TEMA 4.

PROCESO DE COMPRAS:
BUSQUEDA DE PROVEEDORES
 INDICE

1. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS APROVISIONAMIENTO ........................................... 2

2. EL PROCESO DE COMPRAS .............................................................................................. 5
2.1. Clasificación de las compras...................................................................................... 5
3. FUENTES DE SUMINISTRO: BÚSQUEDA DE PROVEEDORES ........................................ 7
4. BOLETÍN DE COMPRAS Y ANÁLISIS DE NECESIDADES ................................................. 8
5. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO .................................................................... 9
6. MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL PRESUPUESTO ..................................................... 10

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |1

1. EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS APROVISIONAMIENTO
Aprovisionar y comprar son dos términos con un significado muy parecido. Aprovisionar es «abastecer o
adquirir lo necesario» y comprar significa «adquirir un bien», pero en el argot empresarial existen
marcadas diferencias entre ambos términos y, dentro del proceso logístico, cumplen unas funciones
específicas.

DIFERENCIAS ENTRE LAS FUNCIONES DE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

Aprovisionamiento
• Predecir las necesidades.
• Planificar y gestionar las compras.
• Minimizar la inversión en stocks.
• Gestionar los stocks al menor coste posible.
• Establecer un sistema de información eficiente
del inventario.
• Cooperar con el departamento de compras.
Compras
• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir los materiales con la calidad
necesaria.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Encontrar los suministros a tiempo, para que
estén disponibles cuando se necesitan.
• Adquirir materiales estándar, para reducir los
costes de adquisición.
• Cooperar con otras áreas de la empresa.

Las palabras clave del aprovisionamiento son «coste», «calidad» y «plazos». Por eso, las compras se
deben programar en coordinación con los objetivos y estrategias de otras áreas funcionales de la
empresa; es decir, se deben tener en cuenta:

 Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.

 Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.

 Los cálculos realizados por los responsables del inventario, o las existencias del almacén.

 Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Una de las funciones logísticas del aprovisionamiento consiste en «adquirir los materiales necesarios
para la elaboración o comercialización de los productos», pero estas actividades las realiza el
departamento de compras. Para ello, dentro de la organización de la empresa se establece una conexión
para que fluya información eficiente entre unas secciones o áreas y otras, pues todos los empleados
tienen que trabajar para alcanzar la meta establecida en la compañía.

Veamos en el organigrama de la Figura 1 cómo se establecen los flujos de información, dentro de la

organización de una empresa industrial, y la conexión del departamento de compras con otros
departamentos o servicios.

Cuando el centro de fabricación necesita materias primas o cualquier otro complemento, se envía una
hoja de solicitud al almacén y este suministra al centro de producción. Pero, cuando el almacén de
materias primas y otros aprovisionamientos carece de existencias, manda la hoja de solicitud al
departamento de compras. Al mismo tiempo este debe consultar al departamento financiero los recursos
disponibles, para negociar con el proveedor la forma y los plazos de pago.

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |2

Figura 1. El departamento de compras dentro del organigrama de una empresa

El departamento comercial (ventas y marketing) envía información al departamento técnico

(fabricación) sobre los productos que más se venden, tendencias de moda, estrategias de la
competencia, etc.; de esta forma el departamento técnico fabrica según la previsión de ventas.

Cuando el almacén de productos terminados carece de existencias, solicita más productos al centro de
fabricación. El almacén tiene que gestionar el inventario de productos fabricados para hacer frente a la
demanda de los clientes o las solicitudes de otros almacenes de distribución.

Funciones y objetivos del departamento de compras

El departamento de compras se encarga de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios
para el buen funcionamiento de la empresa; también realiza las gestiones necesarias para que los productos
adquiridos lleguen a los inventarios.

Las principales funciones del departamento de compras son:

 Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar a los proveedores y
gestionar las compras.

 Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas, nuevos
productos o a las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.

 Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y los métodos de
almacenamiento utilizados en la empresa.

 Mantener con los proveedores relaciones eficientes para obtener rápidamente el producto
solicitado y aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en los gastos de transporte.

 Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con los otros departamentos de
la empresa.

