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

1. APROVISIONAMIENTO
El aprovisionamiento comprende: la compra, gestión, distribución y almacenamiento de todos los bienes y servicios
que la empresa adquiere en el exterior y que son necesarios para el desarrollo de su actividad.

Concepto:
Para conseguir un aprovisionamiento eficiente debemos tener en cuenta los siguientes factores:

 Optimización de la gestión de stocks en el almacén.

 Previsión de las compras basada en datos históricos mediante el uso de software.
 Comunicación fluida con los proveedores.
 Atención a las necesidades y demandas de los clientes.

Ventajas e inconvenientes:
 Ventajas:
o Económicas:
Una buena gestión del aprovisionamiento permitirá a la empresa tomar decisiones que reviertan en una
serie de ventajas competitivas en los siguientes aspectos:
 Reducir costes con proveedores más económicos.
 Aumentar el beneficio manteniendo los precios.
 Incrementar la calidad de los productos.
o Técnicas:
La organización eficiente del aprovisionamiento permitirá a la empresa maximizar sus recursos de la
siguiente manera:
 Evitando las roturas de stock.
 Optimizando el espacio.
 Maximizando los recursos propios.
o Relacionadas:
La buena relación con los proveedores proporcionará una actividad comercial satisfactoria para ambas
partes, que redunda en:
 Una información fluida sobre el estado de los pedidos, las nuevas mercancías y la resolución de
problemas.
 Un mejor abastecimiento.
 Inconvenientes:
Una gestión inadecuada del aprovisionamiento conlleva una serie de inconvenientes que afectan a todos lo
agentes implicado.
Se puede llegar a producir un desabastecimiento de materiales en el proceso productivo o de productos
terminados, lo que incapacita a la empresa para hacer frente a la demanda de los clientes.
o Costes laborales: al no disponer de materias primas, el proceso productivo debe ser interrumpido, sin
embargo, se mantienen los salarios y el pago de las cuotas a la SS de los empleados.
o Costes de rotura: el cliente desea comprar un producto del que no hay existencias, esto ocasiona pérdida
de confianza, posible pérdida del cliente, mala reputación…
Objetivos:
El objetivo principal de la función de aprovisionamiento es que la empresa disponga de los productos o materiales
precisos con la calidad necesaria, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno con el menor coste posible.

Para desarrollar una buena labor de aprovisionamiento es necesario cumplir con unos objetivos específicos, como:

 Conseguir un inventario suficiente.

 Minimizar la inversión en existencias, con el propósito de evitar roturas, pérdidas u obsolescencia de los
productos almacenados.
 Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los movimientos internos, las reparaciones
de los equipos del almacén e incluso la vigilancia de los artículos.
 Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios, que proporcione información en tiempo real
de la disponibilidad de las existencias.
 Alcanzar una correcta coordinación con el departamento de compras, con el fin de disponer de información
sobre la capacidad de almacenaje, la carga y descarga de mercancías y las necesidades de la producción.

2. FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
La función de aprovisionamiento trata de compaginar dos criterios básicos:

 Económico: consiste en reducir el coste del aprovisionamiento.

 Técnico: consiste en disponer de la cantidad máxima de existencias para prevenir posibles retrasos en las
entregas de los proveedores, este factor dependerá en gran medida de la capacidad de almacenaje.

Tipos:
 Puntual: el aprovisionamiento se realiza en el mismo momento en el que se necesita el producto, ya que su
falta no pone en riesgo el funcionamiento de la empresa.
 Pactado: el aprovisionamiento se lleva a cabo en función de un acuerdo con los proveedores en el tiempo de
entrega y en la cantidad de mercancía para equilibrar los criterios técnico, económico y espacial.
 De seguridad: el aprovisionamiento se anticipa a posibles retrasos en las entregas de mercancía por parte de
los proveedores mediante la generación de un stock de seguridad.

3. CICLO DE APROVISIONAMIENTO
El ciclo de aprovisionamiento es el periodo de tiempo que transcurre desde que se detecta la necesidad de comprar
materias primas o productos terminados hasta el momento en que el producto final es vendido y entregado al
cliente.

Este proceso involucra a varios departamentos y consta de las etapas siguientes:

1. El almacén, en primer lugar, y después el resto de departamentos identifican sus necesidades.

2. Dichas necesidades son comunicadas al departamento de compras.
3. Se selecciona a los proveedores más adecuados según la política de la empresa.
4. Se tramita la orden de pedido.
5. Recepción y evaluación de la mercancía en el almacén o departamento correspondiente.

4. NECESIDADES DE APROVISIONAMIENTO
 ¿Qué comprar?: se comprarán los productos y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la
empresa teniendo en cuenta la cantidad y la calidad de los mismos.
 ¿Cuándo comprar?: Las compras se realizarán con una periodicidad y en el momento preciso.
 ¿Cómo pagar las compras?: La forma de pago será la que más convenga a la política financiera de la empresa.
 ¿A quién comprar?: se seleccionarán los proveedores en función de una serie de criterios como son el coste, la
calidad y el plazo de entrega.

5. PLAN DE APROVISIONAMIENTO
El plan de aprovisionamiento es el documento que tiene como objetivo la elaboración, programación e implantación
del programa de compras para todos los departamentos de la empresa y para un periodo de tiempo determinado.

Los apartados que debe contener:

  Análisis previo:
o Análisis del plan de aprovisionamiento anterior.
o Definición de los objetivos globales de la empresa.
o Comparación con el resto de objetivos de la empresa.
 Contenido:
o Definición de los objetivos específicos de aprovisionamiento de la empresa.
o Análisis de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras.
o Programación de la puesta en marcha del plan de aprovisionamiento.
o Desarrollo de un calendario realista en función de los objetivos.
 Puesta en marcha:
o Aplicación del plan de aprovisionamiento.
o Comprobación del buen funcionamiento del plan.
o Cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario.
 Control:
o Control de los objetivos planteados inicialmente.
o Valoración de los criterios de calidad.
o Análisis de los resultados obtenidos.

6. APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA EL APROVISIONAMIENTO

La aplicación de las tecnologías de la información proporciona soluciones rápidas y en tiempo real a la función de
aprovisionamiento en cuanto a:

 Cálculo del stock en el almacén.

 Cálculo de los consumos.
 Datos de los proveedores.
 Generación automática de los pedidos mediante criterios previamente establecidos.
 Información instantánea de los pedidos pendientes.
 Recepción inmediata de las mercancías.
 Información in situ del estado de las mercancías, tanto de las ya recibidas como de las compradas.
 Seguimiento individualizado de los plazos de entrega de los proveedores.
 Informes históricos de consumo, evoluciones de compra y venta, plazos de entrega, etc.