INFORME DE AUDITORIA INTERNA

ISC-AI-2021-
Julio 15,2021

Destinarios: Evaluación de auditoría:

Ing. Mariano González – Presidente

Lcdo. Xavier E. Marcos – Gerente General
Ing. Augusto Ayala – Gerente administrativo La mayoría de los controles internos
Ing. Xavier Casal – Jefe de Construcciones son aceptables. No obstante, se
2
Civiles y Mantenimiento identificaron algunas situaciones de
auditoría evaluadas como medio.
Auditoria Interna:
Favian Freire – Auditor General
Luis Remache – Senior de Auditoria

REVISION DE LA CONTRATACION DE SERVICIOS EXTERNOS DE

MANTENIMINETO

Objetivo: Revisar y verificar la contratación de proveedores externos de servicios de mantenimiento y

reparación.

Alcance: Revisión del proceso de selección y contratación de proveedores externos, según lo estipulado
en el Manual de Procedimientos y las políticas internas establecidas por la administración.

Resultados: A continuación resumimos los resultados de nuestra revisión:

1. El Departamento de Construcciones Civiles y Mantenimiento recepta los requerimientos de servicios

de reparación y mantenimiento, con lo cual se procede a realizar las respectivas cotizaciones y se
envían al usuario del requerimiento para su revisión y aprobación.

2. Si el servicio de reparación y/o mantenimiento es menor a US$ 300 lo aprueba directamente el

Dpto. de Construcciones Civiles y Mantenimiento, y si es mayor se requiere la aprobación de la
Gerencia del área que solicita el servicio. Para las obras civiles igual o mayores a US$ 35,000.00
deberán ser aprobadas por la Gerencia General de ISC.

3. Para las obras civiles se realizan contratos de servicios sobre cualquier monto que represente, y
para contratos por servicios de mantenimientos y/o reparación, solo en aquellos que su costo
supera los US$ 3,000

4. De enero a junio del 2021 se han realizado ordenes de servicios de mantenimiento por un total de
US$ 436,794.89 correspondientes a servicios prestados de terceros y materiales adquiridos. Un
detalle es como sigue:

MES MATERIALES SERVICIOS TOTAL

Enero 667.62 34,823.28 35,490.90
Febrero 67,992.79 41,307.17 109,299.96
Marzo 2,388.78 86,470.16 88,858.94
Abril 12,105.83 22,691.60 34,797.43
Mayo 996.76 115,736.79 116,733.55
Junio 224.16 51,388.95 51,613.11
84,375.94 352,417.95 436,793.89
 Puntos a Considerar:

5. Durante nuestra revisión física de las solicitudes de servicios de mantenimiento, observamos lo

siguiente:

- La mayoría de las proformas no tienen detallados los costos de los servicios prestados y
materiales utilizados. (Ver Anexo 2)

- Existen proformas que no indican las dimensiones del trabajo a realizar, sea este por
construcción, elaboración de ventanales y puertas de aluminio, entre otros. (Ver Anexo 2)

- No tienen firma de aprobación de los costos por parte del usuario que solicita el mantenimiento o
reparación.

6. No se realizan o reciben mínimo 3 proformas de servicios para ser enviados al usuario que lo
requiere, tal como lo indica el Procedimiento de Compras Locales y la Política de Contratación con
Proveedores.

“Las cotizaciones para la compra de bienes y servicios deberán ser en un número no menor a tres
(3) según los montos definidos por la Gerencia General, salvo disposiciones expresas debidamente
justificadas”.

7. Las proformas seleccionadas para los servicios de mantenimiento o reparación no tienen firma y/o
sello que indique la aprobación de los costos del servicio. Actualmente se escribe el numero de la
solicitud de pedido (SOLPED) en la proforma que ha sido aprobada. (Ver Anexo 3)

8. En nuestra revisión por muestreo de la documentación soporte, verificamos que no se han realizado
las “Actas de Terminación de Trabajo” o “Acta de Entrega de Obra”. Es importante mencionar que el
pago a proveedores se realiza previa presentación del acta antes mencionada; sin embargo, se ha
venido realizando los pagos sin la presentación de este documento.

9. Del total de las solicitudes de servicios externos verificamos que el 66% pertenecen a personas
naturales, un detalle es como sigue:

Proveedor Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total

Persona Natural 27,392.18 31,253.07 48,584.06 19,399.50 62,820.94 43,519.95 232,969.70
Persona Jurídica 7,431.10 10,054.10 37,886.10 3,292.10 52,915.85 7,869.00 119,448.25
34,823.28 41,307.17 86,470.16 22,691.60 115,736.79 51,388.95 352,417.95
Del cuadro antes mencionado, es importante mencionar que el 79% se concentra en 9 proveedores
y el 21% en 15 proveedores. (Ver Anexo 4)

10. A la fecha de nuestra revisión evidenciamos que el listado de precios estándar proporcionado por el
Dpto. de Construcciones Civiles y Mantenimiento, esta incompleto y no se encuentra actualizado
desde el año 2019.

