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Etapas finales en el proceso de selección

Índice

1- Etapas finales en el proceso de selección

1.1 Solicitud de referencias
1.2 Comprobación de la documentación aportada y toma de decisiones
1.3 Ofrecimiento o presentación del puesto de trabajo
1.4 Reconocimiento médico
1.5 Contratación e incorporación. Acogida y Formación
1.6 Periodo de prueba

2- Tratamiento de la documentación laboral

2.1 Expediente personal
2.2 Conservación de los documentos de carácter laboral
3- Protección de datos personales
3.1 Protección de datos en la empresa
3.2 Medidas de seguridad para la protección de datos
4- Gestión de la documentación del personal
4.1 Responsabilidades del personal de RRHH en protección de datos

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 UT 5
1. Etapas finales en el proceso de selección.
El proceso de selección no finaliza con la elección del candidato para el puesto, sino
que aún quedan por cumplir varias etapas o tareas:

Solicitud de referencias

Comprobación de la documentación aportada

Ofrecimiento o presentación del puesto de trabajo

Reconocimiento médico

Contratación e incorporación. Acogida y Formación

Periodo de prueba

1.1 Solicitud de referencias

Definición:
Por referencias no referimos a informes del candidato que provienen de
empresas en las que se ha trabajado anteriormente.

Aspectos a tener en cuenta

Es una forma de comprobar la veracidad de la información que el candidato
nos ha facilitado.
La forma más adecuada de actuar es pedir permiso a las personas
entrevistadas para solicitar referencias, salvo que la persona entrevistada indique lo
contrario.
No se pedirán referencias a la empresa en la que se esté trabajando en la
actualidad, solo en las anteriores.

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 En las solicitudes de referencias se indagará sobre:
 Funciones realizadas en anteriores trabajos
 Fechas de ingreso y baja en las empresas
 Retribuciones
 Aspectos destacables de la personalidad y profesionalidad
Toda esta información se archivará en el expediente personal del candidato

Pueden surgir problemas a la hora de solicitar referencias:

 Es posible que la persona a la que se le solicita referencias no desee
comprometerse con la información solicitada y emita un informe aséptico para
ayudar al candidato, exagerando u ocultando cualidades.
 Es posible que, si la empresa anterior tuvo algún problema con el candidato,
ofrezca una referencia sesgada, ofreciendo un informe negativo aún no teniendo
razón sobre este, para este, “la culpa nunca es de la empresa”.

1.2 Comprobación de la documentación aportada.

Es necesario revisar y comprobar toda la información de la documentación aportada
en el currículo, tanto la documentación personal como la académica, experiencia,
idiomas, formación…
Se puede pedir una vida laboral para comprobar la experiencia laboral.
Seguidamente, hay que integrar la documentación con la información acumulada
del proceso de selección.
La integración de los datos y el informe final dependerán de si ha intervenido una
empresa consultora o se ha realizado íntegramente por el departamento de recursos
humanos.
Si en el proceso de selección participa una empresa consultora:
- Se elaborará un informe de valoración final, donde se especifiqué el
rendimiento, actuación, puntos débiles y fuertes y resumen de datos
académicos y profesionales.
- Se realizarán recomendaciones para que la empresa cliente tome una
decisión final.

Si en el proceso de selección solo participa el Departamento de Recursos

Humanos:
- Se elaborará un informe con las candidaturas que se consideran válidas.
- Se realizarán recomendaciones para que el superior a quién esté
sometido el candidato de una valoración final.

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1.3 Ofrecimiento o presentación del puesto de trabajo
El ofrecimiento del puesto de trabajo se suele realizar una vez se ha tomado la
decisión final de contratar al candidato.
En esta etapa se informa al seleccionado sobre las características del
puesto de trabajo:
 Sobre las funciones y tareas a desempeñar.
 Sobre quiénes son los supervisores y compañeros del puesto de trabajo.
 Sobre la duración del contrato y del periodo de prueba.
 Sobre los horarios, periodos de vacaciones, etc.
 Sobre la retribución, beneficios sociales e incentivos.
 Sobre normas internas de la empresa.

Si ambas partes están de acuerdo, firmarán el contrato de trabajo.

