IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES

FRANCISCO JAVIER MIRANDA SÁNCHEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

PROGRAMA ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

FICHA 2521992

COLOMBIA

2022
 INTRODUCCIÓN.

Toda empresa posee su propia dinámica: su objeto social, sedes y sucursales, políticas

empresariales, relaciones laborales, etc. Uno de los aspectos que puede decirse

“transversaliza” esa dinámica es el uso de tecnologías de información y comunicación en sus

operaciones, más específicamente incluir programas, bases de datos y aplicaciones que

mejoran los tiempos de resolución de estos procesos, es decir, los optimizan. Es por esto que

invierten capital en la contratación de empresas que provean estos servicios en aras de

aumentar su productividad y minimizar costos. Sin embargo, para poder llevar a cabo esta

labor de crear soluciones informáticas, estas compañías realizan labores que les permiten

conocer mejor las necesidades de sus clientes: una de ellas es lo que se denomina como

identificación de procesos organizacionales.

Teniendo en cuenta lo anterior, lo que se pretende con este escrito es realizar una descripción

resumida de los aspectos más relevantes a tener en cuenta al momento de realizar la

identificación de los procesos de una organización, así como la importancia de cada uno en la

obtención de la información resultante.

 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES.

Como se dijo anteriormente, toda empresa posee una dinámica interna (hablando de los

procesos que se dan al interior de esta) y externa (sus relaciones comerciales con los

clientes). Como organización tiene una estructura jerárquica con puestos de trabajo definidos

y cada uno de estos puestos posee una serie de actividades y funciones. Cada rol y grupo de

funciones desarrolladas por los trabajadores se interrelacionan con las de otros compañeros

de trabajo generando así tareas en conjunto y procesos. Toda esta caracterización hace parte

fundamental de lo que se denomina como identificación de procesos organizacionales.

¿Qué es la identificación de procesos organizacionales? También conocida como

“caracterización de procesos”, es una herramienta táctica que facilita la descripción del cómo

funciona el proceso a través de la identificación de elementos esenciales que permiten la

gestión y control de los mismos. Como resultado de estos estudios se pueden tomar

decisiones en aspectos como capacitación al personal, acciones correctivas para subsanar

debilidades y optimización en el uso de los recursos tanto físicos como intangibles, lo que se

traducirá en mejores productos o servicios y la satisfacción de los clientes. Los componentes

o elementos son los siguientes:

● Entradas: hace referencia a los elementos, insumos, datos que inician una actividad o

tarea.

● Salidas: es la información resultante producto de haber realizado diferentes procesos.

Puede ser un informe, una acción terminada, un producto, una fase de producto o un

servicio en específico.
● Procedimientos: son las actividades, acciones qué se realizan con los datos ingresados

o los insumos iniciales.

● Controles: Son filtros ya sea documentales o visuales que garantizan la correcta

realización de los procesos. Un ejemplo puede ser un documento con un protocolo de

verificación o check list.

● Aplicaciones: son básicamente los usos que se le da a la información o al proceso

resultante.

● Datos: se refiere a información básica necesaria para la realización de una tarea.

Puede ser un nombre, una dirección, un número telefónico, temperatura etc.

ETAPAS EN LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES

La caracterización de procesos se compone de una serie de etapas que se complementan y

que permiten que como proceso también obtenga los resultados esperados:

1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS: en esta etapa el objeto es identificar cada uno de los

procesos que se realizan en la organización, resaltando aquellos considerados como

“relevantes”, es decir, esos procesos que intervienen directamente en el objeto social

de la compañía. Para esto se pueden utilizar diferentes técnicas como las entrevistas,

la observación, realización de organigramas, entre otros.

2. DETERMINAR EL EQUIPO DE TRABAJO: teniendo en cuenta los procesos

identificados en el paso anterior, se conforman equipos de trabajo para documentar

cada proceso, subproceso y acciones. En estos grupos es importante la participación

de los trabajadores y responsables de los mismos, pues ellos conocen más a detalle

como estos se realizan.

3. GENERAR LOS DIAGRAMAS DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO: hace referencia

a representar en diagramas de flujo las secuencias lógicas de cada proceso,

identificando en forma sencilla las entradas, procesos, salidas y la intervención de las

áreas o responsables en las acciones.

4. REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE CADA PROCESO: al diagnosticar cada proceso,

lo que se realiza es una descripción de la situación o estado de cómo se implementa

cada proceso, estableciendo claramente las deficiencias que puedan detectarse.

5. PUNTOS DE MEJORA: luego de diagnosticar los procesos, realizar simulacros y

establecer las deficiencias de los mismos, se procede a hacer un paralelo entre el

estado anterior y el estado al cual se quiere llegar, así como las mejoras que pretenden

llevar a la organización a ese punto deseado.

6. NUEVO PROCESO MEJORADO: se compila la información resultante en informes,

protocolos, manuales que servirán de insumo para mejorar los procesos. Esto

permitirá que estos sean más eficientes.

Todo este proceso se debe documentar etapa por etapa y de esta manera generar un

caso de estudio exitoso en la aplicación de la identificación o caracterización de

procesos organizacionales.

WEBGRAFÍA
1. Ivan Torres (2020). Cómo hacer una caracterización de procesos paso a paso.
Recuperado el 25 de junio de 2022, desde
https://iveconsultores.com/caracterizacion-de-procesos/.
2. Diego Betancourt (2017). ¿Cómo hacerlo?...con la caracterización de procesos.
Recuperado el 24 de junio de 2022, desde
https://www.ingenioempresa.com/planificacion-tactica-caracterizar-proceso/.
3. Javier Cabo (2022). Identificación de los procesos en una organización. Recuperado
el 24 de junio de 2022 desde
https://www.gestion-sanitaria.com/9-identificacion-procesos-organizacion.html.
4. Caracterizacion del proceso. Recuperado el 25 de junio de 2022, desde
https://puceapex.puce.edu.ec/web/cev/caracterizacion-del-proceso