INSTRUCCION Código: I12-01-01

SOLICITUD DE SERVICIOS Y Versión: 01/29-05-15

MATERIALES PARA MANTENIMIENTO Página: 1 de 4

1. OBJETIVO

Tener una instrucción que permita seguir los pasos correctos para solicitar servicios y materiales a
través del Módulo SAP.

2. ALCANCE

Jefes de Unidades de Mantenimiento: Generación, Transmisión y Distribución; Jefes Técnicos de

las UUNN, Supervisores de Mantenimiento, Asistentes Administrativos de la Gerencia Técnica y
de las UUNN (Requisidor (a)).

3. DEFINICIONES

a. Código de Activo Fijo: Código interno de la empresa asignado por la Unidad de

Contabilidad al activo, que identifica en el SAP la obra en curso relacionada con la OM
generada. Aplica para OM04

b. Elemento PEP (Plan de la Estructura del Proyecto): El elemento PEP actúa como un
colector de costos y puede ser también un receptor directo de costos. Aplica para OM05 y es
asignado por el Área de administración de Proyectos.

c. Materiales: Es todo suministro necesario para las actividades de mantenimiento los cuales
cuentan con un código en la base de datos del módulo SAP de Electronoroeste S.A.
Normalmente son materiales de uso común, con stock en almacén.

d. Orden de Mantenimiento (OM): Registro informático (SISTEMA SAP) o físico, mediante el

cual se autoriza el uso de los recursos para la atención de las actividades de mantenimiento.
Tipos de OM:
OM01: Mantenimiento correctivo.
OM02: Mantenimiento preventivo.
OM03: Mantenimiento predictivo.
OM04: Reemplazo de activos.
OM05: Ampliaciones (Inversiones).

e. PM01: Son operaciones de servicio con recursos propios.

f. PM03: Son operaciones de servicio con personal externo (contratistas).

g. Requisidor: Es el asistente administrativo encargado de generar en el sistema SAP las

solicitudes de pedido (SOLPE) y reservas ateniendo las solicitudes de las Unidades de
Mantenimiento Generación, Transmisión y Distribución.

h. Reserva: Registro informático (SISTEMA SAP) o físico que se genera de los componentes
ingresados en la OM (requerimiento de materiales catalogados) después de su aprobación y
liberación y/o que genera el requisidor para solicitar un bien o un suministro.

i. Solicitud de pedido (SOLPE): Registro informático (SISTEMA SAP) o físico que se genera
de las Operaciones PM03 después de la aprobación y liberación de la OM y/o generada por
el requisidor para solicitar un servicio.

4. RESPONSABILIDADES

Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:

Verónica Rodríguez Arana Gerardo Rueda Ávalo Justo Estrada León
Jefe Unidad Mantenimiento Generación Gerente Técnico Gerente Regional
29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015
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Las Unidades de Mantenimiento: Generación, Transmisión y Distribución; las Jefaturas Técnicas

de las UUN.

5. REFERENCIAS

a. Módulo PM - Mantenimiento del Sistema Eléctrico.

b. Módulo MM – Logística.
c. Procedimiento Mantenimiento del Sistema Eléctrico (P12-01).

6. DESARROLLO

Act Responsable Descripción

Inicia proceso de solicitud de servicios y materiales
Supervisor de
01 Verifica cuales son los materiales o servicios que deberán utilizarse en
Mantenimiento
la actividad y se identifica el tipo de mantenimiento a realizar.
¿Requiere código PEP (OM05)?
Supervisor de
02 Si: Va a la actividad 03.
Mantenimiento
No: Va a la actividad 06.
Solicita código PEP.
Supervisor de
03 Solicita monto de inversión al AAP, con cargo a un API, indicando
Mantenimiento
motivo y zona de los trabajos.
¿Aprueba solicitud de inversión, cargado al API en cuestión?
Jefe del AAP /
04 Si: Va a la actividad 05.
Supervisor de AAP
No: Regresa a la actividad 01.
Genera código PEP
05 Supervisor de AAP
Genera código PEP e informa al Supervisor de Mantenimiento.
Crea OM (Modulo Mantenimiento – SAP)
Supervisor de Crea OM a través del Módulo de Mantenimiento del SAP, registrando
06
Mantenimiento los recursos propios (PM01 y materiales) y/o adquisición de servicios de
terceros (Operación PM03).
¿Todos los materiales se pueden solicitar mediante reserva por
OM?
Supervisor de Se pregunta si necesita materiales y suministros que no puedan ser
07
Mantenimiento solicitados mediante reserva por OM
Si: Va a la actividad 13.
No: Va a la actividad 08.
Elabora SOLPE de compra de materiales
08 Requisidor El Supervisor de Mantenimiento solicita al requisidor,
Excepcionalmente, la elaboración de la SOLPE en el Módulo SAP.
¿Jefe Unidad Mantenimiento / Jefes Técnicos autorizan la solicitud
pedido?
Jefe Unidad de Jefe Unidad de Mantenimiento / Jefes Técnicos de UUNN, revisa y
09 Mantenimiento / Jefes firma la SOLPE considerando la prioridad e importancia del
Técnicos requerimiento.
Sí: Va a la actividad 10.
No: Regresa a la actividad 01.
¿Gerente Técnico / Jefe de Unidad de Negocio aprueban y liberan
la solicitud de pedido?
Gerente Técnico / Jefe
10 Revisa, aprueba y libera la SOLPE
Unidad de Negocio
Si: Va a la actividad 11.
No: Regresa a la actividad 01.

Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:

Verónica Rodríguez Arana Gerardo Rueda Ávalo Justo Estrada León
Jefe Unidad Mantenimiento Generación Gerente Técnico Gerente Regional
29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015
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Act Responsable Descripción

¿Gerente Administración y Finanzas aprueba y libera la solicitud
de pedido?
Gerente Administración
11 Revisa, aprueba y libera la SOLPE.
y Finanzas
Si: Va a la actividad 12.
No: Regresa a la actividad 01.
Jefatura Logística / Adquisición de materiales
12
Supervisor de Logística Se adquiere materiales.
Para los casos de servicios, a todo costo, pagado por el cliente
¿Se requiere reserva en el Módulo MM?
Supervisor de Es un caso excepcional en donde se requieren materiales para atender
13
Mantenimiento un servicio pagado por los clientes.
Si: Va a la actividad 14.
No: Va a la actividad 15.
Genera reserva en el Modulo MM
14 Requisidor Recibidas las autorizaciones por correo electrónico el requisidor genera
la reserva solicitando asignación de presupuesto.
¿Autoriza la Orden de Mantenimiento en Modulo PM?
Jefe Unidad de
Se pregunta si autoriza la OM.
15 Mantenimiento / Jefe
Si: Revisa la OM y va a la actividad 16.
Técnico
No: Regresa a la actividad 01
¿Aprueba Orden Mantenimiento en Módulo PM?
Gerente Técnico / Jefe Aprueba OM.
16
Unidad de Negocio Si: Va a la actividad 17.
No: Regresa a la actividad 01.
Libera Orden Mantenimiento en Modulo PM
Supervisor de
17 Libera la OM (para obtención servicios PM03 y materiales por
mantenimiento
reservas).
Atiende Requerimiento de servicios y materiales solicitados mediante
18 Unidad de Logística
SOLPEs y reservas.

7. REGISTROS

a. Orden de Mantenimiento.
b. SOLPEs.
c. Reservas.

8. ANEXOS

a. ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO DE SOLICITUD DE SERVICIOS Y MATERIALES PARA

MANTENIMIENTO.

Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:

Verónica Rodríguez Arana Gerardo Rueda Ávalo Justo Estrada León
Jefe Unidad Mantenimiento Generación Gerente Técnico Gerente Regional
29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015
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ANEXO A
DIAGRAMA DE FLUJO DE SOLICITUD DE SERVICIOS Y MATERIALES PARA MANTENIMIENTO
JEFE DE ADM. PROYECTOS / JEFE DE UNIDAD DE GEREN TE DE AD MIN ISTRACIÓNY
SUPE RVISOR MANTENIM IEN TO REQUISIDOR GEREN TE TÉCNICO/JEFE UUN N LOGÍSTICA
SUPE RVISOR AAP. MANTE NIM IEN TO/ JEFE TÉCN ICO FIN ANZ AS

In icio

1. In icia Proceso de
Solicitud de Servicio s y
Materiales

NO 2.¿Requi ere NO
Código PEP?

SI

4. ¿Aprueba
3. Soli cita Código
solicitud de
PEP
inversi ón?

SI

6. Genera OM
(Modu lo 5. Genera código PE P
Manten imiento SAP) NO NO NO

7. ¿Todos los
NO SI SI
materiales se
8. Elabora SOLPE de
9. ¿Autorizan la SI 10. ¿Aprueban y 11. ¿Aprueba y
pueden s olicit ar solicitud de liberan la solicitud libera la s olicit ud 12.Adquisición de
mediante res erva compra de materiales materiales
Pedid o? de pedid ol? de pedid o ?
por OM?

SI

NO NO
13. ¿S e requiere SI SI 16. ¿Aprueba la
14. Genera Reserva en 15. ¿Autoriza la
reserva en Mód ulo OM y/o libera l a
Módu lo MM. OM?
MM ? reserva?

NO SI

18. Atiende
17. Libera OM
requ erimiento de
(Modu lo PM)
servicios y materiales

Fin

Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:

Verónica Rodríguez Arana Gerardo Rueda Ávalo Justo Estrada León
Jefe Unidad Mantenimiento Generación Gerente Técnico Gerente Regional
29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015 29 de Mayo 2015