SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO

GESTION Y CONTROL DE RRHH

PR-GA-21

REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

00 01 de Septiembre de 2008 Primera Edición
01 15 de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Luis Bobadilla O. Osvaldo Quiñones A. Fernando Miguel F.

Jefe Personal Responsable Dirección Gerente General
 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE REVISIÓN 01
CALIDAD
FECHA 15 de Abril de 2010
GESTION Y CONTROL DE RRHH
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1.- OBJETIVO

Definir una metodología que permita una Gestión y Control del Recurso Humano para obtener una mayor
productividad y una contribución recíproca, de este modo lograr las metas de la empresa, el cumplimiento de
las aspiraciones de los trabajadores, la búsqueda del bienestar del trabajador cumpliendo con las leyes
laborales y de seguridad.

2.- ALCANCE

Abarca todo el recurso humano de la empresa, tanto al personal administrativo como el de las distintas obras
en ejecución.
3.- RESPONSABILIDADES

Jefe de Personal
• Controlar los ingresos y salidas del personal según Libro de Asistencia.
• Recepcionar y gestionar documentación oficial para los procesos de licencias médicas, solicitud de
asignaciones familiares, credenciales de salud, créditos sociales, asignación de vacaciones, permisos o
días libres, solicitud de préstamos, entre otros.

Administrador de Obra
• Solicita la autorización permisos temporales y sin goce de sueldo.
• Coordina con equipo de terreno la asignación de vacaciones a personal de obra.
• En terreno debe coordinar con el administrativo de obra el control del libro de asistencia, ya sea a
través de un trabajador “pasatiempo”, encargado en los distintos frentes de trabajo de verificar la
firma en libro, reloj control u otro mecanismo de asistencia.

Gerente de Administración y Finanzas

• Autoriza solicitud de Créditos Sociales, préstamos a trabajadores y aprueba calendario de Vacaciones.
• Confirma que se generen los controles de asistencia en oficina como en terreno.

4.- DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento de Contratación y Finiquitos Personal – PR-GA-19.

Procedimiento de Remuneraciones – PR-GA-20.
Procedimiento de Competencia y Capacitación – PR-GA-22.
Procedimiento de Correspondencia – PR-GA-27.
Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra – PR-GA-28.
Procedimiento de Planificación y Programación de Obras – PR-GO-34.

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5.- TERMINOLOGIA

TÉRMINO DEFINICIÓN
Crédito Social Préstamo de dinero entregado por CCAF Los Andes.
Credencial de Tarjeta magnética para atención de salud pública.
Salud

6.- PROCEDIMIENTOS

La Gestión y el Control del Recurso Humano buscan optimizar las actividades de los trabajadores en las
mejores condiciones que la empresa pueda prestarle, considerándolo como el recurso más importante de la
organización. Con lo anterior la empresa establece como prioridad la mayor productividad con la búsqueda
de un entorno laboral que permita el desarrollo personal dentro del marco legal y social, mejorando con ello
las relaciones internas, minimizando los costos que se produzcan por atrasos en la asistencia, disminución de
productividad por cansancio acumulado o falta de vacaciones.

6.1.- Solicitud de Incorporación de Cargas Familiares

Autorización solicitada por el trabajador para ingresar y acreditar beneficiarios a modo de cargas familiares y
poder percibir los beneficios legales correspondientes.

6.2.- Solicitud de Credencial de Salud

Proceso que permite obtener la credencial de saludo para una asistencia médica de las personas que
desempeñan un trabajo para la empresa, bajo un vínculo de dependencia laboral y que cotizan en cualquier
régimen legal de previsión que no sea Isapre.

Para lo anterior existen requisitos que el trabajador debe presentar:

• Certificado de Obtención de Credencial de Salud, llenado y firmado por el afiliado.
• Fotocopia Cédula de identidad del afiliado por ambos lados.
• 3 últimas liquidaciones de sueldo y planilla de pago de cotizaciones previsionales de AFP o INP.
• Documento que acredite el derecho a asignación familiar de las nuevas cargas a incorporar, si las
hubiere, emitido la CCAF.

