Guia IMPLEMENTACION GESTION X PROCESOS V02 1505

DOCUMENTO INTERNO GDC/GUI-001
GUÍA Versión: 002

IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR
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PROCESOS EN EL PODER JUDICIAL
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Pedro Martín
José Alejandro Jaime Gómez
Nombre Chumpitaz
Selem Novoa Valverde
Diaz
Gerente de Firmado digitalmente por SELEM Firmado digitalmente por
NOVOA Jose Alejandro FAU Gerente de CHUMPITAZ DIAZ Pedro Martin Gerente
Cargo Desarrollo 20159981216 soft FAU 20159981216 hard Firmado digitalmente por GOMEZ
Motivo: Doy V° B° Planificación Motivo: Doy V° B° General VALVERDE Jaime FAU
20159981216 soft
Corporativo Fecha: 31.05.2023 17:04:40 -05:00 Fecha: 31.05.2023 15:52:28 -05:00
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 31.05.2023 16:25:46 -05:00
1. OBJETIVO
Establecer las disposiciones para la implementación de la gestión por procesos en el
Poder Judicial, con la finalidad de modernizar la gestión de la entidad y, de esta
manera, contribuir con la generación de valor público.
2. ALCANCE
El presente documento tiene como ámbito de aplicación a todas las unidades de
organización y funcionales del Poder Judicial.
3. BASE NORMATIVA
3.1 Ley N.º 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, su
modificatoria y reglamento.
3.2 Decreto Supremo N.º 123-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del Sistema
Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.
3.3 Decreto Supremo N.º 103-2022-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública al 2030.
3.4 Resolución de Secretaría de Gestión Pública N.º 006-2018-PCM/SGP, que
aprueba la Norma Técnica N.º 001-2018-SGP, Norma Técnica para la
Implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración
pública.
3.5 Resolución de Secretaría de Gestión Pública N.º 004-2019-PCM/SGP, que
aprueba los Lineamientos N.° 001-2019-SGP “Principios de actuación para la
Modernización de la Gestión Pública”
4. DEFINICIONES
4.1. Actividad: Conjunto articulado de tareas permanentes, continuas,
interrelacionadas y secuenciales que consumen los insumos necesarios (recursos
humanos, tecnológicos y financieros) para la generación de los productos
resultantes de los procesos.
4.2. Controles: Conjunto de actividades (verificaciones, revisiones, inspecciones, etc.)
orientadas a la verificación del cumplimiento de las características previstas de los
elementos de entradas, de las actividades y de los productos resultantes de los
procesos.
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4.3. Diagrama de flujo1: Representación gráfica que describe la secuencia lógica e

interacción de las actividades de un proceso, mediante el uso de la notación
Business Process Model and Notation (BPMN).
4.4. Diagrama de bloques: Representación gráfica que describe la interacción entre
procesos.
4.5. Dueño de Proceso: Quien tiene definida la responsabilidad y la autoridad para
diseñar, implementar, controlar y mejorar los procesos a su cargo, con el propósito
de asegurar que se obtenga el resultado previsto, pudiendo ser una unidad de
organización o un cargo. Debe conocer con claridad el alcance y los límites de su
proceso.
4.6. Elementos de entrada: Necesidades y expectativas de las personas que ingresan
al proceso para ser transformados en productos. Estos ingresan al inicio o durante
el desarrollo del proceso. Los elementos de entrada son tangibles (expedientes,
formularios, solicitudes, escritos, reclamos, denuncias) o intangibles (información).
4.7. Gestión por Procesos: Forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de trabajo de manera transversal y secuencial a las diferentes
unidades de organización, para contribuir con el propósito de satisfacer las
necesidades y expectativas de las personas, así como con el logro de los
objetivos institucionales. En este marco, los procesos se gestionan como un
sistema definido por la red de procesos, sus productos y sus interacciones,
creando así un mejor entendimiento de lo que aporta valor a la entidad.
4.8. Indicador de desempeño: Medida cuantitativa o cualitativa observable, que
permite describir características, comportamientos o fenómenos, a través de su
comparación con periodos anteriores o con metas o compromisos. Se asocia con
el objetivo del proceso y sirve para la determinación de las metas.
4.9. Mapa de Procesos: Representación gráfica que describe la interacción entre
diferentes procesos relacionados.
4.10. Niveles de Procesos: Desagregación de los procesos en función al nivel de
complejidad de los mismos, la cual se realiza desde el nivel 0 hasta el nivel de
caracterización de los procesos, el cual denominaremos nivel N.
4.11. Objetivo: Fin que se pretende alcanzar con la ejecución del proceso. Aplica tanto
a proceso como al procedimiento, en cuyos casos se hará la precisión en el
formato correspondiente (Ficha Técnica de proceso o Ficha de procedimiento).
4.12. Persona que recibe el producto: Receptor/a final del producto, pudiendo ser una
persona, un grupo de personas, una organización, otro proceso, entre otros. Para
el caso del Poder Judicial, se puede mencionar, entre otros, los siguientes
ejemplos: Personas, partes procesales (procesos jurisdiccionales), unidades de
organización del Poder Judicial, otros procesos relacionados.
1
Es equivalente a Diagrama de proceso, denominación de la Norma Técnica N.º 001-2018-SGP, Norma
Técnica para la Implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública.
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4.13. Persona que provee elementos de entrada: Quien entrega los elementos de
entrada para dar inicio a un proceso, pudiendo ser una persona, un grupo de
personas, una organización, otro proceso, entre otros. Para el caso del Poder
Judicial, se puede mencionar, entre otros, los siguientes ejemplos: Personas,
partes procesales (procesos jurisdiccionales), unidades de organización del Poder
Judicial, otros procesos relacionados.
4.14. Procedimiento: Documento normativo que describe cómo deben ejecutarse las
actividades que conforman un proceso, tomando en cuenta los elementos que lo
componen y su secuencialidad, permitiendo de esta manera una operación
coherente.
4.15. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en productos (bienes, servicios o
regulaciones), luego de la asignación de recursos. Pueden ser operativos o
misionales, estratégicos y de soporte o de apoyo.
4.16. Procesos operativos o misionales: Elaboran los productos (bienes y servicios)
previstos de la entidad, por lo que tienen una relación directa con las personas
que lo reciben.
4.17. Procesos Estratégicos: Definen las políticas, el planeamiento institucional, las
estrategias, los objetivos y las metas de la entidad, que aseguren la provisión de
los recursos necesarios para su cumplimiento y que incluyen procesos destinados
al seguimiento, evaluación y mejora de la entidad.
4.18. Procesos de soporte o de apoyo: Proporcionan los recursos para elaborar los
productos previstos por la entidad.
4.19. Producto: Resultado de un proceso, entendido como los bienes, servicios o
regulaciones que recibe una persona y que satisfacen sus necesidades y
expectativas, lo que contribuye con la generación de valor público. Para el caso
del Poder Judicial, se puede mencionar, entre otros, los siguientes ejemplos:
Resoluciones judiciales, resoluciones administrativas, certificados de
antecedentes penales, expedientes, entre otros.
4.20. Recursos: Elementos necesarios para la operación de los procesos. Comprende
Recursos Humanos, Instalaciones, Sistemas informáticos y Equipos.
4.21. Repositorio de procesos: Espacio virtual, administrado por la Gerencia de
Desarrollo Corporativo, donde se almacena la documentación generada como
resultado de la determinación de los procesos, validada por los respectivos
dueños de los procesos, cuando corresponda. El repositorio de procesos se
encuentra alojado en la Intranet del Poder Judicial.
4.22. Validación: Acción mediante la cual el dueño del proceso da su conformidad
sobre los documentos del o de los procesos caracterizados. Dicha validación se
materializa mediante su firma en los documentos, lo que se puede complementar
con la suscripción de un acta.
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5. RESPONSABLES
Para el desarrollo de la implementación de la gestión por procesos participan los roles y
niveles de responsabilidad siguientes:
Tabla N.°01: Roles y responsables de la implementación
Responsable Roles
Consejo Ejecutivo - Aprobar el Mapa de proceso del Poder Judicial.
- Promover la implementación de la Gestión por Procesos en el Poder

