PLAN DE MEJORAMIENTO PARA

LA EMPRESA GRUPO ÉXITO EN EL PROCESO

CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO

Asesor: John Edward De la cruz

Objetivos generales

 Realizar el plan de mejoramiento para la

empresa grupo éxito en el proceso control
fechas de vencimiento.
Objetivos Específicos

 Evaluación y diagnóstico del proceso SISCA en relación a las

fechas de vencimiento.
 Rediseñar el proceso SISCA
 Desarrollar una herramienta sistematizada para el control
de fechas de vencimiento.
 Fusionar los procesos: SISCA en relación a las fechas de
vencimiento y abastecimiento, en función de la
productividad de la empresa.
Que es sisca?
Hace referencia a al sistema de calidad
alimentaria empleado por el grupo éxito
para desarrollar e implementar los
principios y prácticas de calidad, donde
enfatiza en la inocuidad
En que consiste…

Consiste en controlar y aplicar de la manera particular el

conjunto de condiciones y medidas necesarias durante la
producción, almacenamiento, distribución y preparación de
alimentos para asegurar que una vez ingeridos, no
representen un riesgo para la salud.
Control fechas de vencimiento

Es el proceso mediante el cual se registra ,verifica y

controla, el tiempo de vencimiento de los productos
de consumo masivo. comercializados en los almacenes
del grupo éxito.
(éxito , Carulla, Surtimax, Súper inter.)
 Evaluación y diagnostico global de la
empresa.
Categoria de Total Total preguntas Vr. Porcentual
Evaluación Total Preguntas (1) Afirmativas (2) (2/1) x 100
Desempeño 5 5 100,00
Productividad 4 4 100,00
Competitividad 12 12 100,00
Fuerzas competitivas 7 6 85,71
Gestión 78,10
Gestión operativa 21 12 57,14
Gestión de mercadeo 9 9 100,00
Gestión financiera 6 5 83,33
Gestión de personal 6 5 83,33
Dirección general 6 4 66,67
Valor porcentual promedio 76 62 81,58
 MATRIZ DE EVALUACION DE FACTOR INTERNO

FACTORES INTERNOS CLAVES

FORTALEZA PESO CALIFICACION RESULTADO

sistemas de informacion 0,139 4 0,556
operación logistica 0,052 4 0,208
conocimiento del proceso 0,139 4 0,556
herramientas de trabajo 0,078 4 0,313
control 0,109 4 0,436
total fortalezas 0,517

FORTALEZA MAYOR 4
FORTALEZA MENOR 3

DEBILIDADES PESO CALIFICACION RESULTADO

personal insuficiente 0,052 2 0,104
improductividad 0,139 2 0,278
mala organización 0,052 1 0,052
inculplimiento de los objetivos 0,139 2 0,278
proceso ineficiente 0,100 2 0,200
total debilidades 0,482

TOTAL PONDERACION 1,000 2,982

DEBILIDAD MAYOR 2
DEBILIDAD MENOR 1
Proceso anterior.
inicio

recibo de
mercancia
en el cedi registro de
revision de
fechas en
fechas formato

revision dela
mercancia en
el cedi
surtido de validacion
mercancia fechas de
retiro diario

promocion
almacenami- descuento
ento mercancia
del retiro de
cedi mercancia
del punto de
venta
almacenami-
ento de la
mercancia en el
almacen NO

envio de mercancia
a los almacenes

trans. de SI devolucion
mercancia a juaco devolucion? de
mercancia
recibo de
mercancia en
el almacen revision dela
mercancia en
el almacen

fin
Estrategias
 diseñar software para el proceso
 hacer uso de los sistemas de información y herramientas de la
empresa para reducir costos
 innovación del proceso continuamente.
 modificar las actividades del proceso para simplificarlo y optimizarlo.
 reducir el tiempo de ejecución en el proceso por medio de la creación
de un software con recursos ya existentes en la empresa.
 Introducción al nuevo proceso.
Que es reingeniería de procesos?

“Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para

alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de
rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”
-Hammer y Champy.
Metodología para evaluación y diagnostico
de diseño de procesos
 conocimiento:
Difícilmente se podría rediseñar aquello que no se conoce, por lo que definitivamente
esta etapa ayuda a recopilar información del proceso que va a sufrir cambios.
Entender los procesos existentes es importante para realizar el rediseño.
-Entrevista, Observación.

 Interpretación:
Esta etapa es en donde se clasifica y se da forma a la información
recopilada durante la entrevista y complementada con la observación,
adecuándola a formatos específicos y a estandartes que faciliten su
evaluación y análisis.
Metodología para evaluación y diagnostico
de diseño de procesos
 Análisis:
esta es la etapa más importante de la Reingeniería, ya que es aquí en donde se
sientan las bases para la creación de los nuevos procesos.
El objetivo del análisis es verificar las especificaciones de los procesos y cuestionar
cada una de las actividades que los integran para proponer los cambios que se
consideren pudiesen hacerlos más efectivos.

