Referencia ITP Administración Logistica

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN LOGISTICA
PA02
Código Versión Resolución de aprobación
MAN-01-2021-ITP/SG 00 RSG-037-2021-SG/ITP
ELABORADO POR: REVISADO POR:
Firmado digitalmente por GALLARDO

Firmado digitalmente por CHAUPIN CAMACHO Lenin Horacio FAU
SOSA Freddy FAU 20131369477 soft 20131369477 hard
Motivo: Soy el autor del documento Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 23.07.2021 23:03:56 -05:00 Fecha: 26.07.2021 10:15:32 -05:00
Jefe (a) de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y

Jefe (a) de la Oficina de Administración Modernización
Firmado digitalmente por MARIÑO

CABELLO Eugenia De Jesus FAU
20131369477 hard
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 26.07.2021 15:30:34 -05:00
Jefe (a) de la Oficina de Asesoría Jurídica

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y CÓDIGO
MAN-01-
PROCEDIMIENTOS 2021-ITP/SG
ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 2 de 261
OBJETIVO DEL DOCUMENTO
El presente Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos tiene como propósito contar con un
documento técnico de carácter orientador que describa y estandarice las actividades y procesos
relacionados con la administración logística que conlleven a mejorar el desempeño eficiente, eficaz y
transparente del accionar logístico a nivel institucional.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Manual contempla todos los procesos que permiten la administración logística, desde la identificación
de las necesidades de bienes, servicios y obras, hasta su contratación y ejecución, además de las
actividades que conciernen a la Gestión de Almacenes, Patrimonial y Servicios Generales. Asimismo, el
manual es de aplicación para todos los órganos y servidores civiles del ITP red CITE.
DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Las definiciones descritas a continuación permitirán un mejor entendimiento del Manual de Gestión por
Procesos y Procedimientos, las cuales han sido obtenidas de las herramientas para la implementación por
procesos propuesta por la PCM y los alcances e información de los órganos del ITP involucrados en el
diseño de los procesos y procedimientos.
3.1 Gestión por procesos. Forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo
de manera transversal y secuencial de las diferentes unidades de organización, para contribuir con
el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los ciudadanos, así como el logro de
los objetivos institucionales.
3.2 Mapa de Procesos. Representación gráfica de la secuencia e interacción de los procesos
estratégicos, operativos y de soporte que tienen lugar una entidad.
3.3 Procesos. Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en productos o servicios.
3.4 Procedimiento. Es la descripción de forma específica y detallada de cómo deben ejecutarse las
actividades que conforman un proceso.
3.5 Cadena de valor. Es una técnica que permite realizar un análisis interno de la entidad, de manera
que facilite la comprensión de la estrategia de la entidad a través de la desagregación de sus
principales actividades que generan valor para el cliente, como fuente confiable de la ventaja
competitiva.
3.6 Procesos Estratégicos. Son los procesos relacionados a la determinación de las políticas internas,
estratégicas, objetivos y metas de la entidad, así como asegurar su cumplimiento. Estos procesos
definen la orientación hacia donde debe operar la entidad.
3.7 Procesos Misionales. Son los procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor
y responden a las funciones sustantivas de la entidad. También se denominan procesos claves u
operativos.
3.8 Procesos de Soporte. Son los procesos que se encargan de brindar los recursos a los procesos
misionales y estratégicos.
3.9 Proveedor. Entidad o persona que proporciona un insumo o elemento de entrada, para iniciar un
proceso, pudiendo ser interno o externo a la entidad.
MAN-01-
3.10 Actividad. Conjunto de tareas permanentes, continuas, interrelacionadas y secuenciales que

consumen los insumos necesarios para la generación del producto o productos.
3.11 Producto. Resultado de un proceso, entendido como bien y servicio.
3.12 Responsables. Cargo o puesto del responsable encargado de la ejecución del proceso o actividad.
3.13 Alcance. Indica la delimitación del procedimiento, estableciendo desde que actividad inicia y donde
finaliza.
3.14 Indicador. Medida asociada a una característica de resultado, del bien o servicio generado por un
proceso, y que permite a través de su medición en diferentes periodos, la evolución del cumplimiento
de los objetivos planificados.
3.15 Bienes. Son objetos que requiere el ITP para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de
sus metas.
3.16 Servicio. Actividad o labor que requiere el ITP para el desarrollo de sus actividades y el
cumplimiento de sus metas.
3.17 Obra. Construcción, reconstrucción, remodelación, mejoramiento, demolición, renovación,
ampliación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones,
perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico,
mano de obra, materiales y/o equipos.
3.18 Cuadro de necesidades. Es un documento de gestión indispensable para la programación de las
necesidades que se requieren en el ITP para la realización de las actividades que darán
cumplimiento al logro de los objetivos establecidos en sus respectivos POI - Plan Operativo
Institucional, siendo sustento principal para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones.
3.19 Especificaciones técnicas. Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales
del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben
ejecutarse las obligaciones.
3.20 Términos de Referencia. Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se
ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el
caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la
extensión del trabajo que se encomienda (actividades), así como si el ITP debe suministrar
información básica, con el objeto de facilitar a los proveedores de consultoría la preparación de sus
ofertas.
3.21 Expediente Técnico. Es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o económico que
comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados,
presupuesto de obra, fecha de presupuesto, análisis de precios, calendario de avance de obra
valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de
impacto ambiental u otros complementarios.
3.22 Plan Anual de Contrataciones. constituye un instrumento de gestión para planificar, ejecutar y
evaluar las contrataciones, el cual se articula con el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto
Institucional de ITP.
3.23 Expediente de contratación. Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones
referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la
culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas,
valor referencial, valor estimado, disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.
3.24 Bienes patrimoniales. Son aquellos bienes muebles e inmuebles, que cumplen las condiciones
para ser considerados bienes de activo fijo o bienes no depreciables; los cuales se encuentran
MAN-01-
contemplados en el “Catálogo Nacional de bienes Muebles del Estado - CNBME”, aprobado con
Resolución N°158-97-SBN y sus modificatorias.
CONSIDERACIONES
4.1 El manual de gestión de procesos y procedimientos en desarrollo deberá ser actualizado en caso
de una reorganización o reestructuración de los órganos del Instituto Tecnológico de la Producción,
cuando se aprueben o modifiquen disposiciones que afecten el desarrollo del procedimiento, cuando
se generen cambios tecnológicos y de sistemas o como consecuencia de la labor de seguimiento,
control y evaluación del procedimiento establecido, previo pronunciamiento técnico de la Oficina de
Planeamiento, Presupuesto y Modernización.
4.2 La identificación, análisis y descripción de los procesos y procedimientos se realizó tomando como
referencia los lineamientos metodológicos establecidos en la Metodología para la Implementación
de la Gestión Por Procesos en las Entidades de la Administración Pública en el marco del D.S. N°
004-2013-PCM-Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y la Norma Técnica N°
001-2018-PCM/SGP, según su aplicabilidad".
4.3 Todos los procesos definidos, documentados y aprobados en el presente MGPP tienen asignado un
responsable o dueño del proceso (director/a del órgano o CITE) encargado del desarrollo de un
proceso quien debe garantizar que el producto o servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al
destinatario/a de dicho producto o servicio.
BASE LEGAL
5.1 Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
5.2 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificaciones.
5.3 Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
5.4 Decreto Legislativo N°1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector
Público.
5.5 Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad.
5.6 Decreto Supremo Nº 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de
Contrataciones del Estado.
5.7 Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del
Estado.
5.8 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General.
5.9 Decreto Supremo N° 008-2021-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la Ley 29151, Ley
General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Las normas referidas en el presente documento incluyen sus respectivas disposiciones modificatorias, de ser el
caso.
MAN-01-
RESPONSABILIDADES
MAN-01-2021-
MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CÓDIGO
ITP/SG
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS NIVEL CERO DEL ITP
Necesidades,
expectativas,
disposiciones y
demandas
MAN-01-2021-
ITP/SG
INVENTARIO DE PROCESOS
Cod_
Proceso 0 Cod_1 Proceso 1 Cod_2 Proceso 2 Cod_3 Proceso 3 Cod_4 Proceso 4
0
Elaboración de Cuadro de
PA02.01.01
Necesidades
Formulación y Aprobación de
PA02.01.02
Requerimientos Técnicos
Formulación, Aprobación y
PA02.01.03 Modificación del Plan Anual de
Contrataciones
Actos Preparatorios de
PA02.01.04
Procedimientos de Selección
Procedimientos de
PA02.01.05.01 Selección en el Marco
de la LCE
Contratación de Bienes, Compras por Acuerdo
PA02.01.05 PA02.01.05.02
Servicios y Obras Marco
Administra Gestión de Contrataciones
PA02.0
PA02 ción Adquisiciones y PA02.01.05.03 Menores o Iguales a
1
Logística Contrataciones 8UIT
Elaboración,
Suscripción y
PA02.01.06.01 Modificación de
Contratos en el Marco
de la LCE
Fiscalización Posterior
PA02.01.06.02 del Procedimiento de
PA02.01.06 Administración de Contratos
Selección
Atención de Adelantos
PA02.01.06.03 Directos y de
Materiales
Seguimiento a la
PA02.01.06.04 Ejecución Contractual
de Bienes y Servicios
MAN-01-2021-
ITP/SG
Cod_
0
PA02.01.06 Entrega de
.05.01 Terrenos
Atención de
PA02.01.06
Valorizaciones de
Seguimiento a la .05.02
Obra
Ejecución Contractual
de Obras PA02.01.06 Recepción de
.05.03 Obras
PA02.01.06 Liquidación de
PA02.01.06.05 .05.04 Obras
Atención de
PA02.01.06.06 Controversias en la
PA02.02.01 Ingreso de Bienes al Almacén
PA02.0 Administración
2 de Almacenes PA02.02.02 Salida de Bienes de Almacén
Inventario de Bienes en
PA02.02.03
Almacén
Ingreso de Bienes
PA02.03.01.01
Patrimoniales
Saneamiento de Bienes
PA02.03.01.02
Administración de Bienes Inmuebles
PA02.03.01
PA02.0 Gestión Patrimoniales Inventario de Bienes
PA02.03.01.03
3 Patrimonial Muebles
Baja de Bienes
PA02.03.01.04
Muebles
Administración de Seguros
PA02.03.02
Patrimoniales
MAN-01-2021-
ITP/SG
Cod_
0
Ejecución de Servicios
PA02.04.01.01 de Conservación de
Bienes Patrimoniales
Administración Conservación de Bienes
PA02.0 PA02.04.01 Supervisión de
de Servicios Patrimoniales
4 Servicios de
Generales PA02.04.01.02
Conservación de
PA02.04.02 Administración de Vehículos
MAN-01-2021-
PROCEDIMIENTOS ITP/SG
INDICADORES
IA-04: Nivel de atención de requerimientos de contratación
Nombre del Macro Proceso PA02: Administración Logística
Nombre del proceso PA02.01.05: Contratación de Bienes, Servicios y Obras
Nombre del Indicador IA-04: Nivel de atención de requerimientos de contratación
Cálculo de los requerimientos atendidos a tiempo versus el total de

Descripción del Indicador
requerimientos presentados
Controlar que la atención de requerimientos se atienda en los tiempos
Objetivo del Indicador
esperados
(Cantidad de requerimientos atendidos a tiempo/Cantidad total de
Forma de Cálculo
requerimientos) * 100
Unidad de Medida Porcentaje
Fuentes de Información Registros de contrataciones
Periodicidad de Medición Trimestral
Periodicidad de Análisis Trimestral
Responsable de Medición Jefe(a) Oficina de Administración
Responsable de Análisis Especialista en Contrataciones
Meta (Por asignar).
Línea Base (Por definir)
Nota: Podría diferenciarse el indicador por tipo de proceso.

MAN-01-
IA-05: Nivel de cumplimiento de despachos de almacén
Nombre del proceso PA02.02: Administración de Almacenes
Nombre del Indicador IA-05: Nivel de cumplimiento de despachos de almacén
Mide el nivel de cumplimiento de los despachos de almacén en función de los

que se atienden a tiempo
Objetivo del Indicador Controlar la atención de despachos de almacén
(Cantidad de solicitudes al almacén atendidas a tiempo/Cantidad total de

Forma de Cálculo
solicitudes) * 100
Fuentes de Información Registros de almacén
Periodicidad de Medición Trimestral
Periodicidad de Análisis Trimestral
Responsable de Análisis Especialista en Logística
Meta 100% de cumplimiento en el trimestre

MAN-01-
IA-06: Porcentaje de bienes conciliados conforme
Nombre del proceso PA02.03: Gestión Patrimonial
Nombre del Indicador IA-06: Porcentaje de bienes conciliados conforme
Descripción del Indicador Mide la eficacia en la conciliación de los bienes patrimoniales
Objetivo del Indicador Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial
Forma de Cálculo (Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes) *100
Fuentes de Información Registros de control patrimonial
Periodicidad de Medición Semestral
Periodicidad de Análisis Semestral
Responsable de Análisis Asistente/a de Control Patrimonial
Meta 100% de cumplimiento en el semestre

MAN-01-
IA-07: Nivel de cumplimiento del plan de mantenimiento de bienes patrimoniales
Nombre del proceso PA02.04: Administración de Servicios Generales
IA-07: Nivel de cumplimiento del plan de mantenimiento de bienes

Nombre del Indicador
patrimoniales
Mide el cumplimiento en la ejecución del plan de mantenimiento de los bienes
patrimoniales
Determinar la efectividad en la ejecución del plan de mantenimiento de bienes
Objetivo del Indicador
patrimoniales
(Nº de actividades del plan de mantenimiento ejecutadas / Nº total de
Forma de Cálculo
actividades del plan de mantenimiento) * 100
Fuentes de Información Registros de control patrimonial
Periodicidad de Medición Semestral
Periodicidad de Análisis Semestral
Responsable de Análisis Asistente/a de Control Patrimonial
Meta 100% de cumplimiento en el semestre

MAN-01-2021-
ITP/SG
DIAGRAMA DE BLOQUES DE PROCESOS NIVEL 0, 1 Y SU INTERRELACIÓN

MAN-01-2021-
ITP/SG
FICHAS DE PROCESOS, FICHAS DE PROCEDIMIENTOS Y MODELOS DESCRIPTIVOS DEL PROCESO
FPN0. PA02 - Administración Logística
FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0
NOMBRE DEL
Administración Logística CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
MACROPROCESO
CÓDIGO DEL
PA02 VERSIÓN 0
MACROPROCESO
Gestionar las contrataciones de bienes, servicios y obras,
asimismo gestionar los bienes patrimoniales, de almacén y la
administración de los vehículos, en el marco de la normativa
OBJETIVO RESPONSABLE Jefe(a) de la Oficina de Administración
vigente, para la atención oportuna de los requerimientos
solicitados por las Áreas Usuarias para el cumplimiento de los
objetivos establecidos en el ITP.
En el proceso de Gestión Logística contempla las actividades
 Oficina de Administración
BREVE DESCRIPCIÓN desarrolladas en la Gestión de Adquisiciones y
ALCANCE O ÁREAS  Oficina de Administración (Abastecimiento)
DEL MACRO Contrataciones, Administración de Almacenes, Gestión
PARTICIPANTES  Oficina de Administración (Control Patrimonial)
PROCESO Patrimonial, Gestión Patrimonial y en la Administración de
 Área Usuaria Servicios Generales.
 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificaciones
 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
 Decreto Supremo 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de Contrataciones del Estado.
BASE LEGAL /  Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225- Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias.
NORMATIVA
APLICABLE AL
 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General.
MACROPROCESO  Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
 Decreto Supremo N° 008-2021-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la Ley 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Decreto Supremo N° 005-2016-PRODUCE, que aprueba el ROF del ITP.
 Decreto Legislativo N°1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
MAN-01-2021-
ITP/SG
Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad y modificatorias.
PROVEEDORES ENTRADAS / INSUMOS SALIDAS USUARIOS
 Ministerio de Economía y  Planes Estratégicos de corto y mediano plazo (PEI-
Finanzas -MEF POI)  Cuadro de necesidades  Órganos del ITP
 Central de Compras  Estudios de mercado  MEF
 Presupuesto institucional
Públicas - PERÚ COMPRAS  Expediente de contratación aprobado  Entidades Cooperantes
 Normas vigentes para la gestión logística en una  Bienes, servicios y obras contratadas
 Superintendencia Nacional  Entidades públicas y
de Bienes Estatales (SBN)- entidad pública  Conservación de bienes patrimoniales privadas
MVCS  Lineamientos sobre contrataciones del Estado  Expediente de pago  CITE
 Órganos del ITP  Mecanismos y estrategias para la optimización de la  Registro de ingresos/salidas de bienes de almacén  Persona natural o jurídica
 Entidades cooperantes contratación pública  Registro de bienes patrimoniales  Perú compras
 Empresas públicas y  Ley General del Sistema Nacional de Bienes  Reporte de movimiento de bienes patrimoniales  Oficina de Administración
privadas  Informe de control patrimonial (Contabilidad)
Estatales
 Persona Natural o jurídica  Necesidades y requerimientos de contrataciones  Procesos estratégicos y de
 Requerimientos de bienes, servicios u obras.
 Procesos estratégicos y de atendidas apoyo del ITP
apoyo del ITP  Mecanismos y estrategias de contratación pública
Gestión de Adquisiciones y Contrataciones PA02.01

Administración de Almacenes CÓDIGO DEL PA02.02
PROCESOS NIVEL 1
Gestión Patrimonial PROCESO NIVEL 1 PA02.03
Administración de Servicios Generales PA02.04
MAN-01-2021-
ITP/SG
FPN1. PA02.01 – Gestión de Adquisiciones y Contrataciones
NOMBRE DEL
Gestión de Adquisiciones y Contrataciones CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PA02.01 VERSIÓN 0
PROCESO
Planificar, ejecutar y controlar la adquisición de los bienes,
servicios y obras requeridas por las áreas usuarias, de
OBJETIVO acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y normativa RESPONSABLE Jefe(a) de la Oficina de Administración
interna, para el cumplimiento de las metas y objetivos de la
entidad.
MACROPROCESO CÓDIGO DEL
Administración Logística PA02
NIVEL 0 MACROPROCESO
El proceso de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones

contempla las actividades referentes a la Elaboración de
Cuadro de Necesidades, Formulación y Aprobación de
ALCANCE O ÁREAS  Oficina de Administración (Abastecimiento) BREVE DESCRIPCIÓN Requerimientos Técnicos, Formulación, Aprobación y
PARTICIPANTES  Área Usuaria DEL PROCESO Modificación del Plan Anual de Contrataciones, Actos
Preparatorios de Procedimientos de Selección, Contratación
de Bienes, Servicios y Obras y a la Administración de
Contratos.
 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
BASE LEGAL /  Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias.
NORMATIVA
APLICABLE AL  Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
PROCESO  Resolución N° 224-2017-OSCE/PRE-Guía N° 5 ¿Cómo se formula el requerimiento?
 Directiva Nº 002-2019-OSCE/CD-Plan Anual de Contrataciones.
MAN-01-2021-
ITP/SG

 Ministerio de Economía y  Normas vigentes para la gestión logística en una  Expediente de contratación  Oficina de Administración
Finanzas -MEF entidad pública  Bienes, servicios y obras contratadas (Almacén)
 Central de Compras  Mecanismos y estrategias para la optimización de la  Expediente de pago  Áreas Usuarias del ITP
Públicas - PERÚ COMPRAS contratación pública  Oficina de Administración
 Áreas Usuarias del ITP  Requerimientos de bienes, servicios u obras (Contabilidad)
 OPPM  Certificado de Crédito
Presupuestario
Elaboración de Cuadro de Necesidades PA02.01.01

Formulación y Aprobación de Requerimientos Técnicos PA02.01.02
Formulación, Aprobación y Modificación del Plan Anual de Contrataciones CÓDIGO DEL PA02.01.03
PROCESOS NIVEL 2
Actos Preparatorios de Procedimientos de Selección PROCESO NIVEL 2 PA02.01.04
Contratación de Bienes, Servicios y Obras PA02.01.05
Administración de Contratos PA02.01.06
MAN-01-
Elaboración de Cuadro de Necesidades.
Determinar las necesidades de bienes, servicios y obras, que se requieran para asegurar la continuidad de
las operaciones de la Entidad.
Desde la solicitud de la elaboración de cuadro de necesidades, hasta el registro de los requerimientos en

el SIGA-módulo programación.
4.1 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de
Estado y modificatorias.
4.3 Directiva Nº 002-2019-OSCE/CD-Plan anual de Contrataciones.
5.1 Bienes. - Son objetos que requiere el ITP para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de
sus metas.
5.2 Servicio. - Actividad o labor que requiere el ITP para el desarrollo de sus actividades y el
cumplimiento de sus metas.
5.3 Obra. - Construcción, reconstrucción, remodelación, mejoramiento, demolición, renovación,
5.4 Cuadro de necesidades. - Es un documento de gestión indispensable para la programación de las
necesidades que se requieren en el ITP para la realización de las actividades que darán
cumplimiento al logro de los objetivos establecidos en sus respectivos POI- Plan Operativo
Institucional, siendo sustento principal para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones.
5.5 Valor estimado. - Es el valor de los procesos consignados en el PAC. Este valor es producto de
una indagación de mercado.
5.6 Código SIGA de bien, servicio y obra. - Es la codificación asignada a cada bien, servicio u obra
particular que permite identificarlos dentro del Catálogo de Bienes, Servicios y Obras en caso de
que estos ya se encuentren registrados.
MAN-01-
6.1 Jefe(a) de Oficina de Administración/Coordinador(a) de Abastecimiento

o Velar por el cumplimiento del procedimiento.
6.2 Especialista en Programación

o Realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades de la elaboración del cuadro de
necesidades.
6.3 Jefe(a) de Área Usuaria/Directores/as

o Revisar y aprobar cuadro de necesidades del Área de la cual es responsable.
6.4 Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización (OPPM)

o Revisar el nivel de importes del cuadro de necesidades en comparación al presupuesto
asignado para el periodo y que las actividades estén alineadas con el POI.
o Realizar la distribución de los recursos asignados de acuerdo a cada meta presupuestal en
el SIAF.
6.5 Responsable del llenado del cuadro de necesidades

o Identificar, consolidar y registrar los datos de las necesidades de bienes, servicios y/u obras
remitidas por cada Área usuaria, en el SIGA.
Documento
N° Actividad Responsable
Generado
INICIO Especialista en Memorando de

Programación/ solicitud de cuadro
Remitir un memorando circular a los usuarios, solicitando el Coordinador(a) de de necesidades
llenado del cuadro de necesidades, a inicios del tercer Abastecimiento
1
cuatrimestre.
NOTA: El especialista remite informe a OA-Abastecimiento.
Requerimiento anualizado menores o iguales y mayores a 8
UIT.
Solicitar al Área usuaria que indique los datos del responsable Especialista en
del llenado del cuadro de necesidades, a través de un Programación/
2 memorando circular. Coordinador(a) de
NOTA: Nombres completos, DNI, correo electrónico y número Abastecimiento
de celular.
Enviar datos de la persona asignada como responsable del Jefe(a) de Área Ficha de datos del
llenado del cuadro de necesidades, a través de un Usuaria/Directores(as) responsable del
3
memorando. llenado del cuadro
de necesidades
Identificar las necesidades de bienes, servicios y obras que Jefe(a) de Área

4
requieran para el desarrollo de sus actividades. Usuaria/directores(as)
MAN-01-
Documento
Generado
NOTA: Indicar valor estimado de bienes, servicios y obras que Responsable del llenado del
sirve como una referencia para el estudio de mercado. cuadro de necesidades
Revisar y consolidar necesidades que han sido identificadas Jefe(a) de Área

en cada oficina. Usuaria/Directores(as)
5 Responsable del llenado del
NOTA: Como base se considera los techos presupuestales cuadro de necesidades
remitidos por OPPM
Registrar datos de la información de las necesidades Responsable del llenado del

identificadas por cada oficina en el SIGA-Módulo cuadro de necesidades
Programación.
6
¿Ítem existe en el SIGA?
SI: Ir a la actividad 10.
NO: Ir a la actividad 7.
Jefe(a) de Área Formato de

Enviar solicitud de creación de código SIGA a especialista en Usuaria/Directores requerimiento de
7
programación. Responsable del llenado del creación de
cuadro de necesidades ítem/MEF
Solicitar atención a los sectoristas del MEF a través de un Especialista en

8
correo electrónico, para su registro en el SIGA. Programación
Ingresar el código del bien, servicio u obra en el SIGA. Ir a la Especialista en Registro de bien o
9
actividad 6. Programación servicio en SIGA
Revisar y aprobar cuadro de necesidades en el SIGA-Módulo Jefe(a) de Área Usuaria/ Cuadro de

Programación. Directores(as) necesidades
10
NOTA: Luego de la revisión realizada se puede incluir o
excluir ítems en el cuadro de necesidades.
Enviar el cuadro de necesidades de cada unidad orgánica a Jefe(a) de Área

OA-Abastecimiento, a través de un memorando por Usuaria/Directores(as)
SITRADOC. Responsable del llenado del
11
NOTA: Se envía reportes de, consolidado de bienes, cuadro de necesidades
consolidado de servicios y consolidado de bienes y servicios,
a nivel de importes.
Recibir el cuadro de necesidades y revisar. Especialista en

Programación
NOTA: Llenado correcto del cuadro de necesidades, dando Coordinador(a) de
12
prioridad a los gastos fijos, en caso haya una observación Abastecimiento
realizan la coordinación con el Área usuaria para el ajuste
correspondiente.
Especialista en
Enviar cuadro de necesidades consolidado a OPPM, a través Programación
13
de un memorando. Coordinador(a) de
Abastecimiento
MAN-01-
Documento
Generado
Revisar el nivel de importes del cuadro de necesidades en Registro de

comparación al presupuesto asignado para el periodo. OPPM necesidades en el
¿El presupuesto es suficiente? SIGA
14 SI: Ir a la actividad 19.
NOTA: Revisión de actividades que estén alineados al POI.
Especialista en
15 Solicitar la demanda adicional al Área usuaria.
Programación
Jefe(a) de Área Usuaria/

16 Enviar demanda adicional, a través de un memorando.
Directores
Solicitar la aprobación de la demanda adicional al MEF, a OPPM Oficio

17
través de un oficio.
Recibir oficio de respuesta del MEF, respecto a la aprobación OPPM Oficio

de la demanda adicional.
18 ¿Se aprueba demanda adicional?
Jefe(a) de Área Usuaria/

Realizar ajuste en el SIGA de acuerdo al presupuesto Directores(as)/Responsable
19
aprobado por el MEF. del llenado del cuadro de
necesidades
Realizar la distribución de los recursos asignados de acuerdo OPPM

20
a cada meta presupuestal en el SIAF.
Enviar memorando circular a las Áreas usuarias dando a OPPM

21
conocer el presupuesto asignado para el año fiscal.
Realizar el consolidado del cuadro de necesidades de Especialista en

22 acuerdo al presupuesto aprobado y generar reporte para el Programación
POI y PAC. FIN.
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
N° SECCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
Formulación y aprobación de requerimientos técnicos.
Asegurar que los requerimientos técnicos tengan información objetiva y precisa y permita la contratación
de bienes y servicios en condiciones de igualdad.
Desde la identificación de las características técnicas del bien y servicio requerido hasta la entrega de los
documentos formales a la OA para el inicio del proceso de contratación.
4.1 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225, Ley de
4.3 Resolución N° 224-2017-OSCE/PRE-Guía N° 5 ¿Cómo se formula el requerimiento?.
5.1 Bienes. - Son objetos que requiere el ITP para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de
sus funciones y fines.
cumplimiento de sus funciones y fines.
MAN-01-
5.3 Especificaciones técnicas. - Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales
5.4 Términos de Referencia. - Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se
ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el
caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la
ofertas.
6.1 Jefe(a) de Oficina/Director/a

o Revisar y aprobar el requerimiento técnico y pedido de compra/servicio SIGA.
6.2 Responsable de elaboración de requerimientos técnicos

o Elaborar los requerimientos técnicos en los formatos definidos para las Especificaciones
técnicas-EETT y Términos de referencia-TdR.
o Generar el pedido SIGA.
o Gestionar la creación del código SIGA del bien o servicio.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO Responsable de
Identificar características técnicas de bien o servicio a requerir y elaboración de
1
registrar en el formato. requerimientos
técnicos
Completar información en los formatos de EETT, TDR. Responsable de

elaboración de
2
requerimientos
técnicos
Revisar si cuenta con disponibilidad presupuestal. Responsable de

¿Cuenta con disponibilidad presupuestal? elaboración de
3
SI: Ir a la actividad 6. requerimientos
NO: Ir a la actividad 4. técnicos
Jefe(a) de
4 Solicitar una modificación presupuestaria en el formato.
Oficina/Director(a)
Ejecutar modificación presupuestaria. Ejecutar el sub proceso OPPM

5
“Modificación al Presupuesto”.
Revisar si el bien o servicio está registrado en el SIGA. Responsable de

¿Existe bien o servicio en el SIGA? elaboración de
6
SI: Ir a la actividad 10. requerimientos
NO: Ir a la actividad 7. técnicos
Responsable de Formato de
7 Enviar solicitud de creación de código SIGA a Especialista de elaboración de requerimiento de
Programación. requerimientos creación de ítem/MEF
técnicos
Solicitar atención a sectoristas del MEF a través de un correo Especialista en

8
electrónico, para su registro en el SIGA. Programación
Especialista en Registro de bien o

9 Ingresar el código de bien o servicio al SIGA.
Programación servicio en el SIGA
Responsable de Pedido de compra

elaboración de Pedido de servicio
10 Generar pedido SIGA (compra o servicio).
requerimientos
técnicos
Responsable de
elaboración de
11 Gestionar la aprobación del Jefe de Oficina/Director.
requerimientos
técnicos
Jefe(a) de Pedido SIGA,

Aprobar pedido SIGA, EETT, TdR y remitir a la OA para su Oficina/Director(a) Especificaciones
12
atención. FIN. Técnicas/Términos de
Referencia
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
 Anexo 1: Formato Especificaciones técnicas
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES
1. DENOMINACIÓN:
2. AREA USUARIA:
3. FINALIDAD PÚBLICA:
4. ACTIVIDAD DEL POI:
5. DESCRIPCIÓN DE(L) (LOS) BIEN(ES):
ITEM CANTIDAD U/M DESCRIPCIÓN

1 Características 1
Técnicas 2
3
Accesorios que 1
deben incluir el bien 2
3
Condiciones de 1
operación 2
3
Embalaje y/o 1
Rotulado 2
3
2
5.1. Detalle de las características y/o condiciones de el/los bienes/es:

(Indicar las características técnicas, accesorios, condiciones de operación, embalaje, rotulado o etiquetado, normas
técnicas, impacto ambiental, transporte y seguros, visita técnica, muestras, acondicionamiento. montaje o instalación,
pruebas de puesta en funcionamiento. pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes, u otra que considere
necesario).
- Garantía Comercial de el/los bien/es: ( ) Meses contados a partir de la recepción formal del/os bien/es por parte
del Almacén Central del ITP.
6. PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACIÓN PRINCIPAL:
6.1 Mantenimiento preventivo:

6.2 Soporte Técnico:
6.3 Capacitación y/o entrenamiento:
7. REQUISITOS DEL PROVEEDOR:
7.1 Del proveedor:

7.2 Del personal:
8. PLAZO DE ENTREGA:
( ) Días calendarios desde el día siguiente de notificada la Orden de Compra.

MAN-01-
9. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
9.1 Entregables:
9.2 Forma, plazo y lugar de presentación de los entregables:
10. LUGAR DE ENTREGA:
Consignar dirección del almacén central del ITP o lugar donde se realizará la entrega de (l) (los) bien(es).
11. FORMA DE PAGO:
Previa recepción del bien e informe del cumplimiento de las especificaciones técnicas.
Consignar número de armadas.
12. ADELANTOS:
13. PENALIDADES APLICABLES:
14.1 Penalidad por mora:

14.2 Otras penalidades:
14. CONFIDENCIALIDAD:
15. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS:
16. CONFORMIDAD:
17. ANEXOS:
Sello y firma
Nombres y Apellidos
Responsable del área usuaria que
autoriza la contratación
MAN-01-
 Anexo 2: Formato Términos de referencia
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS EN GENERAL
1. DENOMINACIÓN:
2. AREA USUARIA:
5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

1
2
3
5.1 Detalle de las características y/o condiciones de servicio:

(Indicar las actividades, acciones o tareas, procedimiento, plan de trabajo, condiciones de ejecución, normas técnicas,
impacto ambiental, seguros, visita técnica, acondicionamiento. montaje o instalación, u otra que considere necesario).
6.1 Garantía del servicio:

6.2 Mantenimiento preventivo:
6.3 Soporte técnico:
7. PLAN DE TRABAJO:
8.1 Del proveedor:

8.2 Del personal:
9. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO:
( ) Días calendarios desde el día siguiente de notificada la Orden de Servicio.
10. ENTREGABLES:
10.1 Entregables:
11. LUGAR DE PRESTACIÓN DE SERVICIO:
12. FORMA DE PAGO:

Previa prestación del servicio y conformidad del servicio por el área usuaria.
13. ADELANTOS:

MAN-01-

17. CONFORMIDAD DE SERVICIO:
18. ANEXOS:
Sello y firma
Nombres y Apellidos

MAN-01-
 Anexo 3: Formato Términos de referencia
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA EN GENERAL
1. DENOMINACIÓN:
2. AREA USUARIA:
5. ALCANCES Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIOS DE CONSULTORÍA:

1
2
3
5.2 Detalle de las características y/o condiciones del servicio de consultoría:

(Indicar el conjunto de actividades, acciones o tareas precisas, definiendo su secuencia y articulación, que llevará a cabo
el consultor mediante la utilización de recursos humanos -personas que intervienen en la prestación del servicio de
consultoría- distinguiendo entre las actividades de campo y los que comprenden el trabajo de gabinete o de oficina).

