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PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN
DE SISTEMAS
(Información para el cliente)
1. PEDIDO DE CERTIFICACIÓN
El presupuesto ha sido realizado en base al cuestionario cumplimentado por el
cliente.
La aceptación del presupuesto deberá realizarse por escrito.
Con el pedido de certificación un representante autorizado del solicitante acepta
todas las condiciones establecidas en el presupuesto, define el alcance de
certificación solicitado, declara tener conocimiento del sistema de certificación de
TSI, S.L.U. y de los derechos y obligaciones descritos en el presente documento y
se compromete a respetar el procedimiento de certificación y, en particular, a
prestar colaboración al equipo auditor, permitiendo cualquier comprobación
razonable para verificar el cumplimiento de los requisitos de certificación, hacerse
cargo de los gastos que ocasione la auditoría y los que correspondan como
consecuencia de controles posteriores, así como cumplir con los criterios de
certificación establecidos.
Tras la aceptación del presupuesto, TSI, S.L.U. asignará el equipo de trabajo
responsable de todo el proceso de certificación. La entidad solicitante será
informada con suficiente antelación de los miembros del equipo auditor y si lo
solicita, TSI S.L.U. pondrá a su disposición los antecedentes del auditor/es y/o
expertos técnicos designados para la realización de su auditoría pudiendo
recusarlos por escrito aportando los motivos que entiende pudieran comprometer
su independencia e imparcialidad. En este caso TSI, S.L.U. analizará los motivos
aducidos y comunicará su decisión al solicitante.
Si no existe ningún impedimento legal, el cliente podrá solicitar información acerca
de las actividades de certificación en las que ha participado el auditor en los dos
últimos años. Serán observadas todas las especificaciones incluidas en normas y
reglamentación relacionadas con la incompatibilidad por parte del auditor de
actividades de consultoría y auditorías.
El contrato para la auditoría y certificación tiene un término de 3 años. Si se trata de
certificación de SPRL según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales 31/1995 y
Reglamento de los Servicios de Prevención 39/1997, se recomienda llevar a cabo
auditorías de seguimiento anuales y una revisión completa cada cuatro años, por lo
que la finalización del contrato puede ser variable.
2. PREAUDITORÍA
Por solicitud del cliente, se puede llevar a cabo una auditoría previa o Preauditoría
como servicio adicional e independiente al proceso de certificación (Se le facturará
al cliente). El objeto de esta Preauditoría es identificar mejoras potenciales del
sistema de gestión implantado. Generalmente, son llevadas a cabo por un único
auditor, quien formará parte del equipo auditor que llevará a cabo la auditoría de
certificación. El auditor informa al cliente de los resultados de la auditoría en la
reunión final y en el informe de Preauditoría. Sólo se podrá realizar una
Preauditoría.
3. AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN
La auditoría de certificación tanto de ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 e ISO/TS
16949 consta de dos fases.
3.1 Revisión de la documentación
El cliente debe entregar la documentación del Sistema de Gestión (el manual, y
cuando sea necesario otros documentos adicionales como procedimientos
documentados e instrucciones de trabajo / control) a la entidad de certificación,
para que pueda llevar a cabo la revisión del cumplimiento de la norma objeto de
certificación. El cliente recibe el informe correspondiente a la revisión de la
documentación. En el caso que la documentación del Sistema de Gestión no
cumpla con los requisitos, se puede solicitar una reunión para comentar el
procedimiento a seguir (se le facturará al cliente), o bien acordar la realización de
una Preauditoría. La revisión documental también puede hacerse in situ durante la
fase I (a criterio del auditor)
3.2 Fase I
Permite conocer el grado de preparación para la certificación y establecer las
prioridades para la planificación de la auditoría fase 2.
La auditoría fase I incluye una visita a las instalaciones con el objetivo de:
- Evaluación de la documentación.
- Revisión del estado de cumplimiento y eficacia de la auditoría interna y
la revisión por parte de la dirección.
- Recopilación de información necesaria para la preparación de la
auditoría de certificación – Fase II.
- Evaluación del estado de preparación para la Fase II.
3.3 Auditoría fase II
Durante la auditoría, los clientes demuestran la implantación práctica de sus
procedimientos documentados, mientras que los auditores revisan y evalúan la
eficacia del sistema de gestión de acuerdo con la norma a certificar. El cuestionario
de auditoría únicamente sirve como guía, ya que se pueden formular preguntas
