GESTIÓN INTEGRAL DE LAS COMUNICACIONES

FORMATO

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DE PROCESOS DE ABBI - GIRARDOT

FECHA DE ELABORACION: 25 de Noviembre del 2023

NORMA TIPO
¿A QUIÉN LO
RESPONSABLE DE
¿QUÉ COMUNICA? COMUNICA? ¿CÓMO LO COMUNICA?
COMUNICAR
INTERNO / EXTERNO
INTERNA

Publicación en Pagina WEB

Plan Estratégico: Propósito, Publicación en Intranet
ISO 9001 Funcionarios y
visión, objetivos, metas Reuniones institucionales
ISO 14001 Grupo de Planeación contratistas de la ANM X
Plan Operativo Anual - Boletín Noticias ANM
ISO 45001 Ciudadanía en general
Seguimientos Jornadas de inducción y re
inducción

Publicación en el aplicativo
dispuesto para el manejo
documental del SIG
Boletín Noticias ANM
ISO 9001 Funcionarios,
Grupo de Planeación Página WEB
Documentos del SIG ISO 14001 contratistas de la ANM X
Líderes de procesos Intranet
ISO 45001 y grupos de interés
Jornadas de inducción y re
inducción
Divulgación de
procedimientos

Publicación en el aplicativo
dispuesto para el manejo
ISO 9001 Funcionarios y
Grupo de Planeación documental del SIG
Mapa de procesos ISO 14001 contratistas de la ANM X
Líderes de procesos Página Web
ISO 45001 Ciudadanía en general
Jornadas de inducción y re
inducción

Publicación en pagina WEB

Compromiso de la Alta ISO 9001 Funcionarios y Publicación en Intranet
Alta Dirección
Dirección: ISO 14001 contratistas de la ANM Jornadas de inducción y re X
Grupo de Planeación
Política y Objetivos del SIG ISO 45001 Ciudadanía en general inducción
Capacitación

Grupo de Planeación
ISO 9001
Roles, responsabilidad y Grupo de Gestión del
ISO 14001
autoridades frente al SIG Talento Humano
ISO 45001
Líderes de procesos
Inducción y Re inducción
Funcionarios y
Capacitaciones X
contratistas de la ANM
Publicación en Intranet

Gestión de la entidad:
ISO 9001 Alta Dirección
Rendición de cuentas,
ISO 14001 Lideres de procesos
Informe de gestión, Revisión
ISO 45001 Grupo de Planeación
por la dirección
Pagina WEB
Redes sociales
Audiencia Pública
Funcionarios y Transmisión vía streaming
contratistas de la ANM Transmisión por canal de
X
Ciudadanía en general televisión
Entes de control Publicación informe de
rendición de cuentas
Comité de gestion y
desempeño

Funcionarios y
Grupo de Pagina WEB
Jornadas de participación contratistas de la ANM
ISO 9001 Comunicaciones Redes sociales
ciudadana Prestadores de
Grupo de Planeación Correo electrónico
servicios

Comité de Gestión y
Funcionarios y
Plan Anticorrupción y Desarrollo
ISO 9001 Grupo de Planeación contratitas de la ANM X
Atención al Ciudadano Pagina WEB
Ciudadanía en general
Redes sociales

Diario Oficial
Requisitos legales y
Página WEB
reglamentarios aplicables al
ISO 9001 Presidencia ANM Ciudadanía en general Boletín Noticias ANM
SIG: Normograma,
ISO 14001 Líderes de proceso Funcionarios y Comité Institucional de X
Resoluciones, actuaciones
ISO 45001 Grupo de Planeación contratitas de la ANM Gestión y Desempeño
administrativas, circulares
Correo electrónicos: Boletín
expedidas por la ANM
NoticiasANM