1.4 Reconocimiento médico

Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite a la persona
elegida un reconocimiento médico, para comprobar que reúne las condiciones
médicas y psíquicas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo.
Aspectos a tener en cuenta:
 Para realizar el reconocimiento médico es necesario el consentimiento del
trabajador y es aconsejable que se realice por escrito.

 Se llevará a cabo siempre respetando la intimidad, dignidad y confidencialidad

de la persona.

 El examen médico será distinto en función del puesto de trabajo que se trate.

Problemas a tener en cuenta:

 Puede suceder que se descubran problemas de salud que no tienen por
qué afectar al desempeño del puesto de trabajo, si es así, esta información
queda dentro de secreto profesional por parte del médico y el resultado del
examen se limitará a presentar un “APTO” o “NO APTO”.

La empresa será informada de las conclusiones que se deriven de los

reconocimientos efectuados pero el acceso a la información médica de carácter
personal se limitará al personal médico.

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 1.5 Contratación e incorporación. Acogida y Formación
Una vez contratado el candidato y realizado el reconocimiento médico en su
caso, el proceso continúa con la incorporación al puesto de trabajo y con la
adecuada integración en la empresa.

La incorporación de la persona al puesto de trabajo genera para ella

incertidumbre de cara a diferentes aspectos, como:
 Cómo serán las instalaciones, tareas, compañeros, etc.

Es posible que se tarde un tiempo en adaptarse al puesto de trabajo, para

minimizar dicho tiempo se debe preparar y realizar un Plan de Acogida.

Los Planes de Acogida se suelen realizar en empresas con grandes

plantillas, para facilitar la inserción e integración.

Elementos o partes que contiene un Plan de Acogida

Pasos Tareas y funciones

-Se acoge o recibe al nuevo trabajador por la
1 Acogida o recibimiento. persona responsable del Departamento de RRHH
Información oral sobre la empresa o del Departamento al que se incorpora, que le
dará la bienvenida y le explicará cómo va a
transcurrir la jornada. Se le facilitará
Entrega del Manual de Acogida información oral sobre la empresa y se entregará
2 el Manual de Acogida

-El director de Recursos Humanos presenta a la

Presentación a la Dirección de la persona recién incorporada la dirección de la
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empresa empresa.

-El personal del Departamento de RRHH, o bien

Visita al centro de trabajo el mando inmediato de la persona que se
4 incorpora, le enseñará las instalaciones para que
se sitúe y se forme una idea de la dimensión de
los departamentos.

-La dirección de RRHH presentará la nueva

Presentación a la jefa o jefe de incorporación a la persona responsable del
5 departamento en el que va a trabajar.
departamento
La dirección del departamento presenta al
mando directo (si no son las mismas personas) y 5
a los compañeros/as.

6 Situación en el puesto
-La dirección del departamento, o el mando
directo, situará a la persona en el puesto de
trabajo, le proporcionará una copia de la
descripción de este y le informará de las
actividades que tendrá que realizar.

-Se informará a la persona recién llegada sobre

Información sobre cuestiones de los riesgos laborales, el plan de autoprotección y
7
seguridad las normas en caso de emergencias. Además de
todas aquellas cuestiones relacionadas con el
Plan de Prevención de Riesgos Laborales.

-Se nombrará una persona de integración para

8 Designación de un responsable
que guie al nuevo empleado en los primeros días
de integración de trabajo.

-Dependiendo del puesto, puede ser necesaria

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Formación Inicial
una información inicial específica para las tareas
de ese puesto concreto. Se podrá ejercer de
forma interna o externa a la empresa.

Manual de Acogida
Muchas empresas disponen de un Manual de Acogida con información sobre
aspectos concretos de la empresa. Se entregará al trabajador en su nueva incorporación.