Los principales objetivos del departamento de compras son:

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |3

  Buscar proveedores competitivos. Consiste en localizar fuentes de suministro que ofrezcan ventajas
para nuestros productos. La característica principal es operar con el proveedor apropiado, que nos
facilite los materiales de mejor calidad y asegure el plazo de entrega.

 Adquirir materiales con la calidad adecuada. El departamento de compras debe asegurar la

satisfacción tanto del cliente interno (fabricación) como del externo (empresa intermediaria o
consumidor final).

 Conseguir la mejor relación calidad-precio. Cuando la calidad es el criterio principal de elección, se debe
negociar con el proveedor las facilidades de pago o el transporte, para intentar disminuir el coste global
de adquisición.

 Obtener suministros a tiempo (Just in Time), es decir, que los proveedores sirvan los pedidos en
función de la demanda. Para ello, el plazo de recepción ha de ser el oportuno para que los
materiales estén disponibles cuando se necesiten.

 Mantener los inventarios al mínimo. El departamento de compras debe analizar los envíos, los
métodos de almacenamiento y buscar soluciones a la gestión del stock para minimizar los costes
de almacenaje, pero sin que ello signifique perder las ventajas del precio o la calidad.

 Encontrar materiales estándar. El departamento de compras debe estudiar las tendencias del
mercado; así, la empresa obtiene información sobre los materiales estándar que existen y los puede
conseguir a un coste más bajo que si los compra diseñados a medida.

 Colaborar con otras áreas de la empresa. El departamento de compras debe intercambiar

información con otras áreas o secciones para fabricar productos de calidad y competitivos.

Personal del departamento de compras

La dirección de la empresa es quien decide el personal que se necesita en el departamento de compras y

lo hace en función de factores como el tamaño de la compañía y las actividades asignadas a esta sección.
Generalmente, el personal de compras se encuentra formado por el jefe de compras y un equipo de
compradores que actúan bajo sus órdenes.

El jefe de compras se encarga de la organización, coordinación y control de todas las actividades

relacionadas con la gestión del servicio a su cargo, cuyas funciones son:

 Fijar los objetivos que se deben conseguir en cada período y confeccionar el presupuesto con la
información obtenida del departamento financiero y las necesidades de producción.

 Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente, y
controlar que se consiguen los objetivos establecidos, aplicando las medidas correctoras adecuadas.

 Recibir los boletines de solicitud de material, buscar las fuentes de suministros que mejor se
adapten a las necesidades de la empresa y evaluar las ofertas eligiendo a los proveedores y
suministradores más adecuados.

 Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación

(pedidos, albaranes, factura s, etc.) para su tramitación y archivo.

 Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o la continuidad del servicio
y controlar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.

Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa
y dependen del jefe de compras. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces a la
hora de negociar con el pro­ veedor y defender los intereses de la empresa

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |4

2. EL PROCESO DE COMPRAS
La compra es un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trabajo burocrático. El personal
de este departamento recibe las solicitudes de los materiales que se necesitan, busca y selecciona a los
proveedores que los fabrican o venden, compara las ofertas recibidas, negocia la compra y realiza las
gestiones necesarias (embalajes, transporte, rutas, etc.) para que los productos adquiridos lleguen a los
inventarios de la empresa.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

 Planificar las compras. Consiste en estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de
suministro; es decir, tener información de los productos que existen en el mercado y estar
preparados antes de que surja la necesidad.

 Analizar las necesidades. El departamento de compras o aprovisionamiento recibe los boletines de

solicitud de materiales emitidos por fabricación, almacén, ventas, etc., y estudia la prioridad de las
peticiones para tramitar su gestión.

 Solicitar ofertas y presupuesto. Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por
primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un requisito obligado para evitar
tomar decisiones que pueden afectar en la economía de la empresa.

 Evaluar las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas y
compararlas. Para que la evaluación resulte más fiable, evitaremos solicitar un número excesivo de
ofertas o realizar una preselección, descartando aquellas que incluyan condiciones inadmisibles
para los objetivos de la empresa.

 Seleccionar al proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son precio,
calidad, plazo de entrega y pago, además de otras condiciones y garantías de la empresa que
suministrará el producto.

 Negociar las condiciones. Se trata de pactar algunos puntos de la oferta que pueden ser
negociables, como la cantidad mínima y máxima de la venta establecida por el proveedor, forma de
pago, embalaje, plazo de entrega, ser­ vicios posventa, reposiciones, etcétera.

