DE GESTIÓN POR PROCESOS

AGENDA
1. Base Legal que Sustenta la Gestión por Procesos
2. Gestión por Procesos
3. Conceptos Básicos de la Gestión por Procesos
4. Metodología de la Gestión por Procesos
BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA GESTIÓN POR
PROCESOS
 Base Legal que Sustenta la Gestión por
Procesos en el Sector Público
Ley N° 27658 DS N° 004-2013-PCM DL N° 1446 DS
Ley Marco de Aprueban la Política Nacional Modifica la Ley Marco Nº 123-2018-PCM
Modernización de la de Modernización de la de Modernización de la Reglamento del SAMGP
gestión del Estado Gestión Pública gestión del Estado (18/12/18)
(30/01/2002) (9/01/2013) (16/09/18)

1977 2002 2007 2013 2014 2018

RJ N° 059-77-INAP/DNR
Lineamientos
Aprobar Directiva N° 002- Resolución
Ley Nº 29158 implementación GxP en
77-INAP/DGR, Normas Nº 006-2018-PCM/SGP
Ley Orgánica del marco del DS. N° 004-
para la formulación de Aprueban la Norma Técnica Nº
Poder Ejecutivo 2013-PCM
Manuales de 001-2018-SGP
(20/12/2007) Documento orientador:
Procedimientos Implementación
(1/05/1977) Metodología para la de la GxP
implementación de la (29/12/18)
GxP
 Base Legal que Sustenta la
Gestión por Procesos en el
MININTER RM N° 1481-2018-IN
Aprueba la Directiva N° 04-2018-IN-
OGPP “Lineamientos para la Gestión
por Procesos en el Ministerio del
Interior” (07/12/18)

2013 2018 2019

RM N° 04-2013-IN/DGPP RM N° 1192-2019-IN
Aprueban la Directiva N° 04-2013-IN-DGPP-DPP Aprueba la Directiva N° 05-
“Normas y Procedimientos para la elaboración, 2019-IN-OGPP “Lineamientos
aprobación y actualización de Manual de para la Gestión por Procesos
Procedimientos del Ministerio del Interior” en el Ministerio del Interior”
(21/04/2013) (08/08/19)
GESTIÓN POR PROCESOS
 Gestión por Procesos
Es una forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo
de manera transversal y secuencial a las diferentes unidades de organización, para
contribuir con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los
ciudadanos, así como con el logro de los objetivos institucionales.
 Beneficios de la Gestión por
Procesos

• Entender: Conocer lo que se

Medir • Efectividad (Eficiencia y
hace y como se agrega valor Eficacia): Reducir
• Gestionar el conocimiento: • Control: Controlar el desperdicios y lograr los
Resguardar el capital desempeño y anticipar objetivos
intelectual problemas • Satisfacción: Tener
• Innovar: Descubrir nuevas • Transparencia: Operaciones ciudadanos y servidores
formas de hacer las cosas transparentes y auditables satisfechos

Documentar Optimizar
CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS
 PROCES
O
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en salidas/productos (bienes o servicios), luego de la asignación de recursos.

Controles

Indicadores

Entrada Salidas
Proveedor Actividades Usuario

Recursos
 PROVEEDORES(internos y externos)

Ciudadano, entidad pública, empresa privada, otro proceso, órgano,

unidad orgánica, etc. que proporciona una Entrada al proceso.
Externo Interno

OFICINA GENERAL
MEF PROCESO A DE RECURSOS
HUMANOS
Ciudadano Entidad Pública Órgano
Empresa
 ENTRADAS

Necesidades y expectativas de las personas, las cuales ingresan al proceso

para ser transformados en los productos. Los elementos de entrada
pueden ser tangibles (expedientes, formularios, solicitudes, escritos,
reclamos, denuncias) o intangibles (información).

Ejemplo: Formulario de
Solicitud de Acceso a la
Información Pública.
 PRODUCTOS (SALIDAS)

Bienes y servicios resultantes de la ejecución del proceso que recibe el

Usuario y que satisfacen sus necesidades y expectativas.

Ejemplo: Resolución Vice

Ministerial que resuelve un
recurso de reconsideración.
 CLIENTE (PERSONA QUE RECIBE EL
PRODUCTO)
Receptor final del producto o servicio, pudiendo ser una persona, entidad
pública, empresa privada, otro proceso, órgano, unidad orgánica, entre
otros.
Externo Interno

