Secretara General Secretara

de Gesti
Pblica
n

DOCUMENTO ORIENTADOR:
METODOLOGA PARA LA
IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN PO
R
PROCESOS EN LAS ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA EN EL MAR
CO
DEL D.S. N 004-2013-PCM POLTIC
A
NACIONAL DE MODERNIZACIN DE LA
GESTIN PBLICA

Secretara General Secretara de Gesti

Documento elaborado por la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros

Pblica
Contenido
I. Introduccin a la gestin por proceso
s..........................................................................................

1. Gestin por procesos orientada a resultados y los sistemas de gestin ...................................

....

2. Del enfoque funcional al enfoque de la gestin por procesos orientada a resultados ..............
...

3. Criterios para identificar los bienes y servicios que brinda la entidad ......................................
....

4. Tipos de proceso ......................................................................................................................

......

5. Indicadores................................................................................................................................
.....

6. Meta..........................................................................................................................................
.....

7. Agregar Valor ...........................................................................................................................

......

8. Triple rol ....................................................................................................................................

.....

9. Niveles de Procesos...................................................................................................................
..

10

II. Desarrollo de la metodologa para la implementacin de la gestin por procesos en las

entidades de la administracin pblica ..........................................................................................
..
11
1. Condiciones previas ..................................................................................................................
...

12
1.1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Direccin

12
1.2. Contar con objetivos estratgicos claramente establecidos
..13
1.3. Asegurar los recursos
. 13
1.4. Fortalecer el rgano responsable de la implementacin de la gestin por procesos en el
marco de la gestin para resultados
13

2. Etapa I: Preparatoria .................................................................................................................

...
14

General Secretara de Gesti

Analizar la situacin actual deSecretara
la entidad

2.1

.14

2.2 Elaborar el plan de trabajo institucional

.. 15
2.3 Capacitar a los encargados de implementar
. 16
2.4 Sensibilizar a toda la entidad
16
3. Etapa II: Diagnstico e Identificacin de procesos/....................................................................
..
17
3.1

Identificacin de los procesos

. 17
3.2 Elaborar el Mapa de Procesos actuales (Proceso de Nivel 0)
21
3.3 Describir los Procesos actuales
25
4. Etapa III: Mejora de los procesos ..............................................................................................
...
33
4.1

Medir, Analizar y Evaluar los Procesos

.. 33
4.2 Mejorar los Procesos
..35
4.3 Documentacin de los procesos mejorados
..36
4.4 Institucionalizar la Gestin por Procesos
37
Glosario de trminos relacionados con la gestin por procesosen el marco de la gestin para
resultados........................................................................................................................................
..
38
2
Documento elaborado por la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros

Pblica
IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN POR PROCESOS EN LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTR
ACIN
PBLICA
I. Introduccin a la gestin por procesos
1.

Gestin por procesos orientada a resultados y los sistemas de gestin

La presente metodologa ha sido elaborada sobre la base de los principales referent

es

internacionales de la gestin por procesos (ISO 9000, Modelo de Excelencia en la Gestin y