7. PLAN DE TRABAJO:

8.1 Del proveedor:
8.2 Del personal:
9. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO DE CONSULTORÍA:

( ) Días calendarios desde el día siguiente de notificada la Orden de Servicio.
10. ENTREGABLES:
10.3 Entregables:
11. LUGAR DE PRESTACIÓN DE SERVICIO:
12. FORMA DE PAGO:

Previa prestación del servicio y conformidad del servicio por el área usuaria.
13. ADELANTOS:

MAN-01-
17. CONFORMIDAD DE SERVICIO:

18. ANEXOS:
Sello y firma
Nombres y Apellidos
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
Formulación, Aprobación y Modificación del Plan de Anual de Contrataciones.
Determinar las acciones para la formulación, aprobación y/o modificación del Plan Anual de Contrataciones,
según las necesidades de bienes, servicios y obras requeridos por las Áreas usuarias del ITP, orientados
al cumplimiento de las metas y objetivos contenidos en su Plan Operativo Institucional.
Desde la verificación del registro de los requerimientos en el SIGA realizado por el Área Usuaria, hasta la
emisión de la resolución de aprobación o modificación del Plan Anual de Contrataciones.
4.1 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225,Ley de

4.2 Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225- Ley de Contrataciones del
4.3 Directiva N° 002-2019-OSCE/CD Plan Anual de Contrataciones.
5.1 Cuadro de necesidades. - Es un documento de gestión indispensable para la programación de

las necesidades que se requieren en ITP para la realización de las actividades que darán
cumplimiento al logro de los objetivos establecidos en sus respectivos POI.
5.2 Valor estimado/referencial. - El ITP debe establecer el valor estimado de las contrataciones de
bienes y servicios y el valor referencial en el caso de ejecución y consultoría de obras, con el fin de
establecer la aplicación de la presente norma y el tipo de procedimiento de selección, en los casos
que corresponda, así como gestionar la asignación de recursos presupuestales necesarios, siendo
de su exclusiva responsabilidad dicha determinación, así como su actualización.
5.3 Plan Anual de Contrataciones. - Constituye un instrumento de gestión para planificar, ejecutar y
evaluar las contrataciones, el cual se articula con el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto
Institucional de ITP.
6.1 Director(a) Ejecutivo/a o a quién éste delegue

o Aprobar el Plan Anual de Contrataciones, así como sus modificatorias, y supervisar
periódicamente su ejecución, en el marco de lo establecido en las disposiciones del
Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado-OSCE.
6.2 Jefe(a) de la Oficina de Asesoría Jurídica

MAN-01-
o Proporcionar opinión legal respecto a la aprobación o modificación del PAC, mediante un

informe y elevar a Secretaría General.
6.3 Coordinador(a) de Abastecimiento

o Realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades del procedimiento.

o Consolidar información y emitir propuesta de PAC.
o Publicar PAC aprobado/modificado en el portal SEACE.
6.5 Especialista de Proyectos/OTI

o Publicar PAC aprobado/modificado en la web institucional.
6.6 Jefe(a) de Oficina/Director/a

o Dar conformidad a los requerimientos para su inclusión o exclusión del PAC.
MAN-01-
N° Actividad Responsable Documento Generado
INICIO
El procedimiento presenta inicios múltiples
CASO1: Formulación y aprobación del PAC. Ir a la
actividad 1.
CASO2: Modificación del PAC.
Caso 2.1. A solicitud del Área Usuaria. Ir a la
actividad 14.
Caso 2.2. Cuando se presenta la necesidad de
modificar el PAC. Ir a la actividad 14.
Caso 1: Formulación y Aprobación del PAC. Especialista en

Revisar que las Áreas usuarias hayan registrado sus Programación
1
requerimientos en el SIGA-Módulo programación los
requerimientos en la opción cuadro de necesidades.
Emitir reporte mensualizado por cada Oficina, donde se Especialista en Reporte mensualizado por
2 visualiza los valores estimados/referenciales. Programación unidad orgánica con valores
estimados/referenciales
Ingresar al SIGA, visualizar requerimientos y solicitar la Especialista en

3
confirmación del Área Usuaria Programación
Jefe(a) de Oficina/
4 Aprobar requerimientos y dar respuesta a la OA.
Directores(as)
Especialista en
5 Consolidar información.
Programación
Coordinar con OPPM la disponibilidad presupuestal. Especialista en

¿Hay disponibilidad presupuestal? Programación
6
Coordinar con el Área Usuaria para ajustar el presupuesto Especialista en

7
de acuerdo con el marco presupuestal. Programación
Ajustar propuesta de PAC de acuerdo con el marco Especialista en

8
presupuestal. Programación
Consolidar información y emitir propuesta de PAC. Especialista en Propuesta de PAC

9
Programación
Gestionar las aprobaciones correspondientes de acuerdo Especialista en

con los niveles de aprobación. Programación
10 NOTA:
Coordinación de Abastecimiento/Oficina de
Administración/Secretaría General-Asesoría Jurídica
Aprobar PAC mediante una resolución. Director(a) Resolución de aprobación

11 Ejecutivo(a) de PAC
MAN-01-
N° Actividad Responsable Documento Generado
NOTA: Director Ejecutivo o a quién éste delegue.
Recibir PAC aprobado/modificado, publicar en el portal Especialista en Publicación de PAC en el

12
SEACE. Programación portal SEACE
Publicar PAC aprobado/modificado en la web institucional. Especialista de Publicación de PAC en la

13
FIN. Proyectos/OTI web institucional
CASO 2: MODIFICACIÓN DEL PAC (INCLUSIÓN O Jefe(a) de Oficina/

EXCLUSIÓN). Directores(as)
Caso 2.1. A solicitud del Área Usuaria
14
Solicitar a OA, la inclusión o exclusión sustentada de
requerimientos en el PAC.
Caso 2.2. Cuando se presenta la necesidad de modificar Especialista en

el PAC Programación
15
Consolidar los requerimientos que se requieren incluir o
excluir del PAC.
Remitir informe a la Oficina de Asesoría Jurídica. Coordinador(a) de

Abastecimiento/
16
Jefe(a) de la Oficina
de Administración
Elaborar informe y elevar a Secretaría General. Jefe(a) de la Oficina

17 de Asesoría
Jurídica/Abogado(a)
Aprobar la inclusión o exclusión de requerimientos del PAC, Secretaría General Resolución de modificación
18
mediante una resolución. Ir a la actividad 12. del PAC
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica.
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
Actos Preparatorios de Procedimientos de Selección
Asegurar la ejecución de las acciones necesarias para la convocatoria de los procedimientos de

selección.
Desde la recepción de los requerimientos técnicos del Área Usuaria para la contratación de bienes,
servicios y obras hasta la aprobación del expediente de contratación según lo establecido en la
Ley de Contrataciones del Estado.
4.1 Ley N° 31227, Ley que transfiere a la Contraloría General de la Republica la Competencia
para Recibir y Ejercer el control, Fiscalización y Sanción respecto a la Declaración Jurada
de Intereses de Autoridades, Servidores y Candidatos a Cargos Públicos.
4.2 Decreto Supremo N.° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de
4.3 Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225- Ley de Contrataciones
del Estado y modificatorias.
4.4 Directiva N° 002-2019-OSCE/CD Plan Anual de Contrataciones.
5.1 Plan Anual de Contrataciones (PAC). - Instrumento de gestión que prevé las
contrataciones de bienes, servicios y obras cubiertas con el Presupuesto Institucional de
Apertura, con independencia que se sujeten al ámbito de aplicación de la Ley de
Contrataciones del Estado o no, y de la fuente de financiamiento.
5.2 Especificaciones Técnicas (EETT). - Descripción de las características técnicas y/o
requisitos funcionales del bien a ser adquirido. Incluye las cantidades, calidades y las
condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones.
5.3 Términos de Referencia (TDR). - Descripción de las características técnicas y las
condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en
general y consultoría de obra. En el caso de consultoría, la descripción además incluye los
objetivos, las metas o resultados y la extensión del trabajo que se encomienda (actividades),
así como si el ITP debe suministrar información básica, con el objeto de facilitar a los
proveedores de consultoría la preparación de sus ofertas.
MAN-01-
5.4 Expediente Técnico. - Es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o económico

que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de
obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de presupuesto, análisis de precios, calendario
de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de
suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.
5.5 Requerimientos técnicos. - Se refiere a las EETT, TdR, Expediente Técnico.
5.6 Valor estimado/referencial. - La ITP debe establecer el valor estimado de las
contrataciones de bienes y servicios y el valor referencial en el caso de ejecución y
consultoría de obras, con el fin de establecer la aplicación de la presente norma y el tipo de
procedimiento de selección, en los casos que corresponda, así como gestionar la asignación
de recursos presupuestales necesarios, siendo de su exclusiva responsabilidad dicha
determinación, así como su actualización.
5.7 Expediente de contratación. - Conjunto de documentos en el que aparecen todas las
actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o
contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las
características técnicas, valor referencial, valor estimado, disponibilidad presupuestal y su
fuente de financiamiento.
5.8 Órgano Encargado de las Contrataciones- OEC. - Es el órgano o unidad orgánica que
realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento de ITP, incluida la gestión
administrativa de los contratos.
5.9 Comité de Selección. - Son órganos colegiados encargados de seleccionar al proveedor
que brinde los bienes, servicios u obras requeridos por el área usuaria a través de
determinada contratación. El reglamento establece su composición, funciones,
responsabilidades, entre otros.
5.10 Bases. - Las Bases están constituidas por un conjunto de disposiciones elaboradas por el
ITP, que tienen como objetivo dar a conocer las reglas que orientarán el procedimiento de
selección; desde el inicio del trámite, pasando por sus diferentes etapas, las formalidades
requeridas para cada una de ellas, así como el establecimiento de las principales
obligaciones contractuales que se originarán con el proveedor seleccionado.
5.11 SIGA. - Sistema Integrado de Gestión Administrativa.
5.12 DJI: Declaración Jurada de Intereses
6.1 Jefe(a) de Oficina de Administración

o Designar y reconformar (remoción) a los comités de selección a cargo de los
procedimientos de selección, así como modificar su composición.
o Aprobar los expedientes de contratación y las bases administrativas de los
procedimientos de selección, con excepción de los que han sido delegados en el/la
Secretaria/a de la Secretaría General.
MAN-01-
6.2 Secretario(a) General

o Recibir, revisar y emitir resolución de aprobación de bases.
o Revisar y suscribir informes resultados de los Actos Preparatorios de Procedimientos
de Selección.
6.4 Jefe(a) de Oficina de Asesoría Jurídica
o Proporcionar opinión legal y proyectar resolución de expediente de contratación y
remitir a la Oficina de Administración, Secretaría General o Dirección Ejecutiva a
través de un informe, en el caso de las contrataciones directas.
6.5 Especialista en Contrataciones
o Verificar que los requerimientos técnicos cumplan con las condiciones generales.
o Realizar indagación de mercado para determinar el valor referencial o estimado y
presentar informe de indagación de mercado.
o Verificar la disponibilidad presupuestal.
o Realizar seguimiento a los procedimientos de selección asignados.
6.6 Comité de Selección
o Elaborar Bases de acuerdo con el método de contratación.
o Conducir el procedimiento de selección desde la convocatoria hasta el
consentimiento de la Buena Pro.
6.7 Área Usuarias
o Proponer a los miembros de comité de selección y verificar que cumplan con la
Presentación de inicio o actualización de la DJI acorde a la normatividad vigente.
Documento
Generado
INICIO Jefe(a) de Oficina de

Apertura del expediente de contratación Administración/Coordinador(a) de
1 Recibir documentos del Área Usuaria y derivar al Abastecimiento
Coordinador de Abastecimiento y éste al Responsable de
procedimientos
Verificar si se encuentra en el PAC. Coordinador(a) de

¿Requerimiento se encuentra en el PAC? Abastecimiento
SI: Ir a la actividad 3. Procedimientos de Selección
2
NO: Ejecutar subproceso "Formulación, aprobación y
modificación del Plan Anual de Contrataciones”
(PAC)".
Asignar requerimientos a especialista según carga de Responsable de Procedimientos Hoja de ruta

trabajo, a través del SITRADOC. de Selección (desde la
3
recepción hasta-
consentimiento)
MAN-01-
Documento
Generado
Revisar contenido de los requerimientos técnicos, que la Especialista en Contrataciones

información sea clara y precisa.
4 ¿Es conforme?
Comunicar las observaciones al Área Usuaria para la Especialista en Contrataciones

5
subsanación de éstas.
Subsanar observaciones y comunicar al Especialista de Área Usuaria

6
Contrataciones. Ir a la actividad 4.
Indagación de mercado Especialista en Contrataciones

Iniciar indagación de mercado, a través de la búsqueda de
7
potenciales proveedores en internet, portal de SEACE,
datos históricos y otros medios.
Enviar invitación a los potenciales proveedores a través Especialista en Contrataciones Invitación a

8 de correo electrónico y otros medios. potencial
proveedor
Recibir y revisar las cotizaciones y otros documentos Especialista en Contrataciones

9 enviados por el potencial proveedor en coordinación con
las Áreas Usuaria/ Áreas Técnicas de corresponder.
Elaborar informe y cuadro comparativo donde se indica el Especialista en Contrataciones Informe de

10 valor estimado o valor referencial. indagación de
mercado
Revisar el informe de indagación de mercado y derivar al Responsable de Procedimientos

11
Coordinador de Abastecimiento. de Selección
Revisar y aprobar el informe de indagación de mercado y Coordinador(a) de

12
derivar al Jefe de la Oficina de Administración. Abastecimiento
Recibir y revisar informe de indagación de mercado como Jefe(a) de Oficina de

Órgano encargado de Contrataciones y derivar a OPPM Administración
para solicitar la aprobación de la Certificación de Crédito
13 Presupuestario o previsión presupuestaria de ser el caso.
NOTA:
En el informe se recomienda solicitar la Certificación del
Crédito Presupuestario.
Aprobar la solicitud de la Certificación del Crédito OPPM Certificación de

Presupuestario. Crédito
Ejecutar subproceso "Certificación del Crédito Presupuestario
14 Presupuestario".
¿Requiere designación de comité de selección?
15 Conformación del Comité de Selección y aprobación Especialista en Contrataciones

MAN-01-
Documento
Generado
del expediente
Solicitar al Área Usuaria y al Órgano Encargado de las
Contrataciones-OEC, la propuesta del personal para la
conformación del comité de selección y que verifiquen
previamente que los designados hayan presentado la
Declaración Jurada de Intereses - DJI acorde a la
normatividad vigente.
Proponer a los miembros de comité de selección y Área Usuaria Comunicación de

16 verificar que cumplan con la Presentación de inicio o Coordinador de Abastecimiento miembros de
actualización de la DJI acorde a la normatividad vigente. comité
-Elaborar formatos de aprobación de expediente de Responsable de Procedimientos Formato para

contratación de Selección/ Especialista en aprobación del
- Verificar la presentación de los miembros de comité Contrataciones expediente de
especial designados y elaborar el Formato de designación contratación
17
del comité. Formato para
- Derivar a Coordinador de Abastecimiento. aprobación de la
designación del
comité
Revisar, firmar formatos y solicitar la aprobación del Coordinador(a) de

expediente de contratación y designación de Comité. Abastecimiento
18 Tipo de procedimiento de selección:

Contrataciones directas: Ir a la actividad 18.
Otros procedimientos de selección: Ir a la actividad
20.
Remitir expediente de contratación y designación del Jefe(a) de Oficina de

19
comité de selección a la Oficina de Asesoría Jurídica. Administración
Revisar el expediente de contratación y proyectar Jefe(a) de Oficina de Asesoría

20
resolución de aprobación de expediente de contratación. Jurídica
Revisar, aprobar el expediente de contratación y Jefe(a) de Oficina de

designación del comité de selección según corresponde y Administración/ Expediente de
remitir al Comité de Selección con copia a OA- Secretario(a) General/ contratación
Abastecimiento. Director(a) Ejecutivo(a) aprobado
NOTA:
21
Los responsables de aprobación en ITP son la Dirección
Ejecutiva, Secretaría General o la Oficina de
Administración según lo establecido en la Ley de
Contrataciones del Estado de acuerdo al método de
contratación.
Recibir y revisar el expediente de contratación del proceso Comité de Selección/

de selección. OEC
22 NOTA:
-Expediente de contratación aprobado (TdR, EETT,
estudio de mercado, formatos aprobados, entre otros).
MAN-01-
Documento
Generado
Elaborar acta de instalación del comité y acuerdo de Comité de Selección/ Acta de

elaboración de Bases, y agregarlos al expediente. OEC instalación del
comité
23 NOTA: Los documentos del procedimiento de selección
son las Bases, solicitudes de expresión de interés para
Selección de Consultores Individuales, solicitudes de
cotización para Comparación de Precios.
Elaboración y aprobación de bases Comité de Selección/

Elaborar proyecto de Bases y Acta de elaboración de OEC
24
Bases.
Elaborar y visar Bases de acuerdo con el procedimiento

de selección y remitir al órgano encargado de la
aprobación.
Tipo de procedimiento de selección:

Comité de Selección
25  Contrataciones directas: Ir a la actividad 25.
OEC/
 Otros procedimientos de selección: Ir a la
actividad 29.
NOTA: Documentos del procedimiento de selección

Visados por la OEC o el Comité de Selección.
Remitir a la Oficina de Asesoría Jurídica. Comité de Selección

26
OEC/
Revisar el proyecto de bases para opinión legal. Jefe(a) de Oficina de Asesoría

27
Jurídica
Proyectar la resolución de aprobación de bases y remitir Jefe(a) de Oficina de Asesoría

28
al órgano competente para su aprobación. Jurídica
Recibir, revisar y emitir resolución de aprobación de Resolución de

bases. Ir a la actividad 30. Secretario(a) General/ aprobación de
29
Director(a) Ejecutivo(a) bases
Recibir, revisar y aprobar las bases según procedimiento Jefe(a) de Oficina de Formatos para
de selección. Administración/ aprobación de
30
Secretario(a) General/ bases
Director(a) Ejecutivo(a)
Remitir bases aprobadas al comité de selección con copia Jefe(a) de Oficina de

a OA-Abastecimiento. FIN. Administración/
31
Secretario(a) General/
Director(a) Ejecutivo(a)
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No Aplica.
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-2021-
ITP/SG

NOMBRE DEL
Contratación de Bienes, Servicios y Obras CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PA02.01.05 VERSIÓN 0
PROCESO
Efectuar la contratación de bienes, servicios y obras
requeridos por las áreas usuarias, mediante las diferentes
modalidades de selección que sea conveniente en el marco
de la Ley de Contrataciones del Estado y normativa interna.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO
Administración Logística MACROPROCESO PA02
NIVEL 0
NIVEL 0
CÓDIGO PROCESO
PROCESO NIVEL 1 Gestión de Adquisiciones y Contrataciones PA02.01
NIVEL 1
El proceso de Contratación de Bienes, Servicios y Obras

comprende las actividades de los Procedimientos de
ALCANCE O ÁREAS  Oficina de Administración (Abastecimiento) BREVE DESCRIPCIÓN Selección en el Marco de la LCE, Compras por Acuerdo
PARTICIPANTES  Áreas Usuarias del ITP DEL PROCESO Marco y la Contrataciones Menores o Iguales a 8UITde
acuerdo a los requerimientos técnicos emitidos por el área
usuaria.
 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de Contrataciones del Estado.
BASE LEGAL /  Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225- Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias.
NORMATIVA
APLICABLE AL  Decreto Legislativo N° 1018, que crea la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS.
PROCESO  Directiva N° 013-2016-PERÚ COMPRAS. Directiva de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.
 Directiva N° 007-2017-OSCE/CD. Disposiciones aplicables a los Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco.
PROVEEDOR ENTRADAS E INSUMOS SALIDAS USUARIOS
 Ministerio de Economía y  Normas vigentes para la gestión logística en  Expediente de contratación  Oficina de Administración
Finanzas una entidad pública  Bien adquirido (Abastecimiento)
MAN-01-2021-
ITP/SG
PROVEEDOR ENTRADAS E INSUMOS SALIDAS USUARIOS

 Central de Compras  Mecanismos y estrategias para la  Servicio contratado  Oficina de Administración
Públicas - PERÚ COMPRAS optimización de la contratación pública  Expediente de pago (Almacén)
 Áreas Usuarias del ITP  Requerimientos de bienes, servicios u obras  Áreas Usuarias del ITP
(Contabilidad)
Procedimientos de Selección en el Marco de la LCE PA02.01.05.01

CÓDIGO DEL
PROCESOS NIVEL 3 Compras por Acuerdo Marco PA02.01.05.02
PROCESO NIVEL 3
Contrataciones Menores o Iguales a 8UIT PA02.01.05.03
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
PCN3. PA02.01.05.01 - Procedimientos de Selección en el Marco de la LCE
Procedimientos de Selección en el Marco de la LCE.
Ejecutar los procedimientos de selección para las contrataciones de bienes, servicios y obras
contemplados en el Plan Anual de Contrataciones, en el marco de lo dispuesto en la Ley de
Contrataciones del Estado-LCE.
Desde la convocatoria del procedimiento de selección hasta la remisión del expediente de

contratación al responsable de la Ejecución Contractual.
4.1 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de

5.1 Procedimiento de selección. - Es un procedimiento administrativo especial conformado

por un conjunto de actos administrativos, de administración o hechos administrativos, que
tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual el ITP va a celebrar
un contrato para la contratación de bienes, servicios y obras.
5.2 Buena Pro. - Acto administrativo mediante el cual se determina al proveedor que obtuvo el
mayor puntaje total y se le declara ganador del procedimiento de selección.
características técnicas, valor referencial, valor estimado y disponibilidad presupuestal.
5.4 Plan Anual de Contrataciones. - Constituye un instrumento de gestión para planificar,
ejecutar y evaluar las contrataciones, el cual se articula con el Plan Operativo Institucional
y el Presupuesto Institucional del ITP.
5.5 Órgano Encargado de las Contrataciones. - Es el órgano o unidad orgánica que realiza
las actividades relativas a la gestión del abastecimiento del ITP, incluida la gestión
administrativa de los contratos.
5.6 Comité de Selección. - Es un órgano colegiado encargado de seleccionar al proveedor que
brinde los bienes, servicios u obras requeridos por el área usuaria a través de determinada
MAN-01-
contratación. El reglamento establece su composición, funciones, responsabilidades, entre

otros.
5.7 Especificaciones técnicas (EETT). - Descripción de las características técnicas y/o
5.8 Términos de Referencia (TdR). - Descripción de las características técnicas y las
así como si el ITP debe suministrar información básica, con el objeto de facilitar a los
5.9 Requerimientos técnicos. - Se refiere a las EETT, TdR, Expediente Técnico.
5.10 Requerimiento. - Son documentos que contienen la descripción objetiva y precisa de las
características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la
contratación, y las condiciones en las que se ejecuta, además, los requisitos de calificación
que se consideren necesarios.

o Realizar seguimiento para el cumplimiento del procedimiento.
6.2 Comité de Selección/OEC
o Dirigir el procedimiento de selección conforme a lo determinado en la LCE.
6.3 Especialista en Contrataciones
o Realizar seguimiento a los procedimientos de selección asignados.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO Comité de Selección/

Convocar el procedimiento de selección en el portal de SEACE. OEC
1 NOTA:
Considerando los plazos establecidos en la Ley de
Contrataciones según los métodos de contratación.
Recibir consultas y observaciones.

¿Se requiere absolución al Área Usuaria/Técnica? Comité de Selección/
2
SI: Ir a la actividad 4. OEC
Absolver consultas y observaciones. Ir a la actividad 5. Comité de Selección

3
OEC
Absolver consultas y observaciones y dar respuesta al Comité

4 Área Usuaria/Técnica
de Selección/OEC.
Evaluar pliego de absolución de consultas y observaciones a

las bases y publicar en la plataforma del SEACE.
¿Hubo modificación en los requerimientos técnicos?
Comité de Selección/
5 OEC
NOTA: En el caso que se solicita la elevación de

consultas/observaciones al OSCE, la entidad procede de
acuerdo a las directivas del OSCE.
6 Comunicar al funcionario que aprobó las bases. OEC
Comité de
7 Integrar las bases y publicarlas en la plataforma SEACE. Selección/OEC
Presentación de ofertas Comité de

8
Recibir ofertas en la plataforma del SEACE. Selección/OEC
Admitir propuesta, evaluar y calificar y otorgar Buena Pro y

realizar la publicación en la plataforma del SEACE.
Comité de Otorgamiento de
9 NOTA:
Selección/OEC Buena Pro
El Comité evalúa las ofertas conforme a los factores de
evaluación previstos en los documentos del procedimiento, a fi
n de determinar la mejor oferta.
Confirmar si existe presentación de recurso de apelación de Comité de

10
algún participante en el plazo establecido. Selección/OEC
MAN-01-
Documento
Generado
¿Existe recurso de apelación?

Revisar expediente del proceso de selección. Comité de Selección/

11 Especialista en
Contrataciones
Registrar la apelación en la plataforma del SEACE.

¿Es proceso mayor a 50 UIT? Comité de
12
SI: Ir a la actividad 16. Selección/OEC
Admitir apelación y solicitar expediente de contratación al

13 OEC
comité de selección.
Elaborar informe técnico para resolver apelación y remitir a la

14 OEC
OAJ.
Elaborar informe legal para resolver apelación y elevar al titular Resolución de

15 de la entidad u órgano delegado para la función. Ir a la OAJ resolución de
actividad 17. apelación
Realizar seguimiento de la apelación y actuar de acuerdo con el Comité de Selección/

16
pronunciamiento del Tribunal de Contrataciones. OEC
Ejecutar acciones de acuerdo al pronunciamiento del Tribunal

de Contrataciones o titular de la entidad u órgano delegado
para la función.
17 ¿Se procede con el consentimiento de la buena pro?
OEC
Cumplir con dispuesto en el acto resolutivo.