Gerencia General
Judicial.
- Revisar y dar conformidad sobre los aspectos técnicos contenidos en la

Gerencia de Desarrollo
presente guía.
Corporativo
- Administrar el repositorio de procesos del Poder Judicial
Oficina de
Conducir, orientar y brindar soporte y asistencia técnica, como facilitador
Productividad y
metodológico, a los participantes, dueños de los procesos y sus
Competitividad
representantes, sobre la Gestión por Procesos.
Administrativa (OPCA)
- Facilitar o asegurar la disponibilidad de la información necesaria para el
desarrollo de la implementación de la Gestión por Procesos.
- Revisar y validar la documentación del proceso a su cargo (inventario, ficha
técnica del proceso, diagrama de interacción u otros documentos que
Dueño del proceso
involucren su proceso)
- Promover la mejora continua en su proceso a través de proyectos u otros
mecanismos de mejora y controlarlos con los medios que corresponda.
- Asegurar que la documentación de los procesos a su cargo se encuentre
vigente.
- Identificar la aplicación de la normatividad vigente que afecte a los
procesos.
Representante del - Consolidar y canalizar las sugerencias y observaciones de los participantes
dueño del proceso: del relevamiento de información.
Servidor/a designado/a - Resolver, o trasladar, al dueño de proceso, según corresponda, los casos
por el dueño del de controversia que se puedan generar.
proceso. - Participar en la elaboración y presentar la documentación producida al
dueño del proceso para su revisión y validación.
- Realizar el seguimiento de los acuerdos del proceso a su cargo.
Participantes:
- Proporcionar la información necesaria para la determinación, medición,
Servidores/as con
análisis y mejora del proceso.
conocimiento técnico
- Identificar y presentar observaciones / problemas del proceso que
de los procesos en los
contribuyan a su mejora.
que se desempeña.
6. DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS

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La implementación de la gestión por procesos es progresiva y parte de la necesidad de

incorporar en el funcionamiento del Poder Judicial, la información que resulta del
análisis realizado en su funcionamiento bajo un enfoque de sus procesos.
Los documentos generados son validados a través de cualquier documento que

exprese la validación por el dueño del proceso (acta, memorando, oficio, correo, etc.).
6.1. ENFOQUE METODOLÓGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN

POR PROCESOS
La implementación de la Gestión por Procesos en el Poder Judicial, se realiza
siguiendo tres (3) fases tal como se muestran en el siguiente Gráfico N.°01.
Gráfico N.°01: Fases de la Gestión por Procesos
Elaboración propia
6.1.1. Fase I: Determinación de procesos

Implica la identificación de los procesos del Poder Judicial y la caracterización
de los elementos que lo conforman. Esta fase está conformada por 5 pasos,
los cuales se muestran en el Gráfico N.°02.
Gráfico N.º 02: Pasos para la determinación de procesos

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1 2 3 4 5
Determinación Aprobación y
Identificación Identificación Caracterización de la secuencia difusión
de productos de procesos de los procesos e interacción de de los
los procesos documentos
generados
Paso 1: Identificación de productos

Identificar los productos que brinda el Poder Judicial en el marco de
sus competencias y atribuciones, así como de las personas que los
reciben, para lo cual se toma en cuenta las normas sustantivas
aplicables, tales como la Constitución Política del Perú, la Ley
Orgánica del Poder Judicial, el Código Civil, el Código Procesal
Penal, entre otras.
Así mismo, con el fin de obtener una mejor descripción de los
productos, se toma en consideración documentos tales como las
políticas de alcance nacional, los planes de gobierno, estratégico u
operativos, los reglamentos u otros documentos que describan el
funcionamiento del Poder Judicial.
Paso 2: Identificación de procesos

Identificar los procesos operativos o misionales que son necesarios
para elaborar o brindar los productos establecidos en el paso
anterior. Con la información de los procesos operativos identificados,
se determinan los procesos estratégicos y los procesos de soporte,
teniendo en cuenta las interacciones necesarias para el
funcionamiento del Poder Judicial. Los procesos identificados se
alinean con la misión, visión país2, valores, objetivos y planes del
Poder Judicial.
Los procesos identificados, así como sus correspondientes
productos, son registrados en el “Inventario de Procesos” (Anexo
N.°01).
Los procesos se desagregan en niveles en función a su complejidad
desde el nivel 0, hasta el nivel en el que se identifican los elementos
que forman parte del proceso3.
Gráfico N.°03: Niveles de Proceso
2
Disponible para consulta en: https://www.ceplan.gob.pe/visionperu2050/
3
Capítulo 4.6 Niveles de modelos de procesos (BPM CBOK 4.0)
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Procesos del Nivel 0
Procesos del Nivel 1
Procesos del Nivel 2, 3…
Proceso de nivel N
Elaboración propia
Asimismo, la codificación de los procesos se realiza según el Anexo

N.°02: Estructura de codificación de procesos.
Paso 3: Caracterización de los procesos

La caracterización de los procesos consiste en la identificación de los
elementos que forman parte de los procesos; para ello, con la
participación del dueño del proceso, sus representantes y
participantes, se identifican los siguientes elementos:
i. Objetivo del proceso

ii. Dueño del proceso
iii. Elementos de entrada
iv. Actividades
v. Producto
vi. Persona que recibe el producto
vii. Recursos
viii. Controles
ix. Indicador de desempeño del proceso
La información de los indicadores de desempeño se desarrolla en la
“Matriz de Indicadores de desempeño de los procesos” (Anexo
N.°03) Para los procesos desde el nivel 0 hasta el nivel anterior a la
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caracterización, propiamente dicha, se desarrolla el Cuadro

descriptivo del proceso (Anexo N.°04) y el diagrama de bloques
correspondiente.
La información que resulta de la caracterización de los procesos se
registra en el formato de “Ficha Técnica del Proceso” (Anexo
N.°05), así como en el diagrama de flujo de acuerdo con la figura
referencial que se muestra en el Anexo N.°06.
Para el diseño de los diagramas de procesos se utiliza la notación
Business Process Model and Notation – BPMN4 y se aplican las
buenas prácticas de modelado de proceso de la Oficina de
Productividad y Competitividad Administrativa (OPCA), el cual se
encuentra en el repositorio de procesos en la Intranet del Poder
Judicial.
Paso 4: Determinación de la secuencia e interacción de los procesos