Aspectos a incluir en un Manuel de Acogida

1 Bienvenida de la presidencia, la dirección o el consejero delegado.

La empresa:
- Organigrama general y por departamentos, sucursales, tamaño de la plantilla.
- Legislación aplicable, convenio colectivo, prevención de riesgos laborales.
2 - Prevención de riesgos laborales, actuación en caso de accidentes, prevención de
incendios, planes de emergencia y evacuación, etc.
- Jornada y periodos de descanso, calendario laboral, horario, vacaciones,
permisos, descanso durante la jornada, horas de comidas.
Políticas de recursos humanos:
- Prestaciones sociales, seguros de vida, planes de pensiones, anticipos, préstamos.
- Carrera profesional, oportunidades para realizar carrera profesional en la
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empresa.
- Conciliación, medidas para compatibilizar la vida laboral con la familiar.
- Actividades sociales, boletines de información internos.

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 1.6 El periodo de Prueba
El periodo de prueba puede concertarse por escrito con los límites de duración
que se establecen en los convenios colectivos.

Cuando no hay pacto en convenio, la duración del periodo de prueba no

podrá ser mayor a:

 6 meses como máximo si se cuenta con titulación técnica

 2 meses como máximo para el resto de personal

 3 meses como máximo en las empresas de menos de 25 personas

contratadas, si no tienen titulación técnica.

Características a tener en cuenta

En el periodo de pruebas cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el

contrato sin necesidad de preaviso y no se recibirá indemnización alguna.
Durante el periodo de prueba se realizará un seguimiento y un control de la
persona que se incorpora, que conviene plasmar por escrito.

En el periodo de prueba se evalúa las siguientes cuestiones:

 La calidad en la realización del trabajo.
 El sentido de la responsabilidad del trabajador.
 El sentido de trabajo en equipo y e colaboración.

2. Tratamiento de la documentación laboral

La documentación generada, tanto durante el proceso de selección de
personal como durante la vida laboral del trabajador dentro de la empresa,
necesita ser tratada correctamente bajo las normas establecidas, como la Ley
Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos
Digitales.
La gestión de la documentación de las nuevas incorporaciones a la empresa
se realiza bajo la apertura de un Expediente personal, donde se guardará la
documentación relacionada con el historial del trabajador.

7
 2.1 Expediente personal

El expediente personal es el conjunto de documentos, ordenados

cronológicamente que refleja el historial laboral, comenzando por:
- La documentación del proceso de selección, que engloba tanto las
pruebas realizadas en el proceso, como el informe de entrevista, como el
currículum del trabajador, 8que incluye la formación y la experiencia anterior.
- La documentación generada en el proceso de trabajo en la empresa,
como contratos, informes internos, partes de incidencias y sanciones,
nóminas, puestos desempeñados, datos personales, etc.
Las empresas suelen digitalizar el expediente personal mediante bases de
datos adaptadas a sus necesidades. Este sistema digital debe preservar la
protección de datos.

Documentación relativa al propio trabajador Documentación en relación con otras empresas

 DNI  Cartas de recomendación de otras empresas

 Nº Seguridad Social
 Ficha de datos del trabajador
Documentación relativa a la incorporación a la
empresa
 Carta de presentación de la candidatura
 Currículo
 Cursos de formación realizados antes de la
incorporación a la empresa
 Resultados de las pruebas de selección
 Informe de la entrevista de selección
 Resultado del examen médico (apto o no apto)
 Copia del título de estudios acreditados para el
puesto de trabajo.
 Otros títulos de estudios oficiales realizados
 Experiencia anterior: Servicios prestados en otras
empresas
Documentación de la empresa con organismos
públicos, y relativos al trabajador con la propia
empresa
 Copia del contrato de trabajo
 Copia de la documentación de la Seguridad Social
 Documento de vida laboral
 Cursos de formación permanente realizados en la
empresa
 Cursos de formación permanente realizados en
instituciones públicas y privadas
 Informes de los mandos sobre el desempeño de
las tareas
 Amonestaciones y sanciones
 Información sobre la extinción de los contratos
 Nóminas
 Bajas, Altas médicas

Actualización de los expedientes personales

Los expedientes personales deben actualizarse frecuentemente, debido a:
cambios de contratos, periodos de bajas laborales, nuevos desempeños dentro de la
empresa, nuevas remuneraciones, nóminas, cotizaciones sociales soportadas,
variación de datos personales del trabajador, etc.