11. Observamos que en la Solicitud de Pedido # 1000038838 se recibieron 2 proformas de

proveedores, de la cual una se encuentra manipulada manualmente. Posteriormente se procedió a
revisar otras proformas del proveedor Icaza Acosta Alfredo, observando lo siguiente:

- El formato de la proforma es diferente al de la SOLPED # 1000038838

- Generalmente las proformas llevan la firma del proveedor

12. Según lo conversado con el Ing. Xavier Casal, no se realizan actas de conformidad del usuario o
solicitante del servicio de mantenimiento, ni tampoco se realizan encuestas aleatorias del servicio
prestado por el proveedor externo.

13. El manual de procedimientos de Servicios de Mantenimiento y Reparación no se encuentra

actualizado según lo establecido el control interno de la compañía
Recomendaciones:
 Solicitar a los proveedores de servicios que en
las proformas se detallen: los costos de la mano
de obra, materiales a utilizar y las dimensiones
del trabajo a realizar (sean estos en concreto,
aluminio, entre otros).
 Cumplir con las cotizaciones mínimas (3)
establecidas en la política interna de la
compañía y enviar al usuario solicitante para su
revisión y aceptación de este, según lo indicado
en el Manual de Procedimientos.
 Establecer como medida de control que las
proformas aceptadas, cuenten con la firma y/o
sello de aprobación por parte del solicitante y el
jefe del Dpto. de Construcciones Civiles y
Mantenimiento.
 Comunicar a los supervisores de obra y/o
personal encargado de inspeccionar los
mantenimientos, la obligatoriedad de elaborar
“Acta de terminación de obra” con la respectiva
firma de conformidad del solicitante. Esta acción
permitirá identificar el cumplimiento total del
servicio, y de esta manera proceder con el
respectivo pago al proveedor.
 Analizar la probabilidad de que las asignaciones
de obras sean equitativas entre los proveedores
que se mantienen registrados, evitando de esta
manera que los costos se concentren en
proveedores específicos.
 Revisar y actualizar el listado de precios
estándar por tipo de trabajo o servicio a recibir.
 Solicitar a los proveedores que realicen nuevas
proformas, si las entregadas presentan error de
impresión o alteraciones de manera manual; lo
cual nos ayudaría a tener una certeza razonable
de que los precios son competitivos entre las
ofertas o proformas recibidas.
 Solicitar al departamento de Métodos y
Procesos la revisión y actualización del manual
de procedimientos, acorde a los cambios
realizados en el departamento y las políticas
internas actuales de la compañía.
*****
Respuestas de los responsables:
Ing. Xavier Casal:
 Se procederá a comunicar a los proveedores
la importancia de detallar las dimensiones
del trabajo a realizar (si lo amerita), los
costos de mano de obra y materiales a
utilizarse.
 Normalmente se reciben hasta dos
cotizaciones en las solicitudes de
mantenimientos, y en trabajos emergentes
se recibe una cotización por la urgencia de
este.
 En la actualidad no se cuenta con muchos
proveedores de servicios, debido a que: han
realizado mal trabajo, incumplimiento de
obra y precios elevados. Se solicitará a la
administración que se tome en
consideración mínimo dos (2) proformas por
la escases de proveedores externos.
 Se procedió a comunicar a los supervisores
del departamento, que no se realicen pagos
a proveedores si no se han elaborado las
respectivas “Actas de terminación de Obra”.
 Se va a revisar el listado de precios y se
estima tenerlo actualizado antes de fin de
año. Se considera como base referencial los
establecidos por la Cámara de la
Construcción de Guayaquil, no obstante, los
precios son discutidos con los proveedores
antes de su aceptación.
 Los proveedores tienen conocimiento que no
se aceptaran proformas que presenten
errores de impresión o alteraciones
manuales.
 Se solicitará al departamento de Métodos y
Procesos la actualización del Manual de
Procedimientos, según la situación actual de
la compañía.
 Anexo 1 (1/2)

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Entrevistado: Ing. Xavier Casal – Jefe del Dpto. Unidad Ejecutora

Fecha: 29 de Julio del 2021

Descripción Sí No N/A Comentario del Responsable

¿Existe un plan anual de mantenimientos

preventivos y/o correctivos? ¿Están
contemplados dentro del presupuesto anual?
¿Cómo se realiza la asignación de proveedores
para los servicios de mantenimientos; por medio de
proformas, concursos y/o licitaciones?
¿Cuántas proformas se reciben para un
mantenimiento preventivo, correctivo o emergente?
¿Las proformas y/o cotizaciones recibidas por los
proveedores son enviados a los jefes de área para
su revisión y aprobación?

¿Existe listado de proveedores por tipos o clases de

servicios de mantenimientos o de reparaciones?

¿Cuántos proveedores mínimos por cada tipo?

¿Tienen elaborado listado de precios estándar o

tarifario, usado de referencia para cada tipo de
servicio de mantenimiento o reparación contratado?