18
FIN.
Consentir Buena Pro en la plataforma del SEACE, de acuerdo a Comité de Selección/

19 Buena Pro consentida
los plazos establecidos según el método de contratación. OEC
Revisar las actuaciones del procedimiento de selección según

Check list de
20 check list definido. Especialista en
actuaciones
Contrataciones
Elaborar informe y entregar expediente de contratación Especialista en

21
Coordinador de Abastecimiento. Contrataciones
Remitir expediente de contratación al Responsable de Coordinador/a de Expediente de

22
Ejecución contractual. FIN. Abastecimiento contratación
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.01.05.02 - Compras por Acuerdo Marco
Compras por Acuerdo Marco.
Optimizar la ejecución de compras de bienes y servicios solicitadas por las Áreas Usuarias a través
de los catálogos electrónicos de acuerdo marco, aprovechando el uso de las tecnologías de
información.
Desde la recepción de los requerimientos del Área Usuaria hasta la adquisición del bien o servicio
y el registro del estado de entrega en la plataforma de Perú Compras.
4.1 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225 - Ley de
4.3 Decreto Legislativo N° 1018, que crea la Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS.
4.4 Directiva N° 013-2016-PERÚ COMPRAS. Directiva de Catálogos Electrónicos de Acuerdos
Marco.
4.5 Directiva N° 007-2017-OSCE/CD. Disposiciones aplicables a los Catálogos Electrónicos de
Acuerdos Marco.
5.1 Bienes. - Son objetos (equipos, suministros, entre otros) que requiere el ITP para el
desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.
5.4 Pasajes. - Gastos de transporte aéreo, cuando el funcionario o servidor público se desplaza
fuera de la localidad o de su centro de trabajo por comisión de servicio con el carácter de
eventual o transitorio. Entiéndase como centro de trabajo el lugar donde el servidor ejerce
sus funciones con el carácter permanente.
5.5 Penalidad. - Sanción económica aplicable al contratista ante el incumplimiento de sus
obligaciones contractuales.
MAN-01-
6.1 Área Usuaria

o Determinar las especificaciones y condiciones del requerimiento de forma clara y
precisa y proporcionar la conformidad de los bienes adquiridos y servicios
contratados.
6.2 Especialista de Acuerdo Marco
o Realizar las actividades para la adquisición de un bien o la contratación de un servicio
a través de la plataforma de Perú Compras, de acuerdo a los procedimientos
vigentes.
o Realizar el seguimiento del estado de entrega de la OC/OS en la plataforma Perú
Compras hasta que figure como estado pagado.
o Aprobar la orden de compra y/o servicio.
Documento
Generado
INICIO
Caso 1: Requerimiento de bienes. Ir a la actividad 1.
Caso 2: Requerimiento de Servicio-pasajes aéreos nacionales
e internacionales. Ir a la actividad 19.
Caso 1: Requerimiento de bienes. Área Usuaria

Coordinar con el especialista de acuerdo marco y/o área
1 técnica para identificar el bien de acuerdo a las fichas de
producto. Ejecutar el subproceso “Formulación y
aprobación de requerimientos técnicos”.
Especialista de
Recibir requerimiento del Área Usuaria. Acuerdo Marco
2
-EETT
-Pedido de compra SIGA
Revisar información de las EETT. Especialista de

¿Es conforme? Acuerdo Marco
3
Especialista de
4 Solicitar la subsanación de observaciones al Área Usuaria.
Acuerdo Marco
5 Subsanar observaciones. Área Usuaria
Registrar el monto en el pedido de compra en el SIGA y emitir Especialista de

solicitud de certificación presupuestal. Acuerdo Marco Certificado de crédito
6
Ejecutar subproceso "Certificación del Crédito presupuestario
Presupuestario".
MAN-01-
Documento
Generado
Ingresar a la plataforma de Perú Compras e iniciar la Especialista de

7 indagación de mercado con el registro del número del Acuerdo Marco
Certificado de Crédito Presupuestario-CCP.
Recibir cotización de los proveedores a través del portal de Especialista de Cotización de

8
Perú Compras. Acuerdo Marco proveedores
Evaluar cotizaciones en función a plazo de entrega, costo de Especialista de

flete, costo del bien y garantía en coordinación con los Acuerdo Marco
proveedores para sincerar stock y posterior generación de la
9 OC.
¿Precio ofertado supera al presupuesto?
SI: Ir en paralelo 10.
Coordinar con el Área Usuaria y OPPM la ampliación del Especialista de

10
presupuesto. Acuerdo Marco
Elaborar informe sustentatorio de la elección del bien o servicio Especialista de Informe sustentatorio
11 y del proveedor, gestionar la aprobación del Coordinador de Acuerdo Marco de elección de bien o
Abastecimiento. servicio y proveedor
Especialista de
Generar OC u OS en el SIGA y gestionar la aprobación del Acuerdo Marco -Orden de compra
12
Coordinador de Abastecimiento. -Orden de servicio
Publicar la OC/OS en el portal Perú Compras para la atención Especialista de

correspondiente. Acuerdo Marco
13 ¿Tipo de requerimiento?
Bienes: Ir a la actividad 14.
Servicios: Ir a la actividad 15.
Recibir y verificar los bienes de acuerdo a las EETT. Ejecutar Asistente(a) de Documentos de
14
subproceso "Ingreso de Bienes al Almacén". Almacén recepción del bien
Elaborar expediente de pago. Especialista de Documentos

¿Tiene penalidad? Acuerdo Marco requeridos para el
15
SI: Ir a la actividad 16. pago según las
NO: Ir a la actividad 17. EETT
Realizar cálculo de penalidad en el formato y comunicar al Especialista de Formato de aplicación

16
proveedor. Acuerdo Marco de penalidad
Elaborar hoja de control de pago, adjuntar al expediente de Especialista de Hoja de control de

17
pago y remitir a OA-Contabilidad. Acuerdo Marco pago
Registrar estado de entrega en la plataforma de Perú Compras. Especialista de

FIN. Acuerdo Marco
18
NOTA:
El estado debe figurar como PAGADA.
MAN-01-
Documento
Generado
Caso 2: Requerimiento de servicio. Especialista de

Recibir requerimiento de Área Usuaria. Acuerdo Marco
19
NOTA:
Requerimiento de acuerdo a los establecido en la directiva y se
adjunta el Pedido SIGA.
Comprar boleto aéreo según requerimiento, ingresando a la Especialista de Boleto aéreo

20
plataforma Perú Compras y web de aerolíneas. Acuerdo Marco
Notificar el boleto aéreo al comisionado a través de un correo Especialista de

21
electrónico. Acuerdo Marco
Descargar la Orden de Servicio Acuerdo Marco-OSAM de la Especialista de OSAM

22 plataforma Perú Compras, por la adquisición de boletos aéreos Acuerdo Marco
con frecuencia semanal.
Coordinar con el Área Usuaria para la actualización del monto Especialista de Certificado de crédito
en el pedido SIGA y emitir solicitud de certificación Acuerdo Marco presupuestario
23 presupuestal.
Ejecutar subproceso "Certificación del Crédito
Presupuestario". Ir a la actividad 12.
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
Anexo 1: Hoja de control de pago
HOJA DE CON TROL

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN - SERVICIOS-ASP
Fecha:
CONTROL
N° ORDEN DE SERVICIO N° DE EXPEDIENTE SIAF FOLIO
PREVIO
1 PEDIDO SIGA DE CONTRATACIÓN DE SERVICIO ORIGINAL (Visado y autorizado)
2 TÉRMINOS DE REFERENCIAS (Visado por el Área Usuaria)
3 INVITACIONES A COTIZAR ( Correo electrónico u otros medios)
4 COTIZACIONES RECIBIDAS POR CORREO U ORIGINAL
5 FICHA RUC - SUNAT
6 RNP
7 CARTA DE AUTORIZACIÓN PARA PAGO A TRAVÉS DE CÓDIGO DE CUENTA INTERBANCARIA (CCI) Y PANTALLAZO
8 DOCUMENTO INFORMANDO CUENTA DE DETRACCIÓN (De corresponder)
9 DOCUMENTACIÓN SUSTENTO DE PERFIL EXIGIDO EN TdR
10 CUADRO COMPARATIVO FIRMADO POR ESPECIALISTA (De contar con 02 cotizaciones o más)
11 MEMORANDO DE SOLICITUD DE APROBACIÓN DE CERTIFICACIÓN EMITIDO POR ABASTECIMIENTO
12 MEMORANDO DE APROBACIÓN DE CERTIFICACIÓN EMITIDO POR OPPM
13 CERTIFICADO DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO -FORMATO SIAF ORIGINAL
14 NOTIFICACIÓN AL PROVEEDOR (Correo, Fisico)
15 COMPROBANTE DE PAGO
16 INFORME DE CONFORMIDAD, FIRMADO POR EL ÁREA USUARIA
17 DOCUMENTO CON EL QUE SE REMITE LA CONFORMIDAD
18 CUADRO DE LIQUIDACIÓN (De corresponder)
19 CUADRO DE APLICACIÓN DE PENALIDAD (De corresponder)
20 ORDEN DE SERVICIO
APLICACIÓN DE PENALIDAD SI NO
* EN CASO DE PAGOS PARCIALES, SOLO SERÁ EXIGIBLE LA
DOCUMENTACION DE LOS ITEMS SOMBREADOS (2, 7, 14, 15, 16, 17, 18, 19 Y
20)
DEVENGAR:
PAGO TOTAL (S/.)
PAGO PARCIAL (S/.)
V°B°Responsable / Especialista V°B° Responsable de Abastecimiento
OBSERVACIONES ABASTECIMIENTO
OBSERVACIONES DE CONTROL PREVIO
RESPONSABLE DE CONTROL PREVIO

NOMBRES Y V°B° CONTROL
FECHA
APELLIDOS PREVIO
SUBSANACIONES O DESCARGO
ESPECIALISTA EN CONTRATACIONES
NOMBRES Y V°B° ESPECIALISTA EN
FECHA
APELLIDOS CONTATACIONES
MAN-01-
HOJA DE CON TROL

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN - COMPRA-ASP
Fecha:
CONTROL
N° ORDEN DE COMPRA N° DE EXPEDIENTE SIAF FOLIO
PREVIO
1 PEDIDO SIGA DE CONTRATACIÓN DE COMPRA ORIGINAL (Visado y autorizado)

2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Visado por el Area Usuaria)
5 FICHA RUC - SUNAT
6 RNP
8 DOCUMENTACIÓN SUSTENTO DE PERFIL EXIGIDO EN EE. TT.
14 GUIA DE REMISION
20 ORDEN DE COMPRA
20)
DEVENGAR:
PAGO TOTAL (S/.)
PAGO PARCIAL (S/.)

FECHA
APELLIDOS PREVIO
FECHA
MAN-01-
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.01.05.03 - Contrataciones Menores o Iguales a 8UIT
Contrataciones Menores o Iguales a 8 UIT
Efectuar las contrataciones de bienes y servicios que correspondan a montos menores o iguales
a 8 UIT para el cumplimiento de las metas y objetivos definidos en ITP.
Desde la recepción de requerimientos de bienes o servicios del Área Usuaria hasta la elaboración
del expediente de pago y su remisión a OA-Contabilidad para el pago.

4.3 Decreto Legislativo N° 295, que aprueba el Código Civil.
5.1 Bienes. - Son objetos (equipos, suministros, entre otros) que requiere el ITP para el
desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.
cumplimiento de sus funciones y fines
5.3 Requerimiento. - Son documentos que contienen la descripción objetiva y precisa de las
características y/o requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la
contratación, y las condiciones en las que se ejecuta, además, los requisitos de calificación
que se consideren necesarios.
5.4 Contrato. - Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica de
naturaleza patrimonial, entre la Entidad Pública y el Contratista.
5.5 Área usuaria. - Dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con
determinada contratación, dada su especialidad y funciones.
5.6 Área técnica. - Son los órganos especializados en el bien o servicio a contratar. En algunos
casos, el área técnica puede ser también área usuaria, dada su especialidad y función
canaliza los requerimientos formulados por los usuarios, estableciendo las especificaciones
técnicas o términos de referencia, para su atención, siendo propias o vinculadas a la
actividad que realizan
MAN-01-
5.7 Consultorías.- Son los servicios profesionales altamente calificados que realiza una
persona natural o jurídica para la elaboración de estudios o proyectos; en la inspección de
fábrica, peritaje de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorías, asesorías,
estudios de prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios
básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos y en la
elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y bases de distintos
procesos de selección, entre otros.
5.8 Cotización. - Esta fuente se refiere a las solicitudes de información que ITP formula a los
diferentes proveedores del Estado y tienen como finalidad que los proveedores puedan
indicar cuál es el monto al cual ascendería la contratación que el ITP desea llevar a cabo.
5.9 Indagación de mercado. - Son averiguaciones previas realizadas, mediante cotizaciones,
compras recientes y similares al objeto de contratación, información existente en ITP,
información solicitada a otras entidades, para determinar las características de los que se
va a adquirir o contratar, así como el valor estimado.
así como si ITP debe suministrar información básica, con el objeto de facilitar a los
5.12 Penalidad. - Sanción económica aplicable al contratista ante el incumplimiento injustificado
de sus obligaciones contractuales.
MAN-01-
6.1 Área usuaria

o Elaborar requerimiento adjuntando las EETT y/o TdR con el pedido de compra y/o
servicio SIGA respectivo.
o Proporcionar la conformidad de los bienes y servicios de acuerdo con lo indicado en
las EETT y TdR.
o Realizar el seguimiento y control de los requerimientos para identificar las demoras
en atención de conformidades y alertas en los vencimientos de los plazos de
ejecución.
6.2 Especialista y/o Analista en Contrataciones
o Realizar la revisión de los requerimientos asignados.
o Realizar las actividades que permitan realizar la contratación de un bien o de un
servicio solicitado por el área usuaria.
o Realizar el seguimiento a la entrega de los bienes y la ejecución de los servicios con
la finalidad de cumplir con los plazos estipulados en la entrega y ejecución de los
requerimientos
o Consolidar documentos de conformidad que forman parte del expediente de pago y
entrega a OA-Contabilidad, para el pago al proveedor.
o Notificar al contratista y al Área Usuaria en caso se presenta una resolución de
vínculo contractual o ampliación de plazo.
o Aprobar la orden de compra u orden de servicio.
6.4 Jefe(a) de la Oficina de Administración
o Suscribir informe, carta u otro documento para notificar al contratista en caso se
presenta una resolución de vínculo contractual o ampliación de plazo.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Caso 1: Ejecución de Adquisición de bienes y/o
contratación de servicios. Ir a la actividad 1.
Caso 2: Resolución de vínculo contractual. Ir a la actividad
25.
Caso 3: Ampliación de plazo. Ir a la actividad 26.
Recibir requerimientos de las Áreas Usuarias y derivar a los Jefe(a) de

especialistas. Administración/Coordinador(a)
de Abastecimiento
NOTA:
1 -Se adjunta Pedido SIGA, EETT o TdR.
-En el caso de pedido SIGA para servicios debe incluir el
monto estimado.
Revisar información de los documentos Especialista y/o Analista en

¿Es conforme? Contrataciones
2
Comunicar al Área Usuaria las observaciones encontradas Especialista y/o Analista en

3
indicando plazo de atención. Contrataciones
Subsanar observaciones y remitir requerimiento. Ir a la Área Usuaria

4
actividad 2.
Realizar indagación de mercado con la búsqueda de Especialista y/o Analista en Indagación de

5 proveedores considerando rubro y zona de interés, en Contrataciones mercado
internet, portal de SEACE, datos históricos y otros medios
Realizar la invitación a los proveedores a través de correo Especialista y/o Analista en Invitación a los
electrónico. Contrataciones proveedores
NOTA:
6
Se adjuntan los formatos de declaración jurada, formato de
propuesta económica, CCI y requerimiento técnico y se
indica los plazos para la presentación de propuestas.
Recibir propuesta económica a través de correo electrónico Especialista y/o Analista en Propuesta
o documento en físico a través de una carta. Contrataciones económica
¿Requiere validación de Área Usuaria?
7
NOTA:
Para <=3 UIT se recibe como mínimo 1 propuesta, para >3
UIT se recibe como mínimo 2 propuestas o se adjunta el
histórico de precios.
MAN-01-
Documento
Generado
Coordinar la validación del bien o servicio con las Áreas Especialista y/o Analista en
8
Usuarias. Contrataciones
Elaborar cuadro comparativo de las propuestas recibidas, Especialista y/o Analista en Cuadro
determinando al postor que cumpla con el perfil de los Contrataciones comparativo
requerimientos.
9
¿Supera el presupuesto?
Comunicar al Área Usuaria y a OPPM para la habilitación de

recursos.
10 ¿Se habilita recursos?
NO: FIN
Devolver requerimiento al Área Usuaria en el plazo

11
establecido. FIN.
Solicitar la aprobación del certificado de crédito Especialista y/o Analista en Certificado de

presupuestario a OPPM. Ejecutar subproceso Contrataciones crédito
"Certificación del Crédito Presupuestario". presupuestario
12
¿Se requiere contrato?
Elaborar informe y proyecto de contrato y gestionar la Especialista y/o Analista en Contrato

suscripción del contrato. Contrataciones
NOTA:
-El contrato lo suscribe el Jefe(a) de la Oficina de
13
Administración y el contratista.
-Se suscribe un contrato para servicios y consultorías
(donde el plazo de ejecución supere el año en curso, la cual
incluye la previsión).
Generar Orden de compra y/o servicio en el SIGA. Especialista y/o Analista en Compromiso SIAF
14
Contrataciones
Aprobar OC/OS. Coordinador(a) de Orden de

15
Abastecimiento compra/Servicio
Notificar al proveedor seleccionado indicando el plazo de Especialista y/o Analista en Notificación de

entrega. Contrataciones OC/OS y/o
NOTA: contrato a
16
Cuando es un bien, con copia al Área usuaria, Almacén y proveedor
Control Patrimonial. Cuando es un servicio, con copia al
Área usuaria.
Especialista y/o Analista en

Realizar el seguimiento al proveedor para la entrega de Contrataciones
17
bienes o inicio de la ejecución de servicios.
¿Tipo de requerimiento?
MAN-01-
Documento
Generado
Bien: Ir a la actividad 18.

Servicio: Ir a la actividad 19.
Recibir el bien con una guía de remisión según lo indicado Almacén Informe de
18 en las EETT. Ejecutar subproceso "Ingreso de Bienes al Área Usuaria conformidad del
Almacén". Ir a la actividad 20. bien
Realizar seguimiento a la ejecución del servicio. Área Usuaria Informe de

19 conformidad de
servicio
Elaborar expediente de pago adjuntando los documentos Especialista y/o Analista en

establecidos en la EETT o TdR. Contrataciones
¿Tiene penalidad?
20 NOTA:
-Para el caso de bienes, el Almacén remite la guía de
remisión.
-El proveedor entrega su factura a mesa de partes mediante
una carta de solicitud de pago, lo cual es remitida a OA-
Abastecimiento.
-Recepción de Conformidad del área usuaria.
Realizar cálculo de penalidad en el formato. Especialista y/o Analista en Formato de

21 Contrataciones aplicación de
penalidad
Comunicar al contratista la penalidad incurrida. Especialista y/o Analista en

22
Contrataciones
Elaborar hoja de control de pago, adjuntar al expediente de Especialista y/o Analista en -Hoja de control de
pago y remitir a OA-Contabilidad. Contrataciones pago
23 ¿Último pago? -Expediente de
SI: Ir a la actividad 24. pago
NO: FIN.
Remitir expediente de contratación al archivo. FIN. Especialista y/o Analista en

24
Contrataciones
Caso 2: Resolución de vínculo contractual. Área Usuaria

25 Comunicar el incumplimiento del contratista a OA-
Abastecimiento. Ir a la actividad 28.
Caso 3: Ampliación de plazo. Coordinador(a) de

26 Recibir solicitud de ampliación de plazo del contratista y Abastecimiento
remitir al Área Usuaria.
Elaborar informe de opinión técnica y remitir a OA- Área Usuaria Informe de opinión
27
Abastecimiento. técnica
MAN-01-
Documento
Generado
Elaborar informe, proyecto de carta y remitir a la OA. Coordinador(a) de

28
Abastecimiento
Suscribir informe y carta. Jefe(a) de la Oficina de Informe/carta

29
Administración
Notificar al contratista y al Área Usuaria. Coordinador(a) de

Tipo de trámite Abastecimiento
Resolución de vínculo contractual: ¿El contratista
30 subsanó observaciones?
SI: FIN.
NO: Ir a la actividad 31
Ampliación de plazo: FIN.
Comunicar al Área Usuaria que el contratista no ha Coordinador(a) de

31
subsanado las observaciones. Abastecimiento
Solicitar la resolución del vínculo contractual. Área Usuaria Solicitud para

32 resolución de
vínculo contractual
Elaborar informe, proyecto de carta y remitir a la OA. Especialista y/o Analista en

Contrataciones
33
/Coordinador(a) de
Abastecimiento
Suscribir informe y carta. Jefe(a) de la Oficina de Informe/carta

34
Administración
Notificar al contratista y al Área Usuaria. FIN. Especialista y/o Analista en

Contrataciones
35
/Coordinador(a) de
Abastecimiento
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
 Anexo 1: Hoja de control de pago
HOJA DE CON TROL

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN - SERVICIOS-ASP
Fecha:
CONTROL
N° ORDEN DE SERVICIO N° DE EXPEDIENTE SIAF FOLIO
PREVIO
1 PEDIDO SIGA DE CONTRATACIÓN DE SERVICIO ORIGINAL (Visado y autorizado)
2 TÉRMINOS DE REFERENCIAS (Visado por el Área Usuaria)
5 FICHA RUC - SUNAT
6 RNP
8 DOCUMENTO INFORMANDO CUENTA DE DETRACCIÓN (De corresponder)
9 DOCUMENTACIÓN SUSTENTO DE PERFIL EXIGIDO EN TdR
20 ORDEN DE SERVICIO
20)
DEVENGAR:
PAGO TOTAL (S/.)
PAGO PARCIAL (S/.)

FECHA
APELLIDOS PREVIO
FECHA
MAN-01-
HOJA DE CON TROL

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN - COMPRA-ASP
Fecha:
CONTROL
N° ORDEN DE COMPRA N° DE EXPEDIENTE SIAF FOLIO
PREVIO
1 PEDIDO SIGA DE CONTRATACIÓN DE COMPRA ORIGINAL (Visado y autorizado)

2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Visado por el Area Usuaria)
5 FICHA RUC - SUNAT
6 RNP
8 DOCUMENTACIÓN SUSTENTO DE PERFIL EXIGIDO EN EE. TT.
14 GUIA DE REMISION
20 ORDEN DE COMPRA
20)
DEVENGAR:
PAGO TOTAL (S/.)
PAGO PARCIAL (S/.)

FECHA
APELLIDOS PREVIO
FECHA
MAN-01-
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-2021-
ITP/SG
NOMBRE DEL
Administración de Contratos CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PROCESO
Administrar los contratos para asegurar la entrega de bienes
y ejecución de servicios y obras, conforme a lo establecido en
los requerimientos técnicos, que permitan el cumplimiento de
los objetivos de la entidad.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO
NIVEL 0
NIVEL 0
CÓDIGO PROCESO
NIVEL 1
El proceso administración de contratos contempla las

actividades que se desarrollan referentes a los
procedimientos elaboración, suscripción y modificación de
contratos en el marco de la LCE, fiscalización posterior del
ALCANCE O ÁREAS  Área Usuaria BREVE DESCRIPCIÓN
procedimiento de selección, atención de adelantos directos y
PARTICIPANTES  Oficina de Administración (Abastecimiento) DEL PROCESO
de materiales, seguimiento a la ejecución contractual de
bienes y servicios, seguimiento a la ejecución contractual de
obras y la atención de controversias en la ejecución
contractual.
 Decreto Supremo 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de Contrataciones del Estado.
BASE LEGAL /
 Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225- Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias.
NORMATIVA
APLICABLE AL  Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General.
PROCESO  Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
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 Decreto Supremo N° 011-79-VC, Reglamento del Régimen de Fórmulas Polinómicas, y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.
 Decreto Supremo Nº 004-2005-JUS, Reglamento de la Ley Nº 26872-Ley de Conciliación.
 Decreto Legislativo N° 1071 que norma el arbitraje.

 Ministerio de Economía y  Normas vigentes para la administración de  Contrato suscrito para la entrega de bienes,  Oficina de Administración
Finanzas contratos en una entidad pública servicios u obras (Abastecimiento)
 Oficina de Administración  Expediente de contratación  Expediente de pago  Áreas Usuarias del ITP
(Abastecimiento)  Informe técnico para inicio  Oficio de solicitud de inicio  Oficina de Administración
 Áreas Usuarias del ITP a la atención de controversia del proceso sancionador (Contabilidad)
 Contratista  Solicitud para inicio a la atención de controversia  Informe legal para  Tribunal de Contrataciones del
atención de controversia Estado-OSCE
 Procuraduría del Ministerio de la
Producción
Elaboración, Suscripción y Modificación de Contratos en el Marco de la LCE PA02.01.06.01

Fiscalización Posterior del Procedimiento de Selección PA02.01.06.02
Atención de Adelantos Directos y de Materiales CÓDIGO DEL PA02.01.06.03
PROCESOS NIVEL 3
Seguimiento a la Ejecución Contractual de Bienes y Servicios PROCESO NIVEL 3 PA02.01.06.04
Seguimiento a la Ejecución Contractual de Obras PA02.01.06.05
Atención de Controversias en la Ejecución Contractual PA02.01.06.06
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PCN3. PA02.01.06.01 - Elaboración, Suscripción y Modificación de Contratos en el

Marco de la LCE
Elaboración, Suscripción y Modificación de Contratos en el marco de la LCE
Formalizar la relación contractual con el postor adjudicado a través de la suscripción o modificación

de un contrato.
Desde la recepción de los documentos del postor adjudicado, para el perfeccionamiento del
contrato y suscripción o modificación del mismo.
4.1 Decreto Supremo 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de

5.1 Contrato. - Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica
dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento, y es suscrito posterior al otorgamiento
de la Buena Pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora.
mayor puntaje total y se le declara ganador del proceso de selección.
5.4 Contratista. - El proveedor que celebra un contrato con una Entidad de conformidad con
las disposiciones de la Ley y el Reglamento
5.5 Procedimiento de selección. - Es un procedimiento administrativo especial conformado
por un conjunto de actos administrativos, de administración o hechos administrativos, que
tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual las Entidades del
Estado van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios en general,
consultorías o la ejecución de una obra.
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5.6 Carta Fianza. - Es un documento de garantía de fiel cumplimiento para garantizar las
obligaciones contractuales del contratista.
6.1 Director(a) Ejecutivo(a)/Secretario (a) General/Jefe(a) de Oficina de Administración

o Suscribir y modificar mediante adendas los contratos derivados de los procedimientos
de selección.
o Aprobar las solicitudes de ampliación de plazo de los contratos derivados de los
procedimientos de selección.
o Resolver los contratos de bienes, servicios y ejecución de obras por las causales
reguladas en la normativa de contrataciones.
o Aprobar la orden de compra y/o servicio.
6.3 Especialista Legal en Ejecución Contractual
o Revisar documentación presentada por el postor adjudicado/contratista para la
suscripción del contrato/adenda.
o Elaborar contrato/adenda y gestionar las firmas del representante legal de ITP y del
postor adjudicado/contratista.
6.4 Especialista en Ejecución Contractual
o Generar la orden de compra y/o servicio en el SIGA.
6.5 Integrador Contable
o Realizar el registro contable del compromiso anual en el SIAF.
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Documento
Generado
INICIO
El procedimiento presenta inicios múltiples.
Caso 1: Elaboración y suscripción de contrato. Ir a la actividad
1.
Caso 2: Modificación de contrato.
Caso 2.1: Cuando la solicitud de modificación de contrato lo
realiza el Área Usuaria.
Ir a la actividad 26.
Caso 2.2: Cuando la solicitud de modificación de contrato lo
realiza el contratista. Ir a la actividad 31.
Caso 1: Elaboración y suscripción de contrato. Jefe(a) de Oficina de

Ejecutar subproceso “Recepción de Documentos”. Recibir Administración
1
documentos del postor adjudicado y derivar a OA-
Abastecimiento
Recibir documentos del postor adjudicado y derivar al Coordinador(a) de

2
Especialista Legal en Ejecución Contractual. Abastecimiento
Recibir documentación del postor adjudicado para el Especialistas Legal en

perfeccionamiento del contrato según lo establecido en las Ejecución Contractual
bases.
3
¿Entregó documentación en el plazo establecido?
Enviar una carta al postor adjudicado comunicando la pérdida Especialistas Legal en Carta al postor
4 de la Buena Pro. Ejecución Contractual adjudicado por
pérdida de buena pro
Publicar carta de pérdida de buena pro en el portal de SEACE. Especialistas Legal en Publicación de carta
5 Ejecución Contractual por pérdida de buena
pro en el SEACE
Registrar el consentimiento de pérdida de la buena pro en el Especialistas Legal en

portal de SEACE. Ejecución Contractual
6 ¿Hay segundo postor?
Solicitar ampliación de la certificación presupuestal a OPPM. Especialistas en

7 NOTA: La comunicación se realiza desde OA-Abastecimiento y Contrataciones
la Oficina de Administración.
Ejecutar la ampliación de la certificación presupuestal y OPPM

comunicar.
8
NOTA: La comunicación se realiza desde la Oficina de
Administración y OA-Abastecimiento.
9 Comunicar al segundo postor la buena pro a través de una Especialistas Legal en

MAN-01-
Documento
Generado
carta y publicar en el portal de SEACE. Ir a la actividad 1. Ejecución Contractual
Devolver expediente al responsable de procesos de selección. Especialistas Legal en

10
Informar al Tribunal de Contrataciones del Estado para el inicio Especialistas Legal en

11
del proceso administrativo sancionador. FIN. Ejecución Contractual
Revisar documentación presentada por el postor Especialistas Legal en

adjudicado/contratista. Ejecución Contractual
12 ¿Documentación conforme?
SI: Ir en paralelo actividades 14 y 18.
Comunicar las observaciones al proveedor/contratista a través Especialistas Legal en

de una carta de la Oficina de Administración indicando el plazo Ejecución Contractual
de respuesta.
¿Proveedor subsanó observación?
SI: Ir en paralelo actividades 14 y 18.
13
NOTA: Si es el segundo postor quien no presenta los

documentos, se declara desierto el procedimiento de selección
y se inicia uno nuevo.
Elaborar proyecto de contrato y derivar a la OA. Especialistas Legal en Proyecto de contrato

