EVALUACION Y GERENCIA DE PROYECTOS

ALEXANDER LEÓN RODRIGUEZ

JHON JAIRO RUIZ RUIZ
JOSE FREDY MONTILLA PIAMBA
MARCELA JANETH GONZALEZ GUERRERO

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA, VALLE DEL CAUCA
CREAD CALI
SANTIAGO DE CALI
2023
EVALUACION Y GERENCIA DE PROYECTOS

PREGUNTAS GENERADORAS 3 TUTORIA

ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y LEGAL

1. ¿Cómo se realiza un estudio administrativo?

Inicialmente digamos que el estudio administrativo determina la organización o estructura

que la empresa deberá considerar para su establecimiento, tendrá presente la

planificación estratégica, estructura organizacional, legalidad, aspectos laborales,

fuentes y métodos de reclutamiento, de la siguiente manera:

Fase de planificación:

La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo, este punto es

donde se establecen los objetivos y metas de la empresa, sin embargo, aquí también se

debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos, en otras

palabras, se traza una ruta de acción.

La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las

posibilidades de éxito, esta etapa se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que

funciona por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden

influenciar el futuro.
Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales

actividades que se realizarán en el futuro, los siguientes son los principales pasos de la

fase de la planificación:

 Definir los objetivos: hacia donde se desea llegar

 Determinar la situación actual de la empresa

 Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa

 Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas

 Implementar un plan y evaluar el resultado

Fase de organización:

Consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo

que componen la empresa, este es el proceso de división de labores en grupos, los cuales

deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta.

Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los

recursos físicos que la empresa posee, el propósito principal de la organización es

asignar objetivos específicos a cada actividad de la compañía.

Es muy importante, porque elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además,

la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa, con aquel

conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un menor costo y con un mayor nivel

de satisfacción por parte de cada colaborador, algunos de los pasos más importantes en

esta etapa son:

 Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales
 Subdividir cada tarea en unidades operativas

 Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector

 Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector

 Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la

efectividad de dicha integración

 Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la

jerarquización interna de la empresa

Fase de dirección:

Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen una

naturaleza teórica, a partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje interno de la

compañía, por esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas

dentro del proceso administrativo.

Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los

colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el

correcto funcionamiento de la compañía, por eso, se da mucha importancia a la

motivación y la comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de los pasos más

importantes en esta fase son:

 Orecer la motivación necesaria a los colaboradores

 Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo

 Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden

cambiar de acuerdo a la naturaleza de cada área

  Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores

de la empresa

Fase de control:

La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se

realicen tal como fueron trazadas, al igual que la fase de dirección, esta pertenece a la

etapa dinámica, ya que implica acciones concretas dentro de la empresa.

El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más

altos y bajos, luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de

corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan, algunos de

los pasos más importantes son:

 Evaluar y analizar los resultados obtenidos

 Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente

 Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.

2. ¿Cuáles son los componentes de un estudio administrativo?

Antecedentes:

Se presenta una breve reseña de los orígenes de la empresa y un esquema tentativo de

la organización que se considera necesaria para el adecuado funcionamiento

administrativo del proyecto. Se plasman los objetivos de la empresa, así como sus

principales accionistas.

Organigrama:

La organización de la empresa se debe representar con un organigrama de la institución,

en la cual se muestra su estructura, dirección y control de funciones para el correcto

funcionamiento de la entidad.

Los puestos creados deberán de contar con sus respectivos perfiles y análisis de puestos,

para así evitar confusiones en las tareas asignadas a cada individuo, así como detallar la

responsabilidad de cada uno de los puestos.

Aspecto legal:

Se tienen que investigar todas las leyes que tengan injerencia directa o indirecta en la

operación diaria de la empresa, ya sea la Ley del Trabajo, la Ley del Impuesto Sobre la

Renta y demás leyes que pudieran afectar su operación.

Marco legal:

Dentro de cualquier actividad en la que se quiera participar existen ciertas normas que

se deben de seguir para poder operar, las que son obligatorias y equitativas, entre las

principales se encuentran las siguientes:

 Mercado: Legislación sanitaria, Contratos con proveedores y clientes, Transporte

del producto.
  Localización: Títulos de los bienes raíces, Contaminación ambiental, Apoyos

fiscales, Trámites diversos.

 Estudio técnico: Transferencia de tecnología, Marcas y patentes, Aranceles y

permisos.

 Administración y organización: Contratación de personal, Prestaciones a los

trabajadores, Seguridad industrial.

 Aspecto financiero y contable: Impuestos y Financiamiento.

Aspecto ecológico:

Reglamentos en cuanto a la prevención y control de la contaminación del agua, del aire

y en materia de impacto ambiental.

3. ¿Cuáles son los costos asociados al estudio administrativo?

Tomando la definición de Baca Urbina, el costo es un desembolso en efectivo o en

especie hecho en el pasado, en el presente, en el futuro o en forma virtual. Los costos

pasados, que no deben ser considerados en la evaluación de un proyecto, se llaman

costos hundidos; a los costos o desembolsos hechos en el presente (tiempo cero) se les

llama inversión en una evaluación económica; en un estado de resultados proforma o

proyectado en una evaluación, se utilizarían los costos futuros. El llamado costo de

oportunidad sería un buen ejemplo de costo virtual, así como también lo es el hecho de
considerar la depreciación en un estado de resultados sin que en realidad se haga un

desembolso, ya que constituye un gasto no erogable (de allí su carácter virtual).

Conocer las distintas clasificaciones que presentan los costos de un proyecto le ayudará

en la tarea de sistematizar la información relevante para la confección del flujo de caja

del proyecto. Una primera clasificación de los costos permite agruparlos en:
 4. ¿Cuáles son los componentes del estudio legal?