fuera de su alcance. Los clientes deben garantizar a los auditores el acceso a las
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diferentes áreas de la empresa y permitirles que inspeccionen todos los registros
del sistema de gestión.
Una vez se ha completado la auditoría, se lleva a cabo una reunión final para
informar al cliente del resultado de la misma y se entregará si es posible ese mismo
día el informe de auditoría. El listado de acciones debe firmarlo el representante de
la auditoría y debe estar debidamente cumplimentado (Sólo aplicable a no
conformidades u observaciones detectadas durante la auditoría). En el caso que
sea necesario realizar una Reauditoría in situ para cerrar las no conformidades
detectas, ésta se facturará según tarifa vigente.
Si las no conformidades que aparecen durante el trascurso de la auditoría revisten
tanta gravedad que aún implantando las correspondientes acciones correctivas no
se puede recomendar la certificación, se informa al cliente que se anula la auditoría
de certificación y se recomienda considerarla como una Preauditoría. En estos
casos se factura al cliente todos los gastos ocasionados por la anulación de la
auditoría (incluido el informe).
3.3 Certificación
Si se cumplen todos los requisitos de la norma a certificar y se han considerado
todos requisitos legales y reglamentarios, la entidad de certificación emite el
correspondiente certificado y la marca de certificación que la empresa puede utilizar
en su material publicitario y material impreso (Ver reglas para el uso de las marcas
de certificación de sistemas de la calidad y certificación de sistemas ambientales en
el apartado 8)
Los certificados emitidos tienen una validez de tres años, salvo excepciones.
En certificación de SPRL según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
31/1995 y Reglamento de los Servicios de Prevención 39/1997, aunque la
legislación no lo contempla y se cita una revisión cada cuatro años, se propone a la
empresa la emisión por parte de nuestra entidad de un certificado con el logotipo
TÜV SÜD que conlleva la correspondiente revisión anual de su Sistema de Gestión,
ya que en este periodo se han podido realizar cambios significativos que pueden
alterar el contenido de la auditoría, de esta forma se garantiza su cumplimiento. La
emisión del correspondiente certificado con el logotipo TÜV SÜD y la Auditoría de
Seguimiento conllevarán una facturación aparte.
Due Date o fecha debida de auditoría: es la fecha marcada por el último día de
auditoría de la primera auditoría del ciclo (ya sea certificación o renovación).
El due date marca la fecha aproximada en la que deben hacerse las auditorías
anuales de mantenimiento y no coincide con la fecha de validez del certificado.
(Excepción primer mantenimiento, ver abajo).
Expediente cerrado: se entiende por expediente cerrado: que la auditoría se haya
realizado, el listado de acciones haya sido enviado por parte del cliente y aprobado
por el auditor y el departamento de certificación correspondiente haya revisado y
aprobado el expediente.
3.4 Auditoría de mantenimiento
A no ser que requisitos específicos requieran otros periodos de validez, los
certificados son válidos durante tres años, siempre que se lleven a cabo las
auditorías anuales de mantenimiento con resultado positivo y dentro de los plazos
establecidos. Los plazos varían según el tipo de auditoría y norma.
Para ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS:
Primer mantenimiento: la auditoría debe estar realizada antes de la
fecha del due date + 12 meses, sino el expediente entraría en
suspensión. El expediente debe estar cerrado para la fecha de due date
+ 15 meses.
Resto de mantenimientos: el expediente debe estar cerrado en el due
date + 15 meses. En caso contrario el expediente entraría en
suspensión. A los tres meses de la entrada en suspensión de no
haberse realizado la auditoría y el expediente encontrarse cerrado, el
certificado quedaría retirado de modo definitivo.
Para ISO/TS 16949: la auditoría debe realizarse en due date más 12 meses. Con
un margen de + 1 mes y – 3 meses.
Para todas las normas la auditoría de mantenimiento no puede realizarse con una
antelación superior a los tres meses respecto al due date.
Para preparar la auditoría, el auditor podrá solicitar en caso de considerarlo
necesario, el manual de gestión vigente y una lista de todos los cambios que se han
implantado. En la auditoría el auditor verifica de forma muestral los elementos de la
norma seleccionados y elabora un informe de auditoría.
En certificación de SPRL según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
31/1995 y Reglamento de los Servicios de Prevención 39/1997, se recomienda a la
empresa realizar auditorías de seguimiento anuales, ya que en este periodo se han
podido realizar cambios significativos en el sistema de gestión y de esta forma se
garantiza el cumplimiento de la ley y reglamento objeto de certificación.

PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN
DE SISTEMAS
(Información para el cliente)
3.5 Auditoría de renovación
Para evitar la pérdida de validez del certificado, la auditoría de renovación debe
realizarse y el expediente correspondiente estar cerrado antes de que caduque el
certificado (3 años). De este modo la validez del certificado se amplía otro ciclo.
En este caso, se verifican todos los elementos de la norma de forma muestral. Para
preparar la auditoría, el auditor / equipo auditor recibe el manual del sistema de
gestión vigente y una lista con todas las modificaciones que se han implantado.
Puede ser necesaria la realización de una revisión de la documentación del sistema
en caso de que los cambios en el mismo así lo justifiquen. La metodología de
auditoría es análoga a la auditoría de certificación.
En certificación de SPRL según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
31/1995 y Reglamento de los Servicios de Prevención 39/1997, el SPRL se revisa
de forma completa transcurridos cuatro años desde la emisión del certificado.
Para las normas ISO 9001, 14001 y OHSAS la auditoría debe estar realizada y el
expediente debe encontrarse cerrado antes de la fecha de validez indicada por el
certificado.
Para ISO/TS 16949: la auditoría de renovación debe realizarse antes del due date.
3.6 Requisitos adicionales para certificación ISO 14001
La certificación de Sistemas de Gestión Ambiental según ISO 14001consiste en dos
fases. La auditoría fase 1 normalmente se realiza in situ. La fase 1 también incluye
una revisión de la documentación del sistema. En este sentido, el auditor jefe y el
cliente deben acordar donde realizar esta revisión de la documentación. La
auditoría fase 2 es la auditoría de certificación.
La auditoría fase I incluye una visita a las instalaciones para visitar las áreas de
mayor impacto medioambiental.
Para la revisión de la documentación la empresa debe facilitar a los auditores la
siguiente documentación e información, al ser posible:
Documentación del SGA incluidos procedimientos (si es posible, incluir una lista
de referencias cruzadas entre documentación y requisito de la norma en
cuestión)
Perfil de la organización y sus procesos claves.
Listado de los aspectos ambientales y los impactos asociados y un listado de los
aspectos ambientales más significativos.
Los medios para implantar el proceso de mejora continua
Un resumen de la legislación ambiental aplicable (incluidas licencias / permisos) y
todas los acuerdos con las Administraciones Públicas.
Plan de auditorías internas e informes.
La siguiente documentación puede revisarse en la fase 1 por solicitud del auditor o
deberá estar disponible para una revisión más exhaustiva durante la auditoría fase
2:
Requisitos establecidos en las licencias / permisos.
Registros que demuestren el cumplimiento de los requisitos legales, incluyendo
entre otros aspectos los registros de incidentes e infracciones de la legislación
ambiental y la correspondencia más relevante con las administraciones.
Detalle de las no conformidades internas detectadas en el último año (o desde
que se implanto el SGA sí no ha transcurrido tanto tiempo) y de las acciones
correctivas y preventivas relacionadas.
Registros de todas las comunicaciones recibidas relacionadas con el SGA y las
medidas implantadas al efecto.
Auditoría fase 2: permite certificar que la organización procede según su política,
objetivos y procedimientos y certificar que el SGA es conforme con todos los
requisitos de la norma ISO 14001 y considera los objetivos establecidos en el
marco de la política de la organización.
Mantenimiento y auditoría de renovación:
Normalmente las auditorías de mantenimiento cubren los siguientes aspectos:
Cumplimiento de los objetivos ambientales
Entrevistas con el equipo responsable del SGA
Eficacia del procedimiento establecido para la recepción, registro y respuesta de
las notificaciones relevantes con las partes externas interesadas.
Eficacia del procedimiento de las revisiones periódicas por la dirección y verificar
el cumplimiento de la legislación ambiental y los requisitos legales
Estado de los planes de gestión ambiental
Seguimiento de las conclusiones extraídas en la auditoría interna
Acciones emprendidas como consecuencia de las reclamaciones
Uso del certificado (y de los logos, en el caso aplicable) con fines publicitarios
4. TRANSFERENCIA DE CERTIFICADOS
En el caso de transferencia de certificados se debe anexar al “Cuestionario para la
evaluación” los siguientes documentos:
Una copia del certificado en vigor,
Los informes de auditoría (último ciclo de certificación)
Listado de acciones o Informes de no conformidad (último ciclo de certificación),
si aplica
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Toda esta información se tiene en cuenta en la elaboración del presupuesto. En el