 Solicitar el pedido. Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, deben

formalizar un documento que comprometa a ambas partes. Este puede ser el contrato de
compraventa o un pedido en firme.

 Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos. El seguimiento se hace para verificar que
hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde con las características detalladas
en el pedido y que se ha suministrado a tiempo. También debemos comprobar que el proveedor
mantiene las condiciones pactadas o los acuerdos que figuran en el documento, respecto a
reposición de suministro o precios.

2.1. Clasificación de las compras

Las compras tienen su origen en las necesidades y estas pueden ser especiales, anticipadas, temporales,
rutinarias o cíclicas. Según las necesidades, podemos establecer la siguiente clasificación:

Compras especiales

Se producen cuando se deben adquirir bienes de uso, por ejemplo, máquina, vehículos, mobiliario, etc.; es
decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica general es que la

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |5

inversión es grande y la decisión de compra se consulta con los usuarios del bien. Cuando la empresa necesita
adquirir una máquina para la sección de fabricación, las decisiones las toman entre el director comercial, un
representante del departamento técnico y otro del departamento financiero.

Compras anticipadas

Son las que se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra
anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con ciertas mercancías; el comprador
se anticipa a la necesidad cuando conoce qué y cuánto necesitará adquirir en el futuro.

Por ejemplo, antes de iniciar la construcción de una finca de pisos, podemos conocer aproximadamente
los distintos materiales y las cantidades que necesitaremos.

También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto; en este caso se
consulta la cantidad máxima y mínima que pueden estar almacenados y, en función de esta información, se
realiza la compra, aunque la venta de dichos artículos no tenga lugar hasta pasado un tiempo.

Compras estacionales

Son compras de productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La
previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el mismo período del año anterior; calculamos
cuánto necesitaremos y hacemos los pedidos con anticipación. Es el caso de las librerías que solicitan con
anticipación los libros de texto que venderán a principio del curso escolar o de los comerciantes que se
dedican a productos como trajes y equipos de nieve o de playa, juguetes o artículos navideños.

Muchas veces las compras estacionales se convierten en anticipadas; son una iniciativa o estrategia de los
fabricantes que conceden a sus clientes ventajas como precios especiales, descuentos o aplazamientos
del pago hasta que se realicen las ventas. El fabricante entrega la mercancía al mayorista o detallista con
antelación a la temporada; de esta forma evita incrementar los costes de almacenaje.

Compras rutinarias

Son compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal de mercancía; su característica es atender
las necesidades del «día a día» con una inversión de bajo riesgo. El comprador gestiona el aprovisionamiento
estableciendo unas existencias máximas y mínimas y, antes de llegar al stock de seguridad, se realiza un
pedido rutinario.

Las compras rutinarias son muy frecuentes en los establecimientos que se dedican a la venta de artículos de
consumo constante como pan, leche o carne. Cuando se establecen las relaciones comerciales con el
proveedor, se pactan las condiciones y no se revisa el contrato hasta que se producen cambios en los precios,
el transporte, la entrega, el pago, etcétera.

Compras de oportunidad

Tienen lugar cuando encontramos artículos a precios de ganga. La inversión supone un riesgo, pero,
si el resultado es positivo, dará un beneficio extra. Estas ocasiones se originan cuando el fabricante se
encuentra saturado de ciertas mercancías, necesita dinero inmediatamente o tiene artículos de fin de
temporada o que dejará de fabricar.

El comprador, cuando recibe ofertas de este tipo, tiene que valorar si los productos cumplen los
requisitos que exige el departamento técnico, si son similares a los que vende su empresa o si se ajustan
a la calidad exigida por los clientes. Cuando las mercancías que nos ofrecen no cumplen estos requisitos,
es preferible dejar pasar la oportunidad antes que arriesgarnos con artículos que no gozan de buena
demanda y que pueden ocasionar problemas y pérdidas.

Compras de urgencia

Se realizan para cubrir necesidades urgentes, como la falta de existencias de unos materiales concretos

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |6

en el departamento de fabricación. Otras veces, se recurre a la compra de urgencia como una solución
estratégica para satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a cambios rápidos en la
moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se realiza de forma rápida, dado que no se dispone de tiempo
para comparar presupuestos. Suelen ser de pequeño volumen y presentan el inconveniente de no poder
obtener descuentos y otras ventajas que se suelen conceder a los clientes que compran grandes
cantidades.