Este paso consiste en la determinación de la secuencia e interacción
de todos los procesos del Poder Judicial, considerando los productos
del proceso, las personas y los elementos de entrada, para cuyo fin
se utiliza el diagrama de bloques.
Como se ha señalado antes, a la representación gráfica de la
interacción entre los procesos de nivel 0 del Poder Judicial
(estratégicos, operativos y de soporte) se le denomina “Mapa de
Procesos de Nivel 0 del Poder Judicial”, el cual contiene el Cuadro
descriptivo del proceso (Anexo N.°04)
El Mapa de Procesos de Nivel 0 del Poder Judicial es desarrollado
por un equipo institucional5 liderado por la Gerencia de Desarrollo
Corporativo, como responsable de la promoción de la
implementación de la gestión por procesos en el Poder Judicial; y por
los dueños de los procesos o sus representantes.
Paso 5: Aprobación, validación y difusión de los documentos generados

Los documentos se aprueban de acuerdo con lo indicado en el
siguiente cuadro:
Tabla N.º 02: Aprobación del Mapa de Procesos
4
Disponible para consulta en: www.omg.org/bpmn/
5
La conformación de este equipo institucional no requiere de la aprobación de un documento formal para su
funcionamiento.
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Elaborado o
Producto Revisado por Aprobado por
actualizado por
Mapa de Procesos
(contiene cuadro Gerencia de
Gerencia Consejo
descriptivo y Desarrollo
General Ejecutivo
diagrama de Corporativo
bloques)
Tabla N.º 03: Validación de documentos
Elaborado o
Producto Revisado por Validado por
actualizado por
Ficha Técnica de Gerencia de
Proceso Dueño del Dueño del
Desarrollo
proceso y OPCA Proceso
Diagrama de flujo Corporativo
Asimismo, para el caso del Mapa de Procesos, lleva la carátula que

se muestra en el Anexo N.°07 “Carátula del Mapa de Procesos”
Los documentos validados son difundidos mediante comunicaciones,
con el apoyo de la Gerencia de Imagen y Comunicaciones, al
personal del Poder Judicial. Tales comunicaciones podrán ser por
medios escritos, correos electrónicos, portales web, Sistema de
Gestión Documental (SGD), entre otros.
Los documentos aprobados por el Consejo Ejecutivo o Gerencia
General, son difundidos a través del Sistema de Gestión Documental
(SGD).
Asimismo, el dueño del proceso, en coordinación con la Gerencia de
Recursos Humanos y Bienestar, y con el apoyo de la OPCA, trasfiere
los conocimientos documentados mediante capacitaciones,
sensibilizaciones, charlas, talleres, entre otros.
Como resultado de la Fase I, se generan los siguientes documentos:
● Inventario de procesos
● Mapa de Procesos (contiene Cuadro descriptivo del proceso y
diagrama de bloques)
● Ficha Técnica de procesos
● Diagrama de Flujo
● Matriz de Indicadores de desempeño de los procesos
Los documentos validados y/o aprobados en el marco de la
implementación de la gestión por procesos se publican en el
repositorio de procesos administrado por la Gerencia de Desarrollo
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IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR 10 de
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PROCESOS EN EL PODER JUDICIAL 38
Corporativo, el cual se encuentra en la Intranet del Poder Judicial.

Adicionalmente, en el caso del Mapa de Procesos de Nivel 0 del
Poder Judicial se publica en el Portal Estándar de Transparencia de
Poder Judicial.
6.1.2. Fase II: Seguimiento, medición y análisis de procesos

Consiste en la verificación del nivel de desempeño e identificación de
oportunidades de mejora de los procesos. Esta fase está conformada por 2
pasos, los cuales se señalan en el Gráfico N.°04.
Gráfico N.°04: Pasos para el seguimiento, medición y análisis
1 2
1
Seguimiento y Análisis de
medición de procesos
procesos
Paso 1: Seguimiento y medición de procesos
El dueño o representante del dueño del proceso, con la asistencia

técnica de la OPCA, seleccionan los indicadores identificados en la
caracterización de los procesos (paso 3 de la Fase I) sobre los que
se realiza el seguimiento y medición, que permitan:
● Verificar la satisfacción de las personas que reciben los servicios

del Poder Judicial;
● Medir el cumplimiento de los plazos procesales de Ley;
● Corroborar la cobertura de la entrega de los productos;
● Cuantificar los reclamos;
● Medir la productividad en las unidades de organización;
● Medir los costos del proceso;
● Medir la carga procesal, entre otros de acuerdo a la normativa
aplicable.
Una vez seleccionado, se elabora la Ficha de indicador de

desempeño del proceso conforme al formato de “Ficha de Indicador
de Desempeño” (Anexo N.°08), el que es validado por el dueño del
proceso, de acuerdo a lo siguiente:
Tabla N.º 04: Validación de Ficha de Indicador de Desempeño

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Página:
Elaborado o
Producto Revisado por Validado por
actualizado por
Gerencia de
Ficha de Indicador Dueño del Dueño del
Desarrollo
de Desempeño proceso y OPCA Proceso
Corporativo
La difusión se realiza de acuerdo con lo mencionado en el paso 5 de

la Fase 1- Determinación de Procesos.
De corresponder, el dueño o representante del dueño del proceso
actualiza la información contenida en el formato Matriz de
Indicadores de desempeño de los procesos (Anexo N.°03).
Luego de seleccionar los indicadores de desempeño de los procesos,
los dueños de los mismos, proceden con la recolección y
procesamiento de los datos para su análisis. Esta información es
reportada a la OPCA, conforme a la periodicidad de la ficha de
indicador de desempeño.
Paso 2: Análisis de Procesos

Este paso consiste en comparar los resultados obtenidos de la
medición y seguimiento contra las metas definidas para cada
indicador de desempeño, con el propósito de cuantificar el
desempeño de los procesos.
El dueño del proceso, con la asistencia técnica de la OPCA, realiza el
análisis de acuerdo con la frecuencia de medición de cada proceso,
con el propósito de identificar tendencias, así como para evaluar los
progresos del Poder Judicial en el logro de sus objetivos
institucionales.
De manera inopinada la OPCA, semestralmente monitorea el
cumplimiento de este paso.
Del análisis de los resultados se identifican las brechas de
cumplimiento de las metas existentes, de donde se desprenden los
potenciales problemas a resolver en los procesos, de acuerdo a los
pasos establecidos para la siguiente fase.
Como resultado de la Fase II, se generan los siguientes documentos:
● Ficha de indicador de desempeño
● Matriz de indicadores de desempeño de los procesos
6.1.3. Fase III: Mejora de procesos

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Página:
Referida a la optimización del desempeño de los procesos en el marco de las

prioridades del Poder Judicial. Esta Fase se conforma por 4 pasos, los cuales
son establecidos en el Gráfico N.°05, los cuales son ejecutados por los
dueños de los procesos, sus representantes o su equipo de servidores con el
apoyo técnico de la OPCA.
Gráfico N.°05: Pasos para la mejora de procesos