Notificaciones de cobro Empresas y Ciudadanía

ISO 9001 Oficina Jurídica Correo certificado
coactivo en general

Respuestas a requerimientos Juzgados, tribunales y Radicación del documento y

ISO 9001 Oficina Jurídica
de Ley partes interesadas correo certificado

ISO 9001 Funcionarios y

Grupo de Planeación
Plan Anual de Adquisiciones ISO 14001 contratistas de la ANM Página WEB X
Grupo de Contratación
ISO 45001 Ciudadanía en general

Jornadas de inducción y re
Peligros que afecten la inducción
calidad del producto, el Capacitaciones
Grupo de Planeación Funcionarios y
medio ambiente, los grupos ISO 14001 Divulgación de
Grupo de Gestión del contratistas de la ANM X
de interés y la seguridad y ISO 45001 procedimientos
Talento Humano Visitantes
salud de los funcionarios y Correo electrónico
contratistas Carteleras Digitales

Resultado de las Grupo Planeación Correo electrónico- vía

investigaciones de (Responsable de
ISO 45001
incidentes, accidentes y Seguridad y Salud en el
enfermedades laborales Trabajo)
Funcionarios y
telefónica- por medio de
contratistas de la ANM X
lecciones aprendidas en el
Visitantes
boletín y carteleras -Intranet

Grupo Talento
Humano (Responsable Inducción y Re inducción
Funcionarios y
ISO 14001 Seguridad y Salud en el Capacitaciones
Plan de emergencia contratistas de la ANM X
ISO 45001 Trabajo) Carteleras Digitales
Visitantes
Grupo de Planeación Video
Recepcionista

Reporte de accidente de
trabajo
Reporte de actos,
condiciones inseguras,
condiciones de salud e
incidentes
Notificación y calificación de
origen de Accidente Laboral y
Enfermedad Laboral
Notificacion de cobertura de
actividades no rutinarias a la
ARL
¿QUÉ COMUNICA?
Notificacion de cobertura de
actividades no rutinarias a la
ARL
Gestión de PQRS (Informes)
Plan de Auditoría
Programa de Auditoría e
informe de Auditoría
Planes de Mejoramiento SIG
Matriz de aspectos e
impactos ambientales
Desempeño del SIG
Responsable de
Responsable de Seguridad y Salud en el
Seguridad y Salud en el Trabajo-
Correo electrónico- via
ISO 45001 Trabajo - Funcionarios Administradora de X
telefónica- Página WEB-
y contratistas de la Riesgos laborales-
ANM Entidad promotora de
salud
Responsable de
Seguridad y Salud en el
Funcionarios y Trabajo- Coordinador
ISO 45001 contratistas de la ANM de servicios Correo electrónico X
- Lideres de proceso administrativos-Comité
Paritario de Seguridad
y Salud en el Trabajo
Grupo de Talento
Humano (Responsable
Juntas de calificación-
de Seguridad y Salud
EPS-ARL- Trabajador-
en el Trabajo) Herramienta Sistema de
Grupo de Talento
ISO 45001 (notificación del Gestión Documental- correo X
Humano (Responsable
comunicado de la electrónico
Seguridad y Salud en el
ARL)- Juntas de
Trabajo)
calificación- EPS-ARL-
Trabajador
Lider proceso -
Grupo de Talento
trabajadores -
Humano (Responsable
ISO 45001 responsable de Correo electrónico x
Seguridad y Salud en el
seguridad y salud en el
Trabajo)
trabajo
¿A QUIÉN LO TIPO
RESPONSABLE DE
NORMA COMUNICA? ¿CÓMO LO COMUNICA?
COMUNICAR INTERNA
INTERNO / EXTERNO
Grupo de Talento
ARL- Encargado de
Humano (Responsable
ISO 45001 seguridad y salud en el Correo electrónico
Seguridad y Salud en el
trabajo
Trabajo)
ISO 9001 Grupo de Participación Lideres de procesos Herramienta SGD
ISO 14001 Ciudadana y Responsables de cada Correo electrónico X
ISO 45001 Comunicaciones área o dependencia Página WEB
Jefe Oficina de Control Comité Coordinador de
ISO 9001
Interno Alta Dirección Control Interno
ISO 14001 X
Coordinador(a) Grupo Grupos de interés Página WEB
ISO 45001
de Planeación Correo electrónico
Comité Gestion y
ISO 9001
Coordinador(a) Grupo Alta Dirección Desempeño
ISO 14001 X
de Planeación Grupos de interés Correo electrónico
ISO 45001
Pagina WEB
Correo Electrónico
ISO 9001 Coordinador(a) Grupo Informes de Auditoría
ISO 14001 de Planeación o a Líderes de procesos Interna/ Externa X
ISO 45001 quien se designe Herramiente dispuesta para
este tratamiento
Coordinador Grupo de Lideres de procesos Capacitación
ISO 14001 Planeación o a quien Partes interesadas Correo electrónico X
se designe pertinetnes Boletín Noticias ANM
ISO 9001 Alta Dirección Comité Gestión y
Coordinador Grupo de
ISO 14001 Partes interesadas Desempeño X
Planeación
ISO 45001 pertinentes Correo electrónico

