Documentos importantes en los expedientes de cada trabajador:

1. Contrato laboral: el contrato puede ser verbal o escrito. Siempre es conveniente

que sea por escrito, debido a que se deja constancia de la fecha de ingreso y de las
condiciones pactadas.
2. Documentación personal del empleado: copia de cédula de identidad (cédula de
residencia o pasaporte), datos personales actualizados (nombre completo, domicilio,
teléfono, contacto de emergencia, demás datos que considere necesarios pero, que
no atenten contra la privacidad del colaborador).
3. Nóminas o datos bancarios: siempre se debe archivar como evidencia del pago.
4. Boletas de vacaciones: es importante llevar un registro físico de las vacaciones
otorgadas a los colaboradores, para dejar constancia de que estas han sido
disfrutadas.
5. Comprobantes de aguinaldo: es importante dejar constancia del pago de los
aguinaldos.
6. Registro de horas extraordinarias laboradas: es de suma importancia llevar un
registro de las horas laboradas de manera extraordinaria, el cual, debe contar con la
cantidad de horas y la firma de ambas partes (patrono y trabajador). Lo anterior,
previendo la eventualidad de un posible proceso judicial, en el cual casi siempre es
responsabilidad del patrono demostrar que las horas extraordinarias no eran parte de
la habitualidad de la jornada.
7. Registro de citas médicas/ permisos: debe tenerse un registro de los permisos
otorgados por el patrono al trabajador, ya sea para asistir a citas médicas o a trámites
que requieran ser tratados de forma personal (migración, bancos, etc.).
8. Addendums sobre cambios: es importante cuando se realice un cambio en algún
procedimiento, horario, etc., dejar constancia de que se ha puesto en conocimiento
del trabajador.
9. Amonestaciones y ausencias: dejar constancia por medio de acciones de personal
sobre las amonestaciones como de las ausencias; se debe señalar -en el caso de las
amonestaciones- la forma en la que se le llamó la atención al empleado, la falta (de
ser posible agregar la norma que está incumpliendo), día y hora, y debe ser firmada
por ambas partes delante de uno o dos testigos. En caso de que, el trabajador no
firme la acción de personal, dejar constancia que no quiso.

Por ejemplo: el día _____ a las _____horas, el señor ___________(calidades), no

siguió las instrucciones brindadas y ocasionó una perdida significativa del producto,
lo cual representa una pérdida en los ingresos de su empleador, eso de acuerdo con
lo previsto en el Código de Trabajo en el artículo ______, es sancionable, por lo que
se procedió con una llamada de atención de forma verbal y se le explicó al señor
_____, la importancia de seguir las instrucciones dadas.
10. Reglamento o políticas: es de suma importancia siempre tener las reglas claras, si
bien es cierto que contamos con el Código de Trabajo como instrumentos que nos
brinda de antemano las causales de despido y acciones que pueden ser sancionables,
es saludable contar con reglas a nivel interno.
En el caso del reglamento debe contar con la aprobación del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social (MTSS), las políticas por su lado son más sencillas
y no requieren la aprobación del MTSS. Por ejemplo: Política de salud y
seguridad en el trabajo, políticas de horarias, ausencias y vacaciones, política de
conducta, etc.