Al momento de planificar y formular un nuevo proyecto, es de vital importancia tener en

cuenta los Aspectos Legales que determinarán las restricciones que podrían impedir o

bien limitar el funcionamiento del mismo. Hay tener en cuenta que todo proyecto debe

ser llevado a cabo dentro del Marco Legal existente en el país donde se realice, es decir,

teniendo en cuenta la Constitución vigente, leyes, reglamentos, decretos y usos o

costumbres que determinen las normas permisivas o prohibitivas que afectarán directa o

indirectamente al proyecto en cuestión.

En el Estudio Legal, se busca identificar la existencia de alguna restricción legal a la

realización de una inversión en un proyecto, debiendo realizarse en las etapas iniciales

de la formulación y preparación, ya que, un proyecto altamente rentable, puede resultar

no factible por una norma legal.

Los Elementos que se deben considerar en el Estudio Legal son:

 Tipo de Empresa que se pretende crear.

 Formación del Marco Jurídico que la constituye.

 Requisitos Legales y de operación de la misma.

Se debe asignar especial importancia al análisis del Cuerpo Normativo que regirá la

acción del proyecto en todas sus etapas, desde el origen hasta la implementación.
Por otro lado, se debe constituir como una organización social y económica en un ente

jurídico, en el cual se relacionarán contactos laborales, comerciales y otros, generando

relaciones económicas que darán origen a las ganancias o pérdidas del negocio. En ello

se pueden identificar una gran cantidad de derechos y obligaciones provenientes de los

contratos que se suscriban y de la ley correspondiente.

Cabe destacar que los efectos económicos que tendrá el Estudio Legal sobre el flujo de

caja son muchos. Desde la constitución legal de la empresa, su implementación y

operación, el proyecto estará determinado por el Marco Legal dependiendo de la

actividad que desarrolle la empresa, el cuál influirá sobre la proyección de sus costos y

beneficios. Es indispensable, pues, darles una adecuada consideración a los aspectos

jurídicos antes de avanzar en la realización de los demás estudios e incurrir en altos

costos en términos de recursos y tiempo de preparación, ya que, como se mencionó

anteriormente, los aspectos legales pueden limitar el camino del proyecto.

5. ¿Cuáles son los costos asociados al estudio legal?

Antes de responder esta pregunta primero debemos saber que son los costos y que es

un estudio legal, por ende, dividimos la pregunta en dos.

¿Qué es el costo?

Es el desembolso económico que se realiza para la producción de algún bien o la oferta

de algún servicio. El costo incluye la compra de insumos, el pago de la mano de obra, los

gastos en la producción y los gastos administrativos, entre otras actividades.

¿Qué es un estudio legal?

El estudio legal busca determinar la viabilidad de un proyecto a la luz de las normas que

lo rigen en cuanto a localización de productos, subproductos y patentes. También toma

en cuenta la legislación laboral y su impacto a nivel de sistemas de contratación,

prestaciones sociales y demás obligaciones laborales.

En conclusión, los costos legales son todos aquellos desembolsos que la empresa paga

para la realización del proyecto, son muchos los efectos económicos que tendrá el estudio

legal sobre el flujo de caja. Desde la primera actividad que tendrá que realizarse si el

proyecto es aprobado, la constitución legal de la empresa, hasta su implementación y

posterior ejecución, esto influirá directamente sobre la proyección de sus costos y

beneficios.

A lo largo del estudio del proyecto se ha podido determinar una serie de circunstancias

que pueden tener efectos económicos sobre este. Dichas circunstancias tienen relación

principalmente con los siguientes aspectos:

• Exigencias ambientales.

• Exigencias sanitarias

• Exigencias de seguridad laboral.

• Leyes y normas laborales.

• Leyes y normas tributarias.

Todo proyecto debe cumplir con las exigencias y normativas que conforman el

ordenamiento jurídico y social. El estudio de estas exigencias conllevan necesariamente

a identificar inversiones y costos que podrían afectar el flujo de caja, hoy en día cada vez

con más insistencia, la sociedad intenta que los proyectos, además de entregar los

bienes y servicios que ella requiere, estos se hagan cumpliendo con las exigencias,

leyes, normas y reglamentos, que la propia sociedad ha generado con miras a que el

desarrollo economía sea sustentable respetando el derecho de los demás a vivir con

armonía con el medio ambiente y con el resto de la comunidad

6. ¿Cuál es la estructura organizativa del proyecto y cuáles son los

procedimientos de las áreas funcionales?

Una estructura organizativa de gestión de proyectos se utiliza para determinar la jerarquía

y la autoridad de las personas involucradas en un proyecto específico. La estructura

define la función de cada miembro del equipo y las líneas de informes de un diagrama

para que los miembros del equipo hagan referencia durante un proyecto.

En la gestión de proyectos hay tres tipos de estructuras organizativas: funcional, matricial

y proyectado. Cada marco de estructura del proyecto está determinado por la autoridad,

los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo dentro de la estructura

organizativa existente.

Las áreas funcionales de la empresa son agrupaciones de actividades, de carácter

homogéneo y coordinado, que se realizan para alcanzar los objetivos organizacionales.

Dirección, producción, finanzas, marketing y recursos humanos suelen mencionarse

como las funciones básicas, pero no únicas en razón de las características particulares

de cada firma.

Puesto que las áreas funcionales son unidades especializadas dentro de la empresa, es

importante conocer y determinar cuáles tareas y procesos son responsabilidad de cada

una, solo así será posible alcanzar altos niveles de eficiencia que garanticen el mejor

desempeño organizacional.

BIBLIOGRAFIA

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Costo - Concepto, tipos, ejemplos, diferencia con los gastos. (s. f.). Concepto.

https://concepto.de/costo/#ixzz827En36lH