 Este análisis se hace por medio de 5 evaluaciones:

Primer evaluación Segunda evaluación: Tercera evaluación: Cuarta evaluación Quinta evaluación:
¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Cuándo se hace? ¿En dónde se hace? ¿Quién lo hace?
¿Por qué hace?
¿Para qué se hace?
Metodología para evaluación y diagnostico
de diseño de procesos
 Diseño:
Esta etapa arranca de los resultados deseados y trabaja a partir de éstos, para
diseñar un nuevo proceso desde cero, debe realizarse por analistas
independientes e iniciarse paralelamente a la etapa de conocimiento del
proceso, para posteriormente intercambiar criterios con los responsables de
su realización.
Falencias del proceso
inicio

recibo de
mercancia
en el cedi registro de
revision de
fechas en
fechas formato

revision dela
mercancia en
el cedi
surtido de validacion
mercancia fechas de
retiro diario

promocion
almacenami- descuento
ento mercancia
del retiro de
cedi mercancia
del punto de
venta
almacenami-
ento de la
mercancia en el
almacen NO

envio de mercancia
a los almacenes

trans. de SI devolucion
mercancia a juaco devolucion? de
mercancia
recibo de
mercancia en
el almacen revision dela
mercancia en
el almacen

fin
Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso.

 Actividades eliminadas: Revisión de fechas.

 Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso
 Actividades integradas: Surtido de mercancía y registro de fechas de
vencimiento
Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso
inicio

recibo de
mercancia
en el cedi

revision dela
mercancia en
el cedi surtido de
mercancia y validacion
registro de fechas de
fechas de retiro diario
vencimiento

promocion
almacenami- descuento
ento mercancia
del retiro de
cedi mercancia
del punto de
venta
almacenami-
ento de la
mercancia en el
almacen NO

envio de mercancia
a los almacenes

trans. de SI devolucion
mercancia a juaco devolucion? de
mercancia
recibo de
mercancia en
el almacen revision dela
mercancia en
el almacen

fin
 Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso
Software SISCA:
El software SISCA, es un sistema creado bajo la plataforma php y mysql que operara
a través de internet el cual permitirá:
Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso
Software SISCA:
 Registro de las fechas de vencimiento de los productos sistematizadamente.
Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso
Software SISCA
 La recordación de las fechas de vencimiento de los productos a través de reportes
diarios dejando a un lado la implementación de registros en formatos físicos.
Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso

Software SISCA:
 La integración del registro de la cantidad de productos surtidos en el
punto de venta y el registro de productos próximos a vencer.
 El cálculo de las cantidades de productos devueltos al proveedor o
promocionados próximos a vencer.
 Seguimiento de productos a devolver o promocionar con el objetivo de
elaborar planes de acción enfocados directamente en su rotación.
Propuesta del Nuevo Diseño para el proceso.

 Como funciona:

El software tendrá una base de datos de todos los productos, donde esta
se relacionara con el código de barras del producto, para así, no registrar
cada producto manualmente con cada una de las especificaciones o ítem
requeridos por cada proceso. Desmullendo de esta manera el tiempo
empleado en la actividad.
Solo tendrá tres variables de entrada; cantidad, fecha de vencimiento
escrita en número ejemplo; 03-10-14 y plu, (código interno del producto)
si es requerido, Ejecutando las dos actividades en un solo paso con más
rapidez, seguridad y eficiencia .

OBJETIVO
Reducir la merma
1. Disminuir la cantidad de productos que no se devuelven a
(perdidas por productos
vencidos)
aumentar la productividad
(reducion de tiempos y reduccion del tiempo de ejecucion del proceso
movimientos en el
proceso)
MATRIZ DE ESTRATEGIA
ESTRATEGIAS ACTIVIDADES COSTO BENEFICIO META INDICADOR INICIA TERMINA RESPONSABLE
1. Re-diseñar el proceso de
SISCA(Control fecha de $ 10.000.000
vencimiento)
REDUCIR EN UN 50%EN LAS
PERDIDAS, POR NO
LIDER
$ 1.612.500.000 DEVOLVER LA MERCANCIA A m.p.v 2015 - 50% = m.p.v 2016 ene-16 ene-17
los provedores 2. Diseñar un programa INVENTARIO
TIEMPO. EN RELACION AL
sistematizado par el contro de $ 15.000.000
AÑO ANTERIOR
fechas de vencimiento
1. capacitacion para el nuevo
proceso $ 27.422.500 H/H INV.AÑO 2015-60% =
2.fusion del proceso REDUCIR EL TIEMPO DE H/H.INV.AÑO 2016
LIDER
sisca(control fechas de $ 664.969.200 EJECUCION DEL PROCESO EN ene-16 ene-16
SISCA(CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO) ABASTECIMIENTO
vencimiento) con el proceso de UN 60%
abastacimiento del almacen
total $ 52.422.500 $ 2.277.469.200
 Descripción del plan estratégico.
Rediseño del proceso.
PRESUPUESTO
No. Actividades Desarrollo de las actividades RECURSOS DURACION RESPONSABLE
VALOR EN
ACTIVIDAD
PESOS
Talento Humano:
el diagnostico ocasionado por la evaluacion del proceso responsables del proceso,
tiene como objetivo identificar las fortalezas, debilidades, Infraestructura Física: Departamento de
1 Diagnostico 2meses Diagnostico 4.000.000,00
oportunidades y amenazas, con el proposito de optimizar su Pto de Venta y bodega PGC
aplicación y eficiencia Económico:
Dueños de la empresa