1 2 3 4
Selección de
Análisis de Selección de Implementación
problemas en
causa-efecto mejoras de mejoras
los procesos
Estos pasos son:
Paso 1: Selección de problemas en los procesos

Se identifica y selecciona aquellos problemas cuya solución tenga
impacto en la gestión del Poder Judicial.
Para la identificación del problema se utilizan herramientas de
calidad tales como: Gráfico de Control, Histogramas, Diagrama de
Pareto y Hoja de Verificación; técnica de Lluvia de ideas u otros6.
También, para identificar y seleccionar los problemas en los
procesos, se considera el resultado de la gestión de los reclamos7.
El problema seleccionado es validado con el dueño del proceso a fin
de proceder con los siguientes pasos.
Paso 2: Análisis de causa- efecto

Consiste en el análisis e identificación de las causas que dan origen
al problema seleccionado (para fines del análisis, el problema es
equivalente al “Efecto”) verificando de manera objetiva la
correspondencia causal entre causa y efecto.
Para el análisis del problema se pueden utilizar la herramienta de
calidad del Diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama
6
Anexos 7,8,9 y 10 de la Guía metodológica para la implementación de la Gestión por Procesos en la
Administración Pública, actualmente disponible en https://www.gob.pe/institucion/pcm/informes-
publicaciones/2065136-implementacion-de-la-gestion-por-procesos-en-la-administracion-publica.
7
Decreto Supremo 007-2020-PCM que establece disposiciones para la gestión de reclamos en las entidades
de la Administración Pública; el cual define en el Artículo 4.- Reclamo. 4.1 El reclamo es el mecanismo de
participación de la ciudadanía a través del cual las personas, expresan su insatisfacción o disconformidad
ante la entidad de la Administración Pública que lo atendió o le prestó un bien o servicio.
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Página:
de causa – efecto o espina de pescado; el método de los 5 por qué u

otros métodos8.
Paso 3: Selección de mejoras

Consiste en la identificación de propuestas y la selección de mejoras
para la solución que sea factible de implementar y que se considere
efectiva para eliminar o minimizar el problema.
La OPCA registra las posibles mejoras a implementar en el Anexo
N.°09. Matriz de mejoras.
De manera referencial se puede realizar la priorización según los
siguientes criterios:
Tabla N.º 05: Estimación de los criterios de priorización de

mejoras
Criterio Peso Estimación
Tiempo de implementación 30%
Costo de la implementación 20%
Impacto de la solución sobre la causa raíz 50%
Asimismo, de manera referencial se puede considerar lo siguiente:
Tabla N.º 06: Valoración de criterios de priorización de mejoras
Valoración
Criterios
1 2 3
Más de 1 De 6 meses a De 1 a 6
Tiempo de implementación
año 1 año meses
Más de 16 Hasta 8
Costo de la implementación De 8 a 16 UIT
UIT UIT
Impacto de la solución sobre
Leve Moderado Alto
la causa raíz
8
Anexo 11 de la Guía metodológica para la implementación de la Gestión por Procesos en la Administración
Pública, actualmente disponible en https://www.gob.pe/institucion/pcm/informes-publicaciones/2065136-
implementacion-de-la-gestion-por-procesos-en-la-administracion-publica.
GUÍA Versión: 002
Página:
Una vez priorizadas las mejoras, se selecciona la de mayor puntaje

en coordinación con el dueño del proceso, para su validación como
paso previo a su implementación.
Si las mejoras detectadas están fuera del alcance de la OPCA o del
dueño del proceso, su implementación se coordina y articula con la
unidad de organización o funcional, que corresponda.
Paso 4: Implementación de mejoras

Para este fin, la OPCA planifica el trabajo a realizar para verificar el
avance de las tareas asignadas a los involucrados en la
implementación de las mejoras.
El trabajo planificado es monitoreado por la OPCA y, en el caso que
se identifiquen desvíos de plazos para el cumplimiento del mismo, la
OPCA informa al dueño del proceso y de ser necesario, a la
Gerencia General, a través de la Gerencia de Desarrollo Corporativo,
a fin de que se tomen las medidas necesarias.
Luego de la implementación de las mejoras en los procesos, estas se
incorporan en la gestión del Poder Judicial, mediante las siguientes
acciones:
● Actualizando la planificación organizacional.
● Actualizando o mejorando la prestación de los bienes o servicios.
● Asignando recursos de acuerdo a las nuevas necesidades.
● Mejorando la forma de organizar los equipos de trabajo.
● Actualizando instrumentos de gestión organizacional.
● Elaborando o actualizando la documentación de los Procesos y
los elementos que lo componen.
● Capacitando a los involucrados en el proceso mejorado.
● Institucionalizando el método de solución en la gestión del Poder
Judicial.
Como resultado de la Fase III, se generan los siguientes documentos:

● Matriz de mejoras
● Documentos identificados en la Fase I actualizados (Inventario
de procesos, Mapa de Procesos, Ficha Técnica de procesos,
Diagrama de flujo, Ficha de procedimiento u otros, de
corresponder).
GUÍA Versión: 002
Página:
6.2. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS BAJO EL ENFOQUE DE LA GESTIÓN

POR PROCESOS
La elaboración de procedimientos es una manera de documentar los procesos del
Poder Judicial, pudiendo darse en cualquier fase de la implementación de la
gestión por procesos y debiendo realizarse cuando se cumpla alguno de los
criterios siguientes:
a. El proceso vinculado involucre servidores con competencias diversas.
b. El proceso vinculado representa una alta carga de trabajo operativa.
c. El proceso vinculado no cuenta con un nivel de tecnificación o automatización.
d. El personal involucrado en el proceso relacionado no cuente con las
competencias técnicas suficientes como para ejecutar las actividades siguiendo
instrucciones no documentadas del dueño del proceso.
e. El proceso vinculado es ejecutado por personal con alta rotación.
Gráfico N.°06: Pasos para el desarrollo de procedimientos.
1 2 3 4
Elaboración de la
Revisión y
propuesta de Difusión y Custodia Actualización
aprobación
procedimiento
Los pasos para el desarrollo de procedimientos se realizan de acuerdo a lo

establecido en la Directiva “Disposiciones para el Desarrollo de Documentos
Normativos en el Poder Judicial”.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de Responsable /
Versión Actualización Proceso
actualización Cargo
Mario
Bojórquez
Creación del documento Arévalo / Mejora
001 29SET2020
Gerente de Institucional
Desarrollo
Corporativo
Actualización del objetivo, base normativa,
disposiciones generales y disposiciones
específicas.
José Selem
Se eliminan las siguientes definiciones: Novoa /
Mejora
002 15MAY2023 - Calidad Gerente de
Institucional
- Caracterización de procesos, Instructivo Desarrollo
- Formato Corporativo
- Grupo de interés
- Instructivo
GUÍA Versión: 002
Página:
Fecha de Responsable /
Versión Actualización Proceso
actualización Cargo
- Registro
- Riesgo
- Tarea
Alineamiento de la denominación de las Fases

de la Implementación de la Gestión por
Procesos y de sus pasos establecidos,
conforme a lo dispuesto en la Norma Técnica
N.º 001-2018-SGP.
Actualización de los Anexos:
- Inventario de Procesos.
- Ficha Técnica de Proceso.
- Ficha de Indicador de desempeño.
Inclusión de los anexos