caso de que el certificado no esté emitido por una entidad firmante de MLA, EA,
PAC, IAAC o IAF se considerará como un nuevo cliente.
Además salvo en casos excepcionales será necesaria una visita in situ antes de
llevar a cabo la siguiente auditoría del ciclo. Dicha visita se facturará al cliente.
En la certificación de SPRL según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
31/1995 y Reglamento de los Servicios de Prevención 39/1997 no se contempla la
transferencia de certificados.
5. CERTIFICACIÓN DE MÚLTIPLES EMPLAZAMIENTOS
Una organización con múltiples emplazamientos se define como aquella que consta
de una función central (sede central) que realiza o gestiona una serie de
actividades que son ejecutadas en su totalidad o en parte por una red de oficinas o
delegaciones (emplazamientos).
Se acepta que dicha organización no sea una entidad legal única siempre y cuando
todos los emplazamientos tengan una relación contractual con la sede central y
estén sujetos al mismo sistema de gestión, establecido y supervisado por la sede
central. Esto implica que dicha sede central debe tener el derecho y la autoridad
suficiente como para implantar las acciones correctivas que sean necesarias en
cualquier emplazamiento. Del grado de dependencia y del grado de diferenciación
en los sistemas de gestión de los distintos emplazamientos dependerá la
categorización en uno u otro tipo de multiemplazamiento y las posibilidades de
reducción de los tiempos de auditoría.
TSI distingue varios tipos de multiemplazamientos para las normas ISO 9001 y
14001
MULTIEMPLAZAMIENTO PROCESOS DISPERSOS Caso A: Son aquellas
organizaciones que debido a problemáticas de espacio de una única ubicación han
ido pasando a más para poder ampliar sus actividades. Debido a que por diversos
motivos no han podido incrementar el espacio en la ubicación inicial se han ido
uniendo uno o más emplazamientos. Si se unieran físicamente los distintos
emplazamientos que lo forman, constituirían una única empresa. Ejemplo típico es
el de empresas que tienen segundos emplazamientos para almacenes, algunas
líneas productivas y/o funciones administrativas.
Caso B: Son aquellas organizaciones que trabajan en una única ubicación pero
bajo denominaciones distintas (siempre y cuando tengan un sistema de calidad
común)
CASO C: una única ubicación que trabaja con direcciones distintas. Ej. Típico una
nave industrial con dos puertas en distintas direcciones postales.
TIEMPOS AUDITORÍA: Estos multiemplazamientos serán considerados a nivel
tiempos de auditoría in situ como si se tratarán de un único emplazamiento, es decir
se buscará en tablas el número total de empleados y se aplicaran
reducc/incrementos si fuera necesario. El auditor definirá qué procesos visitará
cada año y por tanto si es necesario visitar o no un determinado emplazamiento en
un año concreto.
MULTIEMPLAZAMIENTO HOLDING Son aquellas organizaciones que
constan de una central (ya sea central o Postbox) y una serie de emplazamientos
distintos de la misma.
- TIEMPOS AUDITORÍA: se calcularán los tiempos de auditoría por tablas
para cada emplazamiento según su número de empleados, y aplicando a cada
emplazamiento los motivos reducción/incremento necesarios. En función del
alcance de cada emplazamiento y del grado de centralización de los procesos se
aplicarán mayores o menores reducciones al tiempo de auditoría.
MULTIEMPLAZAMIENTO MATRICIAL Son aquellas organizaciones que
constan de una central y una serie de emplazamientos que realizan actividades
idénticas. Los requisitos a cumplir son:
• Los productos o servicios suministrados por todos los emplazamientos
deben ser sustancialmente del mismo tipo, y deberán producirse esencialmente de
acuerdo con los mismos métodos y procedimientos.
• El sistema de gestión de la organización deberá estar administrado por
la sede central y debe estar sujeto a revisiones por la dirección central. Todos los
emplazamientos pertinentes (incluidas las funciones de la administración central)
estarán sujetos al programa de auditorías internas y habrán sido auditadas antes de
la auditoría.
Si alguna de las funciones centralizadas se realiza en un emplazamiento, se
considerarán como si se desarrollaran en la sede central.
• Deberá demostrarse que la sede central ha establecido un sistema de
gestión conforme con la norma y que toda la organización lo cumple.
• La organización debería demostrar su capacidad para recopilar y
analizar datos (incluyendo, pero no limitándose, a los puntos enunciados a
continuación) de todos los emplazamientos incluyendo la sede central y su
autoridad y capacidad para iniciar, si así se requiere, cambios en la organización:
o Documentación del sistema y cambios del sistema
o Revisiones de la dirección
o Reclamaciones
o Evaluación de las acciones correctivas
o Planificación de auditorías internas y evaluación de resultados

PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN
DE SISTEMAS
(Información para el cliente)
• El sistema de gestión de la organización deberá estar administrado por
la sede central y debe estar sujeto a revisiones por la dirección central. Todos los
emplazamientos pertinentes (incluidas las funciones de la administración central)
estarán sujetos al programa de auditorías internas y habrán sido auditadas como
mínimo una vez en el ciclo.
Los emplazamientos temporales establecidos para llevar a cabo trabajos
específicos no serán tratados como parte del esquema de múltiples
emplazamientos. Cualquier muestreo establecido sobre emplazamientos
temporales será para confirmar las actividades de la oficina permanente cuyo
sistema de la calidad está sujeto a la certificación, nunca con el propósito de
conceder certificados a los emplazamientos temporales.
En la solicitud debe ofrecerse toda la información necesaria para evaluar si la
organización cumple con este esquema de certificación (nombre de las
delegaciones, lugar de ubicación, nº total de empleados, alcance de la certificación
y si disponen de un sistema de gestión de calidad centralizado).
Planificación auditoría matricial
Se auditará siempre la central más un muestreo de emplazamientos. El número de
emplazamientos se define en función del tipo de auditoría correspondiente
siguiendo la siguiente fórmula:
Certificación: Raíz del número de emplazamientos.
Mantenimiento: Raíz *0.6 del número de emplazamientos
Renovación: Raíz *0.8 del número de emplazamientos
Por lo menos el 25% de la muestra debe seleccionarse aleatoriamente.
La selección del resto de emplazamientos se realizará de tal manera que se
maximicen las diferencias entre los diferentes emplazamientos seleccionados
durante el periodo de validez del certificado, teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
• Los resultados de las auditorías internas y auditorías previas de la certificación
• Registro de las reclamaciones u otros aspectos relevantes sobre acciones
correctivas o preventivas
• Variaciones significativas en el tamaño de los emplazamientos y el número de
empleados.
• Variaciones significativas en los procedimientos de trabajo.
• Variaciones en las actividades desarrolladas
• Modificaciones desde la última auditoría de certificación
• Dispersión geográfica.
• La complejidad de las actividades y del sistema de gestión
En el caso de organizaciones con un sistema jerárquico de niveles (Ej. sede central
/ oficinas regionales / delegaciones locales), los criterios de muestreo se aplican a
cada uno de los niveles.
Para ser añadido en la red certificada cada nuevo grupo de emplazamientos
debería ser considerado como independiente para la determinación del tamaño de
la muestra. Después de incluirlo en el certificado, el nuevo grupo de
emplazamientos se acumula a los previos para el cálculo del muestreo para las
próximas visitas de mantenimiento / renovaciones.
Este procedimiento no es de aplicación a la certificación ISO 9001 + UNE 66926 de
organizaciones con múltiples emplazamientos, ya que la UNE 66926 no permite el
esquema matricial. Tampoco es de aplicación a la normativa TS 16949
Cuando se encuentren no conformidades en un emplazamiento, bien en las
auditorías internas de la organización o bien en las auditorías de la entidad de
certificación, se requerirá a la organización que investigue si los demás
emplazamientos están afectados. Si es así, las acciones correctivas se implantarán
tanto en la sede central como en los emplazamientos. El nivel de muestreo se verá
incrementado hasta que se demuestre que el control se ha restablecido.
Decisión de certificación y emisión certificados
En el proceso de decisión de la certificación si se ha identificado alguna no
conformidad en cualquier emplazamiento, la certificación será denegada a toda la
organización hasta que no se cierre la no conformidad. No se admite que, con el fin
de resolver una no conformidad, la organización excluya del alcance los
emplazamientos que hayan sido „problemáticos“ durante el proceso de certificación.
Se emite un único certificado con el nombre y la dirección de la sede central de la
organización y un „subcertificado“ para cada emplazamiento cubierto por la
certificación siempre que contenga el mismo alcance, o parte de dicho alcance, y
una referencia al certificado principal.
Como consecuencia de un mantenimiento o renovación pueden añadirse al
certificado ya existente emplazamientos adicionales.
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6. AMPLIACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN
Cuando una organización ya certificada desee ampliar el alcance de su
certificación, deberá solicitar formalmente dicha ampliación. Para ello deberá