Talento Humano:
al rediseñar el proceso es necesario capacitar al personal
responsable del proceso
2 Capacitacion responsable en su funcionamiento, estipulando 1 año Capacitacion 27.422.500,00 lider del proyecto
Infraestructura Física:
horario,lugar,actividades a realizar y responsables
Puntos de Venta ybodega

. El software SISCA, es un sistema creado bajo la plataforma Talento Humano: Departamento de

3 software SISCA 1 año software SISCA 15.000.000,00
php y mysql que operara a través de internet Dpto sistemas sistemas

el rediseño del proceso lo que busca es eliminar las

Talento Humano: Departamento de
4 rediseño del proceso actividades del porceso que no son necesarias e integrar 1 año rediseño del proceso 10.000.000,00
lider de proyecto Marketing
estrategicamente actividades para un mejor funcionamiento
 PRESUPUESTO PROYECTADO A 5 AÑOS

AÑO 0 2016 2017 2018 2019 2020

INGRESOS
Ventas 78.000.000 85.800.000 94.380.000 103.818.000 114.199.800
TOTAL INGRESOS 78.000.000 85.800.000 94.380.000 103.818.000 114.199.800
EGRESOS
Inversión Inicial 20.000.000
Diagnostico 2.500.000 2.625.000 2.756.250 2.894.063 3.038.766
Capacitacion 27.422.500 28.793.625 30.233.306 31.744.972 33.332.220
software SISCA 30.000.000 31.500.000 33.075.000 34.728.750 36.465.188
rediseño del proceso 10.000.000 10.500.000 11.025.000 11.576.250 12.155.063
TOTAL EGRESOS 69.922.500 73.418.625 77.089.556 80.944.034 84.991.236
FLUJO DE CAJA (20.000.000) 8.077.500 12.381.375 17.290.444 22.873.966 29.208.564
SALDO INICIAL DE CAJA (20.000.000) (11.922.500) 458.875 17.749.319 40.623.285
SALDO FINAL DE CAJA (20.000.000) (11.922.500) 458.875 17.749.319 40.623.285 69.831.849

TIR 42%
COSTO DE OPORTUNIDAD 20%
VAN $ 49.074.781,02
B/C 1,212
 Beneficios
 Reducción en un 50% de pérdida monetaria por motivo de la
no devolución de la mercancía a tiempo a los proveedores.
 Reducción en un 60% en el tiempo que el colaborador emplea
en la ejecución de la actividad, logrando con esto una mayor
utilidad por la disminución de la merma y mayor productividad.
 Satisfacción para los clientes.
 Mayor control en la rotación de los productos.
 Disponibilidad de tiempo para la planeación de promociones.
 Seguimiento de los productos de baja rotación.
 Eliminación de registros manuales.
 Conclusiones

 El proceso no se ejecuta de una manera estándar lo cual genera desorden, se vuelve

improductivo y por ende no se lleva a cabo en su totalidad. Es relevante destacar que
la falta de supervisión del proceso no permite la efectividad del mismo..

 El rediseño del proceso sisca (control fechas de vencimiento) ocasionara una mayor
efectividad en el cumplimiento de los objetivos en el área operativa.
Conclusiones
 Al Integrar las actividades operativas abastecimiento y registro de fechas de
vencimiento; se podrá lograr mayor productividad en las actividades operativas
básicas en el área de gran consumo.
 El desarrollo de un software para el control de las fechas de vencimiento da como
resultado la reducción del tiempo empleado en la revisión de los productos y más
efectividad en el momento de retirarlos.

 El beneficio en dinero es; $1.612.500.000 (50%) en disminución de la merma por

productos no devueltos al proveedor y $664.969.200 (60%) en reducción del tiempo
empleado en el proceso. Llegando a un total de $ 2.277.469.200 para el primer año.
 Recomendaciones
 Eliminar la actividad de revisión de las fechas de vencimiento en los
productos surtidos en góndolas
 Sistematizar el registro de control de las fechas de vencimiento
 Capacitar al personal en el nuevo proceso
 Establecer sistemas de control para las actividades del proceso
 Adaptación de las herramientas tecnológicas de la empresa al nuevo
proceso