- Estructura de codificación de procesos.
- Matriz de Indicadores de Desempeño de los
Procesos
- Cuadro descriptivo del proceso
- Diagrama de flujo
- Carátula del Mapa de Procesos
- Matriz de mejoras
Matriz de mejoras Eliminación de los Anexos:
- Formato de Lista de Asistencia
- Formato de Matriz Cliente - Producto
- Formato de Ficha para el Relevamiento de
Procesos
- Formato de Listado Maestro de Documentos
y Registros
- Formato de Instructivo
- Formato de Manual de Proceso
- Formato de Procedimiento
- Pautas para la elaboración de diagramas de
procesos.
- Formato de validación de documentos.
GUÍA Versión: 002
Página:
8. ANEXOS
Anexo N.° 01: Inventario de Procesos
Anexo N.° 02: Estructura de codificación de procesos
Anexo N.° 03: Matriz de Indicadores de Desempeño de los Procesos
Anexo N.° 04: Cuadro descriptivo del proceso
Anexo N.° 05: Ficha Técnica de Proceso
Anexo N.° 06: Diagrama de flujo
Anexo N.° 07: Carátula de Mapa de Procesos
Anexo N.° 08: Ficha de Indicador de desempeño
Anexo N.° 09: Matriz de mejoras
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 01: INVENTARIO DE PROCESOS
Versión
INVENTARIO DE PROCESOS
X de Y
Página:
PROCESO DE NIVEL 0 PROCESO DE NIVEL 1 PROCESO DE NIVEL N DUEÑO PERSONA QUE

TIPO DE PRODUCTO PROCEDIMIENTO
DEL RECIBE EL
PROCESO DEL PROCESO RELACIONADO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO DESCRIPCIÓN PROCESO PRODUCTO
Nota: por cada nivel de proceso se debe de agregar su respectivo producto y dueño de proceso.
GUÍA Versión: 002
Página:
Ejemplo: Inventario de procesos
Versión 01
INVENTARIO DE PROCESOS
Página: 1 de 1
PROCESO DE NIVEL 0 PROCESO DE NIVEL 1 PERSONA QUE

TIPO DE DUEÑO DEL PRODUCTO DEL PROCEDIMIENTO
RECIBE EL
PROCESO PROCESO PROCESO RELACIONADO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRODUCTO
Jefe de Oficina
Autorizaciones de Servidor del Poder
PS.08 Gestión de seguridad PS.08.01 Control de accesos de Seguridad Control de accesos
ingresos y salidas Judicial o Usuario externo
Integral
Acciones tomadas para
resolver las
Jefe de Oficina
Inspecciones de observaciones Oficina de Seguridad Inspecciones de
PS.08 Gestión de seguridad PS.08.02 de Seguridad
seguridad detectadas durante las Integral. seguridad
Integral
inspecciones de
seguridad
Sistema de video
vigilancia instalado y  Servidor del Poder
operado en la sede del Judicial, Usuario
Jefe de Oficina
Gestión del sistema Poder Judicial que externo y sedes Gestión del sistema de
Proceso de PS.08 Gestión de seguridad PS.08.03 de Seguridad
de video vigilancia identificó la necesidad/ vigiladas. video vigilancia
Soporte Integral
Incidencias detectadas  PS.08.04 Gestión de
por las cámaras de incidencias
seguridad
 Servidor del Poder
Incidencia solucionada Judicial, Usuario
Jefe de Oficina
Gestión de en la sede externo y/o Sede
PS.08 Gestión de seguridad PS.08.04 de Seguridad Gestión de incidencias
incidencias
Integral
correspondiente con su  Oficina de Seguridad
informe respectivo Integral o Responsable
de la Sede
Plan de Seguridad
Gestión del plan de Jefe de Oficina Gestión del plan de
aprobado e Servidor del Poder
PS.08 Gestión de seguridad PS.08.05 seguridad en sedes de Seguridad seguridad en sedes del
implementado en la Judicial / Usuario externo
del poder judicial Integral poder judicial
sede que corresponda
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 02: ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN DE PROCESOS

GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 03: MATRIZ DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
CÓDIGO DEL
MATRIZ DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Código
PROCESO
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO DE NIVEL 0
Página X de Y
RESPONSABLES
NOMBRE DEL FRECUENCIA DE
N.° PROCESO FÓRMULA UNIDAD DE MEDIDA META
INDICADOR MEDICIÓN Del Análisis y Plan
Del Cálculo
de Acción
I1
I2
I3
I4
I5
I99
GUÍA Versión: 002
Página:
Instructivo para el llenado de la Matriz de indicadores de desempeño de los procesos:
MATRIZ DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Código
Versión
Página X de Y
RESPONSABLES
Del Cálculo
de Acción
Persona que
Forma en que se quiere Frecuencia de la pertenece al equipo
expresar el resultado de la medición del Persona que del dueño del proceso
medición al aplicar el indicador, es decir pertenece al equipo que realizará el
Código y nombre Fórmula de cálculo
indicador. Valor al que el cada cuanto tiempo del dueño del Proceso análisis del
del proceso al que Definir el concepto de lo del indicador y unidad
I1 Hace referencia a las indicador se va a calcular el que realizará los comportamiento del
pertenece el que se va a medir. de medida (tiempo,
unidades en que se mide el pretende llegar resultado. cálculos según la indicador
indicador. costo, %)
indicador. (Ej. Diaria, semanal, fórmula y frecuencia proponiendo planes
(Ej. KG, porcentaje, días, mensual, semestral, de medición de acción para
metros cúbicos, etc.) anual, etc.) optimizar los
resultados.
I2
I3
I4
I5
I99
GUÍA Versión: 002
Página:
Ejemplo: Matriz de indicadores de desempeño de los procesos
MATRIZ DE INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Código PS.O8

Versión 01
GESTIÓN DE SEGURIDAD
Página 1 de 1
RESPONSABLES
Del Cálculo
de Acción
(N.° de inspecciones
Nivel de cumplimiento de seguridad
PS.08.01.02
de inspecciones ejecutadas / N.° total
I1 Inspecciones de % ≥ 90% Trimestral Coordinador de OSI Jefe de OSI
programadas e de inspecciones
Seguridad
inopinadas programadas e
inopinadas)
(N.° de incidencias
PS.08.01.04 ocurridas
Nivel de solución de Responsable de la Responsable de la
I2 Gestión de solucionadas/ N.° % ≥ 90% Mensual
incidencias ocurridas sede sede
Incidencias total de incidencias
ocurridas)
I3
I4
I5
I99
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 04: CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCESO

CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCESO Y DIAGRAMA DE BLOQUES Código
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO NIVEL 0
Página X de Y
CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO
TIPO DE PROCESO
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ALCANCE
PRODUCTO DEL PROCESO
DUEÑO DEL PROCESO
DIAGRAMA DE BLOQUES
CÓDIGO. NOMBRE DEL PROCESO
GUÍA Versión: 002
Página:
Instructivo para el llenado del Cuadro Descriptivo:

CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCESO Y DIAGRAMA DE BLOQUES Código
Versión 01
NOMBRE DEL PROCESO NIVEL 0
Página X de Y

NOMBRE DEL PROCESO Código y nombre del proceso
TIPO DE PROCESO Indicar si el proceso es estratégico, operativo o de soporte
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Explicar en qué consiste el proceso su razón de ser basado en su finalidad y objetivo
Cobertura del proceso. ¿A qué unidades orgánicas y/o funcionales aplica?, ¿con qué actividad se inicia? y ¿con qué actividad
ALCANCE
finaliza?
Resultado de un proceso (ej. Resoluciones judiciales, resoluciones administrativas, certificados de antecedentes penales,
expedientes, etc.)
DUEÑO DEL PROCESO Quien tiene la responsabilidad y la autoridad definida para diseñar, implementar, controlar y mejorar el proceso
DIAGRAMA DE BLOQUES
CÓDIGO. NOMBRE DEL PROCESO
GUÍA Versión: 002
Página:
Ejemplo: Cuadro Descriptivo

CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCESO Y DIAGRAMA DE BLOQUES Código PS.08
Versión 01
GESTIÓN DE SEGURIDAD
Página 1 de 2

NOMBRE DEL PROCESO PS.08 GESTIÓN DE SEGURIDAD
TIPO DE PROCESO Soporte
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Proceso cuyo fin es garantizar la seguridad en las sedes del Poder Judicial.
El proceso es de aplicación y cumplimiento de la Oficina de Seguridad Integral, a la Gerencia u Oficina de Administración
ALCANCE
Distrital, a los responsables de Seguridad de las sedes y todos los servidores del Poder Judicial.
 Seguridad Física
 Prevención y atención de emergencias
DUEÑO DEL PROCESO Jefe(a) de la Oficina de Seguridad Integral
DIAGRAMA DE BLOQUES
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 05: FICHA TÉCNICA DE PROCESO
FICHA TÉCNICA DE PROCESO Código

Versión 001
NOMBRE DEL PROCESO
Página X de Y
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

DUEÑO DEL
NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO
TIPO DE
OBJETIVO DEL PROCESO
PROCESO
NIVEL DEL
ALCANCE DEL PROCESO
PROCESO
INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO CONTROLES

PERSONA QUE PROVEE ELEMENTO DE
ELEMENTO DE ENTRADA PRODUCTO PERSONA QUE RECIBE EL PRODUCTO
ENTRADA
RECURSOS
RECURSOS HUMANOS INSTALACIONES SISTEMAS INFORMÁTICOS EQUIPOS

 

GUÍA Versión: 002
Página:
Instructivo para el llenado de la Ficha Técnica de Proceso:

FICHA TÉCNICA DE PROCESO Código
Versión 001
NOMBRE DEL PROCESO
Página X de Y

DUEÑO DEL Quien tiene la responsabilidad y la autoridad definida para
NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO. NOMBRE DEL PROCESO
PROCESO diseñar, implementar, controlar y mejorar el proceso
TIPO DE
OBJETIVO DEL PROCESO Fin que se pretende alcanzar con la ejecución del proceso Indicar si el proceso es estratégico, operativo o de soporte
PROCESO
El presente documento es de aplicación y cumplimiento de la XXXXXXX. NIVEL DEL
ALCANCE DEL PROCESO Desde el proceso XXX hasta el proceso XXXXXX.
Indicar el nivel del proceso: 0,1,2…n-1
PROCESO

Conforme a lo detallado en la Matriz de Indicadores Desempeño de los Procesos

PERSONA QUE PROVEE ELEMENTO DE
ELEMENTO DE ENTRADA PRODUCTO PERSONA QUE RECIBE EL PRODUCTO
ENTRADA
Es quien entrega los elementos necesarios para Elementos necesarios para dar inicio a la ejecución Elemento que se obtiene como resultado de la
dar inicio a la ejecución de este proceso de este proceso. ejecución del proceso descrito en esta ficha. Persona. proceso, unidad orgánica o funcional,
(ej. una organización, otro proceso, una persona, (Ej. expedientes, formularios, solicitudes, escritos, (Ej. Resoluciones judiciales, certificados de entre otros, que recibe el producto.
un grupo de personas, entre otros). reclamos, denuncias, etc.) antecedentes penales, expedientes, etc.)
RECURSOS
INTERNOS:
 Correo electrónico institucional.
 Servidores de la UO.  Sistema de Gestión documental (SGD)  Equipos de cómputo (desktop o laptop).
 Servidores de la UO.  Sistema Integrado de Gestión Administrativa  Equipos de comunicaciones (fija y/o móvil).
 Servidores de la UO. Oficinas del Poder Judicial del Poder Judicial (SIGA PJ).  Equipos multifuncionales (impresora,
 Sistema Integrado Judicial (SIJ). escáner, fotocopiadora).
 Quienes participan en el proceso. EXTERNOS:  Proyector multimedia.
 Sistema de Seguimiento de Inversiones (SSI)
del MEF.
GUÍA Versión: 002
Página:
Ejemplo: Ficha Técnica de Proceso:

FICHA TÉCNICA DE PROCESO Código PS.08.04
Versión 001
GESTIÓN DE INCIDENCIAS
Página 1 de 2
NOMBRE DEL DUEÑO DEL
PROCESO
PS.08.04 GESTIÓN DE INCIDENCIAS PROCESO
Jefe de la Oficina de Seguridad Integral
OBJETIVO DEL Identificar, tratar y solucionar incidencias que influyen en la TIPO DE
PROCESO PROCESO
Soporte
seguridad en las sedes del Poder Judicial.
Aplica a los servidores del Poder Judicial que intervengan en el
proceso de Gestión de incidencias en las sedes del Poder
ALCANCE DEL NIVEL DEL
PROCESO
Judicial. PROCESO
1
Desde que identifica y reporta una incidencia ocurrida hasta la
solución del mismo y el informe de lo ocurrido, de corresponder.
Conforme a lo detallado en la Matriz de Indicadores Desempeño de los
Verificación de incidencias
Procesos.
PERSONA QUE PROVEE ELEMENTO PERSONA QUE RECIBE EL
ELEMENTO DE ENTRADA PRODUCTO
DE ENTRADA PRODUCTO
Incidencia detectada en la sede,
incluyendo las incidencias
presentadas por presencia de Incidencia solucionada en la sede Servidor del Poder Judicial, Usuario
servidores del Poder Judicial dentro correspondiente externo y/o Sede
de la Sede, que se encuentre con
Servidor del Poder Judicial y/o signos de encontrarse en estado
Usuario externo etílico o en su defecto la existencia
de servidores del Poder Judicial que
estén llevando a cabo alguna Oficina de Seguridad Integral o
Informe de incidencia
reunión no autorizada dentro de las Responsable de la Sede
Oficinas de la Sede, en el que estén
libando licor
GUÍA Versión: 002
Página:
FICHA TÉCNICA DE PROCESO Código PS.08.04