Controles operacionales
Programas ambientales y de
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Información preventiva y de
intervención de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Conceptos a otras Entidades
Recomendaciones médicas
por enfermedad
Recomendaciones médicas
por enfermedad
Identificación de riesgos por
parte de grupos organizados
de trabajadores (Sindicatos)
Portafolio de trámites y
servicios de la Entidad
Información general de la
Entidad (Sedes, directorio
institucional, Organigrama de
la ANM)
Calendario de eventos
Grupo de Planeación -
Grupo Gestión de
ISO 9001 Líderes de procesos- Publicación en página WEB
Talento Humano
ISO 45001 Funcionarios y Publicación en Intranet X
(Responsable
ISO 14001 contratistas de la ANM Inducción y reinducción
Seguridad y Salud en el
Trabajo)
Grupo de Planeación -
Publicación en pagina WEB
Grupo Gestión de
Líderes de procesos- Publicación en Intranet
ISO 14001 Talento Humano
Funcionarios y Inducción y reinducción- X
ISO 45001 (Responsable
contratistas de la ANM Actividades relacionadas con
Seguridad y Salud en el
las actividades
Trabajo)
Grupo Gestión de
Talento Humano Líderes de procesos- Boletín de Noticias ANM
ISO 45001 (Responsable Funcionarios y correo electrónico, intranet y X
Seguridad y Salud en el contratistas de la ANM carteleras digitales.
Trabajo) - Comités
Grupo de Talento Otras Entidades que
Herramienta SGD- correo
ISO 45001 Humano (Responsable brinden lineamientos
electrónico- Correspondencia
Seguridad y Salud en el desde diferentes
física
Trabajo) aspectos de SST
Entidad externa.-
Proveedores de
Servicios de Salud de la Grupo de Talento Herramienta SGD- correo
ISO 45001 Entidad. Humano (Responsable electrónico- Correspondencia
de SST) física- vía telefónica.
Grupo de Talento Herramienta SGD- correo
ISO 45001 Trabajadores - jefe
Humano (Responsable electrónico- Correspondencia X
inmediato
de SST) física- vía telefónica.
Responsable de
Seguridad y Salud en el Grupos organizados Herramienta SGD- correo
ISO 45001 Trabajo- Coordinador trabajadores electrónico- Correspondencia X
del Grupo de Gestión (Sindicatos) física
del Talento Humano
Grupo de Participación
Ciudadana y
Comunicaciones
Páginas web
ISO 9001 Áreas misionales Grupos de interés X
Modelo de Atención a
Grupos de Interés y
Comunidad
Grupo de Participación
ISO 9001 Ciudadana y Grupos de interés Páginas web X
Comunicaciones
Grupo de Participación
Ciudadana y
ISO 9001 Grupos de interés Páginas web X
Comunicaciones
Áreas misionales
 Grupo de Planeación -
Modelo de Atención a
ISO 9001 Grupos de Interés y
Caracterización de grupos de
ISO 45001 Comunidad - Grupos de interés Páginas web X
interés
ISO 14001 Grupo de Participación
Ciudadana y
Comunicaciones