6.3.- Solicitud de Crédito Social

La empresa permite que sus trabajadores opten a un crédito social que consiste en un préstamo en dinero al
personal de la empresa en condiciones que la Caja de Compensación evalúe, con el propósito de cubrir y
satisfacer necesidades particulares.

Existen para obtener este crédito social requisitos que la misma Caja de Compensación:
• Ser trabajador de una empresa afiliada a Los Andes.

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• Antigüedad Laboral mínima seis meses.

• Tener contrato de trabajo (a Plazo o Indefinido).
• Ser mayor de 18 años.
• La empresa debe tener a lo menos 1 mes de afiliación a la Caja.
• Cédula de identidad vigente.
• En los casos que se requiera la presentación de avales para su solicitud de crédito, deberán cumplir
con el requisito de ser trabajadores de alguna empresa afiliada a la Caja los Andes.
• Montos y Plazos sujetos a evaluación particular de cada solicitud.

6.4.- Recepción y Tramitación de Licencias Médicas

La empresa establece que todas las actividades de los trabajadores deben desarrollarse con el máximo de
seguridad para evitar accidentes laborales, sin embargo, por situaciones que se escapan al resguardo de esta
primicia se generan accidentes que se procesan a través de los marcos que estable la Institución de Seguridad
a la cual está afiliado la empresa.

En los casos independientes a la empresa, por accidentes particulares o enfermedades de los trabajadores no
relacionadas a la actividad laboral, son ellos los que se dirigen a la Institución de Salud y generan el proceso de
tratamiento médico en forma independiente y de acuerdo al diagnóstico se reintegrará a sus labores con el
cuidado correspondiente o en caso de necesitar reposo surgirá una licencia médica, ésta se recepcionará en la
empresa exigiéndole al trabajador que esté firmada por el médico tratante y por él como afectado. Esta
licencia se despachará en los tiempos correspondientes a la Caja de Compensación y será directa
responsabilidad del trabajador su cobro y tramitación.

6.5.- Permisos sin Goce de Sueldo

Los trabajadores podrán solicitar permisos de días para ausentarse del trabajo sin goce de sueldo para tratar
situaciones de índole personal a través del registro “Solicitud de Permiso sin Goce de Sueldo”, FO21-GA-01;
en los casos que pueda tratarse de una situación especial de una mayor cantidad de días y no exista una
programación al respecto, el trabajador se podrá autorizar permiso de días de trabajo a cuenta de vacaciones.

6.6.- Solicitud de Autorización Vacaciones

Estas se hallan coordinadas según una calendarización definida para un equipo de trabajo determinado, con
ello se busca programar con equidad los períodos de vacaciones para todo el personal que desarrolla
actividades en una misma área de trabajo. Será entonces el trabajador, según sus pretensiones personales
quien genere este proceso a través del registro de “Solicitud de Vacaciones”, FO21-GA-02, mientras la
empresa confirmará ésta mediante la emisión del registro “Comprobante de Uso de Feriado”, FO21-GA-03,
si es que ha aprobado las vacaciones solicitadas.

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6.7.- Solicitud de Préstamos de la Empresa a sus Trabajadores

Los préstamos particulares a los trabajadores no es considerado un proceso generalizado, sin embargo,
existen circunstancias que la empresa apoya al trabajador en relación a situaciones que lo ameritan como
enfermedades graves, accidentes u otras que impiden al trabajador encontrar una solución inmediata. Para ello
el trabajador debe informar a través del registro “Solicitud de Préstamos”, FO21-GA-04; donde el Jefe de
Personal previo análisis de la situación y del comportamiento del empleado confirmará el otorgamiento del
beneficio y las condiciones de pago que deberá cumplir el trabajador.