Versión 001
NOMBRE DEL PROCESO
Página 2 de 2
RECURSOS
 Equipos de cómputo (desktop o
laptop).
INTERNOS:
 Equipos de comunicaciones (fija
 Oficinas administrativas del Poder  Correo electrónico institucional.
 Servidores de la Oficina de y/o móvil).
Judicial.  Softwares licenciados
Seguridad Integral y/o quien  Equipos multifuncionales
 Zona de acceso de personal en  Sistema de Gestión Documental
haga sus veces en las sedes del (impresora, escáner,
las sedes del Poder Judicial.  Certificado de firma digital. fotocopiadora).
Poder Judicial, quienes
 Centro de Control del Sistema de  Sistema de Video vigilancia con
participan en el proceso.  Proyector multimedia.
Video Vigilancia. conexión internet LAN
 Arco detector de metales.
independiente.
 Cámaras del Sistema de
Videovigilancia.
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 06: DIAGRAMA DE FLUJO
Unidad de organización que

ejecuta las actividades del Actividades del proceso
proceso
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 07: CARÁTULA DE MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS DE NIVEL 0

DEL PODER JUDICIAL
Versión: ___
ELABORADO POR: REVISADO POR:
Nombre
Cargo
Firma
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 08: FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO
FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO CÓDIGO
Versión:
NOMBRE DEL PROCESO
Página: X de Y
I. INFORMACIÓN DEL INDICADOR DE DESEMPEÑO
1. PROCESO
2. OBJETIVO DEL
PROCESO
3. INDICADOR
4. FÓRMULA DEL
INDICADOR
5. FUENTE DE DATOS
7. FRECUENCIA DE
6. UNIDAD DE MEDIDA
MEDICIÓN
8. RESPONSABLE
9. SEMÁFORO / NIVEL
ÓPTIMO MEDIO BAJO
II. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Gráfico del Indicador de Desempeño
AÑO DE MEDICIÓN: _________

Periodo Meta Variable 1 Variable 2…. Resultado Notas / observaciones
…
…
…
…
…
TOTALES
Logros Obtenidos con respecto al indicador (en caso corresponda):
Identificación de problemas presentados con respecto al indicador (en caso de incumplimiento):

Análisis cualitativo del
indicador
Propuestas de medidas correctivas a realizar y realizados en el periodo del indicador:
NOMBRE CARGO FIRMA

RESPONSABLE
DEL CÁLCULO:
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS:
GUÍA Versión: 002
Página:
Instructivo para el llenado de la Ficha de Indicador de desempeño

FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO CÓDIGO
Versión:
NOMBRE DEL PROCESO
Página: X de Y
1. PROCESO Código y nombre del proceso al que pertenece el indicador.

2. OBJETIVO DEL
Resultado previsto de la ejecución del proceso
PROCESO
3. INDICADOR Definir el concepto de lo que se va a medir.
4. FÓRMULA DEL
Fórmula de cálculo del indicador y unidad de medida (tiempo, costo, %)
INDICADOR
Señalar la información necesaria para el indicador, fuente de datos de donde se obtiene o quien brinda la
5. FUENTE DE DATOS
información para ser utilizada en la medición.
Forma en que se quiere expresar el resultado de la Frecuencia de la medición del
medición al aplicar el indicador Hace referencia a 7. FRECUENCIA DE indicador, es decir cada cuanto
6. UNIDAD DE MEDIDA
las unidades en que se mide el indicador. Por MEDICIÓN tiempo se va a calcular el
ejemplo, KG, porcentaje, días, metros cúbicos, etc. resultado.
Del cálculo: Indicar el nombre y cargo del responsable de realizar la medición, la recopilación y el registro de los
datos.
8. RESPONSABLE
Del Análisis y Plan de Acción: Indicar el nombre y cargo del dueño del proceso responsable de la toma de
decisiones y disponer las acciones necesarias para alcanzar la meta.
En esta sección se clasifican los resultados de la medición del indicador en: óptimo (verde), medio (amarillo) o bajo (rojo). Para cada
clasificación se debe especificar un valor. El nivel óptimo representa la meta del indicador.
ÓPTIMO MEDIO BAJO
Gráfico del Indicador de Desempeño
AÑO DE MEDICIÓN: _________

Periodo Meta Variable 1 Variable 2…. Resultado Notas / observaciones
…
…
…
…
…
…
…
TOTALES
Identificación de problemas presentados con respecto al indicador (en caso de incumplimiento):

Análisis cualitativo del
indicador
NOMBRE CARGO FIRMA

RESPONSABLE
DEL CÁLCULO:
RESPONSABLE
DEL ANÁLISIS:
GUÍA Versión: 002
Página:
Ejemplo de llenado de la Ficha de Indicador de desempeño

FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO CÓDIGO PS.06
Versión: 001
NOMBRE DEL PROCESO
Página: 1 de 1
1. PROCESO PS.06 GESTIÓN DOCUMENTAL
2. OBJETIVO DEL Establecer las disposiciones para la recepción, despacho y archivo de los documentos dirigidos a las diferentes
PROCESO Unidades Orgánicas Administrativas del Poder Judicial.
3. INDICADOR Índice de satisfacción de los usuarios del Proceso de Gestión Documental
4. FÓRMULA DEL 𝑁° 𝑑𝑒 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑣𝑎𝑠

INDICADOR 𝑥=
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑎𝑠
x 100
5. FUENTE DE DATOS Encuesta de satisfacción (virtual) a usuarios del proceso.
7. FRECUENCIA DE
6. UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje Trimestral
MEDICIÓN
Del cálculo: Asistente del Jefe de Trámite Documentario y Archivo
8. RESPONSABLE
Del Análisis y Plan de Acción: Jefe de Trámite Documentario y Archivo
ÓPTIMO Mayor igual a 80% MEDIO Entre 80 % y 50% BAJO Menor igual a 50%
AÑO DE MEDICIÓN: 2023

N.° de Total, de
Periodo Meta valoraciones valoraciones Resultado Notas / observaciones
positivas obtenidas
I Trim >=80%
II Trim >=80%
III Trim >=80%
IV Trim >=80%
TOTALES
Análisis cualitativo del Identificación de problemas presentados con respecto al indicador (en caso de incumplimiento):
indicador
NOMBRE CARGO FIRMA

RESPONSABLE Jefe de Trámite Documentario y
DEL CÁLCULO: Archivo
RESPONSABLE Jefe de Trámite Documentario y
DEL ANÁLISIS: Archivo
GUÍA Versión: 002
Página:
ANEXO N.° 09: MATRIZ DE MEJORAS
MATRIZ DE MEJORAS CÓDIGO DEL PROCESO
Versión:
Página: X de Y
MEJORA
PROPUESTAS DE RESPONSABLE DE
N.° PROCESO PROBLEMAS CAUSA RAÍZ SELECCIONADA
MEJORA IMPLEMENTACIÓN
(SI/NO)
01
02
03
04
…
…
…
GUÍA Versión: 002
Página:
Instructivo para el llenado de la Matriz de Mejoras
MATRIZ DE MEJORAS CÓDIGO DEL PROCESO
Versión:
Página: X de Y
MEJORA
PROPUESTAS DE RESPONSABLE DE
N.° PROCESO PROBLEMAS CAUSA RAÍZ SELECCIONADA
MEJORA IMPLEMENTACIÓN
(SI/NO)
Código y nombre Indicar las propuestas
Indicar el problema Nombre y cargo del
del proceso al Indicar la causa raíz de mejora y que se
identificado (puede responsable de la
01 cual está del problema considere efectiva Colocar SI o NO
haber más de un implementación de
relacionado el identificado para eliminar la causa
problema por proceso) la mejora
problema / mejora raíz
02
03
04
…
…
…
GUÍA Versión: 002
Página:
Ejemplo: Matriz de Mejoras