¿Cada que tiempo se actualiza el listado de precios

estándar, y qué referencia o fuentes son
consideradas para establecer los nuevos valores?
¿Cuál es el monto máximo del costo de servicio que
es aprobado por Unidad Ejecutora y desde que
monto lo aprueba la Gerencia de área que solicita el
servicio?
¿Se realizan contratos de prestación de servicios
con los proveedores? ¿Sobre qué monto se lo
realizan?
¿Existe reporte o control de los mantenimientos
recurrentes? Sí la respuesta es SI, indicar las
medidas que se toman o un detalle que indique el
por qué de la recurrencia
¿Se delega un supervisor para el seguimiento del
trabajo de reparación y mantenimiento?
El supervisor de obra inspecciona lo siguiente:
- Avance de la obra
- Materiales y/o repuestos utilizados
- Calidad de trabajo
- Medidas de seguridad y utilización de EPP,
según lo indicado por el Dpto. de Seguridad
Industrial
 Anexo 1 (2/2)

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Entrevistado: Ing. Xavier Casal – Jefe del Dpto. Unidad Ejecutora

Fecha: 29 de Julio del 2021

Descripción Sí No N/A Comentario del Responsable

¿Una vez terminado el trabajo de mantenimiento o
reparación, se firman Actas de Terminación de
trabajo o Acta de Entrega de Obra?
¿Se firman actas de conformidad del usuario que
solicita el servicio de mantenimiento, para proceder
al respectivo pago al proveedor?
¿Han realizado encuestas sobre la conformidad del
usuario acerca del servicio de reparación y
mantenimiento que ha recibido?

¿Tienen elaborado un historial de las demoras o

retrasos que han presentado las obras solicitadas?

¿En caso de incumplimiento del plazo de entrega,

se sanciona al proveedor?
 Anexo 2

CONCENTRACION DE PROVEEDORES

COD.
PROVEEDOR ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL
PROV.
103631 CORONEL GILCES WALTER ENRIQUE 2,040.00 7,710.00 4,865.00 4,580.00 18,989.67 8,130.00 46,314.67
150518 ZAMBRANO SANTOS WASHINGTON LEONIDAS 150.00 360.00 8,841.93 850.00 10,966.00 13,705.00 34,872.93
101384 GORDILLO PINOS CARLOS HUMBERTO 957.00 3,427.75 6,520.51 346.00 3,442.00 5,411.62 20,104.88
105688 CONDO VELARDE ADRIANA CAROLINA 3,200.00 1,594.95 3,442.17 3,175.00 3,083.16 5,098.21 19,593.49
100124 BAQUERIZO CAMPOSANO FREDDY GREGORIO 6,150.00 1,390.00 5,705.00 - 3,110.00 1,550.00 17,905.00
100698 ICAZA ACOSTA ALFREDO YONI - 5,500.00 - 6,000.00 2,635.00 2,351.47 16,486.47
100551 FUENTES PLUAS MIGUEL RENE 2,107.88 1,781.57 2,992.80 1,852.00 3,307.17 1,009.95 13,051.37
101538 VELASCO CARRIEL FRANKLIN YOVAN 930.00 1,180.00 3,253.00 1,040.00 2,380.00 - 8,783.00
103383 CARRION SANCHEZ WILSON ALFREDO 1,059.80 696.10 3,109.25 1,291.50 170.00 - 6,326.65
105529 DEVESA LOPEZ MARIA FERNANDA 2,672.00 1,892.00 860.00 - - - 5,424.00
100926 MIRANDA MENDIETA FELIX RAMON 1,368.00 908.00 1,837.50 - - 1,281.00 5,394.50
104858 ANDOCILLA BENAVIDES MARCOS - - - - 2,000.00 2,937.10 4,937.10
106348 REINA BRUNET LUIS - - - - 4,800.00 - 4,800.00
101839 BENAVIDES PERALTA LUIS RAFAEL - 810.00 1,097.50 - 788.94 1,805.60 4,502.04
101398 INDACOCHEA QUIMIS DANIEL ANGEL 2,850.00 1,040.00 400.00 - - - 4,290.00
106353 HERRERA BOHORQUEZ JAIME ORLANDO - - - - 3,974.00 - 3,974.00
102342 CARRION SALAZAR MARIO ALFREDO 1,297.50 272.70 1,894.40 265.00 - - 3,729.60
104623 YEPEZ ROCA LUIS OCTAVIO - 2,690.00 950.00 - - - 3,640.00
101174 REPRESENTACIONES Y SERVICIOS EN - - - - 3,175.00 - 3,175.00
100471 ESCOBAR BRIONES MARIO DIONISIO 2,420.00 - - - - - 2,420.00
105385 CONCHA PAZMIÑO ROBERTO - - 1,990.00 - - - 1,990.00
105150 ARMANDO JAVIER GUACHAMIN ARAMBULO - - 590.00 - - 240.00 830.00
105652 SOLIS PARRA MARIO CELSO - - 235.00 - - - 235.00
103694 ALARCON BALON KIKO ANTONIO 190.00 - - - - - 190.00
27,392.18 31,253.07 48,584.06 19,399.50 62,820.94 43,519.95 232,969.70