OFICINA GENERAL
MEF PROCESO A DE RECURSOS
HUMANOS
Ciudadano Entidad Pública Órgano
Empresa
 ACTIVIDADES
Es el conjunto articulado de tareas permanentes, continuas,
interrelacionadas y secuenciales que consumen los recursos necesarios
para la generación de los productos.
METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS
 Fases de la Gestión por Procesos
Paso 1: Identificación de productos
Paso 2: Identificación de procesos
Paso 3: Caracterización de los procesos
Fase 1 : Paso 4: Determinación de la secuencia e
Determinación interacción de los procesos
de Procesos Paso 5: Aprobación y difusión de los
documentos generados
Paso 1: Selección de los
problemas en los
procesos Paso 1: Seguimiento y
Fase 2: medición de los
Paso 2: Análisis de Fase 3: Seguimiento, procesos
causa-efecto Mejora de medición y
Paso 3: Selección de Procesos análisis de Paso 2: Análisis de los
mejoras procesos procesos
Paso 4: Implementación
de mejoras
 Fase 1: Determinación de Procesos
Formatos que se utilizan y documentos que se generan en cada paso de la Fase 1:

Determinación Aprobación y
Identificación de Identificación Caracterización de secuencia e difusión de los
Productos de Procesos de Procesos interacción de documentos
los procesos generados
•Se genera la Matriz •Se genera el •Se genera la Ficha •Para los procesos •Para la agrupación de
Cliente Producto Inventario de Técnica de Proceso y nivel 0, se genera el los procesos nivel 0,
Procesos la Ficha de Indicador Diagrama de Mapa de se elabora un el Mapa
Procesos. de Procesos.
•Para los procesos en •Para agrupar los
sus correspondientes procesos Nivel 1 hasta
niveles de el nivel n-1 i se
desagregación (nivel elabora un
0, nivel 1, nivel 2...n - documento
1) se genera el denominado Manual
Diagrama de Proceso de Proceso.

Para documentar procesos se elaboran Ficha Técnica de Procedimiento y su correspondiente diagrama de flujo
de procedimiento
Documentos Generados en la Fase 1
Mapa de Procesos:
Matriz cliente
producto, Ficha de
Procesos nivel 0

Manual de Procesos: Inventario

de Procesos, Ficha de procesos y
diagramas de procesos desde el
nivel 1… hasta el nivel n-1

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Manual de Procesos
Contenido:
I. Objetivo
II. Alcance
III. Términos y definiciones
IV. Base Legal
V. Ubicación en el Mapa de Procesos
VI. Inventario de Procesos del Manual de Procesos
VII. Ficha de Proceso Nivel 1
VIII. Ficha de Indicador del proceso
IX. Diagrama de Proceso
X. Ficha de Proceso Nivel 2 (de corresponder)
XI. Ficha de Indicador del proceso (de corresponder)
XII. Diagrama de Proceso (de corresponder)
 Ficha Técnica del Proceso
FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0, 1,
MINISTERIO DEL INTERIOR
N-1

Nombre Programación Anual de Contrataciones Tipo Apoyo

Código S01.01.01
Objetivo Programar las contrataciones de bienes, servicios y obras para satisfacer las necesidades del MININTER.
Dueño del Proceso Jefe de la Oficina de Abastecimiento
Alcance Todas las Unidades de Organización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Procesos nivel 1 2 n-1 o Destinatario de los bienes y
Proveedores Entradas Salidas/Producto
procedimiento, según corresponda servicios

Proyecto del Plan Operativo Proceso S01.01.01.01 Elaboración del Cuadro de Necesidades. Proceso S01.01.02
Proceso E.01 Gestión Institucional Cuadro de Necesidades Contrataciones
Estratégica y Presupuestal Proceso S01.01.01.02 Elaboración del Plan Anual de Contrataciones
Techos presupuestales. Plan Anual de Contrataciones aprobado. OSCE.

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO

Recursos (Humanos, Instalaciones, Sistemas Informáticos,
Controles o Inspecciones Indicadores de desempeño
Equipos)
Recursos Humanos: Servidores civiles certificados por OSCE, con
Porcentaje de ejecución del PAC
conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado
Instalaciones: Electricidad, Servicio de Agua y Luz, Conexión a internet,
Verificar que el cuadro de necesidades Numerador: Cantidad de procesos de selección
mobiliario de oficina.
esté alineado al POI. ejecutados según el PAC x 100%
Sistemas Informáticos: SIGA y SEACE
Denominador: Cantidad de procesos de selección
Equipos: Computadoras, impresoras.
programados en el PAC
 Ficha de Indicador
FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO

Nombre Programación Anual de Contrataciones Cód. Proc. S01.01.01

Objetivo del Proceso Programarlas contratacionesdebienes, serviciosy obraspara satisfacer las necesidadesdelMININTER.
Cód. Ind. IND01- S01.01.01
Indicador Porcentaje de Ejecución del PAC
Versión 01
Descripción del Indicador Midesi las contratacionesseestán ejecutando deacuerdoalo programadoenel PAC.
Finalidad del Indicador Determinar el grado de avance de la ejecución del PAC
CantidaddeprocesosdeselecciónejecutadossegúnelPACx100%/ Denominador:Cantidaddeprocesosdeselección
Fórmula
programadosenel PAC
Unidad de Medida Porcentaje
Frecuencia Trimestral
Línea Base Plan Anual de Contrataciones
Meta Mayor al 90%
Fuentes de Datos Registro decontratacionesrealizadas
Responsable de la Medición Oficina de Abastecimiento
Diagrama de Procesos