MATRIZ DE MEJORAS PS.04
Versión: 01
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Página: 1 de 2
MEJORA
N. RESPONSABLE DE
PROCESO PROBLEMAS CAUSA RAÍZ PROPUESTAS DE MEJORA SELECCIONADA
° IMPLEMENTACIÓN
(SI/NO)
Algunas Cortes remiten las rendiciones en Elaborar una propuesta de ficha de
Ítem en los cuales faltan sustento del gasto indicaciones (en Word) para el control
efectuado por los Magistrados, conllevando oportuno de los comprobantes de pago que Oficina de
PS.04.02.05 a realizar observaciones a las rendiciones, entregan los magistrados (en las cortes), a fin Productividad y
01 Rendición de generando demoras para cerrar las de reducir o minimizar la cantidad de Si Competencia
Gastos Operativos rendiciones y ocasionando que se le observaciones recurrentes y en cumplimiento Administrativa / Área
Demora aproximada de 15
descuente de la planilla a los magistrados. de los dispuesto en la Directiva de Gastos Usuaria.
días para realizar las
(Aprox. el 25% de las rendiciones son Operativos con R.A. N.° 141 y 178-2001-CE-
rendiciones de gastos
observadas) PJ.
operativos de las CSJ.
Implementar un módulo de control de gastos
Alta carga de trabajo en la verificación de
operativos para las cortes o Unidad No Subgerencia de
PS.04.02.05 sustentos de rendición de gastos operativos,
Ejecutoras, con la finalidad de que se realice Contabilidad /
02 Rendición de ya que todas las Unidades No Ejecutoras
el registro de datos y la rendición de gastos
Si Gerencia de
Gastos Operativos centralizan sus rendiciones en la
operativos, reduciendo así las incidencias de Informática.
Subgerencia de contabilidad.
errores en las rendiciones.
Implementar un módulo de "Administración de
Cartas Fianza" en el SIGA, que permitan el
registro de Títulos Valores en custodia, el
PS.04.03.01 Subgerencia de
control de las fechas de vencimiento de las
03 Administración de Los avisos de cartas
Cartas Fianza mediante la generación de
Si Tesorería / Gerencia
Cartas Fianza fianzas por vencer no son de Informática
alertas por correo electrónico; y la generación
comunicados a la Verificación visual del vencimiento de las
de reportes que faciliten la toma de
Subgerencia de Logística cartas fianza en el formato "Registro de
decisiones.
y/o Gerencia de Título Valores en Custodia" (Excel).
Actualizar y estandarizar el formato de
Infraestructura en tiempo
"Registro de Título Valores en Custodia" Oficina de
PS.04.03.01 oportuno.
(Excel), colocando un nuevo campo Productividad y
04 Administración de
denominado "Estado" que brinde alertas
Si Competitividad
Cartas Fianza
respecto a las cartas fianza que están por Administrativa.
vencer.
..

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DOCUMENTO INTERNO GDC/GUI-001

GUÍA Versión: 002

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

4.3. Diagrama de flujo1: Representación gráfica que describe la secuencia lógica e

Consejo Ejecutivo - Aprobar el Mapa de proceso del Poder Judicial.

- Promover la implementación de la Gestión por Procesos en el Poder

- Revisar y dar conformidad sobre los aspectos técnicos contenidos en la

6. DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS

La implementación de la gestión por procesos es progresiva y parte de la necesidad de

Los documentos generados son validados a través de cualquier documento que

6.1. ENFOQUE METODOLÓGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN

Gráfico N.°01: Fases de la Gestión por Procesos

6.1.1. Fase I: Determinación de procesos

Gráfico N.º 02: Pasos para la determinación de procesos

Paso 1: Identificación de productos

Paso 2: Identificación de procesos

Gráfico N.°03: Niveles de Proceso

Procesos del Nivel 0

Procesos del Nivel 1

Procesos del Nivel 2, 3…

Asimismo, la codificación de los procesos se realiza según el Anexo

Paso 3: Caracterización de los procesos

i. Objetivo del proceso

caracterización, propiamente dicha, se desarrolla el Cuadro

Paso 4: Determinación de la secuencia e interacción de los procesos

Paso 5: Aprobación, validación y difusión de los documentos generados

Tabla N.º 02: Aprobación del Mapa de Procesos

Tabla N.º 03: Validación de documentos

Asimismo, para el caso del Mapa de Procesos, lleva la carátula que

Corporativo, el cual se encuentra en la Intranet del Poder Judicial.

6.1.2. Fase II: Seguimiento, medición y análisis de procesos

Gráfico N.°04: Pasos para el seguimiento, medición y análisis

Paso 1: Seguimiento y medición de procesos

El dueño o representante del dueño del proceso, con la asistencia

● Verificar la satisfacción de las personas que reciben los servicios

Una vez seleccionado, se elabora la Ficha de indicador de

Tabla N.º 04: Validación de Ficha de Indicador de Desempeño

La difusión se realiza de acuerdo con lo mencionado en el paso 5 de

Paso 2: Análisis de Procesos

6.1.3. Fase III: Mejora de procesos

Referida a la optimización del desempeño de los procesos en el marco de las

Gráfico N.°05: Pasos para la mejora de procesos

Estos pasos son:

Paso 1: Selección de problemas en los procesos

Paso 2: Análisis de causa- efecto

de causa – efecto o espina de pescado; el método de los 5 por qué u

Paso 3: Selección de mejoras

Tabla N.º 05: Estimación de los criterios de priorización de

Criterio Peso Estimación

Tiempo de implementación 30%

Costo de la implementación 20%

Impacto de la solución sobre la causa raíz 50%

Asimismo, de manera referencial se puede considerar lo siguiente:

Tabla N.º 06: Valoración de criterios de priorización de mejoras

Una vez priorizadas las mejoras, se selecciona la de mayor puntaje

Paso 4: Implementación de mejoras

Como resultado de la Fase III, se generan los siguientes documentos:

6.2. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS BAJO EL ENFOQUE DE LA GESTIÓN

Gráfico N.°06: Pasos para el desarrollo de procedimientos.

Los pasos para el desarrollo de procedimientos se realizan de acuerdo a lo

Alineamiento de la denominación de las Fases

Inclusión de los anexos

ANEXO N.° 01: INVENTARIO DE PROCESOS

PROCESO DE NIVEL 0 PROCESO DE NIVEL 1 PROCESO DE NIVEL N DUEÑO PERSONA QUE