6.8.- Control de Asistencia a Jornada de Trabajo.

El Jefe de Personal deberá coordinar los distintos controles de asistencia para la oficina administrativa así
mismo para las distintas obras en ejecución.

En la oficina administrativa existirá un libro de asistencia que deberá ser firmado en las distintas jornadas de
trabajo, sus ingresos y salidas deberán registrarse en la ocurrencia de las mismas, por ello si es que existieran la
falta de firma se informará por escrito al trabajador con copia a su carpeta de vida, en caso de una segunda
falta se enviará una carta de amonestación al trabajador con copia a la Inspección del Trabajo, si la situación
se da por tercera vez en el período de un mes se considerará una falta grave y se considerará una causal de
despido para el trabajador.

En las obras en ejecución el Jefe de Personal coordinará con el Administrativo de Obra el mejor modo para el
control de asistencia según las características de la obra, se podrá implementar el control de asistencia a través
de firma en un libro que deberá ubicarse en un lugar determinado y bajo el control de una persona
responsable, pudiendo ser el Administrativo de Obra, personal de portería o un trabajador de pasatiempo que
se preocupará de que los trabajadores firmen el libro en los distintos tiempos de la jornada laboral. Podrán
existir más de un libro control de asistencia según los turnos habilitados en la obra, frentes que se estén
atacando, por capataz u otra separación que permita un control efectivo y responsable.

Es de responsabilidad del Jefe de Personal generar los procesos que implican registrar en el libro de asistencia,
de modo de cumplir con el marco legal establecido por la Inspección del Trabajo, de esta manera coordinará
la sumatoria de horas normales y extras de la jornada diaria, el resumen de horas normales y extraordinarias
trabajadas en la semana cumplida y el resumen mensual para cada trabajador de la empresa.

6.9.- Solicitud de Certificado Laboral ante Inspección del Trabajo

El Jefe de Personal deberá solicitar ante la Inspección del Trabajo de la ciudad donde se ejecuta la obra el
Certificado Laboral para respaldar la Emisión de Estados de Pago al mandante, con ello debe preparar todos
los antecedentes que respaldan esta solicitud y prever los tiempos de entrega para no provocar demora en la
cancelación de la factura por estados de pago.

Si existiesen obras en otras comunas o ciudades deberá considerar que este proceso sea realizado por el
administrativo de obra a cargo o señalar un responsable de la tramitación del certificado, que deberá conocer

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los tiempos de facturación de los estados de pago a los cuales debe respaldar la documentación y proceso
correspondiente a la solicitud.

6.10.- Comparecencia ante Inspección del Trabajo

El Jefe de Personal será el responsable de comparecer ante la Inspección del Trabajo del lugar donde se
ejecute la obra para representar a la empresa ante reclamos laborales, comparendos para acordar finiquitos
con trabajadores u otra situación. En caso de obras fuera de la ciudad el Jefe de Personal deberá coordinar
con el Administrativo de Obra su participación en estas instancias según los atributos que éste maneje o
definir a un responsable para tales situaciones.

7.- CONTROL DE REGISTROS

TIEMPO DE
IDENTIFICACION DE
ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION RETENCION Y
REGISTRO
DISPOSICION
FO21-GA-01 Oficina de RRHH Ninguna Jefe de RRHH 01 año /
Solicitud de Permiso sin Destrucción
Goce de Sueldo
FO21-GA-02 Oficina de RRHH Ninguna Jefe de RRHH 01 año /
Solicitud de Vacaciones Destrucción
FO21-GA-03 Oficina de RRHH Ninguna Jefe de RRHH 01 año /
Comprobante de Uso de Destrucción
Feriado
FO21-GA-04 Oficina de RRHH Ninguna Jefe de RRHH 01 año /
Solicitud de Préstamos Destrucción
 
 
8.- ANEXOS
No aplica. 

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