solicitar el formulario “Cuestionario para la evaluación” correspondiente. Se aplicará
el procedimiento descrito en los apartados 2 y 3 simplificando en función del
carácter de dicha ampliación.
Las solicitudes de ampliación deben hacerse, en la medida de lo posible, durante
los tres meses anteriores a la fecha prevista para la auditoría correspondiente.
También se podrá realizar una auditoría extraordinaria de ampliación del alcance
entre dos auditorías periódicas si así lo solicita el cliente. Esta auditoría
extraordinaria no cambiará el due date ni la fecha de validez por lo que las
auditorías ordinarias seguirán planificándose en los mismos plazos preexistentes.
7. CADUCIDAD, SUSPENSIÓN Y RETIRADA DEL CERTIFICADO
Un certificado caduca en los siguientes supuestos:
Si transcurrido el periodo de validez que consta en el certificado no se ha cerrado
el expediente correspondiente a la renovación del mismo.
Cancelación del contrato por parte del titular del certificado. Debe hacerse por
escrito y con tres meses de antelación a la próxima auditoría.
El titular del certificado rechaza por escrito el presente procedimiento o las tarifas
(sólo aplicable para incrementos de precio mayores a un 5%) en un periodo no
superior a 6 semanas de su entrada en vigor o de recibir esta información.
Que el titular del certificado tenga abierto un expediente de embargo o que a la
apertura del mismo se declara insolvente.
El titular del certificado cesa su negocio.
Los requisitos estatutarios, los requisitos definidos por la entidad de certificación
o de la norma en que se base el certificado cambien, a no ser que el titular del
certificado demuestre que el sistema es conforme con la nueva norma mediante
una auditoría por TSI, S.L.U. a cargo del cliente y dentro de un periodo límite
establecido.
Se convierta en no válido el certificado principal (en el caso de certificaciones
matriciales).
En certificación de SPRL según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
31/1995 y Reglamento de los Servicios de Prevención 39/1997, transcurridos
cuatro años desde la emisión del certificado o tras una inspección con un
resultado no favorable.
La entidad de certificación puede retirar un certificado sin notificación previa o
declararlo no válido, especialmente sí
El uso continuado de la marca de certificación / certificado no está justificado por
más tiempo en términos de su importancia en el mercado o está prohibido, por
ejemplo, por la legislación competente; en este caso, TSI, S.L.U. proporcionará
una marca alternativa, si esto es posible.
Publicidad engañosa o no autorizada, en particular en relación con la marca de
certificación o el certificado emitido, o un mal uso de éstos.
Se han detectado no conformidades en el sistema de gestión y no se han
cumplido los plazos establecidos para su cierre mediante las correspondientes
acciones correctivas, o bien que los requisitos claves del sistema de gestión
certificado no se ven asegurados a largo plazo.
El titular del certificado, aún después de recibir recordatorios al efecto, no paga
las facturas pendientes a TSI, S.L.U. En el caso de un impago parcial también se
pueden cancelar todos los certificados.
El titular del certificado ha iniciado los trámites para declararse insolvente o que
terceras partes inician medidas de ejecución obligatoria que están relacionadas
con los derechos alcanzados con la certificación por el titular de la misma. Estas
medidas deben notificarse de forma inmediata a TSI, S.L.U.
El titular del certificado incumple el presente procedimiento, siempre que esta
negligencia revista gravedad.
Esta última razón puede ocasionar que la entidad de certificación restrinja, revoque
o retire los certificados por cierto tiempo.
La retirada, caducidad, declaración de no válido, restricciones y suspensiones de
los certificados se publica en la base de datos de certificados que dispone TSI,
S.L.U.; en estos casos, la publicidad continuada u otro uso del certificado / marca
de certificación o del nombre de TSI, S. L. U. no estará permitido. Un certificado
que ha sido retirado, ha caducado o se ha declarado no válido debe devolverse a la
entidad de certificación. Las cuotas anuales de certificación que se hayan pagado
por adelantado no se abonarán, las facturas pendientes de pago, sin embargo,
deben ser pagadas a todos los efectos.
En aquellos casos de negligencia grave y deliberada, TSI, S.L.U. no se hace
responsable de las desventajas que le pueda ocasionar al cliente la no emisión,
cancelación, caducidad, restricción o suspensión de los certificados.
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Fecha: 12/07/2010
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dispuesto a permitir que los auditores de las entidades de acreditación participen

