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Universidad Galileo

Facultad de Ingeniería de la Construcción

Maestría en Administración de Proyectos de Construcción MAPC

Gestión de Proyectos (Curso Electivo)

Prof. Sergio Estuardo Morales Quiroa

MAPAS DE PROCESOS

Pereira Moreno, Joshua Emmanuel 19006491

Solís Rossell, José Rodolfo 15011747

Nueva Guatemala de la Asunción, 1 de agosto de 2020


ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................. 3

1. CONCEPTOS BÁSICOS DE UN MAPA DE PROCESOS ................................................................................... 4

2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS............................................................................................................... 4

3. MAPAS DE PROCESOS ISO 9001...................................................................................................................... 5

3. EJEMPLOS DE MAPAS DE PROCESOS ............................................................................................................ 7

4. CONCLUSIONES ................................................................................................................................................. 8

5. RECOMENDACIÓN GENERAL ........................................................................................................................... 8

6. FUENTES DE INFORMACIÓN ............................................................................................................................ 8


1. INTRODUCCIÓN

El mapa de procesos en la gestión de proyectos es sumamente importante este contribuye a hacer visible el trabajo
que se lleva a cabo de una forma distinta a la que ordinariamente se ve, a través de él podemos percatarnos de
tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o
negativamente el resultado final del trabajo.

La definición de un mapa de procesos sirve para entender y mejorar una organización, ya que los procesos
conforman la estructura medular de ésta. Dibujar un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento
desde cada uno de sus pasos, lo cual nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas
facilitando así el trabajo de corrección y mejora. Y ver todas los “actores” que participan en cada una de las tareas.

La gestión por procesos conlleva una estructura coherente de procesos, un sistema de indicadores que permita
evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos y una designación de responsables de los procesos, que deben
supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado.

Los errores más comunes en la elaboración de un mapa de procesos es dibujar la versión “como debe ser” en vez
de “como es”, encargar la elaboración del mapa a una persona que no tiene conocimiento profundo del proceso.
Hacer los mapas demasiado extensos y complejos o no registrar toda la información requerida.

La implicación de la elaboración de un mapa de procesos en una empresa es que aumentará la capacidad de


flexibilidad y adaptabilidad, incrementará la participación de empleados, se eliminarán actividades que no aporten
valor añadido, la información estará disponible fácilmente, la innovación conducirá a las mejoras de productividad,
se optimizará el tiempo en todas las áreas y la empresa se modernizará de acuerdo a los estándares actuales.

A continuación se presentan conceptos básicos de un mapa de procesos, la clasificación de los procesos, los
beneficios de hacer un mapa de procesos, como hacer un mapa de procesos y ejemplos.
1. CONCEPTOS BÁSICOS DE UN MAPA DE PROCESOS

-Mapa de procesos: Es la representación gráfica de los


Recursos
procesos que componen una organización o unidad.

-Proceso: el conjunto de actividades y recursos,


interrelacionados, que transforman elementos de
Operaciones/
entrada en salidas, aportando valor añadido para el Entradas Tareas Salidas
cliente o usuario.

-Procedimiento: forma específica de llevar a término un


proceso o una parte del mismo. Procedimiento

-Partes interesadas: Individuo, grupo o población que


puede ser afectada o afectar a la empresa.
Registro
-Registro: Documento donde se relacionan ciertos
acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que
deben constar permanentemente de forma oficial. Modelo conceptual de un proceso

2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Todos los procesos que se realicen en una empresa tienen que ser necesarios, si no lo fueran hay que eliminarlos.
Los procesos están divididos en tres niveles: Estratégicos, Operativos o Clave y Soporte.

-Procesos Estratégicos: Este tipo de procesos definen el rumbo y toman decisiones importantes. Los procesos
de este nivel encaminan los esfuerzos de todos los demás hacia el logro de los objetivos de la organización, estos
proporcionan directrices y límites de actuación, al resto de los procesos.

Ejemplos: comunicación interna y con los clientes, marketing, revisión del sistema y planificación estratégica.

-Procesos Operativos o Claves: son aquéllos que justifican la existencia de la Empresa, unidad o servicio. Están
directamente ligados a los servicios que se prestan orientados al cliente y sus requisitos.

Ejemplo en una constructora: El proceso para la elaboración de elementos de concreto desde su excavación hasta
retirar la formaleta. Ejemplo de una secretaria: El proceso de matriculación de un alumno.

-Procesos de Soporte: son aquéllos que sirven de apoyo a los procesos clave. Sin ellos, no serían posibles los
procesos clave ni los estratégicos. Estos procesos son, determinantes para que puedan conseguirse los objetivos
de la empresa, servicio o unidad.

Ejemplos: Compras y ventas, recursos humanos, informática, mantenimiento y limpieza, entre otros.
3. MAPAS DE PROCESOS ISO 9001

La definición de un mapa de procesos de calidad de una empresa culmina en la elaboración de una ficha por cada
proceso identificado. En ella se relacionan los aspectos clave del mismo y los elementos principales que lo
conforman. Además, podemos establecer unos indicadores de desempeño que permita monitorizarlo y evaluar
cada proceso. Todo esto parte de la norma de calidad ISO 9001 por lo que, comúnmente, también se le puede
llamar mapa de procesos 9001.

