Fase 3

Determinar

Estudiante:
Yennifer Salgado Torres – 43921014
Mariana Arboleda – 1000919644
July Carolina Buitrago Muñoz – 1039449166
Jhon Mauricio Londoño Taborda – 70662691
Beatriz Elena Castro - 1060269332

Mónica Doralis Ortega Urbano

Tutora:

Administración de Farmacias
301505_29

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela Ciencias de la Salud
Tecnología en Regencia de Farmacia
Medellín
26 abril 2023
 Introducción

En el presente trabajo se desarrolló un plan de mejoramiento para el sistema

de gestión de calidad de los servicios farmacéuticos de baja complejidad, a través
de la gestión de recursos humanos que es el proceso administrativo de
incrementar y mantener los esfuerzos, la experiencia, la salud, el conocimiento, las
habilidades, etc., de los miembros de la organización en beneficio del
individuo y de la organización misma y del país en su conjunto. Es el proceso
de ayudar a los empleados a lograr un nivel de desempeño y la calidad de su
comportamiento personal y social que satisfaga sus necesidades. (ORTEGA, s.f.)

Por medio del análisis de la problemática presentada en el establecimiento

farmacéutico “LA FAVORITA”, Se analizará y desarrollará una serie de estrategias
para la construcción de un plan estratégico, y de esta manera reformar la
productividad, optimizar el clima laboral y la comunicación organizacional del
establecimiento farmacéutico.
 Objetivo general

Conocer y comprender el significado de las funciones administrativas y como

estas son aplicadas mediante el estudio y desarrollo de las actividades diarias en
un establecimiento farmacéutico, determinando el sistema de organización del
talento humano en el establecimiento o servicio farmacéutico de baja complejidad.

Objetivos específicos

- Diseñar un plan estratégico que permita mejorar las problemáticas

planteadas en la situación problema.
- Identificar conceptos propios de la administración de talento humano dentro
de una organización.
- Generar posibles alternativas identificando las oportunidades y amenazas
de la organización a través de una matriz FODA.
 Justificación

Este trabajo es de relevancia académica y práctica, ya que tiene como

objetivo determinar el sistema de organización del talento humano en un
establecimiento farmacéutico de baja complejidad, y con ello desarrollar
habilidades y destrezas que nos ayuden en nuestra carrera como regentes de
farmacia, para ello nos apropiamos de un ejemplo, específicamente en el caso de
"La Favorita", un depósito de distribución y venta de medicamentos y dispositivos
médicos. A través del estudio del contenido bibliográfico de la unidad 2, se
abordarán temas como las funciones de dirección y responsabilidades en el
servicio farmacéutico, la administración del recurso humano y la cultura
organizacional-liderazgo.

La situación problémica identificada en "La Favorita" es el déficit en la gestión

administrativa, debido al desconocimiento de los procesos, la falta de diseño de la
estructura organizacional y la escasez de un documento de gestión que facilite y
ayude a controlar las actividades, así como determinar los indicadores de
medición y evaluación. Por lo tanto, la propuesta estratégica a desarrollar en este
trabajo estará basada en documentos académicos de la unidad 2, utilizando
herramientas como la matriz FODA para analizar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas de la organización, y proponer acciones de mejora.

Las evidencias de trabajo independiente incluyen la revisión del material

bibliográfico propuesto en la guía, la construcción de un mapa conceptual del
documento asignado y la participación en el foro de la actividad, compartiendo y
analizando los aportes de los compañeros. Por otro lado, las evidencias de trabajo
grupal a entregar incluyen la consolidación y socialización de las tareas asignadas
por el líder, así como la entrega de la introducción, objetivos, justificación y
conclusiones por parte de los revisores.
Mapa conceptual
Revisar y realizar una propuesta estratégica a las 2 situación problémica
planteada en un establecimiento farmacéutico “la Favorita”