8. REGLAS PARA EL USO DE LAS MARCAS DE CERTIFICACIÓN DE SGC Y
SGA
8.1 La marca de certificación debe aparecer siempre haciendo referencia al nombre
de la empresa certificada (el que figura en su certificado).
8.2 En material de papelería (papel de cartas, facturas,...) se podrá usar la marca
de certificación, incluso si no todas las actividades de la empresa están certificadas,
con las siguientes limitaciones:
Se restringirá en el caso de que solamente una pequeña parte de las actividades
de la empresa estén certificadas o en el caso de que solamente lo estén algunas
localizaciones, sedes o departamentos de la empresa.
En el caso de ofertas, si no todas las actividades ofertadas caen dentro del
alcance de certificación deberá indicarse, mediante una marca, leyenda o
cualquier otro medio, qué actividades están amparadas por la certificación.
En el caso de catálogos, si no todas las actividades están amparadas por la
certificación, deberá hacerse clara distinción entre unas y otras.
8.3 En material publicitario de cualquier índole (anuncios de prensa y TV, material
promocional tal como calendarios, agendas, etc.; anuncios en vallas publicitarias,
autobuses; en vehículos de la empresa; etc.; material promocional en soporte
electrónico tal como página web, mail, etc.) se seguirán las siguientes reglas.
Se cumplirá en todos los casos la regla 8.1
El anuncio debe hacer mención a la empresa certificada (tal y como aparece en
su certificado). No podrá utilizarse la marca de certificación en anuncios donde
solo aparezcan los productos o marcas comerciales de la empresa sin que se
mencione a ésta.
Solamente se podrá utilizar la marca de certificación asociada al alcance
(actividades y sedes) certificadas. Esto implica que las empresas que no
dispongan de todas sus actividades y sedes certificadas no podrán hacer uso de
la marca de certificación a no ser que aclaren este hecho en el propio anuncio o
que anuncien solamente las actividades certificadas.
8.4 Sobre productos no se puede utilizar en ningún caso. Tampoco podrá situarse,
en el caso de empresas de servicios, sobre el producto objeto del servicio (p. e. no
podrá usarlo el mantenedor del ascensor sobre éste o la empresa de limpieza sobre
el producto o instalación limpiada). Las empresas cuyo producto es un documento
(certificado, plano, informe, etc.) tales como evaluadores de la conformidad,
ingenierías, consultorías, auditorías, laboratorios, etc. no podrán incluirlo en dichos
documentos.
en las visitas de acompañamiento o “witness audits” que se lleven a cabo en sus
instalaciones y facilitar a las entidades de acreditación los informes de auditoría
en el caso que lo soliciten. De no hacerlo, TSI, S.L.U. estará facultada para
denegar y/o retirar la certificación a dicho cliente.
Los expedientes de las organizaciones clientes están incluidos en nuestra base
de datos y la información contenida en los mismos podrá ser accesible a la
entidad de acreditación en caso de que ésta así lo solicite. Asimismo en caso de
expedientes bajo norma UNE 66926, los expedientes pueden ser, puestos a
disposición de la administración o autoridades en caso de que estas así lo
soliciten.
Los documentos de auditoría se conservarán durante un periodo mínimo de tres
años.
La entidad de certificación revisa y evalúa las reclamaciones que realicen
terceras partes e informa de la misma al titular del certificado.
El cliente debe informar por escrito a la entidad de certificación de cualquier
cambio que se produzca en su estructura, organización, nombre, etc. que incidan
en su sistema de gestión.
TSI, S.L.U. podrá reclamar el pago de una sanción contractual de hasta un
importe de 250.000 Euros en aquellos casos en que el titular del certificado
incumpla de forma deliberada y grave el presente procedimiento. En especial, en
aquellos casos de un uso inadecuado del certificado y de la marca de
certificación.
El titular del certificado también se hará responsable de aquellos pagos que
reclame la entidad de acreditación (directamente al titular del certificado o por
mediación de TSI, S.L.U.) como sanción por incumplimiento, en especial del
presente procedimiento.
Con objeto de garantizar los máximo estándares de calidad en sus auditorías:
TSI S.L.U. exige la participación de un miembro de la alta dirección, la revisión
por parte de la dirección y la auditoría interna deben ser realizadas con una
periodicidad mínima anual. En las auditorías internas de certificaciones
individuales el alcance debe ser todo el sistema de gestión bajo certificación,
para el resto debe haber un programa de auditorías que garantice que en un ciclo
de certificación se cubre todo el alcance y todos los emplazamientos bajo la
certificación.

