ADMINISTRACIÓN DE FARMACIAS

Código: 301505_45

Tarea 2: Comprender

Presentado a: Martha Elena Carmona Cadavid

Tutora

Entregado por:

Sandra Paola Fonseca Acosta

Edwing Leonardo Amara

Nathalia Lorena Anacona

Lina Marsela Puente

Grupo: 301505_45

Universidad Nacional Abierta y A Distancia – UNAD

Escuela de Ciencia de la Salud

San Bernardo – Nariño

Octubre-2021
 Introducción

En la presente actividad se analizarán dos situaciones problemas que se presentan en el

servicio farmacéutico, donde se realizara un análisis de lo que esta pasando y se buscara dar

solución a estas situaciones implementando estrategias para una buena administración y por ende

un plan de mejoramiento en la empresa aplicando el ciclo PHVA.

 Objetivo general

Comprender las etapas de la planeación, así como también analizar las estrategias de

planificación en los establecimientos farmacéuticos con éxito.

Objetivo específico

Proponer soluciones a situaciones problemáticas con el fin de aplicar lo que es PHVA en cada

caso, pretendiendo lograr los objetivos que se plantean

 Analizar y proponer solución a las 2 situaciones problémicas, aplicando el Ciclo de mejora

continua-PHVA

Situaciones Problémicas

En el servicio farmacéutico en donde Usted labora, se presentan dos situaciones que ameritan

ser resueltas de inmediato. Al realizar el análisis de lo que está sucediendo con la alta dirección,

se definen para cada situación un objetivo del plan estratégico para lograr, como se describe a

continuación:

Situación 1: En el proceso de recepción el pedido que acaba de ingresar al SF, llegó No

conforme, esta situación ya se había presentado anteriormente. Objetivo del plan estratégico:

Realizar un plan de mejoramiento en la empresa aplicando el ciclo PHVA al proceso de

recepción desde que se hace la solicitud hasta que se reciben los productos en la empresa, para

minimizar este tipo de no conformidades.

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Planificar: se busca mejorar el proceso de recepción desde la solicitud del producto para

minimizar los no conformes.

Realizar el pedido y hacer seguimiento de este.

Cuando se llegue el pedido se realiza la recepción administrativa y técnica, documentando estos

procesos y sistematizarlos.

Hacer: se mantiene una buena comunicación con el proveedor escogido para que se cumpla lo

acordado, una vez llegue el pedido se verifica la documentación con el proveedor y esta debe

coincidir con nuestra orden de compra se verifica las cantidades que se pidió y se compara con lo

que llegó tanto en la factura como en el documento que se tiene en el sistema, la cantidad, el
valor (compra) y que sea del proveedor (factura), el estado de los medicamentos , las fechas de

vencimiento revisar cuanto tiempo tienen de caducidad y asegurarse que los productos se reciban

de acuerdo con lo pactado en el momento de la compra, y se elaborará un acta que recoja

detalladamente la información que arroje el proceso de recepción, fecha y hora de entrega,

nombre del producto en su denominación, cantidad, el lote, registro sanitario, fechas de

caducidad, material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas en

la negociación. Se realiza el acta de la recepción para su archivo en el almacén y copia del acta

para el servicio farmacéutico.

Verificar: El director del servicio farmacéutico y el regente de farmacia en el margen de unos

dos meses verifican si el plan de mejoramiento ejecutado dio resultado y se compara con la

recepción realizada antes de implementar la mejora esto se verifica porque se deben tener

formatos donde se registre la recepción de los medicamentos y dispositivos médicos.

Actuar: se sigue la vigilancia del proceso y se continua con el ciclo, implementando la mejora

definitivamente en este servicio farmacéutico y se capacita a todos los funcionarios que les

corresponda realizar este proceso.

 Situación 2: En los últimos meses se ha presentado un aumento de más del doble en la

cantidad de medicamentos vencidos, así como los costos que esto acarrea. Objetivo del plan

estratégico: Implementar estrategias para disminuir los medicamentos vencidos mensualmente

aplicando el Ciclo PHVA.

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Planificar: se debe implementar estrategias para disminuir los medicamentos vencidos

mensualmente. Las actividades a seguir:

 Adquirir medicamentos con fechas largas de vencimiento.

 hacer control periódico de los medicamentos próximos a vencer.

 Aplicar métodos de semaforización.

Hacer: Una vez se haya realizado la recepción administrativa y técnica de los medicamentos,

el regente de farmacia realiza el almacenamiento de estos de forma ordenada de manera que los

medicamentos primeros a vencer se colocan de primero en la estantería, y se aplica la

semaforización colocando stickers en las cajas de los medicamentos según la fecha de

vencimiento, se debe rotar o dispensar al usuario aquel medicamento que tenga fecha de

vencimiento más próxima. y realizar la verificación mensual de las fechas de vencimiento

originándose así un registro mensual por el Regente de farmacia y verificar mensualmente el

cronograma de vencimiento y la semaforización de los medicamentos; hacer oficio semestral para

que roten dichos medicamentos en el servicio farmacéutico.

Verificar: se hace seguimiento y revisión del plan en un margen de 5 meses y se verifica que

la cantidad de medicamentos vencidos ha disminuido considerablemente, en comparación de los

meses anteriores al plan, lo que hace importante aplicar el sistema de semaforización y el control

periódico de los medicamentos próximos a vencer.

Actuar: se capacita al personal, y se implementa la mejora definitivamente en el servicio

farmacéutico, ya que este dio resultados esperados.

 Conclusiones

Podemos concluir que el desarrollo de la anterior actividad nos permitió una definición clara

de los componentes del ciclo PHVA, la aplicación de este es de gran ayuda en la optimización de

las actividades dentro de una organización, con la finalidad de identificar la oportunidad de una

mejora.

Una vez realizada esta actividad pudimos comprender los pasos del proceso administrativo

que nos da una orientación más clara en cuanto a la administración de un servicio farmacéutico,

la planeación de las actividades a realizar con el fin de obtener los objetivos propuestos por el

establecimiento para llevar la actividad económica y la prestación del servicio a estándares

deseados, la planificación y métodos de implementación en la solicitud, recepción,

almacenamiento y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos es de responsabilidad

del profesional farmacéutico y de todo el personal que hace parte del ciclo de acción, en donde

con una correcta planificación utilizando los ciclos PHVA, se definirán las acciones a seguir para

garantizar los objetivos propuestos por el establecimiento farmacéutico.

Comprender las etapas de planeación, analizar las estrategias en el servicio farmacéutico a

largo plazo es esencial para hacer un buen proceso administrativo en donde el objetivo planteado

se dé de forma organizada y con buenos resultados.

El proceso administrativo, brinda una serie de herramientas que permiten la optimización de

los procesos que se desarrollan en la organización, todo con el fin de lograr de forma más rápida

y efectiva las metas que tenga planteada la misma. En el ámbito del servicio farmacéutico, el

ciclo PHVA, que nos brinda el proceso administrativo, permite la implementación, evaluación y

mejora de las falencias que pudieran estar presentándose en el desarrollo de los procesos del

Servicio farmacéutico.

Como en esta ocasión, que, por medio de la elaboración de esta actividad, podemos
 encontrar soluciones concisas y de calidad, las cuales permiten encontrar las falencias y

mejoras a las mismas, lo que conlleva a la optimización de recursos y el avance en la consecución

de las metas propuestas, que, como organización de salud, prima una excelente prestación de

servicio al paciente
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