14
Revisar proyecto de contrato y si corresponde, derivar a la Jefe(a) de Oficina de

15
OAJ. Administración
Revisar proyecto de contrato, elaborar informe legal y elevar al Jefe(a) de Oficina de

16
responsable de la suscripción de contrato, si correspondiera. Asesoría Jurídica
Suscribir contrato. Ir a la actividad 19. Director(a) Contrato

Ejecutivo(a)/Secretaría
17 General/Jefe(a) de
Oficina de
Administración
Revisar y remitir la carta fianza de fiel cumplimiento a OA- Especialistas Legal en Carta fianza
18
Tesorería. Ejecución Contractual
Publicar el contrato/adenda en el portal SEACE, en la Especialistas Legal en Publicación de

19 plataforma de contratos. Ejecución Contractual contrato en el portal
SEACE
Asignar la ejecución contractual a los especialistas. Responsable de

20
Verificar que el presupuesto disponible en el SEACE, SIAF y Especialistas en

21
SIGA estén acorde al expediente de contratación. Ejecución Contractual
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Documento
Generado
NOTA: En caso advierta diferencias, se realiza las

coordinaciones respectivas.
En caso de una adenda sólo se verifica el presupuesto
disponible en el SIAF y en el SIGA.
Generar la orden de compra y/o servicio en el SIGA, con el Especialistas en

22
registro del compromiso de la OC/OS en el SIAF. Ejecución Contractual
Aprobar la orden de compra y/o servicio. Coordinador(a) de Orden de compra

23
Abastecimiento Orden de servicio
Realizar el registro contable del compromiso anual en el SIAF. Integrador

24 Contable/OA-
Contabilidad
Notificar al contratista e involucrados de ITP y custodiar el Especialista en

expediente de contratación. FIN. Ejecución Contractual
NOTA:
Cuando se trata de bienes se notifica con copia a Almacén,
Control Patrimonial y Área Usuaria. Servicios, con copia al Área
25
usuaria.
Se remiten: Documentación presentada por el postor
adjudicado para la suscripción del contrato, la copia de
contrato, bases, oferta del postor, estructura de costos en un
CD o correo electrónico según corresponde.
Caso 2: Modificación de contrato. Área Usuaria

Complementarias, Reducción/adicional de prestaciones,
ampliación de plazos, errores materiales.
26 Caso 2.1: Cuando la solicitud de modificación de contrato

lo realiza el Área Usuaria.
Identificar la necesidad de modificación de contrato y evaluar.
NOTA: Realiza el análisis de la solicitud de modificación de
contrato y realiza cálculo de plazos o montos de corresponder.
Verificar si requiere disponibilidad presupuestal. Área Usuaria
¿Requiere presupuesto?
SI: ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal?
SI: ¿Quién solicita la modificación?
Usuario: Ir a la actividad 28.
Contratista: Ir a la actividad 33.
27 NO: ¿Persiste la necesidad de modificar el contrato?
SI: Ir al procedimiento “Modificación Presupuestal”.
¿Quién solicita la modificación?
NO: FIN.
NO: ¿Quién solicita la modificación?
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Documento
Generado
Elaborar informe de solicitud de modificación de contrato y Área Usuaria Informe para solicitud
remitir a OA-Abastecimiento. de modificación de
28 contrato
NOTA: Se adjunta al informe los documentos necesarios para
continuar el proceso.
Notificar al contratista la solicitud de modificación del contrato, Especialistas Legal en

29
requerida por el Área Usuaria. Ejecución Contractual
Recibir y revisar respuesta del contratista, expresando la Especialistas Legal en

30
voluntad de la modificación del contrato. Ir a la actividad 33. Ejecución Contractual
CASO 2.2: Cuando la solicitud de modificación de contrato Jefe(a) de Oficina de

lo realiza el contratista. Administración/
31 Coordinador(a) de
Recibir solicitud del contratista con respecto a la modificación Abastecimiento
de contrato y derivar al Área Usuaria.
Recibir solicitud de modificación del contrato y elaborar un Área Usuaria Informe de opinión
32 informe de opinión técnica de la solicitud y remite a la OA. Ir a técnica
la actividad 27.
Emitir informe técnico legal respecto a la modificación de Especialistas Legal en Informe técnico legal
33
contrato y remitir a la OA. Ejecución Contractual
Remitir Informe técnico legal, para modificación de contrato a la Jefe(a) de Oficina de

34
Oficina de Asesoría Jurídica, si correspondiera. Administración
Revisar y elaborar proyecto de resolución o carta para Jefe(a) de Oficina de Informe técnico legal,
modificación de contrato si correspondiera y derivar a quien Asesoría Jurídica Proyecto de
35 corresponde. resolución o carta
para modificación de
contrato
Revisar, aprobar resolución o suscribir carta para modificación Director(a) Resolución para
de contrato. Ejecutivo(a)/ modificación de
Secretario (a) General/ contrato/Carta
36 ¿La resolución corresponde a una modificación que Jefe(a) de Oficina de
requirió presupuesto? Administración
Solicitar la certificación de crédito presupuestario. Ir al Especialistas Legal en

37 procedimiento “Certificación de Crédito Presupuestario”. Ir Ejecución Contractual
a la actividad 20.
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No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
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PCN3. PA02.01.06.02 - Fiscalización Posterior del Procedimiento de Selección
Fiscalización Posterior del Procedimiento de Selección.
Efectuar la verificación posterior de la documentación presentada por el postor

adjudicado/contratista con el fin de validar la veracidad de su información y contenido.
Desde la recepción del expediente de contratación y documentos del postor adjudicado/contratista

hasta la emisión del informe de resultado de la fiscalización posterior y comunicación al tribunal de
contrataciones de corresponder.

4.3 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444-Ley del

5.2 Contratista. - El proveedor que celebra un contrato con una Entidad de conformidad con
las disposiciones de la Ley y el Reglamento.
dentro de los alcances de la Ley y del presente Reglamento, y es suscrito como
consecuencia del otorgamiento de la buena pro en las condiciones establecidas en las
Bases y la oferta ganadora.
mayor puntaje total y se le declara ganador del procedimiento de selección.
5.5 Buena pro consentida. - Una vez que la buena pro ha quedado consentida, o
administrativamente firme, tanto la Entidad como el postor están obligados a contratar.
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5.6 Postor adjudicado. - Se refiere a la persona natural o jurídica que participa en un

procedimiento de selección, presenta su oferta y resulta ganador del procedimiento de
selección.
5.7 Fiscalización posterior. - Procedimiento efectuado por la Entidad orientado a comprobar
de oficio la veracidad de aquellas declaraciones, información o documentación presentada
por el postor ganador de la Buena Pro en el procedimiento de selección convocado por el
ITP.
5.8 Procedimiento administrativo sancionador. - Es el conjunto de actos destinados a
determinar la existencia de responsabilidad administrativa, esto es, la comisión de una
infracción y la consecuente aplicación de una sanción. Dicho procedimiento constituye,
además, una garantía esencial y el cauce a través del cual los administrados, a quienes se
les imputan la comisión de una infracción, hacen valer sus derechos fundamentales frente
a la Administración Pública.
6.1 Director(a) Ejecutivo(a)

o Emitir acto resolutivo que declara la nulidad de contrato previa opinión de las
instancias correspondientes.
o Emitir opinión legal sobre nulidad del otorgamiento de la buena pro o nulidad del
contrato.
o Declarar la nulidad del otorgamiento de la Buena Pro.
o Notificar al postor adjudicado/contratista referente a la documentación falsa o
inexacta.
o Informar la existencia de documentación falsa o inexacta al Tribunal de
Contrataciones.
o Realizar acciones respecto a la fiscalización posterior del procedimiento de selección,
a través de, consulta a una entidad pública o empresa privada que figura como
referencia en el expediente de contratación, verificación de medios informáticos,
cruce de información, entre otros, para verificar si existe documentación falsa o
inexacta.
o Elaborar proyecto de nulidad de buena pro.
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Documento
Generado
INICIO Especialista en
Recibir expediente de contratación de Abastecimiento e Ejecución Contractual
1 identificar los documentos presentados por el postor
adjudicado/contratista en su oferta que requieren ser
verificados.
Elaborar oficio/carta dirigida a una entidad pública/ empresa Especialista en

privada o persona natural según corresponde, que figura como Ejecución Contractual
2
referencia en el expediente de la oferta presentada y gestionar
la firma según corresponde.
Enviar oficio/carta a la entidad pública/empresa privada o Especialista en Oficio/carta para

3 persona natural, solicitando la confirmación de veracidad de los Ejecución Contractual constatar la veracidad
documentos presentados por el postor adjudicado/contratista. de los documentos
Revisar respuesta de la entidad pública, empresa privada o Especialista en Respuesta del

4 persona natural y verificar si existe documentación falsa o Ejecución Contractual consultado
inexacta.
Informar resultado de la fiscalización posterior a la OA. Especialista en Informe de resultado

¿La documentación es falsa o inexacta? Ejecución Contractual de fiscalización
5
SI: Ir a la actividad 6. Coordinador(a) de posterior
NO: FIN. Abastecimiento
Notificar al postor adjudicado/contratista referente a la Jefe(a) de Oficina de Notificación a

documentación falsa o inexacta y espera pronunciamiento de Administración proveedor por
6
éste. documentación falsa
o inexacta
Recibir pronunciamiento del postor adjudicado/contratista. Jefe(a) de Oficina de

7
Administración
Solicitar posición del Área Usuaria. Jefe(a) de Oficina de

8
Administración
Emitir posición y remitir a la OA. Área Usuaria Posición del Área

9
Usuaria
Informar a la Oficina de Asesoría Jurídica, adjuntando la Jefe(a) de Oficina de

10 documentación que corresponde para opinión legal. Ir en Administración
paralelo actividades 11 y 12.
Informar a la Procuraduría del Ministerio de la Producción. FIN. Jefe(a) de Oficina de

11
Asesoría Jurídica
Emitir informe legal. Jefe(a) de Oficina de Informe legal

Asesoría Jurídica
12 En caso existe un contrato: ¿Procede la resolución de
contrato?
MAN-01-

En caso no exista un contrato: Ir a la actividad 17.
Emitir acto resolutivo que declara la nulidad de contrato. Director(a) Resolución de nulidad
13
Ejecutivo(a) de contrato
14 Valorizar el monto faltante por ejecutar. Área Usuaria
Invitar a los postores y se elige el que ocupó el mejor lugar en el Especialista en

orden de prelación. Ejecución Contractual
15
En paralelo ejecutar subproceso "Elaboración, suscripción
y modificación al contrato" y la actividad 16.
Informar la existencia de documentación falsa o inexacta al Jefe de Oficina de Oficio, adjuntando

Tribunal de Contrataciones a través de un oficio, solicitando el Administración. documentos según
inicio del Proceso Sancionador. FIN. TUPA del OSCE
16
NOTA:
Reciben N° de expediente para realizar el seguimiento y facilitar
información solicitada por el tribunal.
Contrato no suscrito Especialista legal en Proyecto de nulidad

17 Elaborar proyecto de nulidad de buena pro y enviar a la Oficina Ejecución Contractual de la buena pro
de Asesoría Jurídica.
Revisar proyecto de nulidad de buena pro y emitir opinión legal. Jefe de Oficina de
18
Asesoría Jurídica
Declarar la nulidad del otorgamiento de la Buena Pro. Ir a la Jefe de Oficina de Nulidad de la buena
19
actividad 15. Administración pro
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ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.01.06.03 - Atención de Adelantos Directos y de Materiales
Atención de adelantos directos y de materiales
Otorgar los adelantos directos o de materiales para la ejecución contractual de obras, asegurando
el cumplimiento de los requisitos y plazos establecido en la normativa de contrataciones del
Estado.
Este procedimiento comprende desde la presentación de la solicitud de los adelantos hasta su

aprobación y otorgamiento.
4.1 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
Contrataciones del Estado y sus modificatorias.
4.5 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Decreto Supremo que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
5.1 Adelanto Directo. Adelanto de pago, solicitado formalmente por el contratista, adjuntado
su garantía y el comprobante de pago correspondiente, vinculado a gastos o costos que
queden incorporados en la ejecución contractual, excepto materiales e insumos.
5.2 Adelanto de materiales e insumos. Adelanto de pago, solicitado formalmente por el
contratista, adjuntado su garantía y el comprobante de pago correspondiente, vinculado
exclusivamente a los o costos de materiales e insumos, sujeto al cronograma de avance
físico de obras y/o al calendario de adquisición de materiales.
5.3 Bases Integradas. Documento del procedimiento de Licitación Pública, Concurso Público
y Adjudicación Simplificada cuyo texto incorpora las modificaciones que se hayan producido
como consecuencia de las consultas, observaciones, la implementación del
pronunciamiento emitido por el OSCE, según sea el caso; o, cuyo texto coincide con el de
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las bases originales en caso de no haberse presentado consultas y/u observaciones, ni se

hayan realizado acciones de supervisión.
5.4 Calendario de avance de obra valorizado. El documento en el que consta la valorización
de las partidas de la obra, por períodos determinados en las bases o en el contrato y que
se formula a partir del Programa de Ejecución de Obra.
5.5 Contratista. Persona natural o jurídica que suscribe el contrato de obra con el ITP de
conformidad con las disposiciones de la Ley y su Reglamento.
5.6 Contrato. Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro
de los alcances de la Ley y su Reglamento.
5.7 Contrato de Obra. Es el documento que tiene como finalidad establecer los derechos,
obligaciones y condiciones bajo las cuales el contratista ejecutará una obra para la Entidad.
Este contrato comprende las Bases Integradas, la oferta ganadora y los documentos
derivados del procedimiento de selección que establezcan obligaciones para las partes.
5.8 DO. Dirección de Operaciones
5.9 Entidad. Para efectos de lo establecido en la presente Directiva, cuando se haga referencia
a la Entidad se entenderá que ésta se encuentra referida al Instituto Tecnológico de la
Producción.
5.10 Inspector de Obra. Es un profesional, funcionario o servidor que labora en la Entidad,
designado expresamente por ésta para que desempeñe las funciones establecidas con el
objetivo de supervisar la obra.
5.11 ITP. Instituto Tecnológico de la Producción.
5.12 OA. Oficina de Administración.
ampliación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras,
excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección
técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos.
5.14 Plazo de ejecución de obra. Tiempo determinado para la ejecución de una obra, estimado
en el expediente técnico y acordado en el contrato.
5.15 Programa de ejecución de obra. Es la secuencia lógica de actividades constructivas que
se realizan en un determinado plazo de ejecución; la cual comprende solo las partidas del
presupuesto del expediente técnico, así como las vinculaciones que pudieran presentarse.
El programa de ejecución de obra se elabora aplicando el método CPM y es la base para la
elaboración del calendario de avance de obra valorizado.
5.16 Residente de Obra. Profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el
contratista, previa conformidad de la Entidad, el cual puede ser ingeniero o arquitecto.
Representa al contratista como responsable técnico de la obra de modo permanente y
directo. No se encuentra facultado a pactar modificaciones al contrato, tampoco puede
prestar sus servicios en más de una obra a la vez, salvo que se trate de obras convocadas
por paquete.
5.17 RLCE. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
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5.18 Supervisor de Obra. Persona natural o jurídica contratada por el ITP para supervisar la
obra. Es el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución
técnica, económica y administrativa de la obra y del cumplimiento del contrato suscrito con
el contratista. Su actuación se ajusta a lo estipulado en el contrato de obra, no teniendo
autoridad para modificarlo.
6.1 Oficina de Administración

o Evalúa y emite opinión respecto a la solicitud de Adelanto Directo y de Materiales,
respecto a los requisitos de procedencia de atención de las solicitudes de los
Adelantos y la verificación de la veracidad de la garantía presentada.
o Gestionar ante la OPPM la Certificación de Crédito Presupuestario.
o Procede con el pago de los Adelantos dentro de los siete (7) días calendario de
presentada la solicitud por el contratista, previa comunicación de la DO.
o Custodia los documentos originales del Pago de Adelanto Directo.
6.2 Director(a) de la Dirección de Operaciones
o Evalúa y emite opinión técnica respecto a los requisitos de procedencia para la
atención de las solicitudes de Adelanto de materiales.
o Solo en el caso que se difiera la fecha de inicio de la ejecución de la obra, previa
verificación del cumplimiento de los requisitos de procedencia para el pago del
adelanto directo solicitado comunica al Contratista y a la OA la suspensión y el reinicio
del trámite de pago, quedando el expediente generado en su custodia de manera
temporal hasta que sea derivado a la OA.
N° Actividad Responsable Registro
INICIO
Solicitar el adelanto correspondiente de acuerdo a las bases
administrativas
Se presentan dos casos exclusivos:
1 CASO 1: Adelanto directo. Ir a la actividad 2 Contratista
CASO 2: Adelanto de materiales. Ir a la actividad 3
Nota
La garantía debe ser incondicional, irrevocable y de realización
automática con un plazo mínimo de 90 días
CASO 1: Adelanto Directo

Hasta 8d luego de firmado el contrato
Presentar solicitud de adelanto directo cuyo monto no debe Solicitud por adelanto
2 Contratista
exceder el 10% del costo de la obra (CO) directo
Ir a la actividad 5
Nota
MAN-01-
- Carta de solicitud
- Carta de garantía en original
- Comprobante de pago por el monto solicitado
CASO 2: Adelanto de Materiales

Solicitud de
3 Presentar solicitud de adelanto de materiales cuyo monto no Contratista
materiales
debe exceder el 20% del costo de la obra (CO).
Elaborar informe de opinión técnica. Informe de opinión

4 Supervisor(a) de Obra
Ir a la actividad 5 técnica
Ejecutar el subproceso “Recepción de Documentos”

Distribuir los documentos a los equipos de trabajo para su
atención.
Se ejecutan tres actividades en paralelo:
A1: Evaluación de la carta fianza. Ir a la actividad 6. Oficina de Expediente de
5
A2: Certificación presupuestal. Ir a la actividad 8. Administración solicitud de adelanto
A3: Evaluación del expediente de adelanto directo. Ir a la
actividad 9.
A4: Evaluación del expediente por solicitud de materiales. Ir
a la actividad 10.
A1: Evaluación de la carta fianza

Ejecutar el subproceso “Custodia, Control de Valores y
Garantías” Carta fianza
6 Unidad de Tesorería
¿Carta de garantía conforme? verificada
Comunicar al proveedor la necesidad de renovación de carta

Carta fianza
7 fianza indicando el plazo. Unidad de Tesorería
observada
Ir a la actividad 1
A2: Certificación presupuestal.

Oficina de Memorando de
Solicitar a OPPM la certificación del crédito presupuestal.
Planeamiento, respuesta
8 Ejecutar el subproceso de “Certificación del Crédito
Presupuesto y Registro en SIAF de
Presupuestario”
Modernización aprobación
A3. Evaluación del expediente por adelanto directo

Evaluar la solicitud verificando de acuerdo a procedimiento.
Ir a la actividad 13
Nota
Unidad de
- Contrato contemple el adelanto directo.
9 Abastecimiento
- Solicitud presentado dentro de fecha
OA
- Exista la garantía y el comprobante de pago
- El monto <=10% CO
- Monto solicitado = monto en comprobante
- Plazo de vigencia de garantía acorde a la LCE
A4: Evaluación del expediente por solicitud de materiales Coordinador(a) de

10
Verificar y evaluar la oportunidad de presentación de la solicitud Obra
MAN-01-
de acuerdo al calendario y bases administrativas DO
Elaborar el informe de opinión técnica dirigido a la Dirección de Coordinador(a) de

11 Operaciones y proyecto de memorando a la OA Obra Respuesta a solicitud
Ir a la actividad 12 DO
Oficina de
12 Derivar expediente a la unidad de abastecimiento
Administración
Unidad de
13 Verificar el cumplimiento de las BA y el monto a pagar Abastecimiento
OA
Unidad de
Derivar a Tesorería para el pago Comprobante de
14 Abastecimiento
Ejecutar subproceso “Pago a Proveedor” pago por adelanto
OA
Comunicar al Coordinador de Obra la fecha de pago al Unidad de Tesorería

15
proveedor. OA
Coordinador(a) de
Tomar conocimiento y archivar dentro del expediente de obra.
16 Obra
FIN
DO
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MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No Aplica
CONTROL DE CAMBIOS
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PCN3. PA02.01.06.04 - Seguimiento a la Ejecución Contractual de Bienes y Servicios
Seguimiento a la Ejecución Contractual de Bienes y Servicios
Asegurar la correcta ejecución del contrato a partir de la suscripción del mismo y de acuerdo a lo
establecido en los requerimientos técnicos.
Desde la suscripción del contrato o notificación de orden de compra u orden de servicio, hasta la
entrega del expediente para el pago a OA-Contabilidad y el seguimiento del pago al proveedor.

NOTA: La base legal aplica de acuerdo a la fecha de la convocatoria del procedimiento de

selección.
5.1 Bienes. - Son objetos que requiere la Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
5.2 Servicio. - Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades
y el cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en
general, consultoría en general y consultoría de obra. La mención a consultoría se entiende
que alude a consultoría en general y consultoría de obras.
así como si la Entidad debe suministrar información básica, con el objeto de facilitar a los
MAN-01-
dentro de los alcances de la Ley, y es suscrito como consecuencia del otorgamiento de la
buena pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora.
5.6 Seguimiento. - Se refieren a las acciones y actividades de control a la ejecución contractual,
comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos.
5.7 Conformidad. - Es el acto por el cual el Área Usuaria otorga la aprobación total o parcial a
la ejecución de la prestación, materia del contrato ejecutado por el contratista.
5.8 Penalidad. - Sanción económica aplicable al contratista ante el incumplimiento injustificado
de sus obligaciones contractuales. Pueden ser por mora en la ejecución de la prestación y
otros supuestos.

o Velar por el cumplimiento del presente procedimiento.
6.2 Especialistas en Ejecución Contractual/Especialistas Legal en Ejecución Contractual
o Realizar seguimiento administrativo a la ejecución de servicios o entrega de bienes.
o Consolidar los documentos de conformidad emitidos por el Área Usuaria/Técnica que
forman parte del expediente de pago, asegurando el cumplimiento de los requisitos
para el pago al contratista.
6.3 Área usuaria/Área Técnica
o Emitir la conformidad de los bienes entregados por el contratista de acuerdo a lo
establecido en las EETT.
o Supervisar la ejecución del servicio y emitir la conformidad del servicio según lo
establecido en los TdR.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO Especialista en
Realizar el seguimiento a la entrega de los bienes y la ejecución Ejecución
de los servicios Contractual/
1
Se presentan dos casos exclusivos. Especialista Legal en
Caso 1: Bienes. Ir a la actividad 2. Ejecución Contractual
Caso 2: Servicios. Ir a la actividad 4.
Caso 1: Bienes. Área Usuaria/ Área

Recibir y verificar el bien de acuerdo con lo indicado en las Técnica
EETT y las mejoras indicadas en la propuesta del contratista. Asistente de Almacén
2
Ejecutar subproceso "Ingreso de Bienes al Almacén".
NOTA:
El lugar de entrega del bien se indica en las EETT.
Recibir expediente de pago. Ir a la actividad 9. Especialista en

NOTA: Ejecución
El informe de conformidad debe estar firmado por el Área Contractual/
3
Usuaria, la orden de compra es valorizada por OA-Almacén, la Especialista Legal en
guía de remisión debe contar con el visto del Área Usuaria, Ejecución Contractual
firma y sello del Responsable de Almacén.
Caso 2: Servicios. Área Usuaria/Área

4 Coordinar con el proveedor el inicio de la ejecución del servicio, Técnica
de acuerdo a los TdR.
Supervisar la ejecución del servicio, realizando visitas in situ, Área Usuaria/Área

requerimiento de información, coordinaciones remotas, entre Técnica
5
otros, para verificar el desarrollo de las actividades de acuerdo
con los TdR.
Recibir y revisar informe del contratista con el detalle del Área Usuaria/Área
desarrollo de las actividades, que den cumplimiento a lo Técnica
establecido en los TdR.
6
¿Es conforme?
Coordinar con el proveedor la subsanación de las Área Usuaria/Área

7 observaciones y asegurar el desarrollo de éstas. Ir a la Técnica
actividad 6.
Elaborar el acta de conformidad y/o acta de verificación de la Área Usuaria/Área Acta de verificación
ejecución del servicio. Técnica Acta de conformidad
8
NOTA: Indicar en el informe si el contratista ha incurrido en
penalidad.
Remitir los informes y actas de conformidad a OA- Área Usuaria/Área

9
Abastecimiento. Técnica
MAN-01-
Adjuntar comprobante de pago entregada por el proveedor al Especialista en Check list de

expediente de pago, check list de documentos y formato de Ejecución documentos
control de ejecución según corresponde. Contractual/
¿El contratista tiene penalidad? Especialista Legal en
SI: Ir a la actividad 11. Ejecución Contractual
10
NOTA:
Las facturas deben llegar a Abastecimiento (factura electrónica
por correo electrónico, factura en físico a través de la Unidad
funcional de atención al ciudadano y gestión documental (mesa
de partes) dirigido a la OA-Abastecimiento) y las guías de
remisión directamente del Área usuaria al Almacén central.
Realizar cálculo de penalidad en el formato. Especialista en Formato de cálculo

Ejecución de penalidad
11 Contractual/
Especialista Legal en
Comunicar al proveedor la penalidad incurrida. Especialista en

Ejecución
12 Contractual/
Elaborar expediente de pago y remitir a OA-Contabilidad. Especialista en Hoja de control de

¿Último pago? Ejecución pago
SI: Ejecutar el subproceso “Custodia, Control de Valores y Contractual/ Expediente de pago
13 Garantías “. Ir a la actividad 14. Especialista Legal en
NO: FIN. Ejecución Contractual
NOTA: Con copia al expediente de contratación.
Remitir expediente de contratación al archivo. FIN. Especialista en

Ejecución
14 Contractual/
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
Anexo 1: Hoja de control de pago

MAN-01-

MAN-01-
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-2021-
ITP/SG
FPN3. PA02.01.06.05 - Seguimiento a la Ejecución Contractual de Obras

NOMBRE DEL
Seguimiento a la Ejecución Contractual de Obras CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PA02.01.06.05 VERSIÓN 0
PROCESO
Realizar el seguimiento a la ejecución de obras, conforme a
lo definido en el expediente técnico y la Ley de Contrataciones
del Estado, para asegurar el desarrollo oportuno y conforme
de las obras.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO
NIVEL 0
NIVEL 0
CÓDIGO PROCESO
NIVEL 1
CÓDIGO PROCESO
PROCESO NIVEL 2 Administración de Contratos PA02.01.06
NIVEL 2
El proceso seguimiento a la ejecución contractual de obras

 Área Usuaria
ALCANCE O ÁREAS BREVE DESCRIPCIÓN contempla las actividades para la entrega de terrenos,
 Oficina de Administración (Abastecimiento)
PARTICIPANTES DEL PROCESO atención de valorizaciones de obra, recepción de Obras,
 Dirección de Operaciones liquidación de obras.
 Decreto Supremo 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.
 Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, Reglamento de la Ley Nº 30225- Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias.
BASE LEGAL /
NORMATIVA  Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
APLICABLE AL  Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Decreto Supremo que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento
PROCESO Administrativo General.
 Resolución Ejecutiva N°019-2021-ITP/DE, Delegan facultades en diversos funcionarios del Instituto Tecnológico de la Producción y Directores de los
CITE Públicos.
MAN-01-2021-
ITP/SG

 Contrato para la Ejecución de Obra y Supervisión
 Cuaderno de Obra
de Obra
 Acta de Entrega de Terreno
 Contratista  Expediente Técnico
 Expediente de valorización  Área Usuaria del ITP
 Área Usuaria del ITP  Expediente de contratación
 Informe técnico de aprobación  Oficina de Administración
 Dirección de Operaciones  Registro de metrados en “Cuaderno de Obra”
 Acta de Recepción de Obra (Contabilidad)
 Oficina de Administración  Asiento del Cuaderno de Obra
 Informe de Liquidación  Dirección de Operaciones
(Abastecimiento)  Liquidación de Obra del contratista
 Resolución y carta que aprueban la liquidación de
 Informe de Cálculos del Supervisor o Inspector de
obra
Obra
Entrega de Terrenos PA02.01.06.05.01

Atención de Valorizaciones de Obra CÓDIGO DEL PA02.01.06.05.02
PROCESOS NIVEL 4
Recepción de Obras PROCESO NIVEL 4 PA02.01.06.05.03
Liquidación de Obras PA02.01.06.05.04
MAN-01-
PCN4. PA02.01.06.05.01 - Entrega de Terrenos
Entrega de terreno
Establecer las condiciones, requisitos, funciones y responsabilidades en el procedimiento de

entrega de terrenos para la ejecución de obras públicas por parte de la Dirección de Operaciones
de acuerdo a los plazos y requisitos que dispone la normativa de contrataciones del Estado.
Este procedimiento comprende desde la comunicación de la suscripción del contrato hasta la

remisión del Acta de Entrega al responsable del Archivo de la Dirección de Operaciones para su
archivamiento y custodia.