Modelo de Atención a
Canales de atención y
ISO 9001 Grupos de Interés y Grupos de interés Páginas web X
protocolos de atención
Comunidad

Grupo de Participación
Canales de comunicaciones ISO 9001 Ciudadana y Grupos de interés Páginas web X
Comunicaciones
ONES

VERSIÓN 1

DE ABBI - GIRARDOT

PÁGINA 1 DE 1

TIPO
¿CUÁNDO LO
COMUNICA?
EXTERNA

Anual - Cuando se formula

Trimestral - Seguimientos
X
Cuando se generen
cambios

Permanente
Cuando ingrese una
X persona nueva
Cuando se realicen
cambios

Por solicitud
Cuando ingrese una
X persona nueva
Cuando se realicen
cambios

Cuando se realicen
cambios
X Anual
Cuando ingrese una
persona nueva

Cuando se definan nuevas

responsabilidades o
autoridades o se
modifiquen las existentes
Cuando ingrese una nueva
persona a la Entidad
 Anual - Rendición de
cuentas
semestral - informe de
X
gestión
Trimestral - Revision por la
dirección

Por requerimiento y
X
solicitudes realizadas

X Anual

De acuerdo con la
necesidad
Cuando exista un nuevo
X
requisito legal o de otra
índole, o se modifique uno
existente

X Por solicitud

X Por solicitud

Anual
X Cuando se realicen
actualizaciones

Permanente
Cuando ingrese una
persona nueva
X Cuando se realicen
cambios
Cuando un visitante
ingrese a la ANM

Conforme periodicidad
establecida en el Sistema
de Gestión de Seguridad y
X Salud en el Trabajo y
externa cada vez que se
presenta un accidente
grave

Permanente
Antes del ingreso de un
visitante a las
instalaciones de la ANM
X
En la inducción y re
inducción para
funcionarios y
contratistas.
 Cada vez que se presente
X
un accidente de trabajo

Cada vez que se presente

un incidente, condicion
insegura y condición de
salud.

Cada vez que se presente

una notificación de
X
enfermedad o accidente
laboral

Cada vez que se presente

actividades no rutinarias
que requieren de
cobertura de la ARL.

TIPO
¿CUÁNDO LO COMUNICA?
EXTERNA

Cada vez que se presente

actividades no rutinarias
x
que requieren de
cobertura de la ARL.

Permanente, de acuerdo
con la llegada de
X
requerimientos
Trimestral

Cuando se tenga
X
programada su ejecución

X Anualmente

Cuando sea necesario

Anualmente o cuando sea

necesario.

Cuando haya cambios que

afecten el SIG
 Cuando se crean nuevos
controles o cuando se
realizan actualizaciones.

Cuando se crea el
programa, cuando se
actualiza y cuando se
realizan actividades
relacionados

Cuando se tenga la
necesidad desde
diferentes programas de
SST y objetivos de
cumplimiento de
actividades del los
comites.

Cuando se requiera
orientación en temas
especificos de la
X
implementación y
mantenimiento del
sistema.

Cuando se encuentran
X recomendaciones medicas
necesarias a comunicar.

Cuando se encuentran
recomendaciones medicas
necesarias a comunicar.

Cuando se generan
comunicados de grupos
organizados de
trabajadores

Permanente o cuando se
genera alguna
X
actualización en los
mismos

X Permanente

X Permanente
 Anualmente - Cuando se
X
realicen actualizaciones

Permanente - Cuando se
X
realicen actualizaciones

Permanente - Cuando se
X
realicen actualizaciones