¿Qué beneficios nos aporta el mapa de procesos?

-Es una buena herramienta para analizar los procesos, ayudando a la mejora continua de la calidad, eliminar
procesos que no son necesarios y reducir tiempos.

-Ayuda a evaluar la eficacia y eficiencia en cada una de los procesos interna y externamente.

-Define roles y responsabilidades. Es una buena manera de ver quién es el encargado del proceso que debe velar
por su cumplimiento. Los mapas de procesos definen los roles de cada uno de los miembros de la organización y
las responsabilidades que este tiene en la misma.

-Mejoras en la disponibilidad de la información. Gracias a estos modelos la información fluye rápidamente entre
los empleados de la empresa, tanto de manera vertical como horizontal, haciendo que todos puedan saber qué se
está haciendo.

-Identificar oportunidades de mejora. Al hacer estos mapas se pueden identificar rápidamente oportunidades y
tareas que no se están llevando a cabo. Por tanto, permite implementar mejoras, tanto a nivel general como en
departamentos o áreas específicas.

-Ayuda a realizar un análisis en profundidad de las tareas que realiza cada trabajador, detectando así ineficiencias
o necesidades de personal en cada uno de los procesos plasmados.

-Es una buena manera de orientar a nuevos empleados y colaboradores que necesitan entender en profundidad
el complejo entramado y funcionamiento de la empresa.
¿Cómo se hace un mapa de procesos?

1. Identificar a los actores que van a intervenir en él. Se entiende por actores a todas aquellas personas, empresas
o instituciones que formen parte de la empresa.

2. Definir la misión y la visión de la empresa /servicios. Con esto se obtiene un punto claro de dónde partir y a qué
se quiere llegar con la actividad que se está realizando.

3. Elaborar el grupo de interés al cual nos dirigimos. En este punto hay que definir las necesidades y las
expectativas que los clientes/usuarios, que queremos captar, tienen.

4. Plasmar la línea operativa. Para ello es necesario responder a qué se dedica la empresa. La respuesta es lo
que se conoce como procesos clave.

5. Identificar los procesos de apoyo. El proceso principal requiere de procesos extra que le ayuden a desarrollarse
por completo.

6. Establecer los procesos estratégicos. Se conocen como procesos estratégicos a todos aquellos que hacen
referencia a la dirección de la empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad…

8. Desarrollo y orden de las tareas: Una vez tengamos claros todos los procesos y su correspondiente jerarquía,
hay que profundizar en cada proceso describiendo las tareas y actividades de las que se compone. Esto permitirá,
a su vez, secuenciar el orden de las tareas.

Ahora es el momento de plasmar todos estos procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos de manera
que, con un simple vistazo quede claro cuál es la función de cada proceso y cuál es su importancia para el
desarrollo de la actividad.

Esquema básico de elaboración de un mapa de procesos.


3. EJEMPLOS DE MAPAS DE PROCESOS

Mapa de procesos de acuerdo a la ISO 9001.

Mapa de procesos de constructora IS


4. CONCLUSIONES

-Un mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos que componen una organización o unidad.
Todos los procesos que se realicen en una empresa tienen que ser necesarios y si no lo fueran hay que eliminarlos.

-Los procesos están divididos en tres niveles: Estratégicos, Operativos o Clave y Soporte. Los primeros, encaminan
los esfuerzos hacia el logro de los objetivos de la organización; Los segundos, justifican la existencia de la empresa
y están directamente ligados a los servicios que se prestan orientados a la satisfacción de los requisitos del cliente;
Y por último los de soporte, sin ellos no serían posibles los procesos clave ni los estratégicos. Dentro de los mapas
de procesos también se incluyen procedimientos, tareas o actividades y registros.

-El beneficio de elaborar un mapa de procesos es que permite la mejora continua de la calidad de los mismos,
elimina procesos innecesarios, reduce tiempos de ejecución, define roles y responsabilidades, mejora la
disponibilidad de la información, identifica oportunidades de mejora y analiza las tareas a profundidad.

5. RECOMENDACIÓN GENERAL

-Investigar mas a profundidad sobre como elaborar las fichas de procesos, fichas de indicadores, diagramas de
flujo de tareas, procedimientos y registros.

6. FUENTES DE INFORMACIÓN

-EAE Business School. (2020). Tipos, definición y desarrollo de un mapa de procesos. Recuperado el 30 julio de
2020, de: https://cutt.ly/7s3Y9YR

-Betancourt, D. F. (2017). Cómo hacer un mapa de procesos: La gestión por procesos al detalle. Recuperado el
30 de julio de 2020, de Ingenio Empresa: www.ingenioempresa.com/mapa-de-procesos.

- Gil.Y, Vallejo, G. (2008). Guía para la identificación y análisis de los procesos de la Universidad de Málaga.
Recuperado el 30 de julio de 2020, de: https://www.uma.es/publicadores/gerencia_a/wwwuma/guiaprocesos1.pdf

-ProOptim, (2016). El Mapa De Procesos Y Su Importancia En La Gestión De Una Organización. Recuperado el


30 de julio de 2020, de: https://cutt.ly/As8I9W0