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Yuliana Urrea Usme

Fase 3- determinar
Grupo: 36
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Matriz FODA
Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas

 Infraestructura física  Escasez de un manual  Aumento en la  Cambios en las

conforme a la de funciones. demanda de regulaciones.
normatividad.  Desconocimiento de medicamentos al  Competencia desleal
 Disponibilidad y los procesos por parte por mayor.  Disminución en la
buenos precios de los del gerente.  Crecimiento del demanda.
medicamentos.  Auxiliares mercado  Incremento de la tasa
 Buena calidad de los farmacéuticos que no farmacéutico. de inflación.
medicamentos y responden a las  Pocos  Aumento en el precio
dispositivos médicos. directrices del regente competidores que del dólar.
 Empleados con los de farmacia. ofrezcan el mismo  Condiciones sociales
conocimientos y  Déficit en la gestión servicio. y económicas que
habilidades correctas. administrativa.  Posibilidad de enfrenta el país.
 Problemas en el clima crecer y conseguir
laboral. buena aceptación
 Falta del diseño de la en el mercado.
estructura  Nuevas
organizacional. tecnologías.

Propuestas de mejora
Antes de presentar las propuestas de mejora es necesario partir con la definición de la misión,
visión y los valores de la empresa, con el propósito de que todo el personal comprenda la razón
de ser del establecimiento mayorista, el camino que debe seguir para alcanzar las metas
proyectadas a mediano y largo plazo, así como los principios éticos que rigen el actuar de la
organización y las relaciones laborales de sus colaboradores.
Misión
Ofrecer por medio de una venta al por mayor la disponibilidad y abastecimiento de
medicamentos y dispositivos médicos de calidad a todos los establecimientos farmacéuticos
minoristas que soliciten nuestros servicios.
Visión
Lograr el reconocimiento y posicionamiento del deposito de drogas la favorita en el mercado, al
abastecer con productos de calidad a establecimientos farmacéuticos minoristas que contribuyen
a la accesibilidad de estos en la población colombiana.
Valores
Las actividades y procesos que se realizan están fundamentadas en la comunicación asertiva,
respeto, responsabilidad, integridad, empatía, transparencia, y en el valor del recurso humano, al
fomentar prácticas de empleo justas, para contribuir a un clima organizacional sano, que permita
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el buen desempeño de cada uno de los colaboradores para brindar productos de calidad a nuestros
compradores.
Problemática.
El depósito de drogas la favorita presenta unos problemas internos que pueden llegar a afectar el
futuro de la empresa, estos están relacionados con la escasez de un documento que permita
comprender cuales son las actividades que cada auxiliar debe desempeñar, la falta de una
estructura organizacional que impulse a los auxiliares en seguir las directrices del regente de
farmacia, el desconocimiento que tiene el gerente sobre los proceso que allí se realizan, así como
un problema en el clima laboral ocasionado por la mala comunicación y la poca motivación que
tienen los empleados para trabajar con entusiasmo a fin de cumplir con los objetivos propuestos.
Para mejorar o solucionar estás debilidades internas del depósito de drogas la favorita, se
realizarán los siguientes procedimientos:
1. Manual de funciones.
Este documento permitirá que cada auxiliar farmacéutico entienda cuales son las funciones y
competencias que debe desempeñar para cumplir correctamente con el rol de su trabajo, por lo
que esto evitará cargas de trabajo desiguales, y una mejor integración y comunicación de los
trabajadores.

Identificación del cargo

Nivel Auxiliar
Nombre del cargo Auxiliar farmacéutico
Director a cargo Regente de farmacia
Objetivo Principal
Distribuir los pedidos de medicamentos y dispositivos médicos a establecimiento
farmacéuticos minoristas (droguerías y farmacias-droguerías) que solicitan la compra al por
mayor de medicamentos y dispositivos médicos. Al igual que cumplir de forma eficiente con
los procesos generales que se ejecutan en el establecimiento comercial.
Procesos que interviene
Participa en los procesos de recepción, almacenamiento, embalaje, distribución física y
transporte de los medicamentos y dispositivos médicos.
Del mismo modo, en procesos de control de factores ambientales como temperatura y humedad
relativa para una óptima conservación de los productos médicos.
Descripción de sus funciones

 Realizar una recepción administrativa y técnica de los medicamentos y dispositivos

médicos.
 Almacenar los medicamentos y dispositivos médicos en las áreas de almacenamiento
indicadas, conforme al procedimiento establecido.
 Controlar por medio de termómetros e higrómetros las condiciones de temperatura y
humedad relativa del área de almacenamiento de medicamentos.
 Vigilar la fecha de caducidad de los medicamentos y reportar al director técnico la
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proximidad de los vencimientos.

 Verificar el abastecimiento de medicamentos y dispositivos médicos, notificando
aquellos en los que falten existencias.
 Hacer inventarios cada año y reportarlos al administrador.
 Ofrecer los medicamentos que se distribuyen, a los establecimientos farmacéuticos
minoristas.
 Despachar los pedidos y llevar a cabo el respectivo embalaje de los medicamentos
según el procedimiento establecido, para ser transportados al establecimiento
farmacéutico respectivo.
 Realizar el registro de salida de los medicamentos y dispositivos médicos vendidos.
 Registrar las devoluciones que se presenten.
Responsabilidades
 Cumplir de forma correcta con cada una de las funciones descritas.
 Asegurar un mejora continua de los procesos que desempeña.
 Acatar las directrices del regente de farmacia.
 Velar por el orden y organización del depósito.
 Reportar cualquier incidente.
 Garantizar el cumplimiento de la normatividad.
 Brindar una buena atención al cliente.
 Promover un clima laboral sano, por medio del respeto y una comunicación asertiva.