4.3 Directiva N° 009-2020-OSCE/CD, Lineamientos para el uso del cuaderno de obra digital.
4.6 Resolución Ejecutiva N°019-20210-ITP/DE, Delegan facultades en diversos funcionarios
del Instituto Tecnológico de la Producción y Directores de los CITE Públicos.
5.4 Cuaderno de Obra digital. Es una herramienta informática desarrollada y administrada por
el OSCE, que sustituye el cuaderno de obra físico con las características y formalidades
establecidas en el artículo 191 del Reglamento, en el que se registran los hechos relevantes
MAN-01-
que ocurran durante la ejecución de la obra, las órdenes, las consultas y las respuestas a
las consultas, que se abre en la fecha de entrega del terreno y se cierra culminado el acto
de recepción de la obra o en el acto de constatación física de la obra, según corresponda.
Producción.
5.7 Inspector de obra. Es un profesional, funcionario o servidor que labora en la Entidad,
objetivo de supervisor la obra.
por paquete.
5.13 RCLE. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
el contratista. Su actuación se
ajusta a lo estipulado en el contrato de obra, no teniendo autoridad para modificarlo
MAN-01-

o Remitir copia del expediente de contratación a la DO, una vez suscrito el contrato de
ejecución de obra, con la finalidad que se dé cumplimiento a las condiciones
establecidas en el RLCE para el inicio de la obra.
6.2 Dirección de Operaciones
6.2.1 Director(a) de Operaciones
o Emitir y disponer la notificación de las cartas al contratista y supervisor o inspector de
obra comunicando la fecha y hora de entrega de terreno.
6.2.2 Coordinador(a) de Obra
o Realizar las gestiones pertinentes para asegurar disponibilidad física del terreno.
o Coordinar con el contratista y supervisor o inspector de obra para definir la fecha de
entrega de terreno luego de haber suscrito el contrato.
o Proyectar la carta a ser remitida al contratista y al supervisor o inspector de obra.
o Elaborar el acta de entrega de terreno
o Realizar la entrega del terreno al contratista mediante la suscripción de un acta.
o Entregar al responsable de archivo el original del acta de entrega suscrita, para su
custodia, en el expediente de obra.
6.2.3 Responsable de archivo
o Custodiar el acta de entrega de terreno en el expediente de obra.
MAN-01-
INICIO
Ejecutar subproceso “Elaboración, Suscripción y Modificación de
Contratos en el Marco de la LCE”
Nota
En el contrato se debe asegurar de consignar una dirección
electrónica.
Remitir copia del expediente de contratación a la DO para

Contrato para la
asegurar el cumplimiento de las condiciones previstas en la Oficina de
1 Ejecución de Obra y
RLCE para el inicio de obra Administración
Supervisión de Obra
Derivar copia del expediente de obra al Coordinador de Obra Dirección de

2
designado. Operaciones
Coordinador(a) de
Gestionar los documentos necesarios para la disponibilidad
3 Obra
física del terreno de acuerdo con el contrato y ET Obra.
DO
Dentro de las 15d de suscrito el contrato Coordinador(a) de

4 Coordinar con el contratista de obra la fecha de entrega del Obra
terreno. DO
Elaborar el proyecto de carta dirigido a la contratista, Coordinador(a) de

5 supervisor/inspector notificando la fecha y hora del acto de Obra Proyecto de cartas
entrega de terreno. DO
Suscribir la carta para la entrega del terreno y disponer su Director(a)

6 Cartas
notificación DO
Coordinador(a) de
Notificar carta al contratista vía correo electrónico de acuerdo
7 Obra Correos electrónicos
con el contrato.
DO
Coordinador(a) de
Elaborar el Acta de Entrega del terreno de acuerdo con la fecha
8 Obra Proyecto de Acta
indicada en la carta.
DO
Fecha de entrega de terreno Contratista

Realizar la visita del terreno in situ para proceder con la entrega Supervisor o
de a acuerdo a lo establecido en la RLCE. Inspector de obra
9 Nota Coordinador(a) de
El Coordinador de Obra es quien asiste al acto de entrega de Obra
terreno; sin embargo, ante la imposibilidad de su asistencia, Personal designado
la DO designará quien lo reemplazará. por la DO
Apertura “Cuaderno de Obra”.

Nota Contratista
10 Cuaderno de Obra
Firmado en cada página por el Supervisor de Obra y Supervisor de Obra
Residente de Obra
MAN-01-
Suscribir "Acta de entrega de terreno". Contratista

Coordinador(a) de
Acta de Entrega de
11 Obra
Nota Terreno
Supervisor(a) o
Incluye observaciones realizadas por el contratista. Inspector(a) de Obra
Entregar “Acta de Entrega de Terreno” al responsable del archivo Coordinador(a) de

12
para su custodia. Obra
Archivar el “Acta de Entrega de Terreno” en el expediente de

Responsable de
13 obra.
Archivo
FIN.
MAN-01-
No aplica
MAN-01-
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN4. PA02.01.06.05.02 - Atención de Valorizaciones de Obra
Atención de valorizaciones de obra
Establecer las actividades que se deben seguir para la elaboración, revisión, aprobación y pago
de valorizaciones de obra dentro del marco que dispone la normativa de contrataciones del estado.
Este procedimiento comprende desde el registro de los metros a valorizar por parte de la
contratista, su evaluación posterior por el Supervisor o Inspector de Obra hasta el pago al
proveedor y su registro para el control de pagos.

4.5 Decreto Supremo N° 011-79-VC, Reglamento del Régimen de Fórmulas Polinómicas, y sus
modificatorias, ampliatorias y complementarias.
4.6 Resolución Ejecutiva N°019-2021-ITP/DE, Delegan facultades en diversos funcionarios del
Instituto Tecnológico de la Producción y directores de los CITE Públicos.
MAN-01-
5.2 Contrato. Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica
dentro de los alcances de la Ley y su Reglamento.
5.5 DO. Dirección de Operaciones.
Producción.
5.7 Expediente Técnico de Obra. Es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o
económico que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de
ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de presupuesto, análisis de
precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo
requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros
complementarios.
objetivo de supervisor la obra.
5.10 Metrado. Es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar,
según la unidad de medida establecida.
5.11 Mora. El retraso parcial o total, continuado y acumulativo en el cumplimiento de
prestaciones consistentes en la entrega de bienes, servicios en general, consultorías o
ejecución de obras sujetos a cronograma y calendarios contenidos en los documentos del
procedimiento de selección y/o contratos.
MAN-01-
por paquete.
5.17 Valorización de obra. Es la cuantificación económica del avance físico en la ejecución de
la obra, realizada en un período determinado. Las valorizaciones tienen el carácter de pagos
a cuenta, toda vez que en la liquidación final es donde se define el monto total de la obra y
el saldo a cancelar.
6.1 Supervisor(a) o Inspector de Obra

o Verificar avance físico y financiero de la ejecución de la obra.
o Elaborar con el contratista las valorizaciones el último día de cada período previsto
en las bases, en función de los metrados ejecutados, aplicando las partidas y precios
unitarios del desagregado de partidas, agregando separadamente los montos
proporcionales de gastos generales y utilidad ofertados.
o Revisar los metrados y lo contrasta con lo ejecutado, durante el período de
aprobación de la valorización.
o Remitir a la Entidad su informe técnico aprobando la valorización, a fin de continuar
con el procedimiento para su pago.
6.2 Coordinador(a) de Obra
o Verificar que el informe de valorización sea remitido dentro de los plazos y conforme
a procedimiento.
o Revisar el cálculo de la valorización el cual debe ser contrastado con: i) el "Informe
de Monitoreo" en caso se haya realizado una visita inopinada a la obra; o, ii) con los
MAN-01-
informes semanales y mensuales remitidos por el Supervisor o Inspector de Obra; así

como los documentos técnicos del contrato de obra.
o Elabora el informe técnico pronunciándose sobre el expediente de valorización
presentado.
o Elaborar proyecto de memorando.
o Entregar copia del expediente de valorización al responsable de Archivo de la DO
para su custodia en el archivo de la obra.
6.3 Director(a) de Operaciones
o Suscribir el memorando, solicitando continua con el pago de la valorización
o Disponer la remisión del memorando y del expediente de valorización a la OA
6.4 Responsable del archivo
o Archivar la copia de la valorización en el expediente de la obra
MAN-01-
INICIO Residente de Obra

Registro de metrados
Hasta el último día del mes Contratista
1 en “Cuaderno de
Registrar en el "Cuaderno de Obra" el metrado de las partidas Supervisor(a) o
Obra”
ejecutadas dentro del presupuesto contratado. Inspector(a) de Obra
Supervisor(a) de Obra
2 Revisar los metrados registrados y contrastar con lo ejecutado.
Tercero
Elaborar el expediente de valorización de acuerdo con el sistema

de contratación.
Supervisor(a) de Obra Expediente de
3
Nota Tercero valorización
Factura, Copia del contrato, Copia del CCI, Cuenta de
detracción, Pago de CONAFOVICER, Pago Sencico, SCTR,
Planillas electrónicas, Copias de cartas fianzas.
Dentro de los 5 primeros días calendario del mes, contados a

partir del primer día hábil del mes siguiente al de la valorización
Presentar el informe de valorización al ITP.
Ejecutar el subproceso “Recepción de Documentos”.
Supervisor(a) de Obra
4 Nota
Tercero
- Hoja de metrados certificados
- Lista de metrados afectados por precios unitarios.
- Cuadro de control de reajustes
- Panel fotográfico y videos
- Cuadro de amortizaciones de adelanto
Coordinador(a) de
Verificar que el informe de valorización sea remitido dentro de los
5 Obra
plazos y conforme a procedimiento.
DO
Revisar el cálculo de la valorización y contrastar con los informes

de monitoreo y documentos técnicos del contrato de obra.
Nota
Coordinador(a) de
Informes semanales y mensuales del Supervisor o Inspector Expediente de
6 Obra
de Obra”. valorización revisado
DO
¿Existen discrepancias en la valorización?
SI: Ir a la actividad 7
Determinar si existe montos no controversiales

Coordinador(a) de
7 ¿Existe monto no controversial? Obra
SI: Ir a la actividad 9. DO
MAN-01-
Proceder de acuerdo con lo indicado por el RCLE.

FIN
Coordinador(a) de
Nota
8 Obra
La parte controversial se resuelve en la liquidación. En caso
DO
sea igual o superior al 5% del monto contractual actualizado
se somete a solución de controversias de acuerdo con la
RLCE
Dentro de los 10 días calendario de recibido el informe de

valorización.
Elaborar el informe técnico aprobando la valorización
presentada.
Coordinador(a) de
Nota Informe técnico de
9 Obra
- Hoja resumen con metros valorizados (del periodo y el aprobación
DO
saldo)
- Hoja de control de valorizaciones y de pagos efectuados
por la entidad
- Gráfico del avance de obra
- Proyecto de memorando a la OA
Suscribir memorando y solicitar pago de valorizaciones a la OA.

Director(a)
10 Ejecutar subproceso “Pago a Proveedor de Bien y/o Memorando
DO
Servicio”
Unidad de Tesorería
11 Comunicar a la DO el pago realizado Memorando
OA
Coordinador(a) de
Tomar conocimiento y derivar copia de la valorización para el Registro en
12 Obra
encargo del archivo de la DO para su custodia. expediente de obra
DO
Archivar informes remitidos por el Coordinador dentro del Asistente(a) de

Registro en
13 expediente de obra. Archivo
expediente de Obra
FIN DO
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No Aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN4. PA02.01.06.05.03 - Recepción de Obras
Recepción de Obra
Asegurar el proceso de recepción de obra se realice de forma transparente y cumpla con los plazos y
requisitos que dispone la normativa de contrataciones del Estado.
Este procedimiento comprende desde el registro de finalización de obra hasta la remisión del “Acta de
Recepción de Obra” al responsable del Archivo de la Dirección de Operaciones para su archivamiento y
custodia.

4.4 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Decreto Supremo que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
4.5 Decreto Supremo N° 011-2006-VIVIENDA, Reglamento Nacional de Edificaciones, normas técnicas
complementarias y modificatorias.
4.6 Resolución Ejecutiva N°019-20210-ITP/DE , Delegan facultades en diversos funcionarios del
Instituto Tecnológico de la Producción y Directores de los CITE Públicos.
5.1 Acta de Recepción de Obra. Documento público elaborado por los integrantes de la Comisión de
Recepción de Obra, el Residente de Obra y el Supervisor o Inspector de Obra.
5.2 Bases Integradas. Documento del procedimiento de Licitación Pública, Concurso Público y
Adjudicación Simplificada cuyo texto incorpora las modificaciones que se hayan producido como
consecuencia de las consultas, observaciones, la implementación del pronunciamiento emitido por
el OSCE, según sea el caso; o, cuyo texto coincide con el de las bases originales en caso de no
haberse presentado consultas y/u observaciones, ni se hayan realizado acciones de supervisión.
5.3 Contratista. Persona natural o jurídica que suscribe el contrato de obra con el ITP de conformidad
con las disposiciones de la Ley y su Reglamento.
5.4 Contrato. Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los
alcances de la Ley y su Reglamento.
5.5 Contrato de Obra. Es el documento que tiene como finalidad establecer los derechos, obligaciones
y condiciones bajo las cuales el contratista ejecutará una obra para la Entidad. Este contrato
MAN-01-
comprende las Bases Integradas, la oferta ganadora y los documentos derivados del procedimiento
de selección que establezcan obligaciones para las partes.
5.6 Cuaderno de Obra digital. Es una herramienta informática desarrollada y administrada por el
OSCE, que sustituye el cuaderno de obra físico con las características y formalidades establecidas
en el artículo 191 del Reglamento, en el que se registran los hechos relevantes que ocurran durante
la ejecución de la obra, las órdenes, las consultas y las respuestas a las consultas, que se abre en
la fecha de entrega del terreno y se cierra culminado el acto de recepción de la obra o en el acto de
constatación física de la obra, según corresponda.
5.7 DE. Dirección Ejecutiva
5.8 DO. Dirección de Operaciones.
5.9 Entidad. Para efectos de lo establecido en la presente Directiva, cuando se haga referencia a la
Entidad se entenderá que ésta se encuentra referida al Instituto Tecnológico de la Producción.
5.10 Expediente Técnico de Obra. Es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o económico
que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra,
metrados, presupuesto de obra, fecha de presupuesto, análisis de precios, calendario de avance de
obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico,
de impacto ambiental u otros complementarios.
5.11 Inspector de obra o Supervisor de Obra. Es un profesional, funcionario o servidor que labora en
la Entidad, designado expresamente por ésta para que desempeñe las funciones establecidas con
el objetivo de supervisar la obra.
5.15 Plazo de ejecución de obra. Tiempo determinado para la ejecución de una obra, estimado en el
expediente técnico y acordado en el contrato.
5.16 Residente de Obra. Profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista,
previa conformidad de la Entidad, el cual puede ser ingeniero o arquitecto. Representa al contratista
como responsable técnico de la obra de modo permanente y directo. No se encuentra facultado a
pactar modificaciones al contrato, tampoco puede prestar sus servicios en más de una obra a la vez,
salvo que se trate de obras convocadas por paquete.
5.17 RLCE. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
5.18 Supervisor de Obra. Persona natural o jurídica contratada por el ITP para supervisar la obra. Es el
responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución técnica, económica y
administrativa de la obra y del cumplimiento del contrato suscrito con el contratista. Su actuación se
ajusta a lo estipulado en el contrato de obra, no teniendo autoridad para modificarlo.
5.19 Valorización de Obra. Cuantificación económica del avance físico en la ejecución de la obra,
realizada en un período determinado. Las valorizaciones tienen el carácter de pagos a cuenta, toda
vez que en la liquidación final es donde se define el monto total de la obra y el saldo a cancelar.
5.20 Administrador de usuarios del cuaderno de obra digital. Es el funcionario o servidor designado
por la entidad para a) Habilitar y deshabilitar el cuaderno de obra digital, así como demás acciones
relacionadas a la gestión de esta herramienta, b) Crear a los usuarios del cuaderno de obra digital:
MAN-01-
residente de obra, inspector de obra, supervisor de obra y usuario de monitoreo de obra. La creación
de usuario permite la activación, y c) Desvincular a los usuarios registrados en un cuaderno de obra
digital. La desvinculación permite la desactivación.
6.1 Contratista (a través de su Residente de Obra)

o Anotar en el cuaderno de obra digital la culminación de obra y solicitar su recepción.
o Registrar asientos en el cuaderno de obra digital, de acuerdo a las autorizaciones otorgadas
a su perfil.
o Acceder a la información registrada en el cuaderno de obra digital, de acuerdo a las
autorizaciones otorgadas a su perfil.
o Subsanar las observaciones formuladas por el Comité de Recepción de Obra, en el plazo
establecido por norma
6.2 Supervisor(a) de Obra o Inspector de Obra

o Verificar culminación de obra.
o Corroborar el fiel cumplimiento de lo establecido en planos, especificaciones técnicas y
calidad.
o Anotar en el cuaderno de obra la culminación de la obra.
o Emitir y remitir a la DO, dentro de los cinco (5) días calendario (de la anotación realizada por
el Residente de Obra), el Certificado de Conformidad Técnica detallando las metas del
proyecto, precisando que la obra cumple con lo establecido en el Expediente Técnico de
Obra e indicando las modificaciones aprobadas por la Entidad.
o Anotar en el cuaderno de obra y comunicar a la Entidad la no culminación de la obra, de ser
el caso.
o Solicitar a la DO para conformación del comité técnico de recepción de obra.
o Participar del acto de recepción de obra, como responsable del control de los trabajos
ejecutados por el contratista y como asesor técnico del Comité.
o Informar a la DO cuando el contratista no ha iniciado los trabajos de subsanación, luego de
vencido el 50% del plazo establecido para la subsanación, para que asuma dicha
subsanación con cargo a las valorizaciones pendientes de pago o de acuerdo a lo establecido
en la Directiva de Intervención Económica de la Obra aprobada por el OSCE.
o Registrar asientos en el cuaderno de obra digital, de acuerdo a las autorizaciones otorgadas
a su perfil.
o Acceder a la información registrada en el cuaderno de obra digital, de acuerdo a las
autorizaciones otorgadas a su perfil.

o Evaluar documentación remitida por el supervisor de obra o inspector de obra.
o Elaborar informe técnico, proponiendo a los miembros integrantes del Comité de Recepción
y la fecha del inicio del acto de recepción de obra.
o Proyectar cartas de comunicación al contratista y supervisor, de tratarse de inspector
proyectar memorando, notificando el día y la hora del inicio del acto de recepción de obra.
MAN-01-
o Evaluar y proponer, cuando corresponda, las acciones a adoptarse para la subsanación de

las observaciones por parte de la Entidad con cargo a las valorizaciones pendientes de pago
del contratista o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Directiva de Intervención
Económica de la Obra aprobada por el OSCE.
o Evaluar y recomendar, cuando corresponda, la resolución del contrato por incumplimiento del
contratista en la subsanación de las observaciones.
6.4 Director(a) de Operaciones
o Designar comité de recepción y disponer fecha y hora para el inicio del acto de recepción de
obra.
o Disponer la notificación de las cartas comunicando al contratista y al supervisor la fecha de
inicio del acto de recepción.
6.5 Comité de Recepción de Obra

o Evaluar la conformidad de obra y dar por finalizada en caso corresponda.
o Verificar la culminación de la obra y que esta se encuentre acorde con lo señalado en el
Expediente Técnico de Obra y las modificaciones aprobadas por la Entidad; asimismo,
verificar el funcionamiento y operatividad de la infraestructura culminada, las instalaciones y
equipos; y en caso corresponda, disponer las pruebas operativas que sean necesarias.
o En caso de existir observaciones elaborar Acta o Pliego de Observaciones. En su
oportunidad, verificar el cumplimiento de la subsanación de dichas observaciones.
o Suscribir el “Acta de Recepción”, “Acta o Pliego de Observaciones” o “Acta de No Recepción”,
según corresponda.
o Remitir informe a la DO sobre sus actuaciones en el proceso de recepción de obra.
o Si, luego de realizar la verificación de la subsanación de las observaciones formuladas,
subsisten discrepancias respecto a dicho levantamiento a las observaciones que se formulen
en dicho acto, en el plazo máximo de cinco (5) días, debe informar al Titular de la Entidad
todo lo actuado, sustentando sus observaciones para que emita su pronunciamiento.
6.6 Director(a) ejecutivo

o Emitir pronunciamiento dentro del plazo de cinco días calendario, sobre las discrepancias
informadas por el Comité de Recepción de Obras.
MAN-01-

INICIO
Contratista indica culminación de obra
Residente de Obra Asiento del Cuaderno
1 Registrar finalización de trabajos en el cuaderno de obra y solicitar
Contratista de Obra
recepción de obra.
5 días como máximo

Revisar y corroborar el fiel cumplimiento de lo indicado en los
planos, calidad de obra y ETs de obra.
¿La obra cumple con lo señalado?
Dentro del plazo indicado en la actividad 2

Registrar en el cuaderno de obra la no culminación de obra,
identificando las partidas pendientes de ejecución, requiriendo al
contratista su ejecución.
Asiento del Cuaderno
de Obra
Nota
Si no cuenta con plazo se considera que la obra se ejecuta bajo
penalidad y su entrega se realiza fuera de fecha
Coordinar y culminar los trabajos faltantes asociadas a las partidas

señaladas en el Cuaderno de Obra. Residente de Obra
4
Ir a la actividad 1 Contratista
Dentro del plazo indicado en la actividad 2

Registrar su conformidad en el Cuaderno de Obra respecto a la Asiento del Cuaderno
culminación de la obra. de Obra
Elaborar y remitir a la entidad el Certificado de Conformidad

Técnica.
Nota Certificado
Detallando las metas del proyecto, si se han cumplido con lo Carta del Supervisor
señalado en el expediente técnico, comunicando las
modificaciones aprobadas por la entidad
En el día de la recepción
Evaluar la documentación remitida y elaborar el informe técnico de
recepción de obra Coordinador(a) de
7 Obra Informe técnico
Nota DO
Proponiendo a los miembros integrantes del Comité de
Recepción y la fecha de inicio del acto de recepción de obra.
2 días hábiles como máximo de recibida la documentación del
Supervisor de Obra o Inspector de Obra Memorando de
Designar al comité de recepción de obra, fijar fecha de inicio del Director(a) conformación de CRO
8
acto de recepción de obra y notificar a los involucrados. DO Cartas y/o memorando
de notificación
Nota
MAN-01-

Al Coordinador de Obra, profesionales especialistas por
complejidad, supervisor o inspector de obra y contratista.
20 días calendario como máximo
En la obra
Verificar la culminación de la obra, funcionamiento y operatividad de
todos sus componentes.
Nota
Modificaciones efectuadas, funcionamiento y operatividad de Comité de Recepción
la infraestructura, instalaciones y equipos. De ser necesario se de Obra Protocolo de pruebas,
9
solicita pruebas de operatividad de equipos. Supervisor(a) o planos de replanteo
Inspector de Obra
¿Se culminó la obra sin observaciones?
SI: Ir a la actividad 20
NO: ¿Las observaciones son subsanables?
Culminación de obra con observaciones NO subsanables

Comité de Recepción
10 Advertir la obra no se encuentra culminada y disponer al Supervisor
de Obra
o Inspector de Obra.
Registrar no culminación de obra en el Cuaderno de Obra para la
Supervisor(a) o Asiento del Cuaderno
11 atención por la contratista.
Inspector de Obra de Obra
Ir a la actividad 1
Culminación de obra con observaciones subsanables de Obra Acta
12 Firmar acta o pliego de observaciones de obra y remitir al Contratista Pliego de
Supervisor de Obra para su coordinación Supervisor(a) o Observaciones
Inspector(a) de Obra
45 días calendario o 1/10 del tiempo de Obra
13 Subsanar observaciones registradas en el acta o pliego de Contratista
observaciones.
En la fecha de culminación de los trabajos de subsanación
Residente de Obra Asiento del Cuaderno
14 Registrar en el cuaderno de obra la finalización de levantamiento de
Contratista de Obra
observaciones.
3 días calendario siguientes a la anotación del Residente de Obra
15 Supervisor(a) de Obra Carta
Verificar e informar a la entidad el levantamiento de observaciones.
Comprobar el levantamiento de observaciones de acuerdo con el
registro anterior.
16 ¿Subsana observaciones? de Obra
SI: Ir a la actividad 20. DO
5 días calendario como máximo

Elaborar informe y elevarlo a la DE, señalando las discrepancias
17 de Obra Informe
advertidas en el levantamiento de la subsanación sustentando las
DO
observaciones
5 días como máximo
Emitir pronunciamiento sobre las observaciones.
Director/a
18
¿DE acepta las observaciones del Comité de Recepción? DE
MAN-01-
Dentro del plazo señalado

Notificar su pronunciamiento a la contratista para solución de
controversias.
FIN
Director(a)
19 Carta
DE
Nota
A partir de dicha notificación (o culminación de plazo sin
notificación) se computan los plazos para la solución de
controversias.
Suscribir "Acta de Recepción de Obra" de Obra
Acta de Recepción de
20 Nota Contratista
Obra
La contratista debe entregar el cuaderno de obra Supervisor(a) o
Coordinar con el Director/a CITE para la entrega de la obra al CITE
de Obra
a través de un acta.
21 Contratista Acta
Ejecutar subproceso “Liquidación de obra”.
Supervisor(a) o
FIN
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
9.1. Acta de Recepción de Obra
ANTECEDENTES CONTRACTUALES
Obra : XXXX
Ubicación : XXX
Entidad Contratante : Instituto Tecnológico de la Producción-ITP
Modalidad de Ejecución : XXX
Sistema de Contratación : XXX
Del Contratista
Proceso : XXXX
Contrato : Contrato N° XXX
Contratista : XXX
Representante Legal : Ing. XXX
Residente de Obra : Ing. XXX
Fecha de Inicio de Obra : XXXX
Fecha de Término Contractual : XXXX
Fecha de Término Real : XXXX
Monto del Contrato de Obra : S/. XXXX
Plazo de Ejecución de Obra : XXX
Adicional de Obra N° 01 : XXXX
Ampliación de Plazo N° 01 : XXXX
Del Supervisor
Orden de Servicio / Contrato de Supervisor : XXX

Supervisor : XXX
Monto de la Orden de Servicio/ Contrato : S/. XXX
Plazo de Supervisión de Obra : XXX
Plazo de Liquidación : XXX
Total del Plazo de Supervisión : XXX
En la zona de trabajo, ubicada en el distrito de XXX, siendo las XX:XX horas del día XX de XXX de XXXX, se
constituyó el Comité de Recepción de Obra, designado por la Dirección de Operaciones mediante Memorando
Múltiple NºXXXX-XXXX-ITP/DO, del XX de XXX de XXXX, en cumplimiento al Art. 208 del Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado (aprobado mediante Decreto Supremo Nº 30225-2015-EF y normas modificatorias),
conformado por los siguientes profesionales:
- Ing. XXXX Presidente

- Ing. XXXX Miembro
- Ing. XXXX Miembro
MAN-01-
- Ing. XXXX Miembro

- Ing. XXXX Asesor
Participando del acto, el representante de la Empresa XXXXXX, Ing. XXXX, Gerente General y Residente de Obra,
y con la participación del Ing. XXXX, en su condición de Supervisor de Obra y Asesor Técnico del Comité de
Recepción.
El Comité de Recepción de Obra en uso de sus atribuciones estipulada en la Resolución Ejecutiva N° XX-XXXX-
ITP/DE y en cumplimiento al Art. 208 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado (aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 30225-2015-EF y normas modificatorias), procedió a la constatación y verificación de los
trabajos ejecutados en la obra, advirtió que la misma ha sido concluida de acuerdo a los documentos contenidos
en el expediente técnico; asimismo, de acuerdo a las mediciones y calibraciones realizadas, cumple con los
parámetros establecidos en el Normativa para este tipo de instalaciones, circunstancia que no exime al Contratista
de la responsabilidad por vicios ocultos que se pudieran presentar posterior a la recepción de obra, en
concordancia con el artículo 208 de la Ley de Contrataciones.
Siendo las XX:XX horas del día XX de XXX de XXXX, se dio por terminada la Recepción de Obra. En señal de
conformidad, suscriben los miembros del Comité de Recepción de Obra, el Contratista y el Supervisor.
Se suscribe la presente Acta en siete (07) originales.