Usted ha sido contratado para laborar como Regente farmacia de un

depósito de distribución venta de medicamentos y dispositivo médicos,
es una empresa recién conformada en el 2019, las ventas fueron 54.000000
de unidades de medicamentos.
Se tienen los siguientes problemas: el Gerente no conoce los procesos
fundamentales de esta empresa, los 5 Auxiliares farmacéuticos no
responden a las directrices de la Regente de farmacia, los auxiliares están
divididos en 2 grupos, según esta situación actualmente se tiene un déficit
en la gestión administrativa, tales como el desconocimiento de los procesos,
falta del diseño de la estructura organizacional y escasez de un documento
de gestión que le facilite y ayude a controlar las actividades, así como,
determinar los indicadores de medición y evaluación. Por ello, se estableció
como objetivo determinar la influencia de la gestión por procesos en la
gestión administrativa esta bodega de distribución.

Analizar la realidad de la organización.

La empresa es una distribuidora de medicamentos y dispositivos médicos que ha
tenido ventas por 54.000000 unidades de medicamentos. Sin embargo, se
enfrenta a una serie de problemas en su gestión administrativa debido al
desconocimiento de los procesos, la falta de diseño de la estructura organizacional
y la escasez de un documento de gestión para controlar las actividades y
determinar los indicadores de medición y evaluación. Además, los auxiliares
farmacéuticos no responden a las directrices de la Regente de farmacia y están
divididos en dos grupos.
Procesos identificados para el diagnóstico y plan estratégico de mejora:
Proceso de diseño de la estructura organizacional.
Proceso de diseño de los procesos.
Proceso de implementación de los procesos.
Proceso de control y evaluación de los procesos.
Proceso de capacitación y desarrollo del personal.

Matriz FODA:
Identifica los procesos para que realicen ese diagnóstico con un plan
estratégico de mejora aplicando una matriz FODA donde se evidencie (Las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).
Diseño de la estructura organizacional: se debe realizar un estudio detallado de
la empresa para diseñar una estructura organizacional adecuada, que permita
definir las responsabilidades y funciones de cada área y puesto de trabajo.

Propuesta de estructura organizacional:

Gerente General: Encargado de la dirección y gestión general de la empresa,
incluyendo la toma de decisiones estratégicas, establecimiento de políticas y
coordinación de las actividades de todas las áreas. Reporta directamente a la
Junta Directiva o propietarios.

Regente de Farmacia: Responsable de la gestión farmacéutica y operativa del

depósito de distribución. Supervisa y coordina las actividades del equipo de
auxiliares farmacéuticos, asegurando el cumplimiento de las normativas y
regulaciones aplicables, así como la gestión adecuada del inventario y la atención
al cliente.

Auxiliares Farmacéuticos: Divididos en dos grupos, cada uno reportando a un

Regente de Farmacia. Son responsables de la dispensación y venta de
medicamentos y dispositivos médicos, la atención al cliente, la gestión del
inventario y el mantenimiento del orden y la limpieza en el área de trabajo.

Área Administrativa y Financiera: Encargada de las actividades administrativas

y financieras de la empresa, incluyendo la contabilidad, finanzas, recursos
humanos, y gestión de compras y proveedores.
Área de Logística y Distribución: Responsable de la gestión de la logística y
distribución de los medicamentos y dispositivos médicos, incluyendo la recepción,
almacenamiento, preparación de pedidos y despacho.

Área de Atención al Cliente: Encargada de brindar atención y servicio al cliente,

atender consultas y reclamos, gestionar devoluciones y garantías, y mantener una
buena relación con los clientes.