3. FUENTES DE SUMINISTRO: BÚSQUEDA DE PROVEEDORES

El departamento de compras se debe anticipar a las necesidades de la em presa. Generalmente, el
personal encargado del aprovisionamiento debe planificar las compras antes de recibir el encargo; es
decir, debe mantener actualizado un fichero con las empresas cuyos productos y servicios puedan ser de
interés. Los proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en:

 Internet y páginas web.

 Organismos oficiales.

 Asociaciones empresariales y profesionales.

 Prensa y revistas especializadas.

 Ferias y exposiciones del sector.

 Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o,
incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:

 Entrevistarse con representantes del proveedor: el comprador se reúne con vendedores o

representantes de la empresa suministradora; de esta forma cuenta con abundante información
sobre ventas o existencias y, además, puede consultar con el personal de producción, ventas o
financiero antes de decidir la compra de un determinado producto.

 Visitar mercados centrales: estos mercados se encuentran ubicados en los polígonos industriales de
grandes ciudades; son zonas geográficas que concentran fábricas de determinados productos. Por
ejemplo, fábricas de calzado en la zona de Alicante, de cerámica y azulejos en Castellón, industrias
textiles de Cataluña, lonjas de pescado en la costa gallega, etc. En estos mercados el comprador
puede visitar a varios proveedores y observar las exposiciones permanentes de algunos fabricantes.

 Visitar ferias y exposiciones: estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la
moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera. En los encuentros entre fabricantes y
comerciantes (mayoristas y detallistas) se pueden adquirir los productos de varios fabricantes y
localizar nuevas fuentes suministradoras. Conocidas son la Feria Internacional del Mueble, la Feria
Internacional del Helado Artesano o el Salón Internacional del Transporte y sus Medios.

 Acudir a oficinas de compra: son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad, cuando
la empresa está a muchos kilómetros y quiere tener una representación en el mercado central. Los
servicios que ofrecen las oficinas de compra son: información sobre precios y presupuestos,
información sobre cambios o actualizaciones en el diseño del producto, gestión de pedidos y
verificación de la entrega.

 Reunirse con importadores mayoristas: son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de una
marca extranjera a precios razonables. Estos proveedores, normalmente, se ubican en las grandes
ciudades o zonas costeras y venden a comerciantes y consumidores los artículos que importan del
extranjero

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |7

4. BOLETÍN DE COMPRAS Y ANÁLISIS DE NECESIDADES
Las compras se centralizan en el departamento de compras o aprovisionamiento y, para dejar constancia de
la petición realizada, se utiliza un documento interno denominado boletín de compras. La sección o el
departamento que lo emite detalla en él las características del material que necesita y cuándo tiene que
estar disponible.

Observa en la Figura 2 un modelo estándar del boletín de compras, emitido por el departamento técnico
de la empresa Eurosofás.

Figura 2. Modelo del boletín de compras

Una vez recibidos los boletines, se procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por
si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales solicitados. El proceso suele ser
el siguiente:

 Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

 Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o si se compra por primera vez. Cuando el material se
ha adquirido otras veces, se trata de una compra rutinaria, pero, si no es así, se deben solicitar varias
ofertas y elegir al proveedor.

 Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor. También se
pueden agrupar por artículos que suministra un proveedor en exclusiva, materiales que suministran
varios proveedores o productos importados.

 Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Este paso es necesario cuando se trate de
un bien para el uso de un departamento o sección.

El siguiente paso será decidir qué calidad deben reunir los materiales, qué cantidad debemos de solicitar,
el plazo de entrega o las condiciones financieras.

Cuando en el aprovisionamiento están implicadas las secciones de fabricación, almacén y ventas, la

respuesta a preguntas del tipo qué cantidad comprar, cuándo solicitar el pedido y a qué precio
generalmente se resuelve en el departamento técnico o en el de ventas; la solución que ellos aportan a la
gestión de compras puede referirse a las necesidades para un proceso concreto, una temporada o un año.