MAN-01-
POR EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA PRODUCCIÓN POR EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA PRODUCCIÓN
Ing. XXXXXXX Ing. XXXXXXX

Presidente Miembro

Miembro Miembro
POR LA SUPERVISION POR EL CONTRATISTA

Supervisor Representante Legal
MAN-01-
9.2. Acta de Observaciones de Recepción de obra

ANTECEDENTES CONTRACTUALES
Obra : “XXXXXX”
Ubicación : XXX
Entidad Contratante : Instituto Tecnológico de la Producción-ITP
Modalidad de Ejecución : XXX
Sistema de Contratación : XXX
Del Contratista
Proceso : XXX
Contrato : Contrato N° XXX
Contratista : XXX
Representante Común : XXX
Residente de Obra : Ing.XXX
Fecha de Inicio de Obra : XXX
Fecha de Término Contractual : XXX
Fecha de Término Real : XXX
Monto del Contrato de Obra : S/. XXX
Plazo de Ejecución de Obra : XXX
Adicional de Obra N° 01 : XXX
Ampliación de Plazo N° 01 : XXX
Del Supervisor
Orden de Servicio / Contrato : XXX
Supervisor : Ing. XXX
Monto : S/. XXXX
Plazo de Supervisión de Obra : XXXX
Plazo de Liquidación : XXXX
Total del Plazo de Supervisión : XXXX
En las instalaciones del CITE XXXX, ubicado en XXXX, XXX, siendo las XX:XXX horas del día XX de XXX de
XXXX, se constituye el Comité de Recepción de Obra del Instituto Tecnológico de la Producción, designado por la
Dirección de Operaciones, en cumplimiento al Art. 208 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
(aprobado mediante Decreto Supremo Nº 30225-2015-EF y normas modificatorias), conformado por los siguientes
profesionales:
- Ing. XXXX Presidente
- Ing. XXXX Miembro
Ing. XXXX Miembro
- Ing. XXXX Miembro
- Ing. XXXX Asesor
MAN-01-
Participando en el acto, el Representante Común XXXX y Residente de Obra, y con la participación del Ing. XXXX,
en su condición de Supervisor de Obra y Asesor Técnico del Comité de Recepción.
El Comité de Recepción de Obra en uso de sus atribuciones estipulada en el Memorando Múltiple N°XXXX-2019-
ITP/DO y en cumplimiento al Art. 208 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado (aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 30225-2015-EF y normas modificatorias), procedió a la constatación y verificación de la obra
ejecutada de acuerdo a las partidas consignadas en el Expediente Técnico (Planos, Especificaciones Técnicas,
Memoria Descriptiva, Presupuesto y Otros), Encontrándose las siguientes observaciones:
ARQUITECTURA - ESTRUCTURAS
 XXXX
 XXXX
INSTALACIONES SANITARIAS
 XXXX
 XXXX
INSTALACIONES ELECTRICAS
 XXXX
 XXXX
Siendo las XX:XX horas del día XX de XXX de 2019, se dio por terminada la diligencia.
MAN-01-
En señal de conformidad, suscriben los miembros del Comité de Recepción, Ing. Residente de Obra, así como el

Presidente Miembro

Miembro Miembro
POR LA SUPERVISION POR EL CONTRATISTA

Supervisor Representante Legal
Supervisor de Obra y miembros del Comité de Recepción, en cuatro copias.
CONTROL DE CAMBIOS
1
MAN-01-
PCN4. PA02.01.06.05.04 - Liquidación de Obras
Liquidación de Obra
Asegurar el proceso de liquidación de obra con la finalidad de determinar de manera correcta,

precisa y conforme a la normativa el costo total del contrato de obra y su saldo económico.
Este procedimiento se inicia con la emisión “Acta de Recepción de Obra” o “Acta de Constatación
Física e Inventario” y comprende el proceso de revisión de la liquidación presentada por el
contratista y la determinación del cálculo de la liquidación de obra por parte de la Entidad, así como
la emisión de la resolución que la aprueba.
4.1 Decreto Supremo 082-2019-EF, Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225-Ley de

4.5 Resolución Ejecutiva N°019-20210-ITP/DE, Delegan facultades en diversos funcionarios
del Instituto Tecnológico de la Producción y Directores de los CITE Públicos.

complementarios.
5.2 Valorización de obra. Cuantificación económica del avance físico en la ejecución de la
obra, realizada en un período determinado. Las valorizaciones tienen el carácter de pagos
MAN-01-
5.3 Acta de Recepción de Obra. Documento público elaborado por los integrantes de la
Comisión de Recepción de Obra, el Residente de Obra y el Supervisor o Inspector de Obra.
5.4 Bases Integradas. Documento del procedimiento de Licitación Pública, Concurso Público
y Adjudicación Simplificada cuyo texto incorpora las modificaciones que se hayan producido
como consecuencia de las consultas, observaciones, la implementación del
pronunciamiento emitido por el OSCE, según sea el caso; o, cuyo texto coincide con el de
las bases originales en caso de no haberse presentado consultas y/u observaciones, ni se
hayan realizado acciones de supervisión.
Producción.
complementarios.
5.12 Gastos Generales. Son aquellos costos indirectos que el contratista efectúa para la
ejecución de la prestación a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo
que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del
servicio.
5.13 Gastos Generales Fijos. Son aquellos que no están relacionados con el tiempo de
ejecución de la prestación a cargo del contratista.
MAN-01-
5.14 Gastos Generales Variables. Son aquellos que están directamente relacionados con el
tiempo de ejecución de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de
ejecución de la prestación a cargo del contratista.
objetivo de supervisar la obra.
5.16 Liquidación de oficio. Es el cálculo técnico efectuado, bajo las condiciones normativas y
contractuales aplicables al contrato, que tiene como finalidad determinar el costo total del
contrato y su saldo económico.
5.17 Metrado. Es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar,
según la unidad de medida establecida.
5.18 Mora. El retraso parcial o total, continuado y acumulativo en el cumplimiento de
prestaciones consistentes en la ejecución de obras sujetos a cronograma y calendarios
contenidos en los documentos del procedimiento de selección y/o contratos.
5.20 Partida. Cada una de las partes que conformar el presupuesto de una obra y precio unitario.
5.22 Presupuesto de Obra. Es el valor económico de la obra estructurado por partidas con sus
respectivos metrados, análisis de precios unitarios, gastos generales, utilidad e impuestos.
por paquete.
MAN-01-
5.26 Valorización de Obra. Cuantificación económica del avance físico en la ejecución de la

obra, realizada en un período determinado. Las valorizaciones tienen el carácter de pagos
6.1 Contratista
o Presentar la Liquidación del Contrato de Obra dentro de los plazos establecidos en el RLCE.
o Comunicar al Especialista de Liquidaciones la fecha en que se llevó a cabo el acto de
“Recepción de Obra” o de “Constatación Física e Inventario”
o Elaborar y remitir al Especialista de Liquidación la ayuda de memoria con la lista de los
documentos generados (cartas, memorandos, oficios, correos electrónicos, etc.) durante la
ejecución contractual de la obra, ya sean emitidos o recibidos por la Dirección de Operaciones
con la finalidad que dicho especialista realice las acciones para recopilar todos los documentos
necesarios para el análisis de la liquidación de obra.
o Verificar que el informe del Especialista de Liquidaciones se encuentre acorde con los
documentos técnicos de obra.
6.3 Especialista de Liquidación

o Realizar el cómputo de los plazos para establecer la fecha máxima que tiene el contratista para
la presentación de la liquidación del contrato de obra, una vez recibida la información de la
“Recepción de Obra” o de que la última controversia haya sido resuelta y consentida.
o Realizar las gestiones pertinentes para que la Unidad de Tesorería remita a la Dirección de
Operaciones la relación y documentos que sustente los pagos realizados a favor del contratista,
para su consolidación.
o Realizar coordinaciones con el personal administrativo y responsable del Archivo de la DO a fin
de recabar toda la documentación necesaria para conformar el expediente de la liquidación de
obra, que le sirva de sustento para el análisis y emisión de opinión técnica correspondiente.
o Gestionar las consultas a la OAJ y a la Procuraduría Pública del Ministerio de la Producción a
fin de establecer que no existan controversias en proceso arbitral pendientes de resolver que
impidan el desarrollo del proceso de liquidación de obra.
o Evaluar y realizar el recalculo de la Liquidación presentada por el Contratista a fin de determinar
que este se encuentre correcta.
o Realizar el recalculo de las valorizaciones para comparar con los expedientes y los pagos
respectivos, de los adelantos otorgados, reintegro del contrato principal y de ser el caso de los
adicionales de obra, el costo de las partidas afectadas por la paralización de la ejecución de la
obra.
o Calcular las deducciones de los reintegros por concepto de los adelantos otorgados; así como,
las penalidades a aplicar de acuerdo con los informes de coordinador de obra.
o Desarrollar el cálculo del factor de reajuste K
o Verificar y aplicar los Índice Unificados de Precios del mes que corresponde aplicar según las
áreas geográficas.
MAN-01-
o Verificar el cumplimiento de la presentación de los documentos que el contratista debe de

entregar con la liquidación de obra.
o Determinar el monto de la obra y comparar con lo pagado para obtener el saldo.
o Recomendar la aprobación de la liquidación presentada por el contratista cuando considere que
ésta se encuentra conforme; o, en su defecto elaborar la liquidación de obra, dentro de los
plazos establecidos en el RLCE, cuando se advierta observaciones en la liquidación de obra
del contratista; o, el contratista haya omitido su presentación; o, cuando las controversias
surgidas por la liquidación de obra hayan sido sometidas a arbitraje y se cuente con laudo
arbitral consentido.
o Elaborar Informe Técnico conteniendo su pronunciamiento respecto a la liquidación de la obra.
Derivar su informe y el proyecto de memorando elaborado por la especialista legal al Director/a
de la DO para su trámite.
o Realizar el seguimiento del expediente de liquidación hasta la expedición del acto administrativo
que lo apruebe y su correspondiente notificación.
6.4 Especialista Legal
o Verificar que el informe técnico del Especialista de Liquidaciones se encuentre acorde a los
plazos y procedimiento establecidos en el RLCE.
o Proyectar memorando para remisión de expediente a OA.
6.5 Director(a) de la Dirección de Operaciones
o Suscribir el memorando derivando el expediente de liquidación a la OA para continuar con el
trámite de su aprobación.
o Disponer la remisión de dicho memorando y sus antecedentes a la OA.
o Revisar la liquidación remitida por la DO y emitir opinión, de acuerdo a sus competencias.
o Derivar el expediente de liquidación a la OAJ, si correspondiera, para que emita opinión legal y
se continúe con el trámite de la expedición del acto administrativo correspondiente.
6.7 Oficina de Asesoría Jurídica
o Emitir opinión legal y elaborar proyecto de resolución y carta, si correspondiera, para la
aprobación de la liquidación por la DE y su notificación, respectivamente.
6.8 Dirección Ejecutiva
o Emitir la resolución de aprobación de la liquidación
o Disponer la notificación de dicha resolución y de los informes que la sustentan.

INICIO
Ejecutar subproceso “Recepción de obra” o cuando corresponda, al

día siguiente de la suscripción del “Acta de Constatación Física e
Inventario” como consecuencia de la resolución del contrato de
obra, siempre que no se haya elevado las controversias surgidas a
proceso arbitral.
Se presentan dos actividades exclusivas

A1: Emisión de liquidación de contratista. Ir a la actividad 1
A2: Actividades previas a la liquidación. Ir a la actividad 3
MAN-01-

Emisión de liquidación de contratista
Hasta 60 días calendario o el equivalente a 1/10 del plazo vigente
de ejecución de obra luego de la recepción de obra.
1 Contratista Liquidación de Obra
Presentar liquidación de obra sustentada con documentación y
cálculos detallados.
Presentar sus propios cálculos, excluyendo aquellos que se
Supervisor(a) o
2 encuentren sometidos a un medio de solución de controversia Informe de Cálculos
Actividades previas a la liquidación
Remitir el acta de recepción de obra y ayuda de memoria con la lista
de documentos generados durante la ejecución de la obra.
Coordinador(a) de
3 Obra Ayuda de memoria
NOTA
DO
En caso la contratista no presente la liquidación de obra dentro
de los 60d, la Entidad ordena al Supervisor o Inspector de Obra
su elaboración con cargo al contratista.
Especialista de
Contabilizar los plazos que tiene la contratista para presentar su
4 Liquidación de Obra
liquidación
DO
Gestionar el requerimiento a Tesorería para la remisión del récord Especialista de
Memorando
5 y documentos que sustenten los pagos a la contratista. Liquidación de Obra
Récord de pagos
Ir a la actividad 8. DO
Especialista de
Coordinar con el personal administrativo y archivo de la DO para
recabar la documentación que permita el armado del expediente
DO
Armar el expediente Asistente de Archivo Expediente de
7
Ir a la actividad 8. DO proyecto
Especialista de
Inicio de plazo 60 días calendario para resolver
Verificar los documentos de acuerdo a las bases administrativas.
DO
Realizar el recalculo de los montos
NOTA Especialista de
9 i) valorizaciones para comparar con los expedientes y los Liquidación de Obra
pagos respectivos; ii) adelantos otorgados; reintegros del DO
contrato principal y/o adicionales de obra; iii) costo de partidas
afectadas por paralización de la obra.
Especialista de
Calcular los reajustes de acuerdo con los índices indicados en el
Reglamento del Régimen de Fórmulas Polinómicas.
DO
Desarrollar el cálculo del factor de reajuste K y aplicar los índices Especialista de
11 Unificados de Precios al mes que corresponde, según las áreas Liquidación de Obra
geográficas DO
Especialista de
Calcular las deducciones de los reintegros por concepto de los
adelantos otorgados
DO
Especialista de
Verificar las penalidades a aplicar de acuerdo a los informes de
coordinador de obra
DO
Elaborar el informe técnico de la liquidación de la obra determinando Especialista de
12 el monto de la obra y comparar con lo pagado para obtener el saldo. Liquidación de Obra Informe de Liquidación
DO
MAN-01-

NOTA
El informe recomienda la aprobación de la liquidación presentada
por el contratista (cuando estuviera conforme) o la aprobación de
una nueva liquidación (cuando existiera observaciones en la
liquidación presentada por el contratista o cuando se haya omitido
su presentación)
Verificar que el informe se encuentre acorde con los documentos
técnicos de la obra
Coordinador de Obra
13
DO
NOTA
Partidas ejecutadas, fórmulas, índices usados, etc.
Verificar que el informe se encuentre acorde con los plazos y
Especialista Legal Proyecto de
14 procedimientos establecidos en el RLCE y emitir proyecto de
DO memorando
memorando.
Anexar documentación, elevar su informe técnico y el proyecto de Especialista de
15 memorando a la Dirección de Operaciones para su correspondiente Liquidación de Obra
trámite. DO
Suscribir memorando y disponer la remisión del expediente de Directo/a
16 Memorando
liquidación a la Oficina de Administración DO
Revisar y realizar la evaluación administrativa de acuerdo a OA
17 Memorando e informe
contrato. Abastecimiento
Derivar expediente de liquidación, si correspondiera a la OAJ para OA
18
continuar trámite de aprobación Abastecimiento
Emitir opinión legal y elaborar proyecto de resolución para
Informe y proyectos de
19 aprobación de la liquidación y proyecto de carta de notificación, si OAJ
resolución y carta
correspondiera.
20 Derivar proyecto con las visaciones correspondientes OAJ
Revisar y visar proyectos de resolución y carta de notificación para Directo/a
21
remitir a la Oficina de Administración DO
Revisar, visar y derivar a la SG los proyectos de resolución y carta OA
22
para continuar con trámite de aprobación. Abastecimiento
Revisar, visar y derivar a la DE para aprobación de la liquidación de
23 Secretaria General
obra y su correspondiente notificación
Revisar y aprobar bajo resolución. Disponer su notificación al
24 contratista. Dirección Ejecutiva Resolución y carta
FIN.
MAN-01-

MAN-01-
No Aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.01.06.06 - Atención de Controversias en la Ejecución Contractual
Atención de Controversias en la Ejecución Contractual.
Atender los requerimientos presentados por la Procuraduría Pública del Ministerio de la Producción a fin de
coadyuvar en solución de las controversias surgidas en la etapa de la ejecución contractual, por medio de
una conciliación o arbitraje.
Desde la presentación de la solicitud de solución de controversias, por parte del Área Usuaria o Contratista,
hasta la presentación del informe legal a la Procuraduría para su atención.

4.4 Decreto Legislativo N° 1071 que norma el arbitraje.
4.5 Decreto Supremo Nº 004-2005-JUS, Reglamento de la Ley Nº 26872-Ley de Conciliación.
5.1 Conciliación. - Se refiere a la solicitud ante un centro acreditado por el Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos dentro del plazo de caducidad correspondiente y es llevado a cabo por un
conciliador certificado por dicho Ministerio
5.2 Arbitraje. - El arbitraje es una forma de resolver una controversia sin acudir a la jurisdicción
ordinaria. Las partes, de mutuo acuerdo, deciden nombrar a un tercero independiente, denominado
árbitro, o a un tribunal arbitral, que será el encargado de resolver el conflicto.
5.3 Procuraduría. - Es el órgano responsable de la representación y defensa jurídica de los derechos
e intereses de la institución a donde corresponde, conforme a lo dispuesto en la Ley del Sistema de
Defensa Jurídica del Estado, sus normas reglamentarias, complementarias y modificatorias.

o Atender lo solicitado por la Procuraduría/OA-Abastecimiento con respecto a la solución de
controversias.
o Elaborar y suscribir informe legal para la solución de controversias.
6.2 Área Usuaria
o Elaborar y suscribir informe técnico para la solución de controversias.
MAN-01-
6.3 Procuraduría Pública del Ministerio de la Producción (Procuraduría)

o Representar y defender los derechos e intereses del ITP ante los órganos jurisdiccionales
para la solución de controversias.
6.4 Especialista Legal en Ejecución Contractual
o Elaborar y visar informe para la solución de controversias.
o Suscribir informe para la solución de controversias.
Documento
Generado
INICIO
El procedimiento presenta inicios múltiples:
CASO 1: Cuando el ITP da inicio a la controversia. Ir a

la actividad 1.
CASO 2: Cuando el contratista da inicio a la
controversia. Ir a la actividad 8.
CASO 1: Cuando el ITP da inicio a la controversia.

1 Elaborar informe técnico que sustenta el inicio de la Área Usuaria Informe técnico
controversia y remitir a la OA-Abastecimiento.
Jefe(a) de la Oficina de
Recibir informe del Área Usuaria que solicita el inicio de
2 Administración/Coordinador de
la controversia.
Abastecimiento
Especialista Legal en Ejecución
3 Elaborar informe y visar.
Contractual
Coordinador(a) de
4 Suscribir y remitir informe a la Oficina de Administración. Informe
Abastecimiento
Jefe(a) de la Oficina de
5 Remitir informe a la Oficina de Asesoría Jurídica.
Administración
Elaborar y suscribir informe legal y remitir a la Secretaría
Jefe(a) de Oficina de Asesoría
6 General/Dirección Ejecutiva. Informe legal
Jurídica
Director(a) Ejecutivo(a)/
7 Recibir informe legal y remitir a la Procuraduría. FIN.
Secretario(a) General
CASO 2: Cuando el contratista da inicio a la
controversia.
8 Contratista
Presentar solicitud a un centro de conciliación y/o de
Arbitraje, para el inicio de la solución de controversias.
Recibir solicitud del contratista para inicio de la solución
9 de controversias y solicitar al ITP los informes técnicos Procuraduría
y/o legales.
Recibir la solicitud del contratista para inicio de solución Director(a) Ejecutivo(a)/
10
de controversias y derivar a la OAJ para su atención. Secretario(a) General
Solicitar documentación a las Áreas Usuarias y OA- Jefe(a) de Oficina de Asesoría

11
Abastecimiento. Ir en paralelo actividades 12 y 16. Jurídica
MAN-01-
Documento
Generado
Recibir documento y derivar documento a OA- Jefe(a) de la Oficina de
12
Abastecimiento para su atención. Administración
Especialista Legal en Ejecución
13 Elaborar informe y visar.
Contractual
Suscribir informe y remitir el mismo a la Oficina de Coordinador(a) de
14 Informe
Administración. Abastecimiento
Remitir informe a la Oficina de Asesoría Jurídica. Ir a la Jefe(a) de la Oficina de
15
actividad 17. Administración
Elaborar, suscribir y remitir informe técnico a la Oficina
16 Área Usuaria Informe técnico
de Asesoría Jurídica.
Elaborar, suscribir y remitir informe legal a la Dirección Jefe(a) de Oficina de Asesoría

17
Ejecutiva/Secretaría General. Jurídica
informe legal
Director(a) Ejecutivo(a)/
18 Remitir informe legal a la Procuraduría. FIN.
Secretario(a) General
MAN-01-

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-2021-
ITP/SG
FPN1. PA02.02 Administración de Almacenes

NOMBRE DEL
Administración de Almacenes CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PA02.02 VERSIÓN 0
PROCESO
Administrar los bienes adquiridos, mediante el ingreso, salida
y toma de inventario en el almacén, en base a la normativa
OBJETIVO RESPONSABLE Jefe de la Oficina de Administración
vigente para asegurar el abastecimiento oportuno de los
bienes que requieren las Áreas Usuarias del ITP.
MACROPROCESO CÓDIGO DEL
Administración Logística PA02
NIVEL 0 MACROPROCESO
El proceso de Administración de Almacenes contempla las

 Área Usuaria actividades referentes al ingreso, salida y la ejecución del
ALCANCE O ÁREAS BREVE DESCRIPCIÓN
 Oficina de Administración (Abastecimiento) inventario de los bienes, asimismo el saneamiento en caso se
PARTICIPANTES DEL PROCESO
 Oficina de Administración (Almacén) presenta bienes sobrantes o faltantes, producto de la toma de
inventario.
BASE LEGAL /  Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
NORMATIVA
APLICABLE AL  Resolución de Secretaría General N° 168-2015-ITP/SG, que aprueba la Directiva N° 003-2015-ITP/SG, Directiva “Lineamientos y Procedimientos para
PROCESO la Administración del Almacén Central y Almacenes Periféricos del Instituto Tecnológico de la Producción (ITP)”.

(Abastecimiento)
 Expediente de contratación
 Oficina de Administración  Expediente de pago  Oficina de Administración
 Bienes para el ingreso al almacén
(Abastecimiento)  Listado de bienes muebles considerados activos (Control Patrimonial)
 Pedido de compra para salida
 Áreas Usuarias del ITP  Bien solicitado y PECOSA  Áreas Usuarias del ITP
de bienes de almacén
 Registro de ingresos/salidas  Oficina de Administración
de bienes de almacén (Contabilidad)
PROCESOS NIVEL 2 Ingreso de Bienes al Almacén PA02.02.01

MAN-01-2021-
ITP/SG
Salida de Bienes de Almacén CÓDIGO DEL PA02.02.02

Inventario de Bienes en Almacén PROCESO NIVEL 2 PA02.02.03
MAN-01-
Ingreso de Bienes al Almacén
Asegurar la recepción conforme y registro de los bienes que ingresan al Almacén para la disponibilidad y
atención oportuna a los usuarios.
Desde la recepción de los bienes con los documentos respectivos por el OA-Almacén y/o Área usuaria
dando su conformidad, hasta la entrega del expediente de pago a la OA-Abastecimiento.
4.2 Resolución de Secretaría General N° 168-2015-ITP/SG, que aprueba la Directiva N° 003-2015-
ITP/SG, Directiva “Lineamientos y Procedimientos para la Administración del Almacén Central y
Almacenes Periféricos del Instituto Tecnológico de la Producción (ITP)”.
5.1 Almacén. - Es el área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la
custodia temporal, la conservación y distribución de los bienes que van a ser utilizados en el
cumplimiento de los fines institucionales, teniendo en ITP como Almacén Central (ubicado en la sede
central) y Almacén Periférico (ubicado en las dependencias alejadas de la sede central del ITP).
5.2 Bienes. - Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
5.3 Expediente de contratación. - Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones
referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la
culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas,
valor referencial, valor estimado, disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.
5.4 Especificaciones técnicas. - Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales
5.5 Recepción. - Se refiere a las actividades que se desarrollan desde que los bienes llegan al almacén
y culmina con la ubicación de los mismos en el lugar designado, efectuando la verificación y control
de calidad de los bienes para dar la conformidad.
5.6 Conformidad. - Es el acto por el cual el órgano de administración o en su caso, el órgano establecido
en las Bases (puede ser el área usuaria, el área técnica u otro), sin perjuicio de lo que se disponga
en las normas de organización interna de ITP, otorga la aprobación total o parcial a la ejecución de
la prestación materia del contrato realizada por el contratista.
MAN-01-
6.1 Responsable de Almacén

o Realizar el ingreso de los bienes, mediante el registro en el Sistema Integrado de Gestión
Administrativa-SIGA-módulo de almacén, dando como resultado el ingreso por compras o
notas de ingreso.
6.2 Asistente de Almacén
o Revisar los bienes en base a los documentos de compra –Bases, EETT, Oferta del Postor,
Contrato u Orden de compra y distribuir los bienes recibidos en las ubicaciones que
corresponde.
6.3 Área Usuaria/Técnica
o Emitir informe/acta de conformidad del bien recibido en el plazo establecido en la directiva
vigente de Almacén.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Caso 1: Ingreso de bienes adquiridos por OA-Abastecimiento.
Caso 2: Ingreso de otros bienes. Ir a la actividad 15.
Caso 1: Ingreso de bienes adquiridos por el ITP.

Recibir expediente de contratación de Abastecimiento.
Responsable de
1 NOTA:
Almacén
Expediente contiene la EETT, Pedido de compra, cotización y
Orden de compra.
Recibir al proveedor para la entrega de los bienes y comunicar Responsable de

2
al Área Usuaria. Almacén
Revisar los bienes en base a la OC y/o contrato.

¿Es conforme?
SI: Ir a la actividad 5. Asistente(a) de
3 NO: Ir a la actividad 4. Almacén/
Área Usuaria
NOTA: Los documentos de compra son las Bases, EETT,
Oferta del Postor, Contrato u Orden de compra.
Informar observación al proveedor y OA-Abastecimiento y Asistente de Almacén

4
asegurar la subsanación o rechazar el bien. Ir a la actividad 2. Área Usuaria
Asistente de Almacén
5 Dar conformidad a la guía de remisión.
Área Usuaria
Emitir acta e informe de conformidad y remitir documentos a

OA-Almacén.
Informe/Acta de
NOTA:
6 Área Usuaria/Técnica conformidad de
Los documentos deben ser de acuerdo con lo establecido en
bienes
las especificaciones técnicas, prueba de funcionamiento, carta
de garantía, informe de conformidad.
Ingreso por compra/

Nota de ingreso por
donaciones/
Nota de ingreso por
Registrar el bien recibido en el SIGA-módulo de almacén e Asistente(a) de producción/
7
identificar si el bien es un activo. Almacén Nota de ingreso por
ajuste de
precios/Nota de
ingreso por bienes
sobrantes y otros
Emitir acta de conformidad en el SIGA-módulo de almacén. Asistente(a) de Acta de conformidad

8
Almacén SIGA
MAN-01-
Documento
Generado
¿El bien es un activo?

NO: ¿Bienes a custodiar en almacén?
NO: ¿Bienes adquiridos por Abastecimiento?
NO: FIN.
Comunicar a OA-Control Patrimonial. Ejecutar subproceso

"Alta de Bienes Patrimoniales".
NOTA:
Asistente(a) de
9 Bienes adquiridos, OC, guía de remisión, la EETT, factura y
Almacén
nota de ingreso a almacén.
Bienes por donación, resolución administrativa, Nota de
entrada al almacén-NEA.
Productos terminados, guía de internamiento, NEA.
Enviar listado de bienes identificados como activos a OA-

Control Patrimonial.
¿Bienes a custodiar en almacén?
Responsable de
10 SI: Ir a la actividad 11.
Almacén
NO: ¿Bienes adquiridos por Abastecimiento?
NO: FIN.
Distribuir los bienes recibidos en las ubicaciones que Asistente(a) de

11
corresponde en el Almacén. Almacén
Responsable de
Registrar cantidades recibidas en la tarjeta de control visible de Tarjeta de control
12 Almacén
almacén. visible de almacén
Administrativo
Responsable de
13 Firmar orden de compra en señal de conformidad.
Almacén
Elaborar expediente de pago y remitir a OA-Abastecimiento.

Responsable de
FIN
14 Almacén
NOTA:
Administrativo
El expediente contiene adjunto los documentos generados.
Caso 2: Ingreso de otros bienes.

Resolución
Ingreso de bienes terminados, bienes por donación, bienes por
administrativa o
saneamiento entre otros. Responsable de
15 documentos que
Almacén
autorizan el ingreso
Recibir bienes y documento que autoriza su ingreso. Ir a la
del bien
actividad 7.
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
Salida de Bienes de Almacén
Atender las solicitudes de las Áreas usuarias, verificando el stock de los bienes y el registro correspondiente
de salida, que permita el desarrollo de las actividades para el cumplimiento de los objetivos.
Desde la generación del pedido de compra por el Área usuaria para la solicitud de un bien al almacén,
hasta la entrega del bien al usuario mediante una PECOSA.
4.2 Directiva vigente - Lineamientos y Procedimientos para la Administración del Almacén Central y
Almacenes Periféricos del Instituto Tecnológico de la Producción (ITP).
5.1 Bienes. - Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
5.2 Especificaciones técnicas (EETT). - Descripción de las características técnicas y/o requisitos
funcionales del bien a ser adquirido. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que
deben ejecutarse las obligaciones.
5.3 Pedido Comprobante de Salida (PECOSA). - Es el documento mediante el cual se formaliza la
salida de bienes del Almacén.

o Verificar numeración de pedido y revisar stock.
o Revisar historial de consumos en el sistema y determinar la cantidad a solicitar o comunicar
al Área Usuaria/Técnica.
o Generar Pedido de comprobante de salida-PECOSA en el Sistema Integrado de Gestión
Administrativa-SIGA.
6.2 Área Usuaria
o Generar pedido de compra para salida de almacén y remitir a la OA-Almacén.
6.3 Auxiliar de almacén
o Preparar el pedido en la zona de despacho para la entrega al usuario.
o Actualizar la tarjeta de control visible.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO Pedido de compra

1 Generar pedido de compra para salida de almacén y remitir Área Usuaria/Técnica para salida de
numeración por correo electrónico o teléfono al OA-Almacén. almacén
Verificar numeración de pedido y revisar stock.

¿Hay stock? Responsable de
2
SI: Ir a la actividad 6. Almacén
Comunicar al Área Usuaria la no disponibilidad del bien y el

motivo.
Responsable de
3 ¿Se requiere reposición del bien?
Almacén
NO: FIN.
Revisar historial de consumos en el sistema y remitir al Área Responsable de

4
Usuaria/Técnica. Almacén
Elaborar EETT y pedido de compra. Ejecutar el subproceso

5 "Gestión de Adquisiciones y Contrataciones" y “Ingreso de Área Usuaria/Técnica
Bienes al Almacén”. Ir a la actividad 1.
Generar PECOSA en el SIGA, imprimir y gestionar la firma del Responsable de

6
Responsable de Almacén. Almacén
Ubicar y preparar el pedido en la zona de despacho para la

7 Auxiliar de almacén
entrega al usuario.
Entregar bien al usuario, quien debe firmar la PECOSA en Responsable de Bien solicitado
8
señal de conformidad. Almacén PECOSA
Tarjeta de control
9 Actualizar la tarjeta de control visible. Auxiliar de almacén
visible actualizado
Elabora informe de salidas de bienes de almacén y remitir a

OA-Contabilidad.
Responsable de Informe de salida de
10 ¿El bien es un activo?
Almacén bienes
NO: FIN.
Enviar copia de PECOSA emitida con frecuencia mensual a Responsable de

11
OA-Abastecimiento para OA-Control Patrimonial. FIN. Almacén
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
Inventario de Bienes en Almacén
Realizar la toma de inventario con frecuencia trimestral y anual, para el control de los movimientos-ingresos
y salidas- de los bienes en el Almacén.
Desde la elaboración del cronograma de inventario en el periodo correspondiente hasta la remisión del
informe de inventario realizado a la Oficina de Administración-OA-Contabilidad/Almacén por parte del
Comité.
4.2 Directiva vigente de Lineamientos y Procedimientos para la Administración del Almacén Central y
Almacenes Periféricos del Instituto Tecnológico de la Producción (ITP).
5.1 Bienes. - Son existencias físicas custodiadas por el almacén, que requiere el ITP para el desarrollo
de sus actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.

o Conformar el comité de inventario anual/Equipo de inventario.
o Elaborar cronograma de inventario con frecuencia trimestral y asegurar su ejecución.
o Informar resultado de inventario a la OA-Abastecimiento, indicando recomendaciones sobre
los bienes que no registran movimiento entre otros.
6.3 Asistente(a) de Almacén/Contratista/Equipo de inventario
o Realizar inventario, comparando las cantidades que figura en el stock SIGA, stock físico y lo
registrado en la tarjeta de control visible.
o Regularizar diferencias, revisando si existe bienes en tránsito o documentación por registrar
o volver a realizar el conteo.
6.4 Comité de inventario
o Gestionar la contratación de empresa para inventario.
o Generar acta de inicio de inventario.
o Supervisar la realización del inventario por el contratista/equipo de inventario y las facilidades
de Almacén.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Caso 1: Inventario trimestral. Ir a la actividad 1.
Caso 2: Inventario anual/general. Ir a la actividad 6.
Caso 1: Inventario Trimestral. Responsable de

1
Elaborar cronograma de inventario trimestral. Almacén
Responsable de
2 Descargar listado de stock del SIGA, del último trimestre.
Almacén
Realizar inventario, comparando las cantidades que figura en el

stock SIGA, stock físico y lo registrado en la tarjeta de control
Asistente(a) de
visible.
3 Almacén/
¿Es conforme?
Auxiliar de Almacén
Asistente(a) de
Regularizar diferencias, revisando si existen bienes en tránsito
4 Almacén/
o documentación por registrar o volver a realizar el conteo.
Auxiliar de Almacén
Informar resultado de inventario a OA-Abastecimiento,

Responsable de
5 indicando recomendaciones sobre los bienes que no registran
Almacén
movimiento entre otros, a través de un informe. FIN.
Caso 2: Inventario anual/general.