8.5 Sobre embalajes se entienden los siguientes tipos de embalajes:

Embalaje primario: Todo embalaje diseñado para contener el producto o
constituir una unidad de venta destinada al consumidor o usuario final, ya recubra
al producto por entero o solo parcialmente pero de tal forma que no pueda
modificarse el contenido sin abrir o modificar dicho embalaje. La marca de
certificados no podrá utilizarse en ningún caso sobre estos embalajes.
Embalaje secundario: Todo embalaje diseñado para constituir una agrupación de
embalajes primarios y que se utiliza únicamente con el fin de proteger a éstos y
facilitar su manipulación. La marca de certificación podrá situarse sobre estos
embalajes siempre que se cumpla la regla 1 y que el alcance certificado ampare
el sistema para la fabricación del producto embalado.

8.6 El uso conjunto de marcas de certificación de sistema de la calidad y producto

sobre productos certificados deberá ser analizado caso a caso por ENAC. En este
caso TSI, S. L. U. informará a la entidad de acreditación (Dakks, ENAC,...) de los
casos en que tiene intención de permitir este uso conjunto.

8.7 Las empresas certificadas podrán hacer referencia a su condición de certificado

usando la frase “(empresa) dispone de un sistema de (gestión de la calidad o
gestión medioambiental) certificado de acuerdo a la norma (norma) por (entidad de
certificación)” en lugar de hacer uso de la marca de certificación. Dicha frase podrá
usarse en los casos anteriores, con las mismas restricciones que las indicadas en
el apartado “Embalaje secundario” para embalajes secundarios.

9. GESTIÓN DE RECLAMACIONES

TSI, S.L.U. ha implantado el procedimiento PG-SATIS CL donde se establece la

sistemática a seguir ante reclamaciones clientes, no conformidades y acciones para
gestionar todas las reclamaciones que TSI S.L.U. reciba de sus clientes, así como
de terceras partes. Las reclamaciones se comunicarán por escrito, al responsable
de calidad

10. CONSIDERACIONES GENERALES

Con la aceptación del presupuesto, el cliente también acepta el presente

documento y las tarifas vigentes, así como declara que no ha recibido consultoría
por parte de empleados de TSI, S.L.U. (o TÜV SÜD AG) en los dos últimos años
(3 años en el caso de SGA)
En el caso que ya exista una relación contractual se informará al cliente de las
últimas versiones de estos documentos, siempre que se haya producido un
cambio sustancial.
En el caso de que el procedimiento de certificación del sistema de gestión se vea
involucrado en un proceso de acreditación, el cliente debe declarar que está