Por ejemplo, para fabricar 2.000 sofás del modelo XZ, se necesitan 40 piezas de tela de unas
características concretas y deben estar disponibles a los 15 días de cursar el boletín de compras. Otro
caso podría ser que, durante la temporada de invierno de los últimos años, se hayan vendido una media
de 28.000 abrigos de varios modelos y colores y que estas ventas hubieran estado repartidas: el 10% en

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |8

noviembre, el 20% en diciembre, el 40% en enero y el 30% en febrero.

Las decisiones que se toman respecto a la cantidad de cada pedido, o si conviene solicitar un solo pedido
en varias entregas, afectarán al resto del proceso de compras; por eso se utiliza información de los
archivos de la empresa, junto con el sistema de almacenaje, la política de compras y la situación
económica.

5. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

La petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una práctica que realiza una
empresa en los casos siguientes:

 cuando inicial por primera vez la actividad. La empresa es nueva y debe buscar todo tipo de
proveedores, tiene que realizar un estudio del mercado de suministradores de bienes y servicios que
pueda necesitar a corto y largo plazo.

 Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo. La primera vez que necesitamos un
artículo debemos buscar a los proveedores que lo fabrican o venden.

 Cuando no está contenta con los proveedores habituales. La empresa desea introducir
determinados cambios porque no se encuentra conforme con los productos suministrados o las
relaciones comerciales.

 Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores. La empresa trabaja con un número limitado de
proveedores y quiere mejorar la gestión comercial o anticiparse a situaciones de desabastecimiento.

 cuando recibe publicidad de otra recién instalada. Una empresa recién instalada suele enviar
publicidad a las existentes; cuando la oferta es de nuestro interés, respondemos y solicitamos más
información.

Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un trabajo extra, para el personal
encargado del mismo, y un coste económico, debemos enviar solicitud a proveedores cuya respuesta
incluya una oferta de nuestro interés y evitar dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.

¿Qué información debemos solicitar?

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores, debemos contactar por carta o
personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer, la cual gira en torno a tres
aspectos: condiciones económicas y técnicas y servicios posventa.

Condiciones económicas

 Precio por unidad y por lotes.

 Descuentos y su aplicación.

 Gastos de envases y embalajes.

 Costes de transporte y seguro.

 Forma de pago.

 Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones Técnicas

 Características técnicas y calidad.

 Embalajes especiales.

 Instalación y montaje.

Gestión Logística y Comercial P á g i n a |9

  Tiempo de garantía.

 Formación de los usuarios.

 Repuestos y mantenimiento posventa.

Servicios posventa

 Plazo de entrega y reaprovisionamientos.

 Devolución de excedentes.

 Revisión de precios.

 otros servicios.

Además de la información anterior, debemos pedir catálogos, muestras y presupuestos, etc., indicando
la fecha límite para que nos envíen la respuesta. También es conveniente comunicarles que estamos
solicitando la misma información a otros proveedores y cuál es el criterio que utilizaremos para evaluar
las ofertas recibidas.

6. MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL PRESUPUESTO

Cuando el cliente recibe la oferta o el presupuesto, necesita calcular el coste unitario de adquisición para
compararlo con otras ofertas de otros posibles proveedores. Si únicamente se solicita un producto, el cálculo
es muy fácil porque todos los gastos se corresponden con ese producto, pero es importante determinar lo
que ocurre cuando los costes se tienen que repartir entre varios productos.

Métodos para el cálculo del coste unitario

 Prorrateo de gastos comunes consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes,

etc., entre los distintos artículos. Para su cálculo exacto se utilizan normas específicas para imputar
cada tipo de gasto y repartos proporcionales mediante una regla de tres.

 El reparto de gastos con la constante de proporcionalidad (K) se aplica de la forma siguiente:

C1 = Cantidad artículo 1 P1 = precio del artículo 1

C2 = Cantidad artículo 2 P2 = Precio del artículo 2

Coste total = Importe bruto – Descuentos + Gastos

Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad

 El reparto de gastos por el método simplificado consiste en dividir el importe de los gastos entre el
número de unidades. Este procedimiento solo se puede utilizar cuando en la oferta se incluye un tipo de
producto o los artículos son homogéneos en cuanto a peso o volumen

Gestión Logística y Comercial P á g i n a | 10