Solicitar la realización del inventario del almacén mediante un Responsable de
6
informe a la Oficina de Administración mediante OA- Almacén
Abastecimiento.
Conformar el comité de inventario anual.

Resolución de
¿Se requiere la contratación de servicio de inventario? Jefe(a) de Oficina de
7 nombramiento de
SI: Ir a la actividad 10. Administración
comité de inventario
8 Solicitar conformación del equipo de inventario a la OA. Comité de Inventario
Jefe(a) de Oficina de
9 Conformar equipo de inventario. Ir a la actividad 11.
Administración
Gestionar la contratación de empresa para inventario. Ejecutar

10 Comité de inventario
subproceso "Gestión de Adquisiciones y Contrataciones".
Coordinar con contratista/equipo de inventario y comunicar al

Almacén.
Comité de inventario/
Acta de inicio de
12 Generar acta de inicio de inventario. Responsable de
inventario
Almacén /
MAN-01-
Documento
Generado
Contratista/Equipo de
inventario
Supervisar ejecución del inventario.

¿El servicio es conforme?
Coordinar con el contratista/equipo de inventario para subsanar

observaciones.
Informe de inventario
Contratista/equipo de
15 Emitir informe de inventario. de bienes en el
inventario
almacén
Informe de
Elaborar informes de conformidad y remitir a OA-Almacén y conformidad de
OA-Contabilidad. servicio e Informe
final de inventario
Revisar informe.
¿Existen diferencias? Responsable de
17
SI: Ir a la actividad 19. Almacén
18 Recibir y archivar informe. FIN. Auxiliar de Almacén
Saneamiento de diferencias por inventario de bienes en

almacén
Elaborar informe de sustento para justificación de diferencias y Responsable de

19
remitir a OA-Abastecimiento Almacén
Tipo de diferencia:
Bienes sobrantes: Ir a la actividad 20.
Bienes faltantes: Ir a la actividad 22.
Revisar informe y solicitar la autorización a la OA para el Coordinador(a) de

20
ingreso de bienes sobrantes. Abastecimiento
Revisar solicitud y autorizar ingreso de bienes sobrantes.

Jefe(a) de la Oficina Memorando de
21 Ejecutar el subproceso “Ingreso de Bienes al Almacén”.
de Administración autorización
FIN.
Revisar informe para recomendar la emisión de la resolución de Coordinador(a) de

22
baja. Abastecimiento
Jefe(a) de la Oficina Resolución de baja

23 Revisar y emitir resolución de baja de bienes.
de Administración de bienes
Responsable de
24 Emitir PECOSA para salida del bien a dar de baja. PECOSA
Almacén
MAN-01-
Documento
Generado
Tarjeta de control
25 Actualizar la tarjeta de control visible. Auxiliar de Almacén
visible actualizada
Responsable de
26 Enviar copia de PECOSA a OA-Contabilidad. FIN.
Almacén
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG
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ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA
MAN-01-2021-
ITP/SG
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MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-2021-
ITP/SG
FPN1. PA02.03 Gestión Patrimonial

NOMBRE DEL
Gestión Patrimonial CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PA02.03 VERSIÓN 0
PROCESO
Administrar los bienes patrimoniales de la entidad y los
seguros patrimoniales, según la normativa vigente, para el
OBJETIVO RESPONSABLE Jefe(a) de Oficina de Administración
control, conservación de los bienes y atención oportuna a las
Áreas Usuarias.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO
NIVEL 0
NIVEL 0
El proceso de Gestión Patrimonial comprende las actividades

ALCANCE O ÁREAS  Oficina de Administración (Abastecimiento) BREVE DESCRIPCIÓN
referentes a la Administración de los Bienes y Seguros
PARTICIPANTES  Área Usuaria DEL PROCESO
Patrimoniales de la Entidad.
BASE LEGAL /
NORMATIVA
APLICABLE AL  Decreto Legislativo N°1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
PROCESO  Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad y modificatorias.
 Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.

 Superintendencia Nacional  Ley General del Sistema Nacional
de Bienes Estatales (SBN)- de Bienes Estatales  Oficina de Administración
 Registro de bienes patrimoniales
MVCS  Listado de bienes muebles (Contabilidad)
 Bienes asignados
 Oficina de Administración considerados activos  Áreas Usuarias del ITP
 Reporte de movimiento de bienes patrimoniales
(Almacén)  Bienes muebles  Órgano rector-MEF
 Áreas Usuarias del ITP  Solicitud de bienes patrimoniales
PROCESOS NIVEL 2 Administración de Bienes Patrimoniales PA02.03.01

MAN-01-2021-
ITP/SG
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CÓDIGO DEL
Administración de Seguros Patrimoniales PA02.03.02
PROCESO NIVEL 2
MAN-01-2021-
ITP/SG
NOMBRE DEL
Administración de Bienes Patrimoniales CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PROCESO
Administrar los bienes patrimoniales, mediante el ingreso a
los sistemas del ITP para su registro patrimonial y contable,
además de la realización del inventario, en base a la
normativa vigente, para la atención de los requerimientos de
las Áreas Usuarias de forma oportuna y conservación de los
bienes.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO
NIVEL 0
NIVEL 0
CÓDIGO PROCESO
PROCESO NIVEL 1 Gestión Patrimonial PA02.03
NIVEL 1
 Oficina de Administración (Almacén) El proceso de Administración de Bienes Patrimoniales

ALCANCE O ÁREAS  Oficina de Administración BREVE DESCRIPCIÓN contempla las actividades referentes al Ingreso de Bienes
PARTICIPANTES  Dirección de Operaciones DEL PROCESO Patrimoniales, Saneamiento de Bienes Inmuebles, Inventario
 Área Usuaria de Bienes Muebles y la Baja de Bienes Muebles.
BASE LEGAL /
NORMATIVA
 Decreto Legislativo N°1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
APLICABLE AL  Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad y modificatorias.
PROCESO  Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.

MAN-01-2021-
ITP/SG
PÁGINA 196 de 261


 Superintendencia Nacional  Registro de bienes patrimoniales
de Bienes Estatales (SBN)-  Asignación de bienes patrimoniales
 Sistema Nacional de Bienes Estatales
MVCS  Informe de conformidad de servicio de inventario
 Listado de bienes muebles  Áreas Usuarias del ITP
 Oficina de Administración  Informe final de inventario
considerados activos  Oficina de Administración
(Almacén)  Registro de baja del bien mueble en el SIG
 Bienes muebles  Órgano rector-MEF
 Entidades donantes de  Registro de baja contable del bien mueble en el
 Bienes inmuebles
bienes patrimoniales SIAF
 Áreas Usuarias del ITP  Reporte de movimiento de bienes patrimoniales
Ingreso de Bienes Patrimoniales PA02.03.01.01

Saneamiento de Bienes Inmuebles CÓDIGO DEL PA02.03.01.02
PROCESOS NIVEL 3
Inventario de Bienes Muebles PROCESO NIVEL 3 PA02.03.01.03
Baja de Bienes Muebles PA02.03.01.04
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ITP/SG
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MAN-01-
PCN3. PA02.03.01.01 Ingreso de Bienes Patrimoniales
Ingreso de Bienes Patrimoniales
Incorporar un bien patrimonial considerado como activo para la entidad, mediante el registro patrimonial y
contable, en los sistemas correspondientes, para el control durante la vida útil del bien.
Desde la notificación emitida por el Almacén del ingreso de un bien mueble considerado como activo o la
recepción de la resolución de bien inmueble cedido al ITP, hasta el registro contable en el SIAF-módulo
contable y el movimiento/transferencia de bienes muebles de corresponder.
Público
4.3 Ley Nº 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad y sus modificatorias
5.1 Bienes patrimoniales. - Son aquellos bienes muebles e inmuebles, que cumplen las condiciones
5.2 Bienes muebles. - Son aquellos bienes de naturaleza tangible adquiridos por el ITP o que se
encuentren en su posesión, que pueden ser movilizados de un lugar a otro sin perder su integridad.
5.3 Bienes inmuebles. - Son aquellos bienes de naturaleza tangible adquiridos por el ITP o que se
encuentren en su posesión, que no pueden ser trasladados de un lugar a otro.
5.5 Impuesto. - Tributo cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa a favor del
contribuyente por parte del Estado.
6.1 Especialista de Bienes Inmuebles

o Realizar los trámites correspondientes para el saneamiento administrativo del bien inmueble.
o Realizar la inscripción en registros públicos del bien inmueble.
6.2 Responsable de Control Patrimonial
o Generar código patrimonial del bien mueble en el SIGA-módulo patrimonio.
MAN-01-
o Enviar reporte de ingreso de bienes patrimoniales con frecuencia mensual a través de un

informe a Abastecimiento.
o Registrar el bien patrimonial en el SIGA-módulo patrimonio.
o Generar formato de desplazamiento en el SIGA-módulo patrimonio.
o Gestionar la conformidad de la entrega y recepción del bien en el formato de desplazamiento.
o Revisar documentos e identificar si son bienes muebles por donación, productos terminados,
bienes sobrantes y bienes inmuebles y realizar registro contable en el SIAF-módulo contable.
6.4 Coordinador/a de Abastecimiento
o Remitir reporte de ingreso de bienes patrimoniales a OA-Contabilidad.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Caso 1: Ingreso de bienes muebles. Ir a la actividad 1.
Caso 2: Ingreso de bienes inmuebles. Ir a la actividad 12.
Caso 1: Ingreso de bienes muebles.

Recibir documentos del bien mueble recibido por OA-Almacén.
NOTA:
El ingreso de bienes muebles se realiza de acuerdo a las
causales definidas en la directiva de la SBN, siendo éstas por:
Bienes muebles adquiridos, OC, guía de remisión, la EETT y
Comunicado de
nota de ingreso a almacén. Responsable de
1 almacén del ingreso
Bienes muebles por donación, resolución, Nota de entrada al Control Patrimonial
de un bien mueble
almacén-NEA.
Productos terminados-bienes muebles, resolución, guía de
internamiento, NEA.
Bienes sobrantes, resolución de alta de bienes por
saneamiento.
Entre otros.
Revisar documentos y registrar el bien mueble en el SIGA- Responsable de Registro de bien

2
módulo patrimonio. Control Patrimonial mueble en el SIGA
Generar código patrimonial del bien mueble en el SIGA-módulo Responsable de Código patrimonial de
3
patrimonio y obtener etiquetas. Control Patrimonial bien mueble
Colocar etiqueta en el bien mueble y comunicar al OA-Almacén.

Ejecutar subproceso "Salida de bienes de almacén". Responsable de
4
NOTA: Control Patrimonial
Si los bienes están en provincia, se envía las etiquetas.
Enviar reporte de ingreso de bienes patrimoniales a través de Responsable de Reporte de ingreso de

5
un informe a OA-Abastecimiento. Control Patrimonial bienes patrimoniales
Remitir reporte de ingreso de bienes patrimoniales a OA- Coordinador/a de

6
Contabilidad. Abastecimiento
Revisar documento, identificar los bienes muebles y realizar

registro contable en el SIAF-módulo contable.
Registro contable de
7 ¿Se solicita movimiento/transferencia del bien mueble? Integrador Contable
bienes patrimoniales
NO: FIN.
Solicitud de usuario
Recibir solicitud del usuario para el movimiento y/o Responsable de para movimiento y/o
8
transferencia de un bien mueble. Control Patrimonial transferencia de un
bien
Generar formato de desplazamiento en el SIGA-módulo Responsable de Formato de

9
patrimonio. Control Patrimonial desplazamiento de
MAN-01-
Documento
Generado
bien
Gestionar la conformidad de la entrega y recepción del bien en Responsable de

10
el formato de desplazamiento. Control Patrimonial
Responsable de
11 Coordinar la entrega del bien al usuario.
Control Patrimonial
Caso 2: Ingreso de Bienes Inmuebles.
El alta se realizará al emitir una resolución administrativa de

Jefe(a) de Oficina de
adquisición Resolución
Administración
administrativa de
12 Coordinador(a) de
Recibir resolución administrativa de adquisición de un bien adquisición de un
Abastecimiento
inmueble por las distintas causales que determina la SBN. bien inmueble
NOTA: Las causales pueden ser afectaciones en uso indefinido

o temporal, donaciones, construcción, entre otros.
Remitir Resolución administrativa de adquisición de un bien Coordinador(a) de

13
inmueble a OA-Control Patrimonial y Área Usuaria. Abastecimiento
Responsable de
Control
Coordinar fecha para entrega del bien con los involucrados
14 Patrimonial/Área
(entidad donante o afectaría o Áreas del ITP).
Usuaria
Responsable de
Recibir bien inmueble mediante la suscripción de un acta de Control Acta de entrega de
15
entrega insitu. Patrimonial/Área bien inmueble
Usuaria
Especialista de Constancia de
16 Realizar la inscripción del bien inmueble en registros públicos.
Bienes Inmuebles inscripción en RRPP
Registrar bien inmueble en el SIGA-módulo patrimonio. Ir a la Responsable de Registro de bien

17
actividad 5. Control Patrimonial inmueble en el SIGA
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
 Informe Técnico de bienes muebles
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.03.01.02 Saneamiento de Bienes Inmuebles
Saneamiento de bienes inmuebles
Este proceso tiene como objetivo establecer las actividades necesarias para realizar el saneamiento físico
legal de los bienes inmuebles otorgados al ITP dentro del marco normativo indicado por la SBN.
Este proceso comprende desde el diagnóstico físico-legal de un predio hasta su regularización y registro
en registros públicos.
Público
4.3 Ley Nª 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad y sus modificatorias
5.1 Bienes patrimoniales. Son aquellos bienes muebles e inmuebles, que cumplen las condiciones
5.2 Especificaciones técnicas. Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales
5.3 Impuesto. Tributo cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa a favor del
contribuyente por parte del Estado.
5.4 SIGA. Sistema Integrado de Gestión Administrativa
5.5 SIAF. Sistemas Integrados de Administración Financiera
5.6 Saneamiento técnico – legal. Comprende todas las acciones destinadas a lograr que se inscriba
en los Registros Públicos la situación real de los bienes muebles e inmuebles en relación con los
derechos reales que sobre éstos ejerza el Estado y las entidades.
5.7 Saneamiento contable. Se rige por las normas pertinentes de la Ley Nº 28708, Ley General del
Sistema Nacional de Contabilidad y demás normas sobre la materia.
6.1 Equipo de Control Patrimonial

o Coordinar el diagnóstico técnico y legal del predio a registrar en registros públicos
o Solicitar a la DO el apoyo para diagnostico técnico del predio
MAN-01-
o Asegurar que se cumpla los procedimientos y normativa indicada por la SBN

o Actualizar registros patrimoniales en el SIGA / Patrimonio
6.2 Dirección de Operaciones
o Realizar la inspección en campo del predio para determinar posibles errores u omisiones
o Elaborar informe (opinión) de diagnóstico y entrega a Control patrimonial
6.3 Equipo de Contabilidad
o Actualización de registros contables valor y cuenta contable de ser necesario
MAN-01-
INICIO
Ejecutar subproceso “Ingreso de Bienes Patrimoniales”
Coordinar el diagnóstico técnico y legal del predio a registrar en

registros públicos.
1 Control Patrimonial
NOTA
Identificar las observaciones, errores u omisiones
Solicitar a la DO el apoyo para diagnostico técnico del predio.

Se ejecutan dos actividades exclusivas.
A1: Diagnóstico Legal. Ir a la actividad 3
A2: Diagnóstico Técnico. Ir a la actividad 4
Diagnóstico Legal
Revisar los antecedentes de las fichas registrales del predio.
Ir a la actividad 6
NOTA
Estudio de títulos archivados
Diagnóstico Técnico
Realizar la inspección en campo del predio para determinar
posibles errores u omisiones.
NOTA
Dirección detallada Dirección de
4
Medidas perimétricas Operaciones
Levantamiento topográfico
Nombre de colindantes
Distancia a la esquina
Fotografías
Coordenadas UTM, etc.
Elaborar informe (opinión) de diagnóstico y entrega a Control

Dirección de
5 patrimonial.
Operaciones
Ir a la actividad 6
Determinar la medida a tomar de acuerdo con la naturaleza de la

solicitud y/u observaciones detectadas.
Asegurar que se cumpla los procedimientos y normativa indicada

por la SBN
8 Realizar el registro en registros públicos Control Patrimonial
Actualizar registros patrimoniales en el SIGA / Patrimonio.

FIN
10 Actualización de registros contables valor y cuenta contable de Contabilidad

MAN-01-
ser necesario.
FIN
MAN-01-

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.03.01.03 Inventario de Bienes Muebles
Inventario de Bienes Muebles
Realizar la conciliación de los bienes registrados en el sistema y los existentes en físico, para mantener
pleno control sobre el estado de los activos de la entidad.
Desde la solicitud de realización del inventario de bienes muebles, hasta la emisión de informe de inventario
de bienes muebles y/o el saneamiento por diferencias.
4.1 Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Público.
4.3 Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad y
modificatorias.
5.2 Servicio. - Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general,
consultoría en general y consultoría de obra.
5.3 SIGA. - Sistema Integrado de Gestión Administrativa

o Conformar comisión especial para realización de inventario físico de bienes muebles con la
emisión de una resolución administrativa.
o Emitir resolución de alta para incorporar el bien al patrimonio de ITP.
o Elaborar informe técnico para baja del bien faltante o alta del bien sobrante por la causal de
saneamiento.
6.3 Comisión Especial de inventario
o Coordinar la contratación de servicio de inventario de bienes muebles.
o Supervisar la realización del inventario, en caso haya diferencias coordinar con las Oficinas
involucradas la regularización de la documentación y registro en el sistema.
o Emitir informe de inventario de bienes muebles y enviar a la Oficina de Administración.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO Informe de solicitud

Responsable de
1 Solicitar la realización de inventario de bienes muebles a la de realización de
Control Patrimonial
Oficina de Administración a través de un informe. inventario
Resolución
Conformar comisión especial para realización de inventario con Jefe de Oficina de administrativa de
2
la emisión de una resolución administrativa. Administración. conformación de
Comisión especial
Coordinar la contratación de servicio de inventario de bienes

Comisión Especial de
3 patrimoniales. Ejecutar subproceso "Gestión de
Inventario
Adquisiciones y Contrataciones".
4 Coordinar con el contratista el inicio y ejecución del inventario.
Inventario
Memorando para
solicitar el
Proyectar un memorando circular solicitando el nombramiento Comisión Especial de
5 nombramiento de
de un coordinador por oficina. Inventario
coordinador por
oficina
Extraer reporte de bienes muebles y entregar a la comisión a Responsable de Reporte de bien

6
través de correo electrónico o en físico. Control Patrimonial mueble
Ficha de
Ejecutar la toma física de inventario de bienes muebles. Contratista/Usuario levantamiento de
información
Supervisar la realización del inventario.

¿El servicio es conforme? Comisión Especial de
7
SI: Ir a la actividad 9. Inventario
8 Coordinar la subsanación de observaciones con el contratista.
Inventario
9 Emitir informe de inventario de bienes muebles. Contratista/Usuario
Informe de
Elaborar informes de conformidad y remitir a OA-Control Comisión de conformidad de
10
patrimonial y OA-Contabilidad. Inventario servicio e Informe
final de inventario
Registrar el informe y acta de conciliación de inventario de

bienes muebles.
¿Existen diferencias? Responsable de
11
SI: Bienes muebles faltantes: Ir a la actividad 12. Control Patrimonial
Bienes muebles sobrantes: Ir a la actividad 16.
NO: FIN.
MAN-01-
Documento
Generado
Agotar la búsqueda del bien.

¿Bien encontrado? Responsable de
12
SI: Ir a la actividad 13. Control Patrimonial
Responsable de
13 Informar y subsanar diferencia. FIN.
Control Patrimonial
Elaborar informe técnico para baja del bien faltante por la Responsable de
14
causal de saneamiento. Control Patrimonial
Proceder con la baja de bienes por saneamiento en el SIGA-

Responsable de Registro de baja en el
15 módulo patrimonio. Ejecutar subproceso "Baja de bienes
Control Patrimonial SIGA
muebles". FIN.
Difundir las características del bien sobrante a través de

diversos medios para su reconocimiento.
¿Se reconoce el bien? Publicación de bienes
Responsable de
16 SI: Ir a la actividad 17. sobrantes en la web
Control Patrimonial
NO: Ir a la actividad 18. de ITP
NOTA: A partir de 2 años
Acta de entrega de
Entregar el bien con un acta de entrega, verificando los Responsable de
17 bienes
documentos que evidencian su pertenencia. FIN. Control Patrimonial
Bienes entregados
Elaborar informe técnico para el alta del bien sobrante por la Responsable de
18
causal de saneamiento y remitir a la OA. Control Patrimonial
Emitir resolución de alta por saneamiento. Ejecutar el Resolución de alta

Jefe(a) de la Oficina
19 subproceso “Ingreso de Bienes al Almacén” y “Ingreso de por la causal de
de Administración
Bienes Patrimoniales”. FIN. saneamiento
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
- Formato Acta de Conciliación Contable Patrimonial

- Formato de Informe Final de Inventario de bienes muebles
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.03.01.04 Baja de Bienes Muebles
Baja de Bienes Muebles
Extraer los bienes muebles considerados como activos, de manera física y contable por las causales
identificadas, previa evaluación técnica correspondiente.
Desde la recepción de un comunicado o solicitud para la baja de bienes muebles con los documentos de
sustento, hasta el registro de baja del bien en los módulos patrimonial y contable de los sistemas
respectivos.
4.1 Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales
4.2 Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector
Público.
4.3 Decreto Legislativo N° 1438, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad y
modificatorias.

o Evaluar información del bien mueble del cual se solicitó o dispuso su baja (año de compra,
historial, etc.).
6.2 Especialista Control Patrimonial
o Elaborar informe técnico, adjuntar documentos que sustenten la baja del bien.
o Realizar el registro de baja en el SIGA-módulo patrimonio.
6.3 Área Técnica
o Evaluar bien y elaborar informe que sustente la necesidad de baja del bien mueble.
o Aprobar baja del bien mueble a través de una resolución administrativa.
o Realizar el registro contable en el SIAF-módulo contable
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Baja de bienes muebles por mal estado que se ha detectado en
el inventario, por bien reportado como pérdida, bien siniestrado
o saneamiento.
Recibir comunicación o solicitud de baja de bienes, adjuntando

documentos.
Responsable de Solicitud de baja de
1 NOTA:
Control Patrimonial bienes
-Comunicación de usuario, de personal de Control Patrimonial.
-Denuncia policial en caso sea robo.
Evaluar información del bien mueble del cual se solicitó o Responsable de

2
dispuso su baja (año de compra, historial, etc.). Control Patrimonial
Consultar con el Área Técnica y solicitar informe que sustente la Responsable de

3
baja. Control Patrimonial
Evaluar bien y elaborar informe que sustente la necesidad de Informe de Área

4 Área Técnica
baja del bien mueble y remitir a OA-Control Patrimonial. Técnica
Elaborar informe técnico, adjuntar documentos que sustenten la

baja del bien y elevar a la Oficina de Administración para su
Informe técnico que
aprobación. Especialista de
5 sustenta la baja del
NOTA: Control Patrimonial
bien
Informe del Área Técnica, reportes del SIGA-módulo patrimonio,
cotizaciones e información.
Aprobar baja del bien mueble a través de una resolución y

remitir a quien corresponde.
¿Corresponde iniciar PAD?
SI: Ejecutar subproceso "Procedimiento Administrativo
Disciplinario". Ir a la actividad 7.
Jefe(a) de Oficina de Resolución de baja de
6
Administración bien
NOTA:
A Control Patrimonial, Contabilidad, a la Oficina de Gestión de
Recursos Humanos (Procedimiento Administrativo
Sancionador-PAD) en casos de saneamiento posterior al
inventario, pérdida por negligencia del trabajador, etc.) y al
órgano rector (MEF).
Especialista de Registro de baja de

7 Realizar el registro de baja en el SIGA-módulo patrimonio.
Control Patrimonial bien en el SIGA
Obtener reporte de baja de bienes muebles y remitir a OA- Especialista de Reporte de baja de
8
Contabilidad. Control Patrimonial bienes muebles
Registro de baja
9 Realizar el registro contable en el SIAF-módulo contable. FIN. Integrador Contable
contable en el SIAF
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
Informe Técnico
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
Administración de Seguros Patrimoniales
Asegurar el reparo de la pérdida de los bienes patrimoniales de ITP, como consecuencia de un siniestro,
que pueden ser ocasionados por daños accidentales o por terceros.
Desde la contratación de una póliza de seguros hasta el uso de ésta por la ocurrencia de siniestros.
5.1 Póliza de seguro. - Documento donde se encuentra plasmado los términos y las condiciones al
adquirir un seguro, uno de los cuales es el precio a pagar por los riesgos que la póliza cubre.
5.2 Bróker o corredor de seguros. - Es una persona que representa a una empresa especializada en
seguros que acompaña al cliente en la contratación de un seguro, presentado las condiciones
provenientes de las compañías de seguros para optar por la opción que más se adecue a sus
necesidades pagando un precio justo
5.3 Riesgo. - Se refiere a la combinación de la probabilidad de que se produzca un evento y sus
consecuencias negativas en un futuro.
5.4 Indemnización. - Es la compensación que recibe el asegurado ante un hecho producido contra el
cual se protege mediante el contrato de seguro y conforme a las características de dicho contrato.
5.5 Siniestro. - Daño ocasionado a los bienes patrimoniales del ITP, contemplado como tal en la póliza
de seguros contratada.
MAN-01-

o Gestionar el nombramiento del bróker a través de una carta.
o Elaborar TdR para la contratación de servicios de seguros patrimoniales, donde se valoriza
los activos para determinar monto asegurado por tipo de riesgo, en coordinación con las
diversas Áreas y el bróker.
6.3 Especialista de Bienes Patrimoniales
o Realizar la reclamación ante la ocurrencia de un siniestro reportado, en coordinación con el
bróker.
o Elaborar informe de conformidad de la indemnización monetaria y remitir a OA- Tesorería.
6.4 Área Usuaria
o Comunicar siniestro a la aseguradora y recibir número de siniestro.
o Emitir informe de conformidad de reparación del bien y remitir a la OA.
MAN-01-
Documento
Generado
1 INICIO
Carta de
Contratación de Póliza Jefe(a) de Oficina de
nombramiento de
Gestionar el nombramiento del bróker, emitir carta de Administración
bróker
nombramiento de bróker.
2 Elaborar TdR para la contratación de servicios de seguros Responsable de

Valorización de
patrimoniales. Ejecutar subproceso "Gestión de Control Patrimonial
activos
Adquisiciones y Contrataciones". Bróker
3 Recibir las pólizas por tipo de riesgo (multirriesgo, Especialista de Pólizas por tipo de
responsabilidad civil, 3D y vehicular). Bienes Patrimoniales riesgo
4 Difundir los procedimientos a las Áreas usuarias para reportar

siniestros.
Especialista de
¿Ocurre un siniestro?
NO: FIN.
5 Administración de Póliza
Apertura del número
Comunicar siniestro a la aseguradora y recibir número de Área Usuaria
de siniestro
siniestro.
6 Comunicar siniestro a OA-Control Patrimonial, adjuntando la

Área Usuaria
documentación sustentatoria.
7 Revisar documentación, elaborar expediente de reclamación y Especialista de Expediente de

trasladar a la aseguradora para el trámite correspondiente. Bienes Patrimoniales reclamación
8 Especialista de
Recibir comunicación de la aseguradora por la indemnización. Informe del ajustador
9 Evaluar continuidad de reclamación.