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 2.2 Conservación de los documentos de carácter laboral

Las relaciones laborales tienden a generar muchos documentos de carácter

económico, como nóminas, pagos de cotizaciones a la seguridad social, retenciones a
cuenta de IRPF, etc.
Toda esta documentación nos da información de carácter contable, como gastos
de personal. Pagos de impuestos, etc
La obligatoriedad de conservar la documentación laboral viene dada por las
distintas Entidades Públicas, como se denota en la tabla a continuación:

Debemos conservar un mínimo de 4 años desde el fin de la relación laboral los

siguientes documentos:
- Los contratos de trabajo
En función de - Los documentos de afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social
la legislación - Partes de altas y bajas
laboral - Documentos de afiliación a la mutualidad de accidentes y enfermedades
profesionales
Debemos conservar las nóminas y boletines de cotizaciones a la Seguridad Social
4 años desde que vence el plazo para liquidar cotizaciones.
En función de Debemos conservar los documentos de cotizaciones a la Seguridad Social y de
la legislación retenciones de IRPF 4 años a contar desde la liquidación de los impuestos, ya que
fiscal se trata de documentos justificativos de gastos fiscalmente deducibles.
Según el
Debemos conservar estos documentos un mínimo de 6 años a contar desde la
Código de fecha de cierre del ejercicio económico.
Comercio
Algunas administraciones establecen mayores plazos de conservación cuando
En función de conceden subvenciones relacionadas con los salarios, por ejemplo, las
otras normas subvenciones del Fondo Europeo para la formación de la plantilla se deben
conservar diez años.

3. Protección de datos personales

La documentación generada, tanto durante el proceso de selección de personal
como durante la vida laboral del trabajador dentro de la empresa, necesita ser tratada
correctamente bajo las normas establecidas, normas como la Ley Orgánica de
Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales.
Para velar por el cumplimiento de dicha ley, de cara a la protección de datos
personales, existe la Agencia Española de Protección de Datos, la cual, a través de
su página web específica: agpd.es establece una finalidad concreta:

9
 Ofrece la posibilidad de
Fomentar que la disponer de un
ciudadanía conozca sus instrumento que facilite el
derechos y posibilidades cumplimiento de la norma
que la norma les ofrece en de quienes recogen y
materia de protección tratan los datos personales

¿Qué dice la norma en cuanto a la protección de datos personales en la empresa?

 Todos los documentos que forman parte del expediente personal deben ser protegidos
para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de los trabajadores, clientes,
proveedores…

 En toda empresa debe existir un delegado de protección de datos, el cuál velará por
el cumplimiento de la Ley. Este puesto se integrará en el personal administrativo del
departamento de Recursos Humanos.

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 Este delegado de protección de datos tendrá las obligaciones siguientes:

Informar a las personas afectadas

A)
Las personas encargadas de administrar los documentos con
datos personales tienen la obligación de informar sobre la
recogida de datos y su tratamiento a las personas afectadas.

Pedir el consentimiento a las personas afectadas

B)
La inclusión de datos en un fichero y su tratamiento necesita
por ley el consentimiento del propietario de ellos

Garantizar los derechos de las personas afectadas

C)
La persona encargada del fichero de datos debe facilitar el
derecho de oposición, acceso, rectificación, supresión y
limitación del tratamiento de los datos si así lo requiere la
persona propietaria.

D) Deber de guardar secreto profesional

La persona encargada de gestionar el fichero de datos debe

guardar secreto profesional, aún después de finalizar la relación
laboral.

E) Adoptar medidas de seguridad

La persona encargada de gestionar los ficheros de datos debe

establecer medidas de seguridad paga garantizar la
minimización de riesgos e impedir la copia y difusión de los
mismos.

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 Medidas de seguridad técnicas y organizativas a establecer en el tratamiento de
ficheros de datos

 En un ordenador, se recomienda utilizar un perfil o usuario

exclusivo para almacenar y gestionar los expedientes y datos
En cuanto a la
personales.
identificación de usuarios
 Se garantizará la existencia de varias contraseñas para el
acceso a los datos personales almacenados.
 Los ordenadores y dispositivos utilizados deberán mantenerse
actualizados.
 Se dispondrá de un antivirus actualizado periódicamente.
En cuanto a medidas de  Existirá un firewall activado para evitar el acceso remoto
salvaguarda indebido.
 Se realizarán copias de seguridad de forma periódica.
 Si se sacan los datos fuera del recinto, se utilizará un sistema de
encriptación para garantizar la confidencialidad.
 No se permitirá el acceso a los datos a personas no autorizadas.
 No se comunicarán datos a terceras personas que no tengan
En cuanto a derecho a conocerlos.
confidencialidad y secreto  El almacenaje debe ser seguro, sobre todo si es por medios
físicos.
 Se deberá destruir la documentación que sea desechada.