Supplier Input Procesos Output Customer

Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente
 Ficha Técnica del Procedimiento
MINISTERIO DEL INTERIOR FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Tipo Apoyo

Código S.01.01.01.02 Versión 02
Objetivo Obtener el Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado para el siguiente año fiscal.
Dueño del Procedimiento Director de la Oficina de Abastecimiento
Alcance Todas la Unidades de Organización.
Base Normativa Externa Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
OAB: Oficina de Abastecimiento
Siglas y definiciones
Órgano: Es la unidad de organización del primer nivel y segundo nivel organizacional en una estructura orgánica.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Sección del Procedimiento Descripción del Cambio
01 Descripción del Procedimiento Se agregó la actividad N° 3.
REVISIÓN Y APROBACIÓN

Unidad de Organización Firma y Sello

Elaborado por: (nombre y sello del director o jefe de la Unidad de Organización que
desarrolló procedimiento)
Revisado por: (nombre y sello del director de la OMD, DIVMDI o OMGC)
Aprobado por: (nombre y sello de la máxima autoridad administrativa del MININTER, PNP o
SALUDPOL)
REQUISITOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO
Descripción del Requisito Fuente
Cuadro de Necesidades Proceso S.01.01.01 Elaboración del Cuadro de Necesidades
 Ficha Técnica del Procedimiento
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° Descripción de la Actividad Unidad de Organización Responsable

N° de - La redacción de cada actividad se inicia con verbo infinitivo.
Unidad de Organización al que Denominación estandarizada para los ejecutores
la - El número de actividades descritas debe ser igual a las actividades graficadas en el diagrama de flujo del
pertenece el responsable de la de las actividades. Colocar el puesto de quien
activid procedimiento.
actividad realiza la actividad, si corresponde.
ad - La redacción de una actividad en el procedimiento debe ser igual al diagrama de flujo de procedimiento.
Recibir el cuadro de necesidades.
1 Oficina de Abastecimiento Especialista en Programación
Recibir el cuadro de necesidades lleno por las unidades de organización.
Las compuertas de decisión son redactadas debajo de una actividad, y no debe ser considerada como una
actividad más
Revisar el cuadro de necesidades.
Verificar que las necesidades descritas estén alineadas a las actividades establecidas en el POI.
2 ¿Es conforme la revisión? Oficina de Abastecimiento Especialista en Programación
Si. Ir a la actividad N° 7.
No. Ir a la actividad N° 8.
Fin del Procedimiento
Documentos generados:
1 Resolución que aprueba el Plan Anual de Contrataciones
Proceso relacionado Directiva o Instrumento Normativo interno relacionado
Proceso S01.01.01 Programación Anual de Contrataciones Resolución de Secretaria General N° xx-2018-MIN que aprueba la Directiva xxx
Proceso/Procedimiento relacionado Formatos utilizados en el procedimiento

Proceso E01 Gestión Estratégica y Presupuestal Formato del cuadro de necesidades .

Diagrama de Flujo de Procedimiento
Diagrama de Flujo del Procedimiento
 Ficha de Indicador
FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO

Nombre Programación Anual de Contrataciones Cód. Proc. S01.01.01

Objetivo del Proceso Programarlas contratacionesdebienes, serviciosy obraspara satisfacer las necesidadesdelMININTER.
Cód. Ind. IND01- S01.01.01
Indicador Porcentaje de Ejecución del PAC
Versión 01
Descripción del Indicador Midesi las contratacionesseestán ejecutando deacuerdoalo programadoenel PAC.
Finalidad del Indicador Determinar el grado de avance de la ejecución del PAC
CantidaddeprocesosdeselecciónejecutadossegúnelPACx100%/ Denominador:Cantidaddeprocesosdeselección
Fórmula
programadosenel PAC
Unidad de Medida Porcentaje
Frecuencia Trimestral
Línea Base Plan Anual de Contrataciones
Meta Mayor al 90%
Fuentes de Datos Registro decontratacionesrealizadas
Responsable de la Medición Oficina de Abastecimiento
 Aprobación de la Documentación
asociada a la Gestión por Procesos
MAPA DE MANUAL DE FICHA DE
RESPONSABLE
PROCESOS PROCESOS PROCEDIMIENTO

Ministro(a) Aprueba

Secretario(a) General Informado Aprueba Aprueba

Dueños del Proceso Valida Elabora Elabora

OMD Elabora Revisa Revisa

28
Gracias