Carta Iberoamericana de Calidad
en
la Gestin
Pblica) y la
Poltica Nacional
de
Modernizacin aprobada mediante D.S. N 004-2013-PCM, que plantea la implantacin de l
a
gestin para resultados en la administracin pblica y establece como el tercer pilar centra
la
la gestin por procesos, simplificacin administrativa y organizacin institucional.
En tal sentido, uno de los elementos centrales del sistema de gestin ISO 90001, es el enfo
que
basado en procesos. De manera similar, el Modelo de Excelencia en la Gestin del Premio
Nacional a la Calidad de Per en el Criterio 6 (Enfoque en las Operaciones) plantea la sigui
ente
pregunta: Cmo su organizacin disea, gestiona y mejora sus productos y proce
sos de
trabajo y mejora la eficacia operativa para entregar valor a los clientes y alcanzar el
xito
organizacional y sostenibilidad?. (PNC Per, 2014).
La Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestin Pblica sobre la gestin por procesos ind
ica
lo siguiente: Los rganos y entes pblicos orientarn sus actividades al desarrollo
de una
estrategia en trminos de procesos, basada en datos y evidencias, definiendo objetivos, m
etas
y compromisos a alcanzar. La adopcin de una gestin por procesos permite la mejora de l
as
actividades de la Administracin Pblica orientada al servicio pblico y para resultados.
A los efectos de la calidad en la gestin pblica, los procesos constituyen una sec
uencia
ordenada de actividades, interrelacionadas, para crear valor aadido. (CICGP, 2008).
Finalmente, el D.S. N 004-2013-PCM establece entre los objetivos especficos de la Poltica
Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica (PNMGP, 2013): 4. Implementar la gesti
n
por procesos y promover la simplificacin administrativa en todas las entidades pblicas a
fin
de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a
los
ciudadanos y empresas. (PNMGP, 2013).
Adems, precisa entre los Componentes de la Gestin Pblica orientada a Resultados:
d) Gestin por procesos: Una gestin al servicio del ciudadano necesariamente deb
er
cambiar el tradicional modelo de organizacin funcional y migrar hacia una organizacin p
or
procesos contenidos en las cadenas de valor de cada entidad, que aseguren que los bien
es
y servicios pblicos de su responsabilidad generen resultados e impactos positivos p
ara el
ciudadano, dados los recursos disponibles. Los procesos son definidos como una secuencia
de
actividades que trasforman una entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o am
bos)

en una salida (la entrega del bien o servicio o ambos), aadindole un valor en cada etapa
de
la cadena (mejores condiciones de calidad/precio, rapidez, facilidad, comodidad,
Secretara General Secretara de Gesti
entre
otros). (PNMGP, 2013).
n
1

La norma ISO 9000 es la ms usada en todo el mundo con ms de un milln de organizaciones certificadas.

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Documento elaborado por la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros

Pblica
En consecuencia, la implementacin de la gestin por procesos, en el marco de una gestin
orientada a resultados, constituye un elemento central de un sistema de gestin moderno,
creando o agregando valor para los ciudadanos, personas, grupos, entidades, empresa
s o
destinatarios de los bienes y servicios2, y contribuyendo a alcanzar los resultados esperados.
2.

Del enfoque funcional al enfoque de la gestin por procesos orientada a resultados

Usualmente vemos a la entidad de manera funcional, es decir de forma vertical, don

de
prevalece la lnea de mando y la jerarqua, pero otra forma de verla es a travs del enfoque
por procesos orientada a resultados, que nos muestra una visin horizontal de la entidad,
PROCESO
1
donde los lmites entre los diferentes rganos, unidades
orgnicas,
reas, jefatur
as o
PROCESO 2
gerencias dejan de existir. Esto ayuda a entender el real funcionamiento de las entidades.
PROCESO 3

En el Grfico N 01 se puede apreciar el cambio de enfoque funcional al enfoque por proceso

s

Las funciones / rea

s

orientada a resultados.

Se reconocen los procesos pe

ro predominan
PROCESOS lasPEROfuncione
s

ORIENTADA A

Grfico N01
De enfoque funcional a enfoque de procesos orientada a resultados

GESTION LICENCIAS

GESTION RRHH

Enfoque Funcional (Vertical)

nfasis en el bien y servicio (producto)

GESTION COMPRAS

Quin cometi el error?

Gestin por Procesos orientada a Resultados (Hori

zontal)
nfasis
en el Ciudadano o destinatario delos bienes y se
rvicios
Por qu ocurri el error?

Controlar a los servidores

Desarrollar competencias de los servidores

Slo busca hacer el trabajo

Busca hacer un trabajo eficaz

Demora en adaptarse a los cambios del Se adapta rpidamente a los cambios del entorno