4. Gestión de la documentación del personal

Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de
personal. Estos procedimientos tienen que respetar al máximo las medidas de
seguridad en tratamiento de datos.

¿Cómo se ordenan los expedientes personales?

Lo habitual consiste en ordenar los expedientes personales por departamentos y
dentro de cada departamento los ordenaremos por trabajadores.
Seguidamente, dentro de cada trabajador, ordenaremos su expediente personal por
tipos de documentos y los documentos de cada sección se ordenarán finalmente de
forma cronológica, así tendremos:
Trabajador 1 Datos personales

Departamento Documentos de proceso

1 Trabajador 1 de selección

Trabajador 1 Documentos de otras

Expedientes
Departamento empresas
personales
activos 2 “” Documentos de la propia
empresa y con
organismos públicos
Departamento
...
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 Existirá una carpeta adicional, fuera de estos expedientes personales activos, que
llamaremos Expedientes de posibles candidatos, donde se guardan los documentos de
aquellos candidatos no seleccionados, se ordenarán bien por procesos de selección
realizados, bien por puestos de trabajo a los que se refieren

Expedientes
personales
de posibles
candidatos

Si nos fijamos en la frecuencia de utilización de dichos expedientes, mientras

que el trabajador este activo en la empresa, su expediente se utilizará con mucha
frecuencia y estará guardado en esos Ficheros de Expedientes personales activos.
Pero, cuando el trabajador ya no este activo en la empresa, sus documentos serán
utilizados con menos frecuencia, de forma esporádica y es entonces cuando pasarán
a otro fichero o archivo, llamada Archivo Temporal de Expedientes personales
inactivos.

Archivo Temporal
de Expedientes
personales
inactivos

Progresivamente se realizará el expurgo en este archivo, de los documentos que se

sabe que no se van a necesitar más.
Por último, cuando ya no se van a utilizar dichos expedientes jamás, pero la
empresa considera guardar alguno de ellos, pasarán a un Archivo Histórico de
Expedientes y suelen permanecer en la empresa mínimo hasta que ya no se exija su
conservación por ninguna administración pública.

Archivo
Histórico de
Expedientes

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Responsabilidad del personal que gestiona la documentación de carácter laboral
El personal administrativo es quien recoge y trata los datos personales de la plantilla
de las empresas, deben guardar su confidencialidad y secreto profesional.
 El administrativo deberá guardar confidencialidad sobre los
documentos, por ello, en muchas ocasiones debe firmar una
En cuanto a la cláusula de confidencialidad en su contrato de trabajo.
confidencialidad  Si se incumple dicha cláusula, puede recibir sanciones y recaerá
en él la responsabilidad sobre cualquier daño en afectados por
la divulgación de datos.
 Cabe decir que la Ley Orgánica de protección de datos
personales y Garantía de los derechos digitales, establece que
“el responsable del fichero y cualquier persona que trate los
En cuanto a Secreto
datos personales de un trabajador, está obligado a guardar
profesional
secreto profesional respecto a los mismos, obligación que
subsistirá incluso después de finalizar a relación laboral o
vinculación con la empresa.

Ejemplo de cláusula de confidencialidad y deber de secreto profesional que puede

figurar en un contrato de un responsable de Recursos Humanos:

“Don/ña ____ tiene la obligación de guardar el secreto y la confidencialidad de toda la

información de la empresa a la que tenga acceso durante la vigencia del presente contrato,
especialmente la información relativa a personas físicas recogida en ficheros de datos
personales”.
“Don/ña _____ será responsable de todos los daños y perjuicios que para le empresa se
deriven del incumplimiento de dicha obligación.

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