2. Estructura organizacional del depósito de drogas “la favorita”

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3. Capacitaciones para el gerente y los trabajadores: El regente de farmacia programará

3 capacitaciones en todo el turno laboral, con el fin de que los colaboradores conozcan
cada uno de los procesos fundamentales que se ejecutan en el establecimiento
farmacéutico mayorista. Le explicará:

 Qué y cómo se realiza cada uno de los procesos (recepción, almacenamiento,

embalaje, distribución física y transporte) de forma clara.
 La importancia de evitar errores en estas actividades, y buscar una mejora continua en
los procesos que cada uno desempeña.

4. Estrategia para mejorar el clima laboral

Ante la existencia de 2 grupos informales de auxiliares farmacéuticos en el establecimiento

mayorista, se puede observar un problema en el clima laboral que se pudo ocasionar por diversos
factores relacionados con:

 Una mala comunicación: Este problema se debe a que los auxiliares farmacéuticos no
están llevando a cabo sus relaciones por medio de una comunicación asertiva, la cual
promueve un dialogo en el respeto, para expresar y escuchar las opiniones propias y de
los demás frente a un tema en específico, sin atacar, ni generar conflictos, para buscar
objetivos comunes que benefician el crecimiento y desarrollo del depósito de drogas.
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 Falta de motivación: Puede estar desencadenada por varios aspectos como: los conflictos
provocados por una mala comunicación, la ausencia de liderazgo por parte del regente de
farmacia para direccionar los procesos del establecimiento mayorista y equilibrar las
actividades laborales que debe realizar cada trabajador, así como la falta de beneficios
económicos y sociales que influyan en el rendimiento y en las relaciones laborales con sus
compañeros.

por lo que para solucionar estos inconvenientes se plantean las siguientes estrategias:

Capacitaciones: Mejorar la cultura organizacional por medio de capacitaciones que fomenten el

trabajo en equipo y el cumplimiento de los valores que deben regir los comportamientos e
interacciones de todo el personal de la empresa.
Las capacitaciones serán realizadas por el director a cargo 1 vez al mes, con una duración de 40
minutos. Si el clima laboral aun sigue presentando dificultades, se buscará la ayuda de un
psicólogo con experiencia en este ámbito.

Convivencia con los trabajadores: Esta se realizará en un espacio diferente al laboral, todos los
primeros domingos del mes de 2-5 de la tarde, allí el gerente, administrador, regente de farmacia
y los auxiliares farmacéuticos compartirán un espacio de integración para conversar y divertirse
por medio de juegos didácticos que fomenten el liderazgo y el trabajo en equipo con respeto y
amabilidad, con el fin de mejorar la comunicación de los trabajadores de la empresa, y empezar a
resolver aquellos conflictos que están influyendo de forma negativa en sus relaciones.

Incentivos por logro de metas: Las metas serán mensuales, desafiantes, pero no imposibles, que
consistirán en cumplir con una cantidad de ventas de medicamentos y dispositivos médicos
determinados, para recibir el 1% de las ganancias netas obtenidas, más su salario, con el fin de
que el desempeño de todos los trabajadores sea más eficiente, y se promueva el trabajo en equipo.

Para esto es fundamental que el regente de farmacia ejerza un buen liderazgo con humildad y
persistencia, dirigiendo e impulsando a cada uno de los colaboradores a cumplir con las
actividades y hacerse responsables de la calidad de su trabajo, para que haya un mayor
compromiso y responsabilidad en los trabajadores.

Bonos por un alto rendimiento laboral: El gerente y el director a cargo del depósito de drogas
realizará un análisis del desempeño que ha tenido el equipo de trabajo, por medio de un indicador
de los resultados de ventas esperados en el año, de modo que al observar que las metas se
alcanzaron, se les entregará un bono de 200.000$ de acuerdo con el perfil y las necesidades del
trabajador, ya sea para asistir con su familia a un parque recreativo, un restaurante ubicado en la
ciudad; o para la compra de ropa y calzado en un almacén.
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Referencias

Armijos Mayon, F., Bermúdez Burgos, A., & Mora Sánchez, N. (2019). Gestión de
administración de los Recursos Humanos. Revista Universidad y Sociedad, 11(4), 163-
170. http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_abstract&pid=S2218-
36202019000400163&lng=es&nrm=iso&tlng=en

Montoya Agudelo, C., & Boyero Saavedra, M. R. (2016). El recurso humano como elemento
fundamental para la gestión de calidad y la competitividad organizacional. Revista
Científica "Visión de Futuro", 20(2),1-20. ISSN: 1669-7634.  
https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=357947335001

Viloria Escobar, J., Pertúz Gutiérrez, S. Daza Corredor, A. Pedraza Álvarez, L. (2016)
Aproximación al clima organizacional de una empresa promotora de salud. Revista
Cubana de Salud Pública. 2016;42(1): 80-91 https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?
url=https://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=asn&AN=114859488&lang=es&site=ehost-live
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