A continuación, se presenta una propuesta de manual de funciones para el

depósito de distribución de venta de medicamentos, basado en la estructura
organizacional propuesta:

Gerente General:
Responsabilidades:
Dirigir y gestionar la empresa en su conjunto.
Tomar decisiones estratégicas y establecer políticas.
Coordinar y supervisar las actividades de todas las áreas.
Reportar directamente a la Junta Directiva o propietarios.
Regente de Farmacia:
Responsabilidades:
Gestionar y supervisar la operación del depósito de distribución.
Asegurar el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables.
Coordinar y supervisar al equipo de auxiliares farmacéuticos.
Gestionar el inventario y la atención al cliente.
Reportar al Gerente General.
Auxiliares Farmacéuticos:
Responsabilidades:
Dispensar y vender medicamentos y dispositivos médicos.
Atender y asesorar a los clientes.
Gestionar el inventario y mantener la limpieza y orden en el área de trabajo.
Reportar al Regente de Farmacia.
Área Administrativa y Financiera:
Responsabilidades:
Gestionar las actividades administrativas y financieras de la empresa.
Realizar la contabilidad y finanzas.
Administrar los recursos humanos, incluyendo contratación, nómina y beneficios.
Gestionar las compras y proveedores.
Reportar al Gerente General.
Área de Logística y Distribución:
Responsabilidades:
Gestionar la logística y distribución de medicamentos y dispositivos médicos.
Recepcionar, almacenar y preparar pedidos de productos.
Coordinar despachos y entregas.
Reportar al Gerente General.
Área de Atención al Cliente:
Responsabilidades:
Brindar atención y servicio al cliente.
Atender consultas y reclamos de los clientes.
Gestionar devoluciones y garantías.
Mantener una buena relación con los clientes.
Reportar al Gerente General.
Para mejorar el clima laboral en el depósito de distribución de venta de
medicamentos, se podrían implementar las siguientes actividades:

Comunicación efectiva: Fomentar una comunicación clara, abierta y

transparente en todos los niveles de la organización. Establecer canales de
comunicación formales e informales que permitan a los empleados expresar sus
inquietudes, sugerencias y comentarios.

Reconocimiento y recompensas: Implementar programas de reconocimiento y

recompensas para valorar el desempeño y los logros de los empleados.
Reconocer públicamente los éxitos y contribuciones individuales y de equipo, y
brindar incentivos tangibles como bonificaciones, premios o beneficios adicionales.
Desarrollo profesional: Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional y
capacitación a los empleados para mejorar sus habilidades y conocimientos. Esto
puede incluir programas de capacitación, talleres, cursos o programas de
mentoría.

Participación y empoderamiento: Fomentar la participación de los empleados en

la toma de decisiones y en la identificación y solución de problemas. Brindarles
autonomía y empoderamiento en sus roles y responsabilidades, permitiéndoles
aportar ideas y contribuir con su experiencia y conocimientos.

Ambiente laboral saludable: Crear un ambiente laboral saludable y seguro,

promoviendo el respeto, la diversidad y la inclusión. Fomentar la colaboración y el
trabajo en equipo, y asegurarse de que los empleados cuenten con los recursos y
herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera eficiente.

Gestión del desempeño: Implementar un sistema de gestión del desempeño que

incluya retroalimentación regular, establecimiento de metas claras y seguimiento
del progreso. Proporcionar orientación y apoyo a los empleados para mejorar su
desempeño y reconocer sus logros.

Mejora del ambiente físico: Asegurarse de que las instalaciones, el mobiliario y

el equipamiento sean adecuados y estén en buen estado. Mantener un ambiente
limpio, ordenado y seguro en el lugar de trabajo.

Programas de bienestar: Implementar programas de bienestar para los

empleados, como actividades deportivas, programas de salud, asesoría
psicológica o programas de equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Promover
un estilo de vida saludable y equilibrado.
Resolución de conflictos: Establecer procedimientos adecuados para la
resolución de conflictos entre los empleados. Brindar herramientas y capacitación
para la gestión efectiva de conflictos y promover un ambiente de trabajo
armonioso y colaborativo.
Realizar evaluaciones periódicas del clima laboral y utilizar los resultados para
identificar áreas de mejora y tomar acciones correctivas. Implementar un enfoque
de mejora continua, buscando siempre la optimización del clima laboral y la
satisfacción de los empleados.