¿Procede reclamación?
SI: Tipo de indemnización:
Especialista de
Monetaria: Ir a actividad 11 y 12.
Bien mueble: Ir a la actividad 13.
Servicio de reparación: Ir a la actividad 16.
10 Comunicar a la aseguradora la no continuidad de la

reclamación. FIN.
11 Recibir cheque y entregar a OA-Tesorería para su depósito en Especialista de

las cuentas de ITP. FIN. Bienes Patrimoniales
12 Elaborar informe de conformidad de la indemnización monetaria Especialista de Informe de

y remitir a OA-Tesorería. FIN. Bienes Patrimoniales conformidad
13 Responsable de
Recibir el bien y solicitar opinión a OA-Control Patrimonial.
Almacén
MAN-01-
Documento
Generado
14 Revisar el bien y dar conformidad, en coordinación con el Área

Técnica. Ir en paralelo: Ejecutar procedimiento “Ingreso de Responsable de
Bienes al Almacén”, “Baja de Bienes Muebles” y actividad Control Patrimonial
15. FIN.
15 Gestionar el pago del deducible. Ejecutar subproceso “Gestión Responsable de

de Adquisiciones y Contrataciones”. FIN. Control Patrimonial
16 Verificar conformidad del bien reparado, en coordinación con el

Área Técnica de corresponder.
¿Es conforme? Área usuaria
17 Comunicar observaciones a la aseguradora a través de la OA.

Área usuaria
18 Emitir informe de conformidad de reparación del bien y remitir a Informe de

Área usuaria
la OA. Ir a la actividad 15. conformidad
MAN-01-2021-
ITP/SG
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MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-2021-
ITP/SG
FPN1. PA02.04 Administración de Servicios Generales

NOMBRE DEL PROCESO Administración de Servicios Generales CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
CÓDIGO DEL PROCESO PA02.04 VERSIÓN 0
Asegurar la conservación de los bienes patrimoniales y

OBJETIVO administrar los vehículos al servicio de los colaboradores RESPONSABLE Jefe(a) de la Oficina de Administración
de ITP para el cumplimiento de los objetivos.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO NIVEL 0 Administración Logística PA.02
MACROPROCESO
 Oficina de Administración (Abastecimiento) El proceso de Administración de Servicios Generales

 Oficina de Administración (Control Patrimonial) comprende las actividades referentes a la Conservación de
 Área Usuarias de ITP Bienes Patrimoniales y la Administración de Vehículos.
BASE LEGAL /
NORMATIVA APLICABLE  Ley N° 28879, Ley de Servicios de Seguridad Privada.
AL PROCESO  Resolución de Secretaría General N° 234-2017-ITP/SG, que aprueba la Directiva N° 01-2017-ITP/SG, Directiva General “Gestión de Transporte
en el Instituto Tecnológico de la Producción (ITP)”.

 Áreas Usuarias del ITP  Necesidades y requerimientos de atención para  Necesidades y requerimientos atendidos  Áreas Usuarias del ITP
 Oficina de Administración la conservación de los bienes patrimoniales  Acta de conformidad de servicios  Oficina de Administración
(Abastecimiento)  Servicios contratados (Abastecimiento)
Conservación de Bienes Patrimoniales CÓDIGO DEL PA02.04.01

PROCESOS NIVEL 2
Administración de Vehículos PROCESO NIVEL 2 PA02.04.02
MAN-01-2021-
ITP/SG

NOMBRE DEL
Conservación de Bienes Patrimoniales CLASIFICACIÓN / TIPO Apoyo
PROCESO
CÓDIGO DEL
PROCESO
Asegurar el funcionamiento integral de la infraestructura que
OBJETIVO permita el desarrollo de las actividades para el logro de los RESPONSABLE Jefe(a) de la Oficina de Administración
objetivos definidos por la entidad.
CÓDIGO DEL
MACROPROCESO
NIVEL 0
NIVEL 0
CÓDIGO PROCESO
PROCESO NIVEL 1 Administración de Servicios Generales PA02.04
NIVEL 1
El proceso de Conservación de Bienes Patrimoniales

 Oficina de Administración (Abastecimiento) comprende las actividades referentes a los mantenimientos
 Oficina de Administración (Control Patrimonial) menores, limpieza y mantenimiento de áreas verdes, control
 Área Usuarias de ITP de estacionamientos y la supervisión de servicios de
Conservación de Bienes Patrimoniales.
BASE LEGAL /
NORMATIVA  Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General.
APLICABLE AL  Ley N° 28879, Ley de Servicios de Seguridad Privada.
MACROPROCESO

 Áreas Usuarias del ITP  Necesidades y requerimientos de atención para  Necesidades y requerimientos atendidos  Áreas Usuarias del ITP
 Oficina de Administración la conservación de los bienes patrimoniales  Acta de conformidad de servicios  Oficina de Administración
(Abastecimiento)  Servicios contratados  Acta de conformidad de bien adquirido (Abastecimiento)
MAN-01-2021-
ITP/SG

 Oficina de Administración  Bienes adquiridos  Oficina de Administración
(Almacén) (Almacén)
Ejecución de Servicios de Conservación de Bienes Patrimoniales CÓDIGO DEL PA02.04.01.01

PROCESOS NIVEL 3
Supervisión de Servicios de Conservación de Bienes Patrimoniales PROCESO NIVEL 3 PA02.04.01.02
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
PCN3. PA02.04.01.01 - Ejecución de Servicios de Conservación de Bienes

Patrimoniales
Ejecución de Servicios de Conservación de Bienes Patrimoniales
Atender las necesidades de mantenimiento, limpieza o control de estacionamientos que las Áreas Usuarias
requieran para conservar los bienes patrimoniales del ITP.
Desde la recepción de requerimientos de atención por parte de las Áreas Usuarias hasta el registro de las
actividades de mantenimiento, limpieza o control realizados.
4.2 Ley N° 28879, Ley de Servicios de Seguridad Privada.
5.1 Conservación. - Se refiere a las acciones que tienen por objeto evitar el deterioro de las
instalaciones de la Entidad y el mantenimiento de áreas que permitan el desarrollo de las
actividades.
5.3 Términos de Referencia (TdR).- Descripción de las características técnicas y las condiciones en
que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra.
En el caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la
ofertas.
6.1 Responsable de Servicios Generales

o Asegurar el cumplimiento de las actividades descritas en el procedimiento y cumplirlas.
6.2 Técnico Multifuncional
o Atender los requerimientos de las Áreas usuarias dentro del alcance.
6.3 Usuario
MAN-01-
o Solicitar o reportar algún desperfecto en las instalaciones que impidan o interrumpan el

desarrollo normal de las actividades.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
CASO 1: Mantenimientos menores. Ir a la actividad 1.
CASO 2: Limpieza y mantenimiento de áreas verdes. Ir a la
actividad 9.
CASO 3: Control de estacionamientos. Ir a la actividad 19.
Responsable de
Caso 1: Mantenimientos menores. Requerimiento de
Servicios Generales
1 Recibir requerimientos de atención por parte de las Áreas atención, verbal o
Técnico
Usuarias. correo electrónico
Multifuncional
Identificar el tipo de daño in situ para definir los requerimientos. Responsable de

¿Se requiere compra de materiales o servicio? Servicios Generales
2
Si: Ir a la actividad 3. Técnico
No: Ir a la actividad 4. Multifuncional
Solicitar materiales o servicio a Abastecimiento, a través de una

EETT/TdR y pedido de compra SIGA.
Si tiene carácter de urgencia y no supera monto
establecido, Ejecutar subproceso “Administración de Caja EETT
Chica” o de lo contrario. Ejecutar subproceso Responsable de TdR
3
"Contratación de Bienes y Servicios". Servicios Generales Pedido de compra
SIGA
¿Se contrató servicio de mantenimiento?
Coordinar la ejecución del servicio de mantenimiento con el

4
proveedor. Ir a la actividad 7.
Técnico
5 Realizar mantenimiento correctivo.
Multifuncional
Reporte de
Enviar reporte por correo electrónico al Responsable de Técnico mantenimiento
6
Servicios Generales. Multifuncional correctivo por correo
electrónico
Informe de
Recibir reporte de ejecución de mantenimiento correctivo y Responsable de
7 mantenimiento
elaborar informe. Servicios Generales
correctivo
Enviar informe de mantenimiento correctivo a OA- Responsable de

8
Abastecimiento. FIN. Servicios Generales
Caso 2: Limpieza y mantenimiento de áreas verdes.

Ficha de zonas y
Limpieza Responsable de
9 personal asignado
Definir zonas y personal de limpieza encargado por cada una Servicios Generales
para limpieza
de ellas.
MAN-01-
Documento
Generado
Solicitud de
Solicitar materiales de limpieza al almacén central con
Técnico materiales a almacén
10 frecuencia mensual a través de correo electrónico. Ejecutar
Multifuncional Materiales de
subproceso "Salida de Bienes de Almacén".
limpieza
Custodiar y controlar los materiales de limpieza en el almacén Técnico

11
de Servicios Generales. Multifuncional
Auxiliar de Limpieza Registro de entrega

Solicitar materiales a almacén de Servicios Generales con
12 Responsable de de insumos y
frecuencia semanal.
Servicios Generales artículos de limpieza
Responsable de
13 Comunicar zonas de trabajo al personal de limpieza.
Servicios Generales
14 Ejecutar limpieza con frecuencia diaria. Auxiliar de limpieza
Registrar desarrollo de actividades de limpieza de los

15 Auxiliar de limpieza Registro de limpieza
ambientes y reportar al Responsable de Servicios Generales.
Check list de
condiciones
adecuadas,
Realizar el check list de condiciones adecuadas, materiales Responsable de
16 materiales
disponibles y desinfección de ambientes. FIN. Servicios Generales
disponibles y
desinfección de
ambientes
Mantenimiento de áreas verdes

17 Realizar mantenimiento de las áreas verdes y reportar al Jardinero
Responsable de Servicios Generales.
Responsable de
18 Verificar el mantenimiento de las áreas verdes. FIN.
Servicios Generales
Caso 3: Control de estacionamientos

Estacionamiento asignado Responsable de
19
Solicitar tarjeta magnética para la asignación de Servicios Generales
estacionamientos según requerimiento.
Entregar tarjeta a usuario y hacer firmar un cargo.

¿Usuario solicita reposición de tarjeta magnética? Responsable de Cargo de entrega de
20
SI: Ir a la actividad 21. Servicios Generales tarjeta magnética
NO: FIN.
Realizar la gestión con el encargado de centro de control del

edificio, para la reposición de la tarjeta magnética. FIN.
Responsable de
21 NOTA:
Servicios Generales
El usuario debe asumir el costo que indique para la reposición
de la tarjeta.
22 Estacionamiento libre Usuario

MAN-01-
Documento
Generado
Solicitar la disponibilidad de un estacionamiento indicando el

tiempo (horas o día).
Verificar la disponibilidad de estacionamiento.

¿Estacionamiento disponible? Responsable de
23
SI: Ir a la actividad 24. Servicios Generales
Enviar solicitud a centro de control indicando los datos Responsable de

24
requeridos. FIN. Servicios Generales
Informar al usuario la no disponibilidad de estacionamiento. Responsable de

25
FIN. Servicios Generales
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
Anexo 1.- Registro de entrega de insumos y artículos de limpieza
REGISTRO DE ENTREGA DE INSUMOS Y ARTICULOS DE LIMPIEZA
ITEM INSUMO/ARTICULO CANTIDAD FECHA OBSERVACIONES RESPONSABLE OFICINA FIRMA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Anexo 2.- Registro de limpieza
SUPERVISIÓN DE LIMPIEZA EN SANITARIOS DEL ITP

Oficina LIMPIEZA ABASTECER
SEDE SAN ISIDRO

PAPEL HIGIÉNICO
JABÓN LÍQUIDO
1802
LAVATORIOS
PAPEL TOALLA
URINARIO
PUERTAS
ESPEJOS
PISOS
W.C.
QUIEN LO REALIZA QUIEN LO REVISA

N° FECHA HORA NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA HORA OBSERVACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
MAN-01-
Anexo 3.- Check list de condiciones adecuadas, materiales disponibles y desinfección de

ambientes
Página : 1 de 1
Check List
Condiciones adecuadas, materiales disponibles y desinfección de Versión : 1
ambientes Fecha : 04.05.2020
Control semanal
Fecha de inicio: 13 / Jul / 2020 Fecha de termino: 18 / Jul / 2020
N° ITEM L M M J V S OBSERVACIONES
1 Servicios Higiénicos
Se cuenta con material educativo que ilustra la

a
técnica de higiene de manos
El lavadero de manos se encuentra funcionando

b
adecuadamente.
Se cuenta dispensador (sujeto a pared y/o frasco)

c
y con jabón líquido para el lavado de manos.
Se cuenta con dispensador y con papel toalla

d
para el secado de manos.
2 Puerta de Ingreso
Se cuenta con Termómetro para la medición de

a
temperatura corporal
Se cuenta con Pediluvio para la desinfección de

b
los zapatos
Se realizó el cambio de la solución de Pediluvio

c
para la desinfección de los zapatos
Se cuenta con Alcohol en Gel Antibacterial y

d
Alcohol al 70° para la higiene de manos.
3 Áreas de trabajo
Se cuenta con Alcohol al 70% para la

a
desinfección de mobiliario
Se desinfecto mobiliario (Sillas, escritorios,

b
estantes, etc.)
Se cuenta con Alcohol Isopropílico para la
c desinfección de equipos de computo y
electrónicos
Se realizó la desinfección de equipos de computo
y electrónicos (Computadoras, monitores,
d
teclados, mouse, teléfonos, escaners,
impresoras, etc.)
3 Fumigación Viernes
a Oficina 501 (OCI, OTI, DO y II)
b Oficina 1401 (OPPM, CONT y TESO)
c Oficina 1402(OA y OA-ABAST)
d Oficina 1602 (DSE, DEDFO y OAJ)
e Oficina 1802 (DE y SG)
COMENTARIO DEL TRABAJADOR RESPECTO A LA DOTACION DE INSUMOS EN SU SERVICIO EN LA SEMANA:

MAN-01-
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
PCN3. PA02.04.01.02 - Supervisión de Servicios de Conservación de Bienes

Patrimoniales
Supervisión de Servicios de Conservación de Bienes Patrimoniales.
Asegurar la correcta ejecución del servicio, realizando la supervisión de éste y emitir el acta de conformidad,
de acuerdo a las especificaciones definidas en los requerimientos técnicos.
Desde la elaboración del plan de mantenimiento, el seguimiento al servicio realizado y la emisión del acta
de conformidad que forma parte del expediente de pago.
4.1 Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del
5.1 Servicio. - Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
cumplimiento de sus funciones y fines. Los servicios pueden clasificarse en servicios en general,
consultoría en general y consultoría de obra.
5.2 Términos de Referencia (TdR). - Descripción de las características técnicas y las condiciones en
que se ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra.
En el caso de consultoría, la descripción además incluye los objetivos, las metas o resultados y la
extensión del trabajo que se encomienda (actividades), así como si la Entidad debe suministrar
ofertas.
5.3 Mantenimiento preventivo. - Es la revisión programada y realizada a un equipo o infraestructura
para la conservación de ella, a fin que garantice su buen funcionamiento, fiabilidad, operatividad o
conservación de los mismos, antes de una avería o desperfecto.
5.4 Mantenimiento correctivo. - Es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para corregir
desperfectos técnicos, una vez que éste se ha producido o al menos se ha iniciado el proceso que
finalizará con la ocurrencia del fallo.
5.5 Programa de mantenimiento. - Es un documento interno en la cual se describen las actividades
correspondientes al mantenimiento de la infraestructura y equipamiento con la que cuenta el ITP.
5.6 SITRADOC. - Sistema de Trámite Documentario
6.1 Especialista y/o Analista en Contrataciones

o Realizar el seguimiento a la ejecución de los servicios y emitir acta de conformidad.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Responsable de Diagnóstico de la
1 Planificación
Servicios Generales situación actual
Realizar visita a instalaciones para identificar puntos a
considerar en el programa de mantenimiento.
Revisar datos históricos del desarrollo de los servicios a

solicitar.
Responsable de
2 Caso 1: Supervisión Mantenimiento preventivo y correctivo
Servicios Generales
de instalaciones. Ir a la actividad 3.
Caso 2: Supervisión de servicio Seguridad física. Ir a la
actividad 4.
Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento.

¿Se requiere la contratación de un servicio de un tercero?
SI: Ir a la actividad 4. Responsable de Programa Anual de
3 NO: Ir al procedimiento “Ejecución de Servicios de Servicios Generales Mantenimiento
Conservación de Bienes Patrimoniales”. FIN.
Ejecución
Elaborar TdR, emitir pedido SIGA e informe para la solicitar a
TdR
abastecimiento el servicio de mantenimiento o seguridad física.
Responsable de Pedido SIGA
4 Ejecutar subproceso "Elaboración de Requerimientos
Servicios Generales Informe de solicitud
Técnicos".
de servicio
NOTA: Para solicitud de mantenimientos correctivos, además
se debe adjuntar el informe del mantenimiento preventivo.
Ejecutar subproceso "Contratación de Bienes y Servicios"

Coordinador(a) de
5 y comunicar al Responsable de Servicios Generales la Servicio contratado
Abastecimiento
selección de proveedor.
Coordinar con el proveedor el inicio de la ejecución del servicio.

NOTA: Acta de desactivación
Responsable de
6 Para el servicio de seguridad física se emite un Acta de de servicio
Servicios Generales
desactivación de servicio y seguido el Acta de instalación
Acta de instalación.
Supervisar la ejecución del servicio, realizando visitas in situ

para verificar el desarrollo de las actividades de acuerdo con los Formato de
Responsable de
TdR. verificación
7 Servicios Generales
NOTA: Tarea de personal de
Técnico multifuncional
Para el servicio de seguridad se emiten los formatos de seguridad física
verificación y Tarea de personal de seguridad física.
Recibir y revisar informe del proveedor con el detalle del

Informe de proveedor
desarrollo de las actividades, que den cumplimiento a lo Responsable de
8 del desarrollo de las
establecido en los TdR. Servicios Generales
actividades
¿Es conforme?
MAN-01-
Documento
Generado

Coordinar con el proveedor la subsanación de las

Responsable de
9 observaciones y asegurar el desarrollo de éstas. Ir a la
Servicios Generales
actividad 8.
Elaborar acta de conformidad de ejecución de servicio y remitir

a OA-Abastecimiento. Ejecutar subproceso "Seguimiento a
Acta de conformidad
la ejecución contractual". FIN Responsable de
10 de ejecución de
NOTA: Servicios Generales
servicio
En caso de que el servicio tenga penalidad, se debe indicar la
observación en el acta de conformidad.
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
Anexo 1.- Programa Anual de Mantenimiento

MAN-01-
CONTROL DE CAMBIOS
MAN-01-
Administración de Vehículos.
Asegurar el mantenimiento y el uso adecuado de los vehículos del ITP, para el buen rendimiento y
conservación de éstos en la operación.
El presente procedimiento contempla cuatro casos siguientes: servicio de movilidad, el cual comprende
desde la solicitud de servicio de movilidad del comisionado hasta el registro de ocurrencias del día durante
el servicio de movilidad; abastecimiento de combustible, el cual comprende desde la solicitud de asignación
de combustible hasta la elaboración del reporte detallado de consumo de combustible; control de
documentos de vehículos, el cual comprende desde la revisión de la vigencia de los documentos del
vehículo hasta la emisión y disponibilidad de los documentos; mantenimiento de vehículos, el cual
comprende desde la elaboración del plan de mantenimiento de vehículos hasta la ejecución de los servicios
de mantenimiento.
5.1 Comisionado. - Usuario que mantiene una relación contractual laboral con la Entidad, bajo cualquier
modalidad y es asignado para realizar una comisión de servicios.
5.2 Comisión de servicios. - Actividad destinada al logro de objetivos institucionales que implica el
desplazamiento temporal de un comisionado fuera de la sede institucional, dentro del territorio
nacional
5.3 Conductor. - Personal asignado para conducir un vehículo de la flota vehicular de propiedad o bajo
la administración del ITP.
5.4 Plan de mantenimiento. - Es un documento donde se encuentra plasmado las actividades
preventivas a realizar en el vehículo, con el fin de asegurar la disponibilidad en el momento que se
requiera y aumentar la vida útil del vehículo.
5.5 SOAT. - Es el seguro obligatorio contra accidentes de tránsito establecido por Ley, que tiene como
objetivo asegurar y cubrir los daños generados en las víctimas, ante un accidente de tránsito.
5.6 Revisión técnica. - Es una revisión preventiva a la unidad por un ente certificador con el fin de
constatar que el vehículo cumple con las normas de seguridad y emisiones contaminantes.
5.7 Cuaderno de Bitácora. - Documento en el cual consta la información de cada vehículo, relacionado
al mantenimiento preventivo y correctivo, pérdidas y reposiciones de accesorios, cambio de
MAN-01-
repuestos, el registro y nombre del conductor que realiza la comisión, el comisionado, la dotación
de combustible, destinos, kilometraje de recorrido y cualquier otra información relevante para el
control del vehículo, la misma que deberá ser detallada por el conductor asignado al vehículo.

o Gestión del uso, control, mantenimiento y abastecimiento de combustible de las unidades
vehiculares.
6.2 Responsable de Transporte
o Administrar todos los vehículos del ITP, asegurando su conservación y disponibilidad de
éstos cuando se requiera.
6.3 Conductor
o Verificar que todos los vehículos del ITP cuenten con la documentación correspondiente.
o Realizar el servicio de movilidad programada según las rutas establecidas y reportar el
desarrollo de las actividades.
o Mantener el vehículo asignado para brindar el servicio en perfecto estado funcionamiento.
o Reportar o dar alerta ante cualquier desperfecto del vehículo o necesidad de abastecimiento
de combustible.
MAN-01-
Documento
Generado
INICIO
Caso 1: Servicio de movilidad. Ir a la actividad 1.
Caso 2: Abastecimiento de combustible. Ir a la actividad 10.
Caso 3: Control de documentos de vehículos (SOAT - revisión
técnica). Ir a la actividad 16.
Caso 4: Mantenimiento de vehículos. Mantenimiento
preventivo: SI: Ir a la actividad 26.
Mantenimiento correctivo: SI: Ir a la actividad 33.
1 Caso 1: Servicio de movilidad. Comisionado Solicitud de

autorización de
Realizar y/o registrar solicitud de servicio de movilidad. servicio de movilidad
NOTA: La solicitud de servicio de movilidad debe realizarse de

acuerdo al plazo establecido en la directiva vigente y debe estar
aprobada por el jefe inmediato.
2 Recibir solicitud de servicio de movilidad del comisionado. Responsable de

Transporte
3 Elaborar la programación de salida de los vehículos y la Responsable de Programa de salida

asignación de conductores. Transporte de vehículos
¿Se puede prestar el servicio?

4 Informar al comisionado la programación de salida de Responsable de

vehículos. Ir a la actividad 6. Transporte
5 Comunicar al comisionado la no disponibilidad de vehículo y Responsable de

reprogramar en caso lo solicita. FIN. Transporte
NOTA:
Si la necesidad es urgente, el comisionado debe gestionar vale
de caja chica con la solicitud de movilidad, con la confirmación
de la no asignación de vehículo por parte del Responsable de
Transporte.
6 Entregar la solicitud del comisionado al conductor encargado Responsable de

del vehículo, junto con los documentos correspondientes para Transporte
realizar el servicio.
7 Realizar el servicio según lo programado y solicitar la Conductor

conformidad al comisionado.
8 Registrar e informar ocurrencias del día durante el servicio de Conductor Bitácora de

movilidad. ocurrencias
MAN-01-
Documento
Generado
9 Verificar e informar el cumplimiento de la programación de Responsable de Reporte de

salida de vehículos. FIN. Transporte movilidades
10 Caso 2: Abastecimiento de combustible. Conductor
Solicitar asignación de combustible según formato establecido.
11 Revisar solicitud de combustible, aprobar el abastecimiento y Responsable de

entregar vale de combustible al conductor. Transporte
12 Abastecer combustible en la estación de servicios y recoger Conductor Ticket vale

ticket vale del consumo efectuado.
13 Entregar copia de vale de consumo y ticket vale que emita la Conductor

estación de servicios.
14 Elaborar reporte detallado de consumo de combustible y remitir Responsable de Reporte de consumo

a OA-Almacén. Transporte de combustible
15 Realizar el registro de consumo de combustible en el SIGA- Responsable de

módulo almacén y remitir expediente de pago a OA- Almacén
Abastecimiento. Ejecutar subproceso "Seguimiento a la
contratación de bienes y servicios". FIN.
16 Caso 3: control de documentos de vehículos (SOAT- Responsable de

revisión técnica). Transporte
Programar la renovación del SOAT y revisiones técnicas.

¿Tipo de documento?
SOAT: Ir a la actividad 17.
REVISIÓN TÉCNICA: Ir a la actividad 19.
17 Gestionar la compra de SOAT. Ejecutar el subproceso Responsable de

“Gestión de Adquisiciones y Contrataciones. Transporte
18 Entregar documentos al conductor. FIN. Responsable de

Transporte
19 Realizar check list del vehículo. Conductor

¿Es conforme?
20 Gestionar servicio de mantenimiento. Ejecutar el subproceso Responsable de

“Gestión de Adquisiciones y Contrataciones. Transporte
21 Coordinar la ejecución del mantenimiento del vehículo con el Responsable de

proveedor. Transporte
¿Se está subsanando observación emitida por el centro de
inspección técnica vehicular?
MAN-01-
Documento
Generado
22 Gestionar recursos para el pago de revisión técnica. Ejecutar Responsable de

subproceso "Administración de caja chica". Transporte
23 Llevar el vehículo a las instalaciones para la revisión técnica y Conductor

recibir resultado.
¿Es conforme?
24 Recibir certificado de revisión técnica vehicular y actualizar el Responsable de Certificado de revisión

cuadro de control de revisiones técnicas. Transporte técnica vehicular
25 Entregar documentos al conductor. FIN. Responsable de

Transporte
26 Caso 4: Mantenimiento de vehículos. Responsable de

Transporte Plan de
Mantenimiento preventivo mantenimiento de
vehículos
Elaborar plan de mantenimiento de vehículos.
27 Verificar el plan de mantenimiento e identificar los vehículos Responsable de

próximos a realizar mantenimiento. Transporte
28 Gestionar servicio de mantenimiento. Ejecutar subproceso Responsable de

"Gestión de Adquisiciones y Contrataciones". Transporte
29 Coordinar con el proveedor para el envío del vehículo al taller Responsable de

de mantenimiento de acuerdo al plan de mantenimiento. Transporte
30 Llevar el vehículo a taller de mantenimiento y verificar el check Conductor

list que realiza el proveedor al momento de internar el vehículo.
31 Realizar el mantenimiento del vehículo y emitir informe técnico. Proveedor
32 Recibir y revisar informe técnico de mantenimiento emitido por

el proveedor. Ejecutar subproceso "Seguimiento a la
ejecución contractual".
Responsable de Informe técnico de
¿Se recomienda mantenimiento correctivo? Transporte mantenimiento
SI: Ejecutar subproceso "Gestión de Adquisiciones y
Contrataciones". Ir a la actividad 29.
NO: FIN.
33 Mantenimiento correctivo
Dar alerta e informar al responsable de transporte a cerca de Conductor Reporte de fallas
alguna falla que presenta un vehículo.
34 Gestionar la evaluación de fallas del vehículo Responsable de

MAN-01-
Documento
Generado
¿Procede el mantenimiento correctivo? Transporte

SI: Ejecutar subproceso "Gestión de Adquisiciones y
Contrataciones". Ir a la actividad 29.
35 Emitir un informe sustentatorio de no aceptación del Responsable de

Informe
mantenimiento correctivo. FIN. Transporte
MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-2021-
ITP/SG

MAN-01-
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS

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Código Versión Resolución de aprobación

ELABORADO POR: REVISADO POR:

Firmado digitalmente por GALLARDO

Jefe (a) de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y

Firmado digitalmente por MARIÑO

Jefe (a) de la Oficina de Asesoría Jurídica

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 2 de 261

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 3 de 261

3.10 Actividad. Conjunto de tareas permanentes, continuas, interrelacionadas y secuenciales que

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 4 de 261

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 5 de 261

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 6 de 261

MAPA DE PROCESOS NIVEL CERO DEL ITP

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 7 de 261

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 8 de 261

PA02.02.01 Ingreso de Bienes al Almacén

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 9 de 261

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 10 de 261

IA-04: Nivel de atención de requerimientos de contratación

Nombre del Macro Proceso PA02: Administración Logística

Nombre del proceso PA02.01.05: Contratación de Bienes, Servicios y Obras

Nombre del Indicador IA-04: Nivel de atención de requerimientos de contratación

Cálculo de los requerimientos atendidos a tiempo versus el total de

Unidad de Medida Porcentaje

Fuentes de Información Registros de contrataciones

Periodicidad de Medición Trimestral

Periodicidad de Análisis Trimestral

Responsable de Medición Jefe(a) Oficina de Administración

Responsable de Análisis Especialista en Contrataciones

Meta (Por asignar).

Línea Base (Por definir)

Nota: Podría diferenciarse el indicador por tipo de proceso.

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 11 de 261

IA-05: Nivel de cumplimiento de despachos de almacén

Nombre del Macro Proceso PA02: Administración Logística

Nombre del proceso PA02.02: Administración de Almacenes

Nombre del Indicador IA-05: Nivel de cumplimiento de despachos de almacén

Mide el nivel de cumplimiento de los despachos de almacén en función de los

Objetivo del Indicador Controlar la atención de despachos de almacén

(Cantidad de solicitudes al almacén atendidas a tiempo/Cantidad total de

Unidad de Medida Porcentaje

Fuentes de Información Registros de almacén

Periodicidad de Medición Trimestral

Periodicidad de Análisis Trimestral

Responsable de Medición Jefe(a) Oficina de Administración

Responsable de Análisis Especialista en Logística

Meta 100% de cumplimiento en el trimestre

Línea Base (Por definir)

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA PÁGINA 12 de 261

IA-06: Porcentaje de bienes conciliados conforme

Nombre del Macro Proceso PA02: Administración Logística

Nombre del proceso PA02.03: Gestión Patrimonial

Nombre del Indicador IA-06: Porcentaje de bienes conciliados conforme

Descripción del Indicador Mide la eficacia en la conciliación de los bienes patrimoniales

Objetivo del Indicador Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial

Forma de Cálculo (Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes) *100

Unidad de Medida Porcentaje

Fuentes de Información Registros de control patrimonial

Periodicidad de Medición Semestral

Periodicidad de Análisis Semestral

Responsable de Medición Jefe(a) Oficina de Administración