Diseño de los procesos: se deben definir y documentar los procesos necesarios

para llevar a cabo las actividades de la empresa, teniendo en cuenta las mejores
prácticas del sector farmacéutico y los requisitos legales y regulatorios.

Implementación de los procesos: se deben implementar los procesos

diseñados, asegurando que los empleados tengan la capacitación y el
entrenamiento necesario para su correcta ejecución.

Control y evaluación de los procesos: se deben establecer indicadores de

desempeño y medición para monitorear y evaluar el desempeño de los procesos y
hacer ajustes necesarios.

Capacitación y desarrollo del personal: se deben ofrecer programas de

capacitación y desarrollo del personal para mejorar su desempeño y
conocimientos en la industria farmacéutica.

Con esta propuesta se espera que la empresa logre mejorar su gestión

administrativa, aumentar su eficiencia y eficacia en los procesos, y ser más
competitiva en el mercado farmacéutico.
 CARGO
Nombre del cargo Auxiliar farmacéutico
Director técnico a cargo Regente de farmacia
FUNCIONES DEL CARGO
Recibir los pedidos de los clientes mayoristas y minoristas, es ahí donde se hace una
separación de los pedidos con su respectiva recepción técnica, se empacan de forma
adecuada para su distribución, garantizando que lleguen en buen estado, se
almacenan de manera correcta, y los productos deben cumplir con una buena fecha
de caducidad para su distribución para que no se presenten devoluciones, ya que
estas son perdidas para el depósito.
Procesos
Procesos de compra, recepción administrativa, recepción técnica, Almacenamiento,
empaque de los pedidos y distribución; Capacitaciones para cada uno de los
empleados las cuales permitirán mantener un personal altamente actualizado en
cuanto a normas y leyes que regulan al personal farmacéutico.

Descripción de sus funciones

 Selección y procesos de compras

 Recepción técnica y administrativa.
 Control de vencimientos, los medicamentos próximos a vencer deben estar en
área de cuarentena.
 Realizar constantemente inventarios, con el fin de garantizar que se esté
llevando a cabo de la mejor manera con todos los procesos.
 Almacenamiento correcto, por el método fifo y fefo.
 Distribución segura que garantice una entrega oportuna y adecuada.
Responsabilidades
 Contar con estudios requeridos para hacer parte de la empresa.
 Acatar órdenes dadas por el director técnico encargado del depósito.
 Estar pendiente de los procesos que se realizan e informar cualquier novedad
que se pueda llegar a presentar.
 Generar un buen ambiente laboral.
 Mantener limpias y ordenadas las áreas del depósito, esto garantiza un mejor
servicio.
 Conclusiones

Se evidenció que un buen Sistema de Gestión de Calidad logra muchos

beneficios a la organización, haciéndola más organizada, competitiva y adaptable
a los cambios normativos, lo que permite buscar mejores niveles de efectividad en
la prestación del servicio por parte del recurso humano. (ORTEGA, s.f.)
Al realizar este trabajo nos permitió afianzar y profundizar el conocimiento
adquirido sobre como proponer acciones de mejoramiento con respecto a la
problemática que se presenta en la farmacia “LA FAVORITA”, concluyendo que a
través de una mejor organización y una comunicación más asertiva se puede
sacar adelante el correcto funcionamiento de este establecimiento.
También se puede decir, que, a lo largo de la elaboración de este trabajo, se
nos dio la oportunidad, no solo de realizar un trabajo en equipo más afianzado,
sino que nos permitió mirar desde una perspectiva evaluadora una de las
situaciones comunes que a diario se pueden presentar en un establecimiento
farmacéutico y a la cual tendremos que dar solución como futuros Regentes de
Farmacia